Унифицированные формы первичной учетной документации

 

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденным Минфином Российской Федерации от 29.07.98 № 34н.

 

Формы первичной учетной документации	Нормативный акт, утвердивший формы
По учету кадров	Постановление Госкомста­та РФ от 06.04.2001 №26
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда	Постановление Госкомста­та РФ от 06.04.2001 № 26
По учету основных средств и нематериальных активов	Постановление Госкомста­та РФ от 30.10.97 № 71а (ред. 28.01.2002)

 

По учету материалов	Постановление Госкомстата РФ от 30. 10.97 №71а (ред. 28.01.2002)
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов	Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 № 71а (ред. 28.01.2002)
По учету работ в капитальном строительстве	Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а (ред. 28.01.2002); Постановление Госкомста­та РФ от 11. 11.99 № 100
По учету кассовых операций	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (ред. 03.05.2000)
По учету результатов инвентаризации	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (ред. 03.05.2000)
По учету работы строительных машин и механизмов	Постановление Госкомстата РФ от 28. 11. 97 №78
По учету работ в автомобильном транспорте	Постановление Госкомстата РФ от 28.1 1.97 № 78
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций (общие)	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций в комиссионной торговле	Постановление Госкомстата РФ от 25. 12.98 № 132
По учету операций в общественном питании	Постановление Госкомстата РФ от 25. 12.98 № 132
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения	Постановление Росстата от 09.08.99 № 66
По учету сельскохозяйственной продукции и сырья	Постановление Госкомстата РФ от 29.09.97 № 68
Расчетные документы	Положение ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.200 1№2-П (ред. 06.11.2001)
Документы строгой отчетности	Приказ Минфина РФ от 25. 02.2000 №20н Письмо Минфина РФ от 12.03.99 № 16-00-24-32 Письмо Минфина РФ от 10.04.96 №16-00-30-19 Письмо Минфина РФ от 20.04.95 № 16-00-30-35

 

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также - для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297x420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классифика­тору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть, утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты:

· наименование документа (формы);

· код формы;

· дату составления;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выра­жении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйствен­ных операций и правильность ее оформления;

· личные подписи и их расшифровки.

Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Понятие документооборота

 

Документооборот - движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

 

 

Документооборот, организованный по графику:

· позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

· повышает производительность труда счетных работников;

· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

· способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

· повышает эффективность всей учетной работы организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгал­тер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанав­ливается:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные до­кументы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руко­водителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое­временно организовать начисление налогов и составление бухгалтер­ской отчетности.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определя­ется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня ра­бот по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

 

Приложение к Положению о документах

и документообороте в бухгалтерском учете,

утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105

Пример графика документооборота по предприятию

Утвержден

приказом №от.

 

Наименован документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

требование

цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно

бухгалтерия

1 экз. – цех 2 экз. - склад

при отсчете при реестре

ежедневно (до часов)

бухгалтерия

ежедневно

бухгалтерия

по истечение квартала

 

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйствен­ных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обя­зательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.