Классификация источников информации

 

В качестве внутренних источников информации могут высту­пать:

• транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

• система внутрифирменного электронного документооборота;

• документы из электронных хранилищ;

• документы на бумажных носителях. Квнешним источникам информации относятся:

• материалы и данные информационных агентств как в электрон­ном виде, так и на бумажных носителях;

• законодательные и нормативные материалы регулирующих орга­нов;

• материалы и данные, представленные клиентами и партнерами
предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.
АИС должна обеспечить возможность комплексного использова­
ния всей гаммы информационных источников для решения традици­
онных и нерегламентированных аналитических задач. Для этого
система поддержки принятия решений должна базироваться на кон­
цепции единого информационного пространства.

Ключевыми направлениями в создании информационной систе­мы, отражающей указанную концепцию, являются внедрение элек­тронного документооборота и возможности работы с электронными образами бумажных документов, а также создание информационно­го хранилища [4]

ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Стержнем электронного документооборота является система управ­ления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:

• интеграции процессов документационного обеспечения управле­ния предприятием в рамках единой информационной системы;

• повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централи­зованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет по­вышения полноты и достоверности отчетов;

• уменьшения стоимости документационного обеспечения управ­ления предприятием за счет перехода от бумажного делопроиз­водства к электронному, снижения стоимости копирования и пе­редачи бумажных документов;

• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

• интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

• создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
Система должна соответствовать существующей информацион­
но-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и
обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой
структуры. Система предназначена (рис. 1.3) для автоматизации до­
кументационного обеспечения управления предприятием, включая
процессы подготовки, ввода, хранения, поиски и вывода организаци­
онно-распорядительных документов и стандартных форм докумен­

 

Рис. 1.3 Основные компоненты СУЭД

тов, а также для управления делопроизводством (создание, обработ­
ка и систематизация архивного хранения документов)

Объектом автоматизации являются процессы:

• создания документов;

• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-стати­стических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Структура, состав и функции типовой системы управления элек­
тронным документооборотом рассмотрены в [4].

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

При формировании информационных хранилищ как базы СППР следует предварительно обследовать потенциально интересные внутренние и внешние источники информации, оценить потенци­альный объем и содержание переносимых в информационное храни­лище сведений, определить требования к структуризации информа­ции и возможности ее поддержания.

ДОСТАВКА ИНФОРМАЦИИ

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными доку­ментами целесообразно использовать современные технологии фор­мирования электронных копий для последующего их использования в рамках электронного архива, анализа неструктурированной и сла­боструктурированной информации по запросу пользователя. При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов обычно предусматривается возможность получения ин­формации из различных территориально разнесенных источников.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

Исходные данные, поступающие в систему из различных источни­ков, как правило, фильтруются. В частности, могут присутствовать следующие этапы преобразования данных:

• проверка корректности- внутренней непротиворечивости дан­ных, безопасности внесения данных и функционирования систе­мы в целом;

• приведение к общему формату в соответствии с принципом ин-тегрированности данных и информации;

• фильтрация и агрегирование данных;

• исключение дублирования данных;

• датирование данных (обязательное внесение временной метки в соответствии с принципом историчности).

Для управления информационным хранилищем и его модифика­цией целесообразно предусмотреть возможность описания различ­ных структур данных (создание и ведение метабазы) как админист­ратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть на­страиваема и на конкретную группу пользователей, и на конкретную решаемую задачу.

ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

 

Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, их историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хра­нилище структурируются благодаря использованию структурных настроек в метаданных с учетом уровня их агрегирования.

Под агрегированием данных понимается использование механизмов получения системы взаимосвязанных данных различного уровня де­тализации, например по времени (час, день, неделя, месяц, квартал, год), по региону (отделение, район, город, республика, страна), по подразделению предприятия и т.д.

Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализиро­ванной информации - до 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться" в общесистемном ар­хиве данных, предназначенном для долговременного хранения на различных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае

необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспек­тивного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режи­ме.

Для экономии времени пользователя может быть организовано многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложно­сти многоуровневой структуры информационного хранилища необ­ходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных -данным оперативных и других внешних систем.

Для описания правил функционирования информационного хра­нилища, ведения журнала операций и реализации доступа к инфор­мации требуются развитые программные средства ведения метабазы и поддержания целостности метаданных. Особое значение как в це­лом для системы подготовки принятия решений, так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой орга­низации хранения информации имеет адекватное отражение имею­щихся в распоряжении и потенциально доступных данных при опи­сании и согласовании структуры данных и метаданных. Описание указанных структур должно опираться на внутренние стандарты до­кументооборота и представления информации в организации.

АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ

Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хране-'ние, главное уметь эффективно пользоваться ею. История учит* что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено что и противоположные выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики (рис. 1.4). Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированы в области компьютер- ных технологий и современных аналитических методов. Только не­большая часть их аналитических потребностей может быть предва­рительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержки подготовки принятия реше­ний.

 

Рис.1.4 – Классификация пользователей аналитических систем

 

Современные информационные системы поддерживают интер­претацию информации как совокупности данных о бизнес-объектах. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др. В то же время более квалифицированный поль­зователь имеет возможность, описав -с помощью встроенного меха­низма формирования запросов новые функции и представления, со­хранить их для использования коллегами [4].

Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и мно­жественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмот­ря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не закан­чивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в про­шлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инстру­ментов является прогноз на будущее и наличие механизмов модели­рования по схеме "что..., если...". Именно на эти возможности и ориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Представление информации - один из наиболее существенных фак­торов всей концепции СППР. Высшее руководство предприятия за­частую видит только этот компонент информационной системы, по­этому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления резуль­татов анализа и моделирования, будь то в электронной или бумаж­ной форме.

Обеспечение удобства использования информационно-анали­тической системы во многом зависит от предоставленных пользова­телю средств интерактивного общения. Этим определяется потреб­ность в разработке специальных средств общения конечного пользо­вателя с информационно-аналитической системой, получившей на­звание пользовательского интерфейса (менеджера/аналитика):