Фазы и темпы внедрения контроллинга

Принятие решения. Процесс внедрения начинается с принятия ре­шения о разработке системы контроллинга на предприятии. Чаще всего основными причинами принятия такого решения являются:

• ухудшение основных показателей эффективности деятельности предприятия: прибыли, рентабельности оборота и капитала, лик­видности и т.п.;

• устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа, не удовлетворяющие современным требованиям, предъявляемым к менеджменту предприятия;

• существующие на предприятии методики учета и анализа, не по­зволяющие дать удовлетворительные ответы на вопросы руково­дства (например, нет ясности относительно реальной эффектив­ности продаж по отдельным продуктам или их группам либо нет реальной картины о положении дел с эффективностью работы отдельных подразделений предприятия и т.д.);

• наличие на предприятии "трения" между отдельными подразде­лениями относительно выполняемых функций и отсутствие со­гласованных целей;

• появление новых или изменение существующих целевых устано­вок деятельности предприятия в изменившихся условиях функ­ционирования.

Анализ зарубежной и отечественной практики внедрения кон­троллинга показывает, что не следует принимать решение о разра­ботке и внедрении системы контроллинга в условиях резкого ухуд­шения основных показателей деятельности предприятия.

Благоприятным моментом для начала построения системы кон­троллинга является появление первых слабых сигналов (индикато­ров) о возможных рисках для перспективного успешного функцио­нирования предприятия. Речь идет как о внутренних, так и внешних по отношению к предприятию сигналах, проявляющихся, как прави­ло, в слабозаметных тенденциях и признаках.

Немаловажным фактором, который надо обязательно учитывать при выборе момента внедрения системы контроллинга, является на­личие у предприятия достаточного количества финансовых и люд­ских ресурсов. Не секрет, что разработка и внедрение системы кон­троллинга стоит немалых денег, тем более если этот процесс реали­зуется с привлечением внешних консультантов. Значительные инве­стиции требуются для "покупки" и подготовки контроллеров.

Необходимо учитывать также психологический климат в кол­лективе, складывающийся на момент принятия решения. Если предприятие находится в критическом состоянии, то бывает не­просто объяснить необходимость новых затрат на повышение эф­фективности управления с помощью еще не достаточно авторитет­ного и известного в России инструментария контроллинга. Гораздо проще начать процесс разработки и внедрения системы контрол­линга при устойчивом финансовом состоянии предприятия, а сле­довательно, и в благоприятный с психологической точки зрения момент.

Вхождение контроллинга в "двери" предприятия. После того как принято решение о разработке системы контроллинга и назначе­ны исполнители, начинается этап формирования инструментальной базы контроллинга. На этой фазе еще рано говорить о начале вне­дрения контроллинга, правильнее считать это начальным этапом создания службы контроллинга. Создание службы контроллинга не тождественно созданию системы контроллинга на предприятии в целом.

Прежде чем внедрять инструменты контроллинга в практику ме­неджмента, необходимо их разработать и адаптировать к конкрет­ным условиям предприятия. В первую очередь речь идет о разработ­ке следующих инструментов:

• системы планирования и бюджетирования на предприятии (име­ется в виду как стратегическое, так И оперативное планирование);

• методики расчета маржинальной прибыли по предприятию в це­лом, отдельным подразделениям, продуктам, клиентам и рынкам;

• методов расчета затрат по видам, местам возникновения и про­дуктам;

• системы отчетности, ориентированной на конкретных пользова­телей внутри предприятия;

• методики расчета эффективности инвестиций и текущей деятель­ности предприятия;

• методики анализа отклонений плановых и фактических показате­лей и т.п.

По перечисленным выше инструментам можно найти соответст­вующие рекомендации в литературе, посвященной вопросам эконо­мики предприятия, планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности. Однако все разрабатываемые для конкретного пред­приятия инструменты контроллинга должны быть признаны пользо­вателями.

Контроллеры должны уметь "продавать" собственную продук­цию внутри предприятия конкретным пользователям, в противном случае применение разработанных контроллерами инструментов в текущей деятельности менеджеров практически исключается.

"Вживание" контроллинга в текущую деятельность пред­приятия. На этой фазе контроллеры должны продемонстрировать действенность разработанных инструментов и убедить менеджеров в необходимости их применения в практической деятельности. Пере­числим основные признаки "вживания" контроллинга в текущую деятельность предприятия:

• четкий и ясный язык представления результатов деятельности анализируемых объектов;

• убедительная для менеджеров предприятия интерпретация ре­зультатов деятельности их подразделений;

• появление у контроллеров определенной независимости и эле­ментов настойчивости в аргументации;

• проявление со стороны "клиентов" (менеджеров) дружелюбного и доверительного отношения к контроллерам;

• готовность к сотрудничеству и коммуникациям.

Как правило, рассматриваемая фаза внедрения контроллинга про­текает достаточно долго: 2-3 года. Продолжительность фазы "вжи­вания" во многом зависит от степени понимания важности и жела­ния со стороны высшего руководства предприятия иметь систему, позволяющую осуществлять "прозрачный" менеджмент.

Объективная информация относительно эффективности деятель­ности подразделений предприятия, продажи продуктов и т.п., по­ставляемая менеджерам службой контроллинга, может вызывать раздражение у руководителей соответствующих служб. Это может привести к замедлению процесса адаптации системы контроллинга, а в экстремальных ситуациях и к фактическому отстранению под­разделения контроллинга от участия в реальном управлении. Из­вестны ситуации, когда номинально подразделение контроллинга на предприятии существует, но его деятельность не выходит за рамки разработки методик, инструкций, положений и т.п., которые склады­ваются на полку.

Занятие прочных позиций. Наступление этой фазы может быть оценено по следующим признакам:

• удовлетворение менеджеров результатами деятельности контрол­леров заметно растет;

• появляется взаимное доверие, возрастает объем совместных ра­бот и коммуникаций;

• становится заметным улучшение результатов работы подразделе­ний, пользующихся услугами контроллеров;

• руководство подразделений предприятия в своей оперативной деятельности не может больше обходиться без контроллеров;

• служба контроллинга получает более высокий иерархический уровень в организационной структуре предприятия, и расширяет­ся спектр решаемых задач;

• контроллеры становятся признанными партнерами менеджеров;

• повсюду на предприятии говорят о хорошей и полезной работе подразделения контроллинга.

Появление перечисленных выше признаков говорит о том, что практически закончился первый этап в создании системы контрол­линга: организационно и инструментально создана служба контрол­линга, а система контроллинга получила признание и распростране­ние в подразделениях предприятия.

Фаза роста значимости и объема функций контроллинга. Для многих предприятий наступление этой фазы в развитии контроллин­га вероятная, но еще достаточно отдаленная перспектива. Тем не' менее анализ практики контроллинга на ведущих предприятиях ин­дустриально развитых стран Запада позволяет выделить некоторые признаки наступления фазы роста:

• контроллер выступает в качестве лидера и модератора при фор­мировании рамочных показателей деятельности предприятия на плановый период;

• контроллеры осваивают новые сферы деятельности на предпри­ятии, например контроллинг распространяется в функциональ­ных подразделениях: возникает контроллинг маркетинга, кон­троллинг логистики, контроллинг НИР и ОКР и т.п;

• налаживается сотрудничество с высшими менеджерами при раз­работке долгосрочных целей предприятия;

в рамках службы контроллинга появляются подразделения стратегического контроллинга.

Функции, задачи и инструментарий контроллинга постоянно до­полняются и совершенствуются в соответствии с изменениями, про­исходящими во внешней среде. Если контроллинг получает полное признание и статус равноправного партнера, то его возможности оказывать влияние на перспективное развитие предприятия путем использования современных методик прогнозирования, стратегиче­ского планирования, анализа рисков, потенциалов и т.п. существен­но возрастают.

Конечно, на большинстве отечественных предприятий, находя­щихся на начальных фазах разработки и внедрения контроллинга, задачи последнего сводятся к созданию и апробированию методик учета затрат и результатов в различных аспектах деятельности пред­приятия. Отдельные предприятия уже практически прошли этот этап и находятся в стадии разработки инструментария для планирования и бюджетирования. Однако еще рано говорить о том, что контролле­ры на отечественных предприятиях стали равноправными партнера­ми менеджеров.

Темпы внедрения контроллинга. Можно выделить три наибо­лее распространенных подхода к проведению преобразований в ор­ганизации: "малыми шагами", "бомбометание" и "планируемая эво­люция".

Подход к внедрению контроллинга "малыми шагами" означает небольшие изменения в старой структуре управления с медленным продвижением к поставленной цели. Преимущество такого подхода заключаются прежде всего в отсутствии большого сопротивления проводимым изменениям внутри организации. Основной недостаток существует в опасности затягивания процесса реорганизации, что может привести в конце концов к полному прекращению внедрения. "Бомбометание" означает интенсивное и решительное изменение старой системы управления. В результате такого подхода возможно быстрое внедрение элементов системы контроллинга, однако появ­ляется опасность возникновения сильного "трения" внутри органи­зации.

Подход, основанный на принципах "планируемой эволюции", да­ет возможность в определенной степени использовать преимущества рассмотренных выше подходов, а также снизить сопротивление процессу внедрения контроллинга. Укрупненная схема этого подхо­да (рис. 2.6) иллюстрирует подход к реализации инноваций, осно­ванный на использовании принципов проект-контроллинга.

 

 

 

Рис. 2.6. Схема внедрения системы контроллинга методом "планируемой эволюции"

Вначале на высшем уровне управления предприятием формиру­ется и принимается концепция системы контроллинга, на основании которой разрабатывается проект внедрения контроллинга. Проект разбивается на ступени, включающие соответствующие этапы и ме­роприятия по достижению запланированных целей проекта. Обяза­тельна фиксация сроков реализации планов и бюджетов, как на весь проект, так и на его отдельные ступени.

Результаты, полученные после внедрения контроллинга на пер­вом этапе, обсуждаются у руководства предприятия. В случае необ­ходимости вносятся корректировки в содержание, сроки и бюджеты последующих этапов. По ходу реализации проекта могут возникать обстоятельства, требующие корректировки самой концепции систе­мы контроллинга. Аналогичным образом осуществляется управле­ние внедрением системы контроллинга на следующих стадиях про­екта.