Структура співбесіди при прийомі на роботу.

1. Знайомство, встановлення контакту. Займає 5 хвилин. Під час знайомства варто вказати тривалість і загальний план бе­сіди, перелічити основні питання, що будуть порушені. Від уміння психолога створити дружню, неформальну атмосферу залежить рівень відвертості й відкритості, яку дозволить собі кандидат. Іноді недосвідчені або ті, які страждають комплексом неповноцінності співробітники, використовують ситуацію бесіди з кандидатом для підвищення своєї самооцінки. Напруга, що виникає при цьому у кандидата, знижує якість і кількість одержуваної від нього інфор­мації і негативно відображається на авторитеті всієї організації в цілому.

Рекомендується звернути увагу на перше враження, що вини­кає від нової людини. У більшості випадків це враження заносить співрозмовника до певного типу людей і може служити непрямою характеристикою кандидата. Однак при цьому варто враховувати фе­номен психологічної проекції, який полягає в тому, що інтерв'юер, як і будь-яка інша людина, несвідомо наділяє оточуючих тими якостями, які є в знайомих людей, чимось схожих на незнайомця.

2. Аналіз соціально-демографічних, освітніх, ділових і психо­логічних якостей кандидата. Займає багато часу (20-40 хвилин), відведеного на співбесіду з кандидатом. Проводиться на матеріалі уточнюючих запитань—відповідей. Психологічні методи проведен­ня співбесіди при прийомі на роботу, форма і зміст типових запи­тань описуються нижче.

3. Відповіді на питання кандидата. Тривають 5 хвилин. Психолог пропонує кандидату задавати питання, що цікавлять йо­го. Останні дозволяють отримати інформацію про ієрархію мотивів і потреб кандидата. Те про що він запитує в першу чергу, суб'єк­тивно найбільш важливе. Відсутність питань у відповідь на пропо­зицію задавати їх може свідчити про знижений рівень активності або відсутність інтересу (знижену мотивацію) до майбутньої про­фесійної діяльності. Незначні, другорядні питання говорять про невміння кандидата виділяти головне (може бути наслідком пору­шення інтелектуальної продуктивності в ситуації стресу, якою є співбесіда) або низький інтелектуальний рівень.

4. Завершення співбесіди. Займає 3-5 хвилин, під час яких інтерв'юер надає кандидату інформацію про подальшу взаємодію, етапи профвідбору (медична комісія, спеціальна перевірка та ін.), приблизну тривалість процесу оформлення документів, дає на­правлення у відповідні медичні установи.

На завершення психологу рекомендується повідомити канди­дата про враження від бесіди, можливі перспективи і подякувати за інтерес до організації (підприємства).

Для фіксації і наступного аналізу результатів співбесіди запо­внюється реєстраційний бланк спеціальної форми.

Бланк для фіксації результатів співбесіди.

П.І.Б.

Дата проведення співбесіди.

Посада, на яку претендує кандидат.

Зовнішній вигляд.

Манери.

Мова.

Одяг.

Сімейний стан.

Попередній досвід роботи.

Кваліфікація.

Питання, що викликали труднощі.

Комунікабельність.

Інтелектуальний рівень.

Інші професійно важливі якості.

Мотиви професійного вибору.

Загальний висновок по первинній бесіді.

Основні правила проведення співбесіди при прийомі на роботу. При проведенні вибіркової співбесіди по запропонованій у поперед­ньому пункті схемі варто дотримуватися таких основних правил:

Необхідно:

—до співбесіди ознайомитися з анкетою (резюме) кандидата і мати її при собі;

—задавати питання, що вимагають розгорнутих відповідей;

—надати кандидату до початку співбесіди можливість ознайо­митися з описанням посади, на яку він претендує (форма складан­ня подана в додатку);

—письмово фіксувати результати співбесіди по запропонованій у додатку формі;

—запропонувати кандидату самому ставити запитання, які ці­кавлять його;

—переборювати немотивовану особисту ворожість до кандидата, якщо його кваліфікація є відповідною службовим вимогам;

—давати тільки об'єктивну інформацію про свій підрозділ і організацію в цілому;

—після завершення співбесіди проінформувати кандидата про терміни і форму отримання результатів.

Бажано:

—передбачити на початку співбесіди обмін декількома фразами для «розтоплювання льоду» (про методи встановлення контакту і мову невербального спілкування див. нижче: «Психологічні методи проведення співбесіди при прийомі на роботу»);

—проводити співбесіду в одному з приміщень, що належить підрозділу, в який кандидат улаштовується на службу;

—надавати кандидатові можливість говорити вільно, не пере­ривати його (бажано повідомити заздалегідь про час, відведений на співбесіду; як правило, від 30 хв. до 1 год.);

—вести співбесіду в дружелюбній манері, що є ознакою про­фесіоналізму інтерв'юера.

Небажано:

—проводити співбесіду в приміщенні, де присутні інші спів­робітники або кандидати;

—проводити співбесіду поспіхом (варто заздалегідь планувати певний час на кожного кандидата);

—відволікатися при співбесіді на телефонні дзвінки, розмови зі співробітниками;

—задавати питання, що вимагають односкладової відповіді ти­пу «так» або «ні» (краще спостерігати людину в діяльності, тому бажано створити модель робочої ситуації і запитати про можливу поведінку в ній);

—включати у формулювання питання своє особисте відно­шення до чого-небудь або кого-небудь;

—відхиляти питання здобувача в неделікатній формі.

На що варто звернути увагу при першій зустрічі з кандидатом.

При першій зустрічі необхідно оцінити такі показники канди­дата:

а) Пунктуальність. Те, наскільки точно кандидат прийшов в назначений йому час, дає первинну інформацію про наявність (або відсутність) у нього зібраності й уміння планувати свої дії.

б) Зовнішній вигляд. Він може дати інформацію про соціальну групу, з якою ідентифікує себе кандидат, про акуратність і схильність до дотримання соціальних норм, дисциплінованості.

в) Жестикуляція. Надмірна жестикуляція руками, постукування пальцями по столу, тремтіння рук, обертання ручки тощо свідчать про хвилювання. Останнє означає, що людина іноді у відповідальних ситуаціях не в змозі контролювати свої емоції.

г) Підвищене потовиділення (у тому числі вологі руки). Звичайно спостерігається при вираженій емоційній нестійкості, пов'язаній з особливостями нервової системи.

д) Наявність бороди. Це може свідчити про деяку демонстра­тивність або нестійку самооцінку.

є) Комунікативні уміння і навички. Вони виявляються в словни­ковому запасі, темпі мови, умінні правильно будувати фрази, орієн­тації на стан та інтереси співрозмовника. Важливо оцінити уміння кандидата установити і підтримувати під час бесіди контакт.

є) Інтелектуальний рівень. Виявляється в бесіді через уміння будувати логічні умовиводи. Необхідно проаналізувати, як канди­дат співвідносить зміст питання, зверненого до нього, з формою і повнотою сформульованої відповіді.

ж) Мотивація професійного вибору. Що є реальною причиною влаштування на роботу саме в дану фірму? Інформація на цей ра­хунок може бути отримана з питань самого кандидата. Потім, на етапі кількісної оцінки ступеня професійної придатності, виснов­ки про якісні і кількісні показники мотивації перевіряються відповідними тестовими методиками. Ці методики досить повно викладені в«Практичній психодіагностиці» Д.Я.Райгородського.

Психологічні методи проведення співбесіди при прийомі на робо­ ту. У цьому пункті описуються прості й ефективні прийоми, вико­ристовувані професійними психологами для встановлення ефек­тивних комунікацій.

а) Методи встановлення контакту і підтримки ефективної ко­мунікації під час співбесіди з кандидатом на службу.

Методики встановлення контакту і підтримки ефективної ко­мунікації широко використовуються в практиці психологічного консультування. Нижче приводяться видержки з робіт Л.К. Бендлера і І.Атватера, присвячені прикладним аспектам психологічного кон­сультування.

Підсумовуючи зміст зазначених книг і деяких інших джерел, виділило основні правила техніки ефективної комунікації під час співбесіди:

1. Відстань між співрозмовниками повинна бути від 60 см до 1 м. Ця відстань, за даними спеціальних досліджень, сприяє довірливому спілкуванню. Збільшення дистанції до 2-3 метрів сприяє збільшенню елемента формалізму й офіційності в бесіді.

2. Варто дивитися в обличчя співрозмовника, однак не «бура­вити» його поглядом.

3. Необхідно здійснювати «віддзеркалювання», тобто відображен­ня, повернення співрозмовникові особливості його власної поведін­ки (темпу мови, дихання, пози, жестикуляцій, виразу обличчя й ін.). Таке відображення еквівалентне словесному виразу згоди і прохо­дить на несвідомому рівні. Прийоми «віддзеркалювання» повинні бути непомітними для співрозмовника, щоб він не сприйняв їх як
передражнювання. Тому надійніше відбивати темп мови і дрібні рухи рук, чим цілком позу кандидата.

4. Систематично здійснювати «з'ясування», тобто звертання до кандидата за уточненнями. З'ясування допомагає більш точно сприймати повідомлення і демонструє увагу до співрозмовника. Ключові фрази: «Що Ви маєте на увазі?», «Я не зрозумів», «Чи не поясните Ви?» та ін.

5. Використовувати перефразування, тобто адресувати канди­дату його повідомлення словами слухаючого. Перефразування можна починати такими словами: «Як я Вас зрозумів...», «Іншими словами, Ви вважаєте...» та ін. При перефразуванні важливо виби­рати тільки суттєві моменти повідомлення, інакше відповідь замість закріплення уваги може стати причиною плутанини.

Перефразування повідомлення дає кандидату можливість по­бачити, що його слухають і розуміють, а якщо його розуміють не­правильно, то внести відповідні корективи.

6. Відображення почуттів. Відповідь і емоційна реакція на почут­тя кандидата важливі тому, що в спілкуванні люди, власне кажу­чи, обмінюються тим, що має для них особисто суттєве значення. Отже, спілкування багато в чому залежить не тільки від фактичної інформації, але і від почуттів, установок і емоційної реакції. Не­ дарма східна мудрість говорить: «Слухай, що говорять люди, але розумій, що вони відчувають».

Відображаючи почуття кандидата, ми показуємо йому, що ро­зуміємо його стан. Для полегшення рефлексивного відображення почуттів можна користуватися такими вступними фразами: «Мені здається, що Ви відчуваєте...», «Чи не відчуваєте Ви себе трохи...» та ін.

7. Резюмування. Відповіді, що резюмують, підсумовують ос­новні ідеї і почуття того, хто говорить. Цей прийом застосовують в тривалих бесідах, тобто там, де перефразування і відображення використовуються досить рідко. Висловлювання, що резюмують, допомагають з'єднати фрагменти розмови в значиму єдність. Резю­ме варто формулювати своїми словами, але типовими вступними фразами можуть бути: «Те, що Ви в даний момент сказали, може означати...», «Тепер, якщо підсумувати сказане Вами, то...» і т.д.

Пункти 4-7 описують прийоми так званого рефлексивного слухання, взяті з книги І.Атватера «Я Вас слухаю...». Там само наводяться вправи, спрямовані на розвиток комунікативних навичок.

б) Питання для оцінки ділових якостей кандидата на заміщення вакантної посади.

Вище вже говорилося, що найбільш ефективні ті запитання, що вимагають розгорнутих відповідей. Це пов'язано з тим, що од­ночасно з'являється можливість оцінити такі якості кандидата, як:

- уміння лаконічно викладати свої думки;

- структуру мотивації (найбільш значимі сфери життя);

- манеру висловлювання, словниковий запас та ін.

Крім того, розгорнута відповідь мимоволі може видати багато іншої непрямої інформації. Наприклад, можна виявити критерії, за допомогою яких людина оцінює оточуючих; ситуації, які для неї є найбільш конфліктогенними і т.п.

Нижче наводяться найбільш розповсюджені запитання з числа тих, що задаються кандидатам при прийомі на роботу співробітни­ками західних кадрових служб.

1. Чому в ВНЗ (технікумі) Ви обрали саме таку спеціалізацію?

2. Які Ваші обов'язки на нинішній роботі?

3. Як звичайно проходить Ваш робочий день?

4. Як Ви визначаєте пріоритетність Ваших обов'язків?

5. Що Вам більше всього подобається у Вашій роботі, а що найменше?

6. З якими проблемами Вам доводиться стикатися у Вашій ро­боті (житті)?

7. Що Вас розчаровує?

8. У якій галузі Вам було б цікаво спробувати свої сили?

9. Чому Ви хочете залишити нинішню роботу?

10.Чому Ви пішли з попередньої роботи?

11.Чому Вас скоротили (звільнили)?

12.Яким чином Ваш начальник сприяв (не сприяв) розвитку
Ваших професійних навичок?

13.У чому Ви згодні (не згодні) зі своїм начальником?

14.Як інші, у тому числі і начальники, оцінюють Вашу роботу?

15.Як Ви реагуєте на оцінку Вашої роботи?

16.Що Ви сподіваєтеся знайти в ідеальному випадку на цій посаді і в цій організації?

17.Яких цілей Ви хотіли б досягти за 1, 3, 5 років?

18.Що саме, на Вашу думку, дозволяє Вам вважати себе від­повідним даній роботі (посаді)?

19.Яким чином ця робота відповідає Вашим основним зада­чам в області кар'єри?

20.Яку користь особисто Ви могли б принести організації?

21.Які Ваші сильні (слабкі) сторони?

22.Якщо з якихось причин Ви не будете прийняті на службу, то куди звернетеся в пошуках роботи?

При аналізі відповідей на перераховані вище запитання психо­лог повинен приділити особливу увагу розповідям кандидата про минулий негативний досвід. Це може сприяти виявленню негатив­них, з професійної точки зору, якостей.

Так, наявність у минулому конфліктів з колишнім керівниц­твом у деяких випадках свідчить про знижену соціальну адаптацію кандидата.

Слід зазначити, що досвідчений інтерв'юер не допустить, щоб у формулюванні його запитань і зауважень виражалася його осо­биста думка до будь-чого.

Дуже важливо не квапити кандидата переходити до наступного питання, а заохочувати розвиток попередньої відповіді. Це можна зробити кивком голови або повтором останнього (або що заціка­вило) слова з фрази кандидата:

Наприклад,

- Я люблю працювати руками.

- Руками?

- Так, мені подобається ремонтувати автомобіль.

Аналіз результатів співбесіди. При проведенні аналізу отрима­ної в ході співбесіди інформації, зареєстрованої в представленому вище бланку, варто співвіднести її з кваліфікаційними вимогами вакантної посади. Серед останніх:

- освіта;

- стаж роботи;

- професійний досвід;

- конкретні уміння і навички;

- наявність документів, що підтверджують кваліфікацію;

- зовнішній вигляд;

- психологічні професійно важливі якості;

- соціально-демографічні дані.

У тому випадку, якщо йде дуже великий потік кандидатів на роботу, час співбесіди може бути скорочено. Для цього кандидат повинен спочатку заповнити біографічну анкету, у якій, крім основ­них соціально-демографічних даних і короткої професійної біографії, вказуються мотиви вибору професії і конкретного підприємства (організації).

Біографічна анкета.

Уважно прочитайте кожен пункт і впишіть найбільш повну і

точну відповідь.

1. Прізвище, ім'я, по батькові.

2. Дата і місце народження.

3. Місце проживання.

4. Коли і який навчальний заклад закінчили, отримана спеціаль­ність (без скорочень).

5. Якими іншими спеціальностями Ви володієте.

6. Наявність трудового стажу (років).

7. Де, коли і ким працювали (працюєте).

8. Сімейний стан: одружений, неодружений (потрібне підкрес­лити).

9. Відомості про родину: Дружина (чоловік): де і ким працює. Діти: де і ким працюють (навчаються).

10. Відомості про батьків:

Батько (рік народження, де і ким працює або працював). Мати (рік народження, де і ким працює або працювала).

11.Скільки у Вас рідних братів і сестер.

12.Ким і де вони працюють.

13.Чи маєте військово-облікову спеціальність (яку, де і коли

її одержали).

14. Чи маєте закордонний паспорт. Ким і коли виданий. Які

країни відвідали і з якою метою.

15.Як давно виникла думка стати (назва професії), і що при­ваблює Вас у цій роботі.

16.Якими якостями повинен володіти (назва професії).

17.Які якості особистості, на Вашу думку, розвинені у Вас до­статньою мірою, а які варто ще розвивати, щоб стати гарним фахівцем (назва професії).

18. Що Вам відомо про наше підприємство (організацію) і з

яких джерел.

19. Хто з наших співробітників може рекомендувати Вас.

20. Як оцінюєте стан свого здоров'я: хворію часто; рідко; прак­тично не хворію (потрібне підкреслити).

21. Чи впевнені Ви, що Ваше рішення працювати в нас цілком відповідає Вашим інтересам і бажанням: упевнений цілком; не цілком упевнений; не упевнений; важко відповісти (потрібне підкреслити).

22. Захоплення.

23. Доповнення (якщо вважаєте, що необхідно щось доповнити). Дата заповнення, підпис.

На цьому самому етапі проводиться вивчення кандидата од­ним з багато-факторних особистісних опитувальників (СМІЛ, МІЛ, Кеттелла, 16 PF тощо) з метою виявлення акцентуйованих і пато­логічно загострених рис характеру.

Найбільш адекватною в цьому випадку нам представляється методика СМІЛ, яку за значимістю й ефективністю по праву мож­на назвати «важкою артилерією» психодіагностики. Це - близько години роботи самого опитуваного (при цьому психолог може не бути присутнім) і 10 хвилин на обрахування даних. Головне, що після цього психолог одержує усесторонній портрет людини, що включає:

—кількісні і якісні характеристики стійких професійно важли­вих якостей;

—мотиваційну спрямованість;

—самооцінку;

—стиль міжособистісного поводження;

—рольовий статус;

—риси характеру;

—тип реагування на стрес;

—захисні механізми;

—когнітивний стиль;

—основні потреби;

—фон настрою;

—сексуальну орієнтацію;

—ступінь адаптованості і можливий тип дезадаптації;

—наявність психічних відхилень;

—прояв лідерських рис;

—схильність до суїциду;

—схильність до алкоголізму.

Велика перевага даної методики — наявність шкал достовір­ності. Це дає можливість інтерпретації отриманих даних через призму виявлених цими шкалами тенденцій до перебільшення яв­них проблем або до їх згладжування. Крім того, аналіз результатів заснований не на вивченні змісту відповідей опитуваного, а на ста­тистичній процедурі обрахування даних, у процесі якої виявляється кількісна дисперсія різних варіантів відповідей по відношенню, з одного боку, до середньо-нормативної, а з іншого, до патологічно­го загострення психологічного фактора, що містить у собі, по суті справи, ту або іншу індивідуально-особистісну тенденцію. До того ж, завдяки проективному звучанню багатьох тверджень, в обстеженні виявляються і ті психологічні аспекти, що не усвідомлюються лю­диною або лише частково піддаються контролю свідомості.

Це квантифікований (кількісний) метод оцінки особистості, який завдяки автоматизованому способу обробки результатів вик­лючає їх залежність від суб'єктивізму і досвіду експериментатора. Основною задачею аналізу результатів першого етапу є рішен­ня про детальне вивчення особистісних особливостей кандидата, тобто про перехід до другого етапу психологічного обстеження.

Кількісна оцінка ступеня професійної придатності. Другий етап роботи психолога полягає в кількісному вимірюванні ступеня відповідності психологічних характеристик кандидата вимогам ва­кантної посади. На цьому етапі основними є тестові, проективні методики і спостереження.

При підборі методик необхідно пам'ятати, що обстеження но­сить характер експертизи, тому найбільш відповідними є проек­тивні методики й опитувальники, що мають надійні показники на­вмисного перекручування результатів.

На цьому етапі, на додаток до особистісних опитувальників, описаних у попередньому розділі, можна рекомендувати:

—тест восьми потягів Сонді і його модифікований варіант;

—метод кольорових виборів (МКВ), або кольоровий тест Люшера;

—вербальний фрустраційний тест;

—мальований апперцептивний тест (МАТ);

—інтелектуальний тест Векслера;

—інтелектуальний тест Кеттелла; інтелектуальні тести Айзенка;

—метод вивчення індивідуально-особистісних властивостей (ІТО);

—інші методи.

Обстеження проводиться в спеціальному приміщенні, обладна­ному відповідно до існуючих вимог організації психодіагностичного дослідження. Воно повинно мати нормальну температуру повітря (+18-21 °С), достатнє природне або штучне освітлення (100-200 лк), гарну звукоізоляцію (до 38 дб), забезпечувати вентиляцію.

Максимальна чисельність групи — 12-15 чоловік на одного до­слідника. При більшій кількості (до 30 чоловік) необхідний помічник.

Психологічне обстеження доцільно проводити в ранкові годи­ни. Обстежувані опитуються на предмет наявності в них підвище­ної температури, головного болю й утоми після нічної зміни або вечірнього застілля. Опитуваний повинен відпочити і бути цілком працездатним. У противному випадку час обстеження переноситься.

Після опитування психолог знайомить обстежуваних з метою і порядком роботи, успішність якої забезпечується формуванням їх­нього правильного відношення до виконання всіх завдань та інст­рукцій. Для цього він дослівно відтворює таку інструкцію (текст з інструктивного матеріалу методичних документів з профвідбору кандидатів у ВИЗ МО РФ):

Це психологічне обстеження проводиться з метою оцінки від­повідності Ваших індивідуальних якостей професійним вимогам. Для успішного виконання завдань необхідно:

1. Уважно вислухати інструкції до кожного завдання. Якщо після пояснення у Вас виникнуть питання, задайте їх, попередньо піднявши руку. Перед виконанням завдання Ви повинні чітко усвідомити, що від Вас потрібно.

2. Діяти тільки по інструкції; строго виконувати усі вказівки керівника. Якщо Ви передчасно почнете роботу або будете продов­жувати роботу після команди «Стоп!», не буде вважатися недолі­ком Вашої уваги, зібраності і знизить загальну оцінку.

3. Необхідно працювати самостійно. Не можна відволікати ін­ших від роботи, подавати репліки, розмовляти. Темп роботи буде таким, що не дозволить займатися сторонніми справами. Інакше Ви не встигнете виконати тест. Якщо виникнуть питання по ходу роботи, підніміть руку, до Вас негайно підійдуть і допоможуть.

4. По команді «Стоп!» необхідно підкреслити останнє викона­не завдання, покласти ручку (олівець) і перевернути реєстраційний бланк. Чи є до мене запитання?

Відповівши на запитання, що надійшли, психолог робить не­обхідні роз'яснення і пропонує обстежуваним заповнити бланк за­яви про згоду на проходження психологічного обстеження.

Інформація про психологічне обстеження кандидата, який влаштовується на роботу:

На підставі (указується найменування внутрішніх наказів, згідно з якими проводиться обстеження кандидатів на роботу психологом) ті, що влаштовуються на роботу в (найменування підприємства (організації)), в обов'язковому порядку проходять психологічне обстеження, що є складовою частиною визначення професійної придатності і служить додатковим критерієм прийому на роботу.

Я, (прізвище, ім'я, по батькові кандидата) згоден пройти пси­хологічне обстеження і повідомляю, що безпосередньо перед об­стеженням почуваю себе здоровим і працездатним.

Дата, підпис.

Потім обстежувані заповнюють «паспортну» частину реєстра­ційних бланків: «Необхідно записати своє прізвище, ім'я, по бать­кові, освіту і вік, а також інші дані, якщо вони будуть потрібні».

Після цього обстежувані приступають до виконання конкрет­них тестів. Перед виконанням кожного тесту психолог докладно пояснює сутність пропонованих завдань. Інструкцію до кожного завдання варто відтворювати в строгій відповідності до тексту, тому що заміна або пропуски окремих слів або фраз можуть істотно ви­кривити зміст і негативно відбитися на результатах виконання тесту.

Під час роботи керівник разом з помічниками здійснює безпе­рервне спостереження за діями і поводженням кандидатів з метою одержання додаткової психологічної інформації.

У ході обстеження необхідно робити перерви на 5-10 хвилин після кожної години роботи. Загальна тривалість обстеження про­тягом дня не повинна перевищувати п'яти годин.

Потім дані психодіагностики обробляються й аналізуються.

При великій кількості обстежуваних є доцільним на кожного кандидата у вибіркову комісію представляти тільки рейтинговий показник відповідності вимогам професії. І тільки на 2-3 чоловік, з яких робиться остаточний вибір, надаються розгорнуті характе­ристики. Основна частина подібних характеристик — чіткий і об­грунтований виклад сильних і слабких сторін кожного кандидата в співвіднесенні їх з вимогами професії, а, по можливості, з харак­теристиками того колективу, в якому йому потрібно працювати.