Организационные правила и политика

Мы уже рассмотрели некоторые дисфункциональные последствия использования бюрократических правил. Обычно утверждается, что успех организации приносит не дисциплинированное соблюдение правил или тща­тельная их разработка, а создание такого организацион­ного климата, в котором каждый проявляет инициативу в осуществлении действий, совпадающих с общими це­лями. Такая точка зрения привела дискуссию о роли правил к положению, при котором перекрываются аргумен­ты Вебера и философа Морриса Коена.

Термин «политика» обозначает общие правила, на­правляющие работу персонала на достижение основных целей в рамках принятой стратегии, правила на более низком уровне принимают форму инструкции. Однако будь то правила высшего или низшего уровней, прежде всего необходимо признать, что разработка правил на все случаи — неразрешимая задача и что подчиненные должны иметь определенную свободу действий, чтобы ком­пенсировать неполноту стратегии. Простые рассуждения показывают, что так и должно быть. Необходимо провести различие между формально завершенной системой правил и практически завершенной системой правил. Система правил является формально завершенной, если правила направляют всю деятельность подчиненных таким обра­зом, что каждое действие согласуется с духом правил. С другой стороны, практическая законченность требует, чтобы правила давали определенные рекомендации о том, что нужно делать в каждом случае. Это недостижимая цель уже хотя бы потому, что нет другого способа разъ­яснить полный смысл правил, кроме как в процессе их применения. И здесь неизбежны некоторые неясности. Возьмем следующий пример.

1. Ситуация: этот человек является механиком пер­вого класса, поскольку он выполняет работу механика первого класса.

2. Правило: все механики первого класса должны по­лучать 1 ф. ст. в час.

3. Вывод: следовательно, этот человек должен полу­чать 1 ф. ст. в час.

На практике всегда будут возникать споры вокруг промежуточных случаев по поводу классификации случая или по поводу того, какое правило должно быть приме­нено.

Из-за того что слепое повиновение правилам может привести подчиненного к такому привыканию к ним, что правила для него станут самоцелью, некоторые склонны отрицать значение правил вообще под тем предлогом, что они разрушают личность и препятствуют творчеству.

В своей самой крайней форме такая аргументация упу­скает из виду, что если деятельность не регулируется правилами, то она подвержена влиянию сиюминутных лич­ных интересов и давлению текущих обстоятельств. Правила необходимы для регулирования и контроля любой слож­ной системы. Только с помощью правил можно сделать выбор. Осуществление всех важных решений требует распределения ограниченных ресурсов, которое может быть осуществлено только с помощью правил. Правила ставят пределы для вмешательства со стороны. Руководи­тель может выбирать только между А и Б, когда правила дают ему полномочия распределять ресурсы; он должен знать свои полномочия в каждой ситуации. Конечно, правила, которые дают свободу в одном направлении, ограничивают ее в другом. Однако достижение общего положительного баланса в регламентации зависит не от того, есть или отсутствуют правила, а от взвешивания вероятных последствий их введения. Правила стабилизи­руют конфликт, поскольку конкуренция, не регулируемая правилами, может выродиться в разрушительный кон­фликт.

Бауэр из консультативной фирмы «Мак-Кинси» ука­зывает, что, если человек знает, что, как и когда нужно делать, он не нуждается в разъяснениях, приказах и т. п. Упор на обезличенные правила снижает потребность в приказах, которые, подчеркивая различия в статусе, могут вызывать обиды. Ни один здравомыслящий чело­век не одобрит бессмысленного повиновения правилам. В юридической сфере такое слепое следование правилам называется «механической юриспруденцией»: выводы де­лаются на основе концепций без учета условий, в кото­рых данное правило не может больше применяться. В законе важно допустить некоторую свободу действий, но в определенных границах, которые лучше определить эмпирически.

Нельзя отказываться от правил в пользу рассмотре­ния каждого случая «по его особенностям». М. Кнокс замечает: «Возьмем другой пример — распределение бла­готворительного фонда среди нуждающихся. Некоторые члены попечительского совета склонны считать, что каж дый случай должен рассматриваться «по его особенно­стям». Но как эти «особенности» оценить без помощи какого-либо правила? Если пытаться рассматривать каж­дый случай «по его особенностям» и давать каждому просителю по 50 долл., то вскоре окажется, что это не­справедливо по отношению к другим, которые либо полу­чат меньше, либо ничего не получат. Управлять фондом для «общей» выгоды нуждающихся становится невозмож­ным без использования правил и принципов. Принятое особое правило или принцип могут критиковаться на ос­новании того, что они слишком запутанные и поэтому не годятся, но управление с помощью правил все же лучше, чем попытки рассматривать каждый отдельный случай «по его особенностям».

Цель правил — достичь большей определенности. Цель ограничения числа правил — достижение большей гиб­кости. И то и другое — желанные цели; проблема заклю­чается в исчислении затрат и выгод. В некоторых слу­чаях решения слишком тривиальны и правила не нужны. В другом же крайнем случае решения могут быть слиш­ком важны, чтобы можно было полагаться на правила. Правила используются для случаев, находящихся между этими крайностями, с целью экономии времени и ускоре­ния процесса принятия решения.

Правила особенно необходимы на низших уровнях иерархии, где взаимосвязи между деятельностью и це­лями часто просматриваются не очень четко. Здесь долж­на быть обеспечена согласованность действий всех работ­ников фирмы. Если при этом не использовать правила, тогда на каждое действие нужно будет испрашивать разрешения, что взваливает непосильное бремя на руко­водителей, отвечающих за координацию. Легко создавать правила выполнения рутинных функций, так как их проще понять и легче уравновесить исключениями. Вдо­бавок деятельность на низшем производственном уровне меньше подвержена изменениям, поскольку при измене­ниях производственной политики чаще ориентируются на использование «имеющихся трудовых навыков, чем на осуществление программ, требующих постоянной пере­подготовки».

Конечно, априорная разработка политики и инструк­ций представляет определенные трудности. Инструкции имеют большую ценность, если основываются на анализе всего диапазона ситуаций, в которых они будут приме­няться. Следовательно, неудивительно, что у более ста­рого организационного подразделения правила разрабо­таны более тщательно. С течением времени люди выра­батывают более адекватные ответы на повторяющиеся проблемы. Эти ответы воплощены в правилах, которые создаются для большей предсказуемости результатов и лучшей координации. Но вместе с правилами появляется опасность слепого следования им и организационной не­гибкости. Это урок, который бюрократическое руководст­во должно усвоить.

УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛЯМ (МБО) [24]

Управление по целям (МБО) является одним из та­ких подходов к управлению, которые получили поддержку как у авторов классического направления, так и у тех, кто следует теории человеческих отношений или бихевиоральному подходу, особенно у сторонников «ор­ганизационного развития».

МБО можно определить как процесс совместного оп­ределения членами организации целей для каждой долж­ности и координации усилий по их достижению. В свете целей высшего уровня работники совместно со своим руководителем устанавливают те конкретные результаты (цели), которые они планируют достичь за конкретный промежуток времени. Хотя работникам предоставлена некоторая степень свободы в разработке планов дости­жения поставленных целей, эти планы также обсужда­ются с руководителем с точки зрения их желательности, выполнимости и обоснованности. Руководитель регулярно анализирует успехи каждого работника в достижении поставленных целей. В конце планового периода произ­водится окончательный анализ, в ходе которого получен­ные результаты соотносятся с намеченными целями.

Затем устанавливаются новые цели на следующий период (обычно на год).

МБО используется как подход к оценке производи­тельности работников и как основа для вознаграждения руководителей и планирования рабочей силы. Правда, сторонники МБО доказывают, что оно должно быть под­ходом к управлению фирмой в целом и что такой подход позволяет уменьшить число неудач.

МБО основано на той предпосылке, что, чем яснее понимается цель, тем больше вероятность ее достижения, а прогресс можно измерить только по отношению к по­ставленной цели. МБО не ново. Здесь просто формули­руется признание его важности. Питер Друкер первым начал широкую пропаганду этого подхода как пути осу­ществления целевого планирования во всей организации и как способа интеграции различных функциональных сфер деятельности компании. Дуглас Макгрегор, с другой стороны, пропагандировал МБО как наилучший метод оценки исполнения, позволяющий подчиненному опреде­лить свои возможности и определяющий для руководите­ля роль скорее помощника, чем судьи.

Свидетельства в пользу МБО носят в основном психо­логический характер и касаются таких элементов, как постановка целей, знание результатов и участие[25]. Кроме одного исследования, сообщающего о положительном влиянии МБО на производительность труда, не сущест­вует работ, исследующих связь между общими резуль­татами деятельности компании и внедрением МБО. Этого и следовало ожидать, так как существуют неустранимые трудности в определении постфактум точной роли МБО в достижении тех результатов, которые получены после его внедрения.

По нашему мнению, очевидно, что МБО дает поло­жительные результаты в следующих областях:

1. Постановка цели:

а) повышает уровень исполнения, особенно когда за­дание трудное;

б) чем выше предполагаемый уровень достижения целей, тем выше уровень исполнения;

в) постановка конкретных целей приводит к значи­тельно более высокому уровню исполнения, чем когда людей просто призывают сделать все воз­можное;

г) если работники считают цели недостижимыми, то их производительность, вероятно, снизится;

д) установление приоритетов целей помогает создать благоприятное отношение к МБО.

2. Знание результатов (обратная связь):

а) установление ясных целей и проведение частых обзоров хода работы, по-видимому, всегда связаны с положительными результатами;

б) обратная связь улучшает исполнение при условии постановки целей, с которыми сравниваются ре­зультаты.

3. Участие в управлении. Мы уже рассматривали сви­детельства в пользу участия. И хотя они неоднозначны, нет и исследований, которые заставили бы предположить, что участие в управлении может понизить производи­тельность.

Внедрение МБО включает подготовительную фазу, во время которой менеджеров обучают МБО и методам его приспособления к конкретной организации. В част­ности, менеджеры изучают концепцию целей и процесс постановки целей. Акцент делается на то, что МБО дол­жно применяться во всей организации. Практическое применение МБО в различных компаниях имеет свою специфику. Так, в компании «Хониуэлл» (США) прези­дент в начале каждого года устанавливает основные цели корпорации па три следующих года и указывает грани­цы вклада в достижение этих целей[26], ожидаемого от каждого отделения. Затем управляющие отделениями разрабатывают соответствующие планы: устанавливаются конкретные цели для отделения вцелом и для каждой из основных функциональных сфер; посредством пере­крестных ссылок показывают, как цели одной функции способствуют достижению целей других функций. В ком­пании «Генеско» в первую очередь устанавливаются ос­новные обязанности каждого менеджера. По каждой основной обязанности выделяются «ключевые» факторы ее выполнения, и именно в соответствии с ними управ­ляющий и его руководитель совместно устанавливают цели. Затем этим целям придаются соответствующие веса. В других компаниях, например в «Дженерал миллс», настаивают на том, чтобы каждый управляющий указал степень необходимого участия вышестоящего руководите­ля и других управляющих в достижении его целей.

В высоко интегрированных действиях достижение целей зависит от общих усилий нескольких менеджеров одного уровня, например при разработке нового продук­та. В этих случаях цели могут устанавливаться для групп, что предполагает коллективную ответственность за результаты. Такое решение учитывает мнение сторон­ников школы человеческих отношений, критикующих приверженцев МБО за то, что они уделяют основное внимание индивидуальной ответственности даже в тех случаях, когда установить вклад отдельного индивида невозможно.

Установленные цели служат стандартами, по отноше­нию к которым менеджеры могут периодически оцени­вать результаты своей работы. Причем периодичность таких оценок увязывается со сроками выполнения опре­деленных законченных этапов работы. Если цели оказы­ваются не достигнутыми, то проводится анализ причин срыва с целью выработки корректирующих мероприятий или для того, чтобы избежать таких ошибок в будущем. Хотя недовыполнение[27] целей обычно вызывает наиболь­шую тревогу, перевыполнение одних целей (например, количества принятых заказов) может вызвать трудности в достижении целей других функциональных подразделений (например, перегрузку производства). Обычно ре­комендуется разграничивать периодическую проверку исполнения по системе МБО как инструмента планиро­вания и применение МБО в качестве метода оценки руководителей или для определения уровня заработной платы, так как в последних случаях нужно учитывать дополнительные факторы, например способность к со­трудничеству, профессиональный рост и т. д. Использо­вание МБО дает много преимуществ.

1. Повышается эффективность управления. Так, в од­ном случае руководство фирмы утверждало, что если по­ставленные цели будут достигнуты, то экономия составит 500 тыс. долларов. (Фактически цели были достигнуты на 80%, что принесло около 400 тыс. долл. экономии.)

2. Совершенствуется планирование. МБО является средством, исправляющим склонность думать больше о предстоящей работе, чем о тех результатах, которые должны быть достигнуты.

3. Эффективнее контроль. МБО способствует самоконт­ролю и периодической проверке результатов.

4. Улучшаются взаимоотношения между подчиненны­ми и руководителями. Это происходит по целому ряду причин: снижается потребность в строгом контроле; под­чиненные имеют больше возможностей участвовать в процессе планирования, а руководитель получает лучшую основу для обсуждения с подчиненными результатов их работы.

5. Расширяются возможности подготовки руководите­лей. Применяя МБО, высшие руководители уделяют больше внимания инструктированию и обучению управ­ляющих нижних уровней.

6. Обеспечиваются стандарты и критерии для оценки исполнения. Без стандартов нет руководства, как бы велики ни были трудности в определении этих стандартов.

7. Облегчается делегирование. Так, в компании «Хониуэлл» МБО было введено для того, чтобы осуществить желаемую степень децентрализации без ослабления цент­рализованного контроля.

Как и следовало ожидать, способы применения МБО на практике подверглись критике. Так, менеджеры часто выражают недовольство чрезмерным объемом бумажной работы или тем, что начальник ставит перед ними новые цели, а спрашивает с них за старые. В свою очередь сами менеджеры часто занимаются «игрой в цифры»: они уделяют основное внимание только тому, что непо­средственно связано с достижением поставленных целей, и игнорируют все другие обязанности.

Кроме того, существуют трудности в точном количест­венном определении целей. Прежде всего не все цели поддаются количественному измерению (например, взаи­моотношения между людьми), поэтому некоторые цели можно сформулировать только в терминах деятельности, которую нужно осуществить за определенный период времени, а не в терминах конечных результатов.

В тех случаях, когда настаивают на необходимости количественной оценки, может случиться так, что кри­терии, отражающие существо проблемы, будут подмене­ны теми критериями, которыми легче пользоваться. Еще одна проблема состоит в том, чтобы разубедить тех уп­равляющих, которые считают, что МБО просто новое название для «выжимания пота» и что, беря на себя обязательства по конкретным целям, они «суют голову в петлю». Поскольку управляющие должны выработать необходимые навыки, обычно считается, что для полного внедрения системы МБО требуется два года. Еще одной причиной, оправдывающей эту временную оценку, явля­ется необходимость интеграции МБО с другими система­ми, такими, как распределение бюджета и прогнозиро­вание. Иногда для этого требуется изменить сложившую­ся практику работы. Так, может потребоваться усилить децентрализацию или изменить системы обработки дан­ных и контроля. Несмотря на все эти трудности, МБО, по-видимому, все же укоренится в практике управления.

РОЛЕВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Особый интерес представляют для нас социальные отношения, понятия «статус и роль». Статус определяет положение, занимаемое индивидом в некоторой системе социальных отношений, такой, например, как рабочая группа или общество. Понятие «роль» обозначает шаблон поведения, предписываемый данному статусу или ожи­даемый от него. Статусы различаются по степени их важности и притягательности, в то время как роли диф­ференцируются по выполняемым задачам. Важность статуса и роли определяется тем, что они влияют на по­ведение человека по отношению к другим людям, а сле­довательно, влияют на поведение в организации.

В рабочей группе групповые нормы влияют на пове­дение ее членов. Однако еще более жестко поведение определяется статусом и ролью. К тому же на поведение человека влияют его статус и роль в прежних группах, а также ожидания вероятного статуса в других группах. Из-за воздействия таких референтных групп люди, иг­рающие сходные роли, ведут себя по-разному или, наобо­рот, люди, играющие разные роли, могут вести себя сходно. Честолюбивый молодой человек, работающий мастером, может вести себя по отношению к своим под­чиненным, коллегам и начальству иначе, чем другие мастера, потому что он обладает большими ожиданиями по поводу дальнейшего продвижения. Аналогично этому желание председателя цехового профсоюзного комитета продвинуться дальше по профсоюзной линии влияет на его поведение по отношению к коллегам и при перегово­рах с администрацией.

Каждый человек играет несколько ролей, так как он принадлежит к нескольким группам и у него различные шаблоны поведения для каждой роли. Он ведет себя по-разному в роли работника, отца, члена клуба, прихо­жанина и т. д. Люди меняют роли в зависимости от си­туации; от директора никто не ожидает, чтобы он на вечеринке сослуживцев вел себя так же, как на работе.

Разделение труда и структура полномочий в органи­зации создают различные роли, хотя неформальная орга­низация в каждой группе дает человеку дополнительные роли и статус.

Концепции статуса и роли важны потому, что:

1. По возможности следует избегать создания долж­ностей с конфликтующими ролями. А роли неизбежно вступают иногда в конфликт. Мастер, видящий, что его друг и подчиненный нарушает некоторое строгое правило компании, находится в ситуации ролевого конфликта. Тем не менее нужно стремиться не возлагать на человека несовместимые обязанности. От управляющего отделом сбыта не следует требовать уменьшить запасы товаров на складе и в то же время улучшить обслуживание по­требителей.

2. Люди оценивают статус других не на основе тща­тельного анализа, а при помощи символов статуса. Размеры личного кабинета, ковер на полу, наименование должности и т. д. обычно воспринимаются как индикаторы статуса.

Такие символы могут предоставляться в качестве вознаграждения или чтобы подчеркнуть личную ответст­венность работника. Правда, однажды предоставив, их трудно отнять; при изменениях в организации это долж­но учитываться, чтобы свести сопротивление к минимуму, так как потеря статуса — это «потеря лица».

3. Слишком большое внимание, уделяемое статусу в организации, может отрицательно сказаться на общении и ухудшить сотрудничество.

4. Организация может рассматриваться как перепле­тение ролевых отношений. Однако те экспектации и та деятельность, которые связываются с ролью официально, на практике могут оказаться совершенно другими. Таким образом, и здесь может возникнуть противоречие между формальным и неформальным.