Межуровневые коммуникации в организации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей линии, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей линии, организация нуждается в коммуникациях по восходящей линии,   то есть снизу вверх. Эти коммуникации также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность труда. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией по восходящей линии обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным или так называемые коммуникации «руководитель – подчиненный». Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, достижения признания и вознаграждения с целью мотивирования, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

23.4.Типы коммуникационных сетей

Термин «сеть» используется учеными, изучающими организации, для обозначения трех разных понятий.

1. Коммуникационная сеть полной системы, охватывающая устойчивые схемы коммуникации всех индивидов в системе, в частности в организации, может объединять в крупной организации тысячи индивидов.

2. Коммуникационная группа, определяемая как подсистема, элементы которой взаимодействуют друг с другом относительно чаще, чем с другими элементами коммуникационной системы. Большинство групп включает от пяти до двадцати пяти членов, а иногда и большее их число. Группы являются, таким образом, одним из основных компонентов сети коммуникации в организации (наряду со специфическими коммуникационными ролями индивидов).

3. Личностная сеть коммуникации, определяемая как устойчивая схема коммуникационных потоков данного индивида с любыми другими индивидами. Каждый индивид имеет личностную сеть, связывающую его с теми индивидами, с которыми он постоянно контактирует по определенным вопросам. Таким образом, индивид обладает собственной коммуникационной внешней средой. Личностная сеть коммуникации показана на рис. 23.4.1.

 

 

Рис. 23.4.1. Личностная сеть коммуникации индивида (7)

 

Ясно, что если мы хотим понять коммуникативное поведение индивида (7), и в первую очередь следует обратить внимание на пять остальных членов его личностной сети (на рис. 23.4.1 они соединены с ним сплошными стрелками). Можно расширить рассмотрение, включив в него личностные сети этих пяти индивидов (они показаны пунктирными линиями) и обратить внимание на силу их связей друг с другом.

Целесообразно различать два типа личностных сетей: радиальные и взаимосвязанные. Радиальная личностная сеть – это сеть, в которой индивид взаимодействует с другими, не контактирующими между собой лицами. Взаимосвязанная личностная сеть – это сеть, в которой те, кто связаны с индивидом, взаимодействуют также друг с другом. Взаимосвязанные личностные сети более распространены, чем радиальные, поскольку те, кто контактируют с данным индивидом. Обычно общаются друг с другом. Но большинство личностных сетей являются частично радиальными и частично взаимосвязанными. Например, индивид (7) на рис. 23.4.1 имеет часть связанных с ним членов организации, которые контактируют между собой, и другая часть, которая не контактирует друг с другом.

Сформировавшиеся устойчивые структуры коммуникации во взаимосвязанной личностной сети способствуют эффективному обмену информацией между их членами, но они могут образовать барьеры, препятствующие поступлению новых сведений в эту сеть. Ближайшие друзья редко сообщают друг другу что-либо новое, поэтому во взаимосвязанную личностную сеть поступает не слишком много новой информации. Для придания сети большей открытости необходимы потоки сообщений, не носящие сугубо личного характера. В противном случае может наступить нехватка необходимых сведений.

Общение людей обычно ведет к установлению баланса между новизной и схожестью передаваемых ими друг другу сведений. Исследователи межличностных сетей сталкиваются с проблемой, получившей название «силы слабых связей». Результаты их исследований можно кратко охарактеризовать так: информационная сила коммуникационных связей в диадах между двумя индивидами обратно пропорциональна близости социального статуса (гомофильности) между источником и получателем информации. Другими словами, новая идея передается большему числу индивидов и преодолевает большую социальную дистанцию, если проходит через слабые социометрические связи (например, в радиальных личностных сетях), а не через сильные (во взаимосвязанных сетях).

Взаимосвязанные личностные сети, изображенные на рис. 23.4.2., таким образом, обладают малой информативной силой. Слабые связи позволяют информации о нововведениях широко распространяться от группы к группе через «связных» и «мостики».

 

                     А

           И                      Б

                       В

 

Рис. 23.4.2. Взаимосвязанная личностная сеть

Увеличение степени открытости системы при переходе  от радиальной к взаимосвязанной личностной сети можно обнаружить, сравнив рис. 23.4.2 и 23.4.3.

Нововведения распространяются легче во взаимосвязанных личностных сетях и соответствующих им группах. Но для того, чтобы связать эти группы, необходимы гетерофильные потоки информации. Эти потоки, реализующие слабые связи, обеспечивают возможность обмена и распространения идей между лицами с различным статусом. Таким образом, для быстрого распространения нововведений необходима хотя бы эпизодическая информация типа диады между разнородными группами.

 

 

И

                                                   

           

 

                           

 

Рис. 23.4.3. Радиальная личностная связь

 

 

Коммуникационные роли

Члены организации контактируют друг с другом, выполняя разные функции. Коммуникационные роли – это функции, которые выполняют члены организации в процессе передачи информации. Некоторые индивиды являются как бы «сторожами»: они контролируют входные потоки сообщений. Другие занимают ключевые позиции, связывая группы. Их называют «связными». Основное отличие третьей группы лиц состоит в том, что они оказывают неформально решающее влияние на поведение остальных, это – «лидеры мнения» (неформальные лидеры). Четвертая группа – «космополиты» - это как бы «окна в мир» организации, поскольку они ввязывают систему с внешней средой. На рис. 23.5.1 изображены основные коммуникационные роли индивидов.

 

 

                                                           

1                                                                   3

                                2                                                  4

                                      

                                          

 

Рис. 23.5.1. Коммуникационные роли индивидов (1 - «сторож», 2- «связной», 3- «лидер мнения», 4- «космополит»)

 

Сторож – это индивид, занимающий такое место в структуре, которое позволяет ему регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу. Функция «сторожа» аналогична функции вентиля. Если вы когда-нибудь пытались встретиться со своим шефом, а его секретарь сказала, что он «на конференции», вы поймете, что такое «сторож». Секретари – один из видов «сторожей». Любой индивид в любой коммуникационной сети, формальной или неформальной, который вклинивается в цепь коммуникации, является «сторожем». Например в «цепи» А – Б – В индивид Б играет роль «сторожа». Аналогично индивид, занимающий должность, через которую проходят сообщения. Является в известной мере «сторожем». Например, в трехуровневой структуре, показанной на рис. 23.5.2, индивид Б выполняет функции «сторожа».

 

Рис. 23.5.2. Формальная коммуникационная роль «сторожа» (индивид Б) в группе с трехуровневой организационной структурой

Одна из «сторожевых» функций состоит в уменьшении информационных перегрузок. «Сторож» фильтрует потоки сообщений, отсеивает маловажные сообщения и передает более важные, способствует снижению информационных перегрузок, не препятствуя нормальному функционированию организации.

«Связной» (иногда называемый «связующей точкой») – это индивид, связывающий на межличностной основе две и более группы в системе, не принадлежа ни одной из них (определенные индивиды играют квазисвязную роль, являясь членами той или иной группы, их называют «мостиками»). «Связные», таким образом, размещаются на пересечениях информационных потоков в организации. «Связных» называют цементом, скрепляющим структурные «кирпичи» организации: при удалении «связных» система начинает разваливаться на изолированные группы. «Связные» важны для передачи сообщений между частями организации. Эта роль является принципиально важной. С утратой «связного» разрушается единство организации.

«Лидер мнения» – это лицо, способное оказывать достаточно заметное неформальное влияние на установки или поведение других индивидов в желаемом направлении. Согласно теории П. Лазарсфельда, потоки сообщений движутся от источника по каналам средств массовой информации к «лидерам мнения», передающим эти сообщения тем, кому они считают нужным, например, своим сторонникам. Основная функция «лидеров мнений» состоит в том, чтобы обеспечить контакты группы с релевантной частью её внешней среды. Их общие черты таковы: более частое общение с внешними компетентными источниками информации; большая доступность их для последователей; большая приверженность нормам возглавляемых ими групп. Хоуторнские исследования, о которых речь уже шла  при изучении темы лидерства, ясно показали, что неформальные лидеры оказывают весьма сильное влияние на производительность труда членов рабочих групп, хотя с точки зрения иерархии эти лидеры занимали те же должности, что и рядовые рабочие.

«Космополит» – это индивид, который чаще, чем остальные, взаимодействует с внешней средой системы. В той мере, в какой любая организация является открытой, она должна иметь, по крайней мере, нескольких «космополитов». В большинстве систем «космополиты» располагаются в вершине и у основания иерархической лестницы. Руководители, совершая частые деловые поездки, читая корреспонденцию, участвуя в национальных и международных совещаниях и используя другие контакты с внешними организациями, в состоянии также получать новые идеи из внешних источников. Большая часть этих контактов со средой лежит на макроуровне, поскольку они собирают информацию об изменениях во внешней среде, не располагая знанием тонкостей дела. Индивиды нижних уровней организационной иерархии также отчасти выступают в роли «космополитов», поскольку они имеют дело с операционными аспектами изменений внешней среды. Так, работники нижнего звена непосредственно контактируют с покупателями, поступающими материалами и топливом, с информацией о производстве. Их «космополитизм» носит, так сказать, земной характер.

«Космополитизм» некоторых индивидов является ресурсом системы, поскольку играющие эту роль позволяют организации взаимодействовать с внешней средой. Способность предвидеть изменения среды важна для выживания любой системы. Некоторые должности в организации, такие, как специалисты по анализу рынка, по «человеческим отношениям» в фирме, ученые, занятые в сфере исследований и разработок, управляющие сбытом и т.д., обеспечивают возможности более широких контактов со средой. В результате эти, а не другие индивиды с большей вероятностью будут «космополитами».

В общем виде различия между описанными коммуникационными ролями можно представить через два параметра: охват получателей информацией и объем передаваемой информации (табл. 23.5.1).

                                                           Таблица 23.5.1