Формирование комплексной информационной системы и пути ее совершенствования

24.8. Перспективные информационные технологии

24.1. Информация – основа развития общества

Информация выдвинулась в число важнейших факторов устойчивого развития человечества. Информация – поистине неисчерпаемый ресурс мирового сообщества.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Своевременная информированность – объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте – сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль его выполнения. Информация, следовательно, – необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Хорошо налаженная распределенная сеть информационно-вычислительных систем и компьютеров – это веление нашего времени.

Информатизация – это процесс обеспечения человечества многообразием информационных ресурсов.Именно в свободе доступа каждого работника к любой интересующей его информации, свободе использования каждым в своей деятельности информационных ресурсов видится один из наиболее важных факторов развития производства.

В настоящее время информация сосредоточена в базах данных. В них накапливается весь интеллектуальный продукт, создаваемый фирмой. В связи с тем, что объем информации, заложенной в информационных ресурсных базах данных, стал настолько велик, возникла необходимость координации и рационального распределения информационных ресурсов не только по специализированным базам данных, но и по международным, национальным.

Создание глобальных сетей приема-передачи данных и возможность хранить и воспроизводить в электронных библиотеках упорядоченную информацию позволяют ставить вопрос о разработке всемирной программы создания национальных многофункциональных баз данных.

Информационная политика фирм обеспечивает автоматическое ускорение развития общества и повышение уровня его благосостояния.

Основными принципами, предшествующими и сопутствующими информатизации, являются: гуманизация процесса информатизации; сознание должно не только определять бытие, но и намного его опережать; экономия материальных и трудовых ресурсов за счет развития информационных систем; недопущение ядерной и экологической катастроф - страшной угрозы выживанию человеческой цивилизации; демилитаризация общества; каждый человек должен войти в единое информационное пространство, познавая его информационные процессы, участвуя в этих процессах, выполняя свои ежедневные задачи.

Информация – основа и важнейшее средство управления. Принято выделять четыре направления (способа) оптимизации информационного взаимодействия:

1) исключение информационной перегрузки посредством фильтрации поступающей информации, установления очередности в переработке сообщений в зависимости от их значимости, равномерного распределения информации по различным каналам;

2) уменьшение искажений и потерь информации за счет снижения ее избыточности, повторения сообщения; ее верификации, устранения посредников в потоке информации;

3) увеличение объема информации в каналах обратной связи;

4) повышение скорости информационных потоков.

Процесс передачи и получения информации представлен на рис. 24.1.1. Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

 

 

 

Рис.24.1.1. Процесс передачи и получения информации

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть как вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рис. 24.1.2).

Рис. 24.1.2. Система управления объектом

Условные обозначения: I_вх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; I_ос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; I_у – управляющая информация в результате сравнения; U – воздействие исполнительного органа на объект управления; V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды.

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке.

Точная информация – необходимый инструмент для работы. Каждой организации необходима система сбора и обработки стратегически важной информации для своевременного принятия необходимых мер.

Информационные системы должны охватывать четыре основные области: информацию о покупателях; информацию о производстве; информацию о персонале; информацию о финансовых результатах деятельности. Все показатели деятельности должны измеряться так же часто, как и показатели, характеризующие производственный процесс ключевых стратегических областей.

Качественная информация, по мнению Р. Дафта, должна:

1. Содержать не больше данных и сообщений, чем необходимо для представления надежной картины происходящего. Не следует добавлять интересную, но в целом малополезную информацию.

2. Быть своевременной, чтобы вовремя предпринять корректирующие действия.

3. Быть простой для восприятия.

4. Не вызывать удивления у менеджеров.

5. Облегчить выделение необычных отклонений от плана.

Источники информации

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющее значение в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетной документации (первичной и сводной) и отчетностях, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относят документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4. Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относят плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например, сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки, информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

 

Требования к информации

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Большое значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд знаний, своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управленцев;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации;

- непрерывность сбора и обработки сведений,  аргументированность и  полнота при ее получении и передаче;

- надежность, постоянное пополнение, достаточные объем и обновление;

- оперативность, конкретность и высокое качество, чтобы обеспечивать своевременное принятие решений;

- систематичность, непрерывность и системность сбора;

- комплексность в отражении деятельности предприятия, а также рынка и внешней среды.