Сутність та особливості контролю як функції менеджменту.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час ви­конання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльно­сті, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотри­мання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має фукціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу.

Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльно­сті, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

До основних економічних категорій, що стосуються кон­тролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль — це одна з функцій управління виробниц­твом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здій­снюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотри­манням виробничої програми, порівнюються величини та зна­чення параметрів, що контролюються заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.

Трактування терміна «контроль» залежить від об'єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністью підприємства в цілому і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

■ як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

■ як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;

■ як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому про­цесі від його початку до завершення.

Будь-який контроль має багато ознак та характеристик: завдання, об'єкт і суб'єкт, типи та загальні види.

Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливим помилкам.

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сто­рону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового зако­нодавства, достовірність звітних даних), а загальні — всебічна діяльність об'єктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є:

■ визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;

■ прогнозування стану та поведінки об'єкта та його час­тини на визначений майбутній період часу;

■ зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини так, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забез­печені необхідні та оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;

■ завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);

■ збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;

■ забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.

Об'єкт контролю — це те, що (хто) контролюється. У системі управління виробництвом об'єктами контролю є народ­не господарство в цілому, його окремі галузі, регіони, об'єднан­ня та підприємства. Всередині підприємства об'єктами контро­лю є всі без винятку виробничі процеси. Контролюються техно­логічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інструменти, використання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск продукції, постачання матеріалів і обладнання, реалізацію продукції.

Суб'єктом контролю може бути група людей або органі­зація, що наділена відповідними повноваженнями. За характе­ром стосунків суб'єкта та об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внут­рішній та зовнішній. При внутрішньому суб'єкт та об'єкт контро­лю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому відокремлений суб'єкт діє автономно, незалежно від об'єкта.

Предмет контролю — це стан і поведінка об'єкта управ­ління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, під­приємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату.

В межах процесу контролю, модель якого наведена на рис. 1Ж, можна виокремити три основні етапи:

1) вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

2) порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

3) реакція на порівняння (коригуючі дії).

Існують такі типи харак­теристик контролю:

І. Характеристики відносно часу зумовлюють наявність попереднього, поточного та заключного (підсумкового) кон­тролю.

Контроль поділяється на оперативний (за виробничою та господарською діяльністю) і стратегічний, який визначає ефек­тивність роботи організації.

Підсумковий контроль пов'язаний з оцінкою виконання фірмою своїх планів та вимагає всебічного аналізу за минулий період з метою отримання інформації для майбутніх етапів планування.

II. Характеристики, пов'язані з простором, засновані на наявності летучого та стаціонарного контролю. Летучий конт­роль передбачає необхідність виїзду суб'єкта контролю на територіально віддалений об'єкт. При стаціонарному — суб'єкт та об'єкт територіально розміщені в одному місці.

III. Залежно від якісних характеристик розрізняють одиничний та множинний контроль. Контроль пов'язаний з однією контрольованою величиною, називають одиничним, а з багатьма — множинним або багатомірним.

IV. Залежно від обсягу операцій контроль поділяється на одно- та багатофункціональний.

V. Залежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При лінійному типі контролюється об'єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному — лише його частина (контроль з боку головного економіста, технолога тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, співвідношення рівня продук­тивності праці та заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю.

Контроль в умовах ринкової економіки є однією з найважли­віших функцій менеджменту. У найбільш загальному вигляді кон­троль означає процес зіставлення фактично досягнутих результатів із запланованими.

Без надійної системи контролю в наш час не може успішно функціонувати ні одна організація, в системі управління якої він вирішує декілька завдань:

• за допомогою контролю можна заздалегідь виявити в зовнішньому або внутрішньому середовищі організації ті факто­ри, які можуть суттєво впливати на її функціонування та розви­ток і, підготувавшись відповідним чином, своєчасно на них відреагувати. Крім того, за допомогою контролю відслідковуються недостатньо чітко виявлені тенденції в розвитку організації, їх напрямок і глибина, що дозволяє створювати більш досконалі та надійні плани діяльності, особливо на перспективу;

• контроль допомагає своєчасно виявити неминучі в діяльності будь-якої організації порушення, помилки та оперативно вжити необхідні заходи щодо їх усунення;

• результати контролю служать основою оцінки роботи організації та її персоналу за відповідний проміжок часу, ефективності та надійності системи управління нею.

ВИДИ ТА ПРИНЦИПИ КОНТРОЛЮ.

Як важливу категорію менеджменту контроль кла­сифікують за різними ознаками.

1.3а змістом: фінансовий, виробничий, маркетинго­вий та ін.

Фінансовий контроль постає як система спостере­жень, перевірок, досліджень ефективності функціону­вання та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтова­ний на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення відхилень, визначення необхід­ності у корективах тощо Складовими елементами фінансового контролю (рис. 2Ж) є:

- фінансовий аналіз;

- бюджетування;

- аудит.

Виробничий контроль полягає в порівнянні показ­ників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критерія­ми при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, ана­ліз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.

Контроль маркетинговий — це комплекс дій та за­ходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації марке­тингової концепції підприємства. Основними критерія­ми при цьому є ефективність рекламної кампанії, рі­вень конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.

2. За етапами виробничо-господарської діяльності: по­передній, поточний та завершальний.

Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використову­ють щодо людських (трудових), матеріальних, фінансо­вих, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

Поточний контроль реалізується в процесі виробни­чо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості:

— управлінська необхідність;

— наявність мети, спрямованість на конкретні робо­чі місця;

— використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації;

— націленість на всі види діяльності організації.

Завершальний контроль здійснюють на виході із сис­теми організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення моти­вації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Для підвищення ефективності кожного із видів кон­тролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів (табл. 3Ж).

3.3а рівнем централізації контролю: централізова­ний та децентралізований.

Централізований контроль постає як цілеспрямова­на діяльність спеціалізованих контрольних служб, засно­вана на використанні суворих правил, інструкцій, жорст­ких нормативів. Його особливістю є послідовний, спря­мований на суб'єкт вплив «зверху до низу»; здебільшого йому властива закритість інформації.

Децентралізований контроль ґрунтується на соціаль­них нормах, цінностях, традиціях, корпоративній куль­турі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на заса­дах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість ін­формації про цілі, засоби, терміни проведення контро­лю. Не менш важливою його особливістю є і забезпечен­ня двостороннього впливу.

Цілі контролю будуть досягнуті тільки в тому випадку, якщо він буде здійснюватись відповідно до певних принципів.

Перш за все, контроль повинен бути всеохоплюючим, тобто три­мати в полі зору основні сфери діяльності організації - зовнішню ситуацію та внутрішні процеси, які протікають у ній. Річ, зрозуміло, Не в тому, що він повинен бути тотальним, дріб'язковим, фіксувати будь-які події. Це дорого і практично неможливо. Тут потрібний розумний, науково обґрунтований підхід, який дозволяє разом з тим отримати досить повну та об'єктивну інформацію.

Такий контроль не може здійснювати тільки одна особа, або невелика група людей. До нього необхідно залучати весь персонал організації або його значну частину, бо найліпший контроль – це самоконтроль виконавців, які зацікавлені в результатах своєї праці. Тому, щоб отримати надійний контроль, необхідно максимально розширити повноваження людей у процесі виконання ними їх обов'язків і перевіряти лише найважливіші результати.

Система контролю повинна мати чітку стратегічну спрямо­ваність, яка задається основними пріоритетами розвитку організації. Другорядні сфери її діяльності досконало перевіряти не завжди доцільно, а деякі і зовсім не має сенсу, оскільки це відволікає багато сил та коштів.

Контроль здійснюється не заради виявлення проблем, якими б цікавими вони не були, а для їх вдалого вирішення та досягнення конкретних результатів.

У той же час головна мета контролю - не виправлення, а запобігання помилкам, що значно дешевше. Тому контроль є невід'ємним елементом процесу планування на всіх його стадіях.

Ефективний контроль повинен відповідати не тільки процесу планування, але й змінам у структурі організації та в системі управління нею, тому важливою вимогою, яка постає перед ним, є гнучкість, бо інакше він буде постійно запізнюватися і на практиці буде некорисним.

Система контролю повинна бути економічною, щоб зиск, який приносить контроль, перевищував витрати на його проведення. Тому необхідно скоротити до мінімуму всі пов'язані з контролем видатки на технічні засоби, збір, обробку та зберігання інформації-Відсутність ефекту від контролю говорить про те, що він не по­кращує ступінь володіння керівництвом організації реальною ситуацією і, більше того, спрямовує його дії на неправильний шлях.

Ефективний контроль потребує індивідуалізованості, націленої на конкретні процеси, результати, людей; облік їх осо­бистих якостей, посадового положення, зв'язків у колективі-Орієнтація на людський фактор потребує від контролю не тільки об'єктивності, але й доброзичливості, виключення будь-яких факторів, які б погіршували морально-психологічний клімат. Все можливе лише в умовах максимальної відвертості, гласності його проведення.

Надмірного контролю над людьми, тим більше через недовіру о них, слід уникати, бо крім марного витрачання коштів і зайвих емоцій це нічого не дає. З іншого боку, довготривала відсутність контролю також є небезпечною ознакою, яка свідчить про байду­же ставлення керівництва до людей та справ організації, що не­минуче викликає відповідну зворотну реакцію. Необхідно мати _на увазі, що можливість зайвий раз обговорити проблему з керівником, встановити з ним тісний контакт відповідає бажан­ню багатьох виконавців.

Керівник, для якого контроль разом з плануванням є головним службовим обов'язком, повинен проявити при його проведенні турботу про людей та їх справи, заохочувати будь-які позитивні результати. Це стимулює зростання продуктивності праці працівників, їх прагнення до самовдосконалення.