Коммуникации и управленческая деятельность

В чем состоит значение коммуникаций? Из рис. 8 видно, какое критически важное место занимает менеджмент в информационной сети организации. Менеджеры добывают необходимую им информацию как внутри компании, так и во внешней среде, а затем преобразуют ее и распределяют между теми, кто испытывает потребность в ней.

 

Менеджер Менеджер как оратор

Как распространитель информации

Передает информацию Передает информацию

подчиненным людям вне организации

Рисунок. 8. Менеджер как информационный центр

 

Коммуникации - процесс, в ходе которого два или более человек обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия на него. Управленческие коммуникации - улица с двусторонним движением, которая требует умения слушать и других форм обратной связи. По словам одного эксперта эффективные коммуникации заключаются в следующем: взаимодействие двух индивидов предполагает, что они как бы встают на место друг друга, стремятся взглянуть на мир глазами собеседника, предугадать его реакцию. Взаимодействие подразумевает взаимную игру, обоюдное взаимопонимание. Цель взаимодействия - ментальное слияние с другим человеком, способность предчувствовать, предсказывать и вести себя в соответствии с общими потребностями: своей и другой стороны.

Процесс коммуникации и его ключевые элементы (см. рис. 9):

Отправитель - это индивид, который хотел бы донести свою идею или концепцию до других людей, найти информацию, выразить мысли или эмоции. Он должен закодировать свое послание, выбирая символы, из которых будет состоять его сообщение. Сообщение представляет собой осязаемую формулировку отправляемой получателю идеи. Сообщение отправляется через определенный канал, по которому послание поступает получателю (письменный отчет, телефонный звонок, встреча лицом к лицу).

Получатель декодирует содержащиеся в сообщении символы и интерпретирует для себя их значение.

Кодирование и декодирование являются потенциальными источниками ошибок. В ходе этих процессов знания отношения и прошлое каждого человека играют роль фильтров, создавая «помехи» адекватному восприятию символов.

Обратная связь - мощное средство повышения эффективности коммуникаций, так как она несет отправителю информацию о том, насколько правильно было интерпретировано его исходное послание.

Рисунок 9. Коммуникационный процесс

Коммуникации между людьми

Эффективное общение менеджера с другими людьми предполагает необходимость использования всех представленных в модели коммуникаций (см. рис. 2) элементов

Эффективные коммуникации требуют от менеджера знаний о воздействии на коммуникативный процесс межличностных факторов (восприятие, каналы коммуникации, невербальное поведение, слушание).

Под восприятием понимается процесс постижения людьми смысла окружающих их вещей. Но само по себе восприятие не обеспечивает формирования правильного мнения об окружающей среде. Как правило, из всего комплекса явлений люди отбирают лишь некоторые привлекающие их внимание объекты и раздражители, т. е. имеет место так называемое селективное восприятие. Как только человек обращает свой взор на определенный раздражитель, он определяет его категорию и «кладет на полочку» в соответствии, опять же, со своими воззрениями, т. е. происходит организация восприятия. Для того чтобы выбрать «бирку» для нового объекта, человеку достаточно лишь небольшого намека на то, к какой категории он относится. Например, мы узнаем близкого друга, родственников с большого расстояния, хотя не видим их лиц - человек узнается уже по тому, как он движется.

Наиболее распространенная форма описания организации восприятия - стереотипы, или обобщенные представления, к примеру, о группе людей, когда им приписывается одна или несколько характеристик, таких как возраст, цвет кожи или род занятий.

Как селективность и организация восприятия влияют на поведение менеджера?

Селективность восприятия приводит к тому, что многие менеджеры мгновенно опознают любые подкрепляющие их стереотипы признаки, которые они организовывают в соответствии со своими убеждениями, закрывая таким образом «шлагбаумы» на путях к открытому честному общению.

 

Наиболее Наименее

емкий канал емкий канал

 

Физическое присутствие (контакт лицом к лицу)

Интерактивные каналы (телефон, электронные средства связи)

Личные статичные каналы (записки, письма)

Безличные статичные каналы (отчеты, бюллетени)

 

Целесообразно Подходят для рутинных,

использовать для четких, простых

нестандартных, многозначных, сообщений

трудных сообщений

Рисунок 10. Классификация коммуникативных каналов по пропускной способности и пригодности для различных сообщений

 

Для менеджера очень важно осознать следующий момент: различия в восприятии - вещь естественная, но в процессе коммуникаций они очень часто искажают смысл сообщений и создают помехи. Каждый человек имеет свой стиль восприятия окружающего; следовательно, и получаемые сообщения он осознает по-своему.

Помните, что одни и те же слова для разных людей могут звучать по-разному, а вы далеко не всегда заранее знаете, что имел в виду ваш собеседник.

Каждый менеджер может использовать наиболее удобные для него каналы для коммуникаций, с другими руководителями и рабочими.

Каналы различаются по объему передаваемой информации. Классифицировать каналы можно по их пропускной способности. Пропускная способность канала - это объем информации, который может быть передан через него за одну коммуникативную сессию. Классификация каналов представлена на рис. 10.

На емкость коммуникативных каналов влияют три фактора:

1) способность обрабатывать несколько сигналов одновременно;

2) возможность обеспечения быстрой, двусторонней обратной связи;

3) способность обеспечивать личный подход к коммуникациям.

Невербальными коммуникациями называют сообщения, которые выражаются не словами, а представляют собой отдельные действия пли поведение людей.

Невербальные коммуникации происходят, как правило, при личных встречах. Один из исследователей, к примеру, выделяет три источника передаваемых при личном общении информационных сигналов:

Ø собственно произносимые слова;

Ø голос (напряжение, интонация, тембр);

Ø выражение лица собеседника.

Под умением слушать понимают навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их знaчeния. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, т. е. создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта.

Каких правил должен придерживаться менеджер, который стремится услышать собеседника?

Таблица 5. Десять ключей к умению слушать

Ключ	Плохой слушатель	Хороший слушатель
1. Слушайте активно	Пассивен, отстранен от беседы	Задает вопросы, перефразирует сказанное
2. Находите интересные темы	Отключается от надоевших тем	Ищет возможности, новые знания
3. Не раздражайтесь	Легко выходит из себя	Ведет себя сдержанно, проявляет терпимость к плохим манерам, умеет концентрироваться на главном
4. Используйте то, что мы думаем быстрее, чем говорим	«Засыпает», если собеседник говорит медленно	Обдумывает, предугадывает следующие слова; взвешивает аргументы; прислушивается к интонациям голоса

Продолжение таблицы 5.

5. Будьте отзывчивы	Формально поддерживает диалог	Проявляет интерес жестами, позой, слушает и говорит сам, создает позитивную обратную связь
6. Оценивайте суть, а не слова	Отключается, если собеседник не может сформулировать свою мысль	Оценивает суть высказываний, не обращает внимания на огрехи речи
7. Поддерживайте в собеседнике интерес	Заранее предубежден, начинает спорить	Не вступает в дискуссию до тех пор, пока не осознает позицию другой стороны
8. Старайтесь всесторонне оценить высказываемые идеи	Обращает внимание прежде всего на факты	Прислушивается к центральным темам диалога
9. Тренируйте умение слушать	Отсутствие энергии, проявление ложного внимания	Работает, активно использует мимику и жесты, контакт глазами
10. Тренируйте интеллект	Предпочитает иметь дело с легкими и простыми материалами, избегает сложных	Воспринимает сложные проблемы как интеллектуальную игру