Обеспечение процесса коммуникаций. Общение как коммуникативный процесс

Одни процессы обмена информацией (коммуникативные процессы) специально организуются, а другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией. Эффективность организованных систем коммуникации зависит от структуры системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием, передачей и получением информации могут существенно ослаблены при правильной организации работы коммуникативной системы.

«Поскольку коммуникация осуществляется в физическом пространстве, на нее можно смотреть и как на процесс обмена сигналами низкого уровня энергии (организации), в результате же образуется обмен сигналами высокого уровня энергии (организации)». В процессе коммуникации на разных этапах невербальные сигналы преобразуются в вербальные и наоборот.

Выбор схемы распространения информации осуществляет или инициатор, или специально созданные для этой цели службы. И в том, и в другом случае они вынуждены считаться с наличием каналов коммуникаций и возможностями реципиента принять и осознать адресованную ему информацию. Коммуникатор (тот, который передает информацию и организовывает работу коммуникационной системы) определяет кому, какую часть информации и по какому каналу следует передать. При передаче информации конечному звену (как коммуникатору, так и реципиенту) часть информации может отсеиваться промежуточными звеньями, которым делегированы полномочия регулировать определенные потоки информации, передаваемой сверху вниз и снизу вверх. Отсеивание информации однако таит в себе опасность потерять важную информацию, по субъективному мнению представителя промежуточного звена. Информация может теряться и искажаться в каналах коммуникации, организованных посредством технических средств (систем).

В самом широком понимании к техническим средствам коммуникации относят все специально созданные материально-вещественные элементы, применяемые при функционировании системы коммуникации или в процессе коммуникации. К техническим средствам коммуникации относят телефон, телетайп, телеграф, факсимильный аппарат, усилительная аппаратура (микрофоны, динамики), видеосвязь (телеконференция), двусторонняя радиосвязь, электронная почта (Интернет). Эти технические средства коммуникации обеспечивают непосредственную коммутацию сетей коммуникации между строго определенными адресатами и позволяют вести двустороннюю связь одновременно или с некоторой разноской по времен.

Другие технические средства не предоставляют такой возможности, тем не менее обеспечивают коммуникации между субъектом и неопределенным объектом. К ним относятся, например, печать (газеты, журналы, другие печатные материалы), телевизор, радио- и киноаппаратура. С помощью этих технических средств информация транслируется на достаточно широкую аудиторию (общественность) без персонификации адресата (получателя информации). Из аудитории (читатель, зритель), кому адресована информация, определенная часть людей, получивших информацию реагирует на нее и передает свой ответ коммуникатору (например, редакции). Таким образом обеспечивается процесс коммуникации с частью аудитории, кому адресована информации.

Процессы в коммуникациях, осуществляемые с помощью телевидения сильно отличаются от процессов коммуникаций, осуществляемых посредством коммуникационного канала - кинофиль­ма. Коммуникатор в телекоммуникациях идентифицирован и легко узнаваем, имеет более устойчивую аудиторию, чем в кинокоммуникациях. Различия в протекании коммуникации (процессе) имеются и между прессой (письменный канал коммуни­кации) и радио, или, к примеру, между телевидением и публичными каналами устной коммуникации. Динами­ка прохождения информации в различных каналах коммуникации также резко отличается.

Процесс коммуникации становится более эффективным, если он включает различные популярные интервью и беседы. Процессы во внутриличностных коммуникациях становятся более выраженными, если они возникают с помощью предлагаемых телетекста и видеотекста. Телетекст способствует получению информации избирательным реципиентом, заинтересованным и вынужденным в получении информации через специальные адаптеры. При помощи кабельной линии передается видеотекст, заложенный в память компьютера а также при необходимости осуществляется обратная связь с субъектом информации. Компьютерные видеоигры и программы предназначены для индивидуального пользования, видеодиски, использующие лазерную технику расширяют функции технических подсистем коммуникации в коммуникативных процессах.

Выбор каналов коммуникации

Выбор каналов коммуникации, в которых коммуникативный процесс протекал бы в нужном русле, чрезвычайно ответственная задача. Для рекламодателя, выбор канала, в котором протекали бы оптимальные коммуникационные процесса также является чрезвычайно ответственной задачей..При использовании СМИ в качестве рекламного канала коммуникации должны учитываться следующие признаки:

система распределения информации (сколько людей получают информацию по данному каналу);

частота и периодичность прохождения информации по данному каналу;

специфика аудитории, использующей данный канал;

стоимость использования различных видов СМИ.

Одним из наиболее эффективных каналов доставки информации остаются газеты, благодаря большим тиражам и «покрытию» большинства территорий жизнедеятельности человека. Журналы передают информацию заинтересованному потребителю и имеют меньшие возможности чем газеты из-за низкой периодичности. Эффективность коммуникативного процесса, осуществляемого с помощью радио зависит от конкурентоспособности канала. Телевидение - эффективным каналом воздействия, на массовую аудиторию, процесс осуществления коммуникации интенсивен и интерактивен.

Телевидение в отличие от кино значительно увеличило возможности коммуникации. Каналы и передачи имеют своих постоянных зрителей, которые достаточно активно включаются в обратную связь. Интерактивное телевидение существенно увеличило эти возможности. Многие ведущие (коммуникаторы) идентифицированы и легко узнаваемы, имеют своих зрителей, которые в то же время не привязаны жестко к коммуникатору. Пресса, как канал письменной коммуни­кации, резко отличается по своим коммуникативным возможностям от радио и телевидения, являющимися каналами устной и аудиовизуальной коммуникации. Одновременное зрительное и слуховое восприятие ин­формации в сочетании с ситуативным представлением телепередач резко увеличивает познаваемость, исключает многие «недосказанности». Печать обеспечивая регулярность выпуска, массовый тираж и адресность (своего читателя) имеет мощный механизм воздействия на большую аудиторию. Однако период «срабатывания» обратной связи выше чем у интерактивных радио- и телепередач. Телевидение и радио все чаще стали искать возможности использования механизма межличностных коммуникаций, приглашая на популярные интервью, «чашку чая», «беседы без галстука» и др. известных личностей, что создает эффект вовлечения в межличностную коммуникацию и их поклонников.

Таким образом, коммуникационные процессы в различных каналах коммуникации сильно отличаются и ориентированы на аудиторию как на потребителей информации. Они представляют собой не только последовательную смену этапов протекания информации в различных направлениях, но и динамику изменения в коммуникационных системах. Эффективность коммуникационных процессов зависит и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления коммуникации и отсутствия ее искажений во всех звеньях коммуникативной системы.

Руководители различного уровня в производственном процессе чаще всего обращаются непосредственно к своим заместителям, передают им определенную информацию, требующую принятия определенных решений. Заместители, в свою очередь, осуществляют селекцию информации, т.е. определяют, какая часть информации должна передаваться дальше в соответствующем направлении. Например директор предприятия информирует своего заместителя о том, что при определенных обстоятельствах со следующего года возможно сокращение в подведомственных этому заместителю подразделениях. Заместитель директора передает начальникам производств через своего помощника информацию о том, что со следующего года возможно сокращение. Начальник производства, получив информацию от заместителя директора, предупреждает начальников цехов, что придется аботать при меньшей числнности. Начальники цехов в свою очередь сообщат об этом на очередном совещании своим заместителям и начальникам отделов, а заведующие секторов, получив информацию приступают к сокращению штатов.

При числе ступеней передачи информации более 5 система становится чрезвычайно громоздкой неоперативной и достаточно стильно искажающей информацию при селекции. Поэтому на практике, число таких ступеней не должно превышать 3-4. Кроме того, информация должна дублируется по разным формальным и неформальным каналам.

Неформальные (неиерархические) каналы используют систему личных неслужебных коммуникаций. Они в отдельных случаях могут не просто дублировать официальные иерархические каналы, а существенно корректировать информацию, проходящую через них, а в отдельных случаях выполнять контрольные функции. Например, дома за ужином помощник директора, общаясь со своим мужем - заведующим одним из секторов на том же предприятии, достаточно точно ретранслирует полученную во время совещания при директоре информацию о том, что со следующего года возможно сокращение на предприятии. Муж, через три недели, получив эту информацию от своего начальника цеха на совещании, заранее имея информацию о предстоящем сокращении, усомнился в правильности указания начальника цеха, что немедленно нужно начать работу по сокращению штатов. После перепроверки информации действия всех руководителей, уже приступивших к сокращению штатов были скорректированы.

Сбой информации часто происходит и по другой причине - слишком велик объем передаваемой информации или слишком часто и слишком много передается детализированной информации по одному и тому же адресу. Показательным в этом отношении является пример подобного рода о деятельности Управления по трудоустройству Вашингтона, проявившего столь сильную решимость рационализовать организационную структуру и рабочие процедуры, что стали собирать вместе и систематизировать все приказы, уведомления, инструкции, формы и организационные схемы, исходящие из этого управления.

Все эти документы с коррективами вначале умещались в одной папке, затем - в двух, через полтора года - в восемнадцати, которые также со временем не смогли уместить весь объем материалов. Ежедневно курьеры данного управления обходили служебные здания в Вашингтоне и разносили последние добавления и коррективы. Материалы были столь детализированы, что для проверки правильности размещения многочисленных папок на своих местах были наняты три дополнительных работника. В противном случае невозможно было вовремя по установленной системе собрать, обобщить и распространить информацию.

Материалы становились настолько объемными, что в качестве своеобразного путеводителя были вынуждены издать к Сборнику документов тематический указатель, а позднее - дайджест «Сборника документов». Директор одного из региональных отделений Управления по трудоустройству признался, что пытался найти смысл в издаваемых в огромном количестве инструкциях, но для этого всегда не хватало времени.

Проследив пути прохождения любой информации от ее источника до реципиента можно обнаружить кроме формальных множество неформальных каналов, что существенно усложняет систему. Так или иначе, избежать сложностей обеспечения коммуникаций многим большим и малым, простым и сложным коммуникативным системам не удается. Информация из источника ее происхождения поступает в центр принятия решений, а оттуда дальше по указанным адресам. Эффективность обмена информацией является одним из основных критериев выбора схемы коммуникаций.

Обмен информацией можно разделить на три вида:

1. Инициированный со стороны получателя обмен информации..

2. Передача информации от источника по его инициативе.

3. Стандартизированный обмен информацией по установленным заведомо правилам.

Л. Я. Аверьянов считает, что «потребность во взаимодействии есть потребность в освоении результатов деятельности объекта и субъекта, которая одновременно становится и полем его деятельности. Взаимодействие - это потребление результатов деятельности друг друга для решения каждый раз своей собственной задачи и тем самым для реализации общей задачи.... Не имея возможности существовать отдельно друг от друга, они постоянно находятся в состоянии противоречия и противоборства, что и обусловливает их прогрессивное развитие... Полная доброжелательность и враждебность со всеми возможными градациями и нюансами - это и знаковая система, демонстрирующая другому человеку, как к нему относятся и как он должен себя вести.

Изменить отношения - прежде всего изменить либо свою концепцию, либо действия другого человека как объекта, сделать их, так или иначе, адекватными друг другу. Чаще всего и, надо сказать, гораздо выгоднее для себя, изменить свою собственную концепцию, сделать ее адекватной движению объективной реальности, т. е. движению объекта, и тем самым привести в соответствие со своими собственными интересами, а значит наилучшим образом решить свои задачи».

Процесс обмена информацией, таким образом, протекает по планируемой, формализованной или непланируемой, неформальной схеме. В организациях существуют официальные структуры, которые собирают, обрабатывают, формализуют и передают по назначению. Эта система дополняется неформальным прохождением информации по стихийным каналам.