Створення бази даних. Установка ключового поля. Збереження структури таблиці.

На початковому етапі роботи з базами даних процес їх створення доцільно починати з підготовчого етапу, а саме: з побудови на папері структури таблиць, які мають вигляд структура таблиці Список і Консультація.

Перші кроки щодо створення бази даних можуть бути різними.

Запускаємо систему Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення Новая база даных. Потім натискуємо кнопку ОК. У результаті з'являється вікно Файл новой базы даных.

Створення нової бази даних можна починати також і через меню Файл. Для цього потрібно відкрити це меню і вибрати команду Создать....

В головному меню системи вміщуються такі меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис Окно. Робота у головному меню СУБД Access здійснюється відповідно до загальноприйнятних правил роботи у системі Windows. Більшість операцій з базами даних виконуються за допомогою контекстних меню.

Крім головного меню, на екрані ще є панель інструментів, робота з якими також здійснюється за правилами, прийнятними для Windows.

У вікні База даных натискаємо кнопку Создать, Реакцією системи на цю дію буде виведення на екран вікна Новая таблица.

У цьому вікні перераховані такі способи створення таблиць: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, связь с таблицами.

Режим таблицы видає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім вона може приймати конкретне наповнення і вміст.

Робота Мастера таблиц заснована на використанні заготовок таблиць,з яких користувач вибирає поле для своєї нової таблиці. Звичайно, передбачувані заготовки полегшують роботу користувача, але вони не вирішують всіх життєвих випадків.

Спосіб Импорт таблиц дозволяє імпортувати дані у таблицю, яка створюється, з інших файлів форматів даних, які відрізняються від формату, який використовуєьтся у СУБД Access.

Спосіб Связь с таблицами дозволяє шляхом установлення зв'язків з файлом формату інтегрувати дві інформаційні системи.

З усіх способів створення таблиць, найзручнішим є спосіб, який називають Контруктор. Він особливо зручний на етапі початкового вивчення СУБД Access.

У вікні Новая таблица вибираємо опцію Конструктор і натискаємо кнопку ОК Заповнюємо цю таблицю даними. Після заповнення всієї таблиці необхідно виділити ключове поле, яким тут буде поле Номер 1. Для цього клавішами переміщення курсора вказівка переміщується у відповідне поле, потім курсор миші потрібно перевести на кнопку Ключевое поле і клацнути клавішею миші. При цьому поряд з іменем цього поля з'явиться зображення ключа

У лівому верхньому куті вікна таблиці поряд з написом Таблиця 1 є світлий прямокутник. Його називають значком таблиці. При фіксації курсора миші на ньому з'являється контексне меню, у якому є команда Закрить.

Аналогічно розглянутому створюється і зберігається структура таблиці Консультацій. Цей процес починається з вікна База данных, у якому натискається кнопка Создать.

У вікні запрошення системи вмикається перемикач Открыть базу данных і натискається кнопка ОК. Далі у вікні відкриття файла бази даних необхідно набрати ім'я файла бази даних і натиснути клавішу Еnter. На екрані з'явиться вікно бази даних У цьому вікні потрібно відкрити ту таблицю, у яку будуть вводитися дані.

Далі потрібно натиснути кнопку Открыть. На екрані з'явиться бланк таблиці, в який необхідно ввести відповідні дані. При цьому для збереження даних, що вводяться, не потрібно застосовувати ніяких дій. Ц дані будуть збережені автоматично навіть при виході із системи.

Якщо ж після відкриття вікна бази даних потрібно внести зміни у структуру будь-якої таблиці, то потрібно виділити відповідну таблицю і натиснути кнопку Конструктор. На екрані з'явиться раніше створена структура цієї таблиці. Після цього потрібно внести необхідні зміни і обов'язково зберегти змінену структуру.

 

Контрольні запитання.

 

1. Що таке база даних?

2. Як завантажити програму Access?

3. Який запит з’являється після завантаження програми СКБД Access?

4. Які типи полів використовуються в системі Access?

5. Як створити нову базу даних?

6. Скільки символів можна ввести в текстовому полі бази даних?

7. Охарактеризувати порядок установки ключового поля.

8. Як здійснити перехід між режимами „Таблиці” та „Конструктора”?

9. Навіщо потрібен опис даних у конструкторі таблиць?

10. Наведіть свій приклад логічного поля.

Лабораторна робота №15

Тема: Access. Створення структури таблиці бази даних і введення даних у таблицю.

Теоритичні відомості.

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access є системою

Реляційного типу. В основу її побудови покладено реляційну модель звязку між даними, поданими у вигляді таблиці. Існують також ієрархічні та мережні модолі.

СУБД Microsoft Access характерезується простою експлуатацією та фіксованою структурою даних і забезпечує:

] Створення табличних даних;

] Додання,вилучених даних;

] Зміни структури БД без утрати інформації;

] Моделювання логіних структур даних;

] Упорядкування (сортування та індексування) даних за певними критеріями (ключами), ведення розрахунків із застосуванням функцій та інше.

Завантажується СУБД Microsoft Access за допомогою кнопок панелі Microsoft Office або за допомогою команд Пуск, Програми, Microsoft Access. У результаті на екрані дисплея з’являється вікно.

Для створення нової БД необхідно активізувати перемикач Нова база даних, для відкривання існуючої – перемикач Открить БД або вибрати БД із переліку Другие файли й активізувати кнопку ОК.

Ці самі дії можна виконати за допомогою команд Файл, Создать або Файл, Открить головного меню.

Перед створенням БД її треба детально спроектувати, тобто визначити кількість таблиць, їх взаємозв’язок, а також кількімть полів і типів даних, які містять ці поля.

Нехай, наприклад, потрібно створити БД, що містить таку інформацію про надання супсидії квартиронаймичам:

] Назва району;

] Номер ЖЕКа;

] Адреса (для спрощення – це тільки назва вулиці та номер будинку);

] Прізвище квартиронаймича;

] Дохід за певний період;

] Розмір кварплати;

] Дата поданя документів.

Після аналізу поданої інформації її розглядають як сукупність складових, кожна з яких утворює відповідну таблицю.

Райони

Код району	Район
	Ватутівнський
	Старокиївський
	Московський
	Подільський
	Жовтневий

ЖЕКи

Код району	№ ЖЕКа

 

Адреси

№ ЖЕКа	Вулиця	Будинок
	Драйзера
	Волклва
	Бальзака
	Закревського
	Чеховський пров.
	Гоголівська
	Гончара

 

Прізвища

№ ЖЕКа	Будинок	Прізвище	Дохід,грн.	Кварплата, грн	Дата
		Титаренко П.В.	1000,5		10 січня 2001р.
		Карась А. Р.			1 травня 2001р.
		Котко М.С.	800,4		5 жовтня 2001р.
		Бучма К.А.			2 вересня 2000р.
		Шульга В.Д.	270,7		25 травня 2000р.
		Вакуленко С.І.	940,1		15 червня 2000р

 

Для створення бази даних використовуються такі командиФайл, Создать, вкладка Общие, База даних, ОК.У вікні Файл новиої бази даних, що зявляється на екрані дисплея, у полі Імя файла необхідно зазначити імя файла БД (наприклад, Субсидія) й активізувити кнопку Создать.

 

Хід виконання

1. Відповідно до індивідуальногозавдання створити дві таблиці, що мають не менше як 10 записів кожна.

2. При створенні таблиць:

Ø Використати поля таких типів: текстове, числове, числове з десятковими знаками, дата, грошове.

Ø Створити умову для введення знань і повідомлення про помилку.

Ø Для поля типу Дата/Время використати різні форми введення – виведення значень.

Ø Внести значення одного поля за допомогою функції “Мастер подстановок”.

3. Роздрукувати таблиці в режимах таблиць іконструктора.

4. Створити запит на вибір, виходячи зі значень двох звязаних таблиць

5. У запиті:

Ø Відібрати запити за умовою, використовуючи оператори Between, In, Like.

Ø Відсортувати значеня в одному полі.

Ø Створити

 

ТЕМА 9.Бази даних..

План.

1. Робота з таблицями. Зміст структури таблиці.