Тема 8. Системи обробки табличної інформації..

План.

 

Можливості використання програми ЕХСЕL. Задачі які можливо розв'язувати за допомогою електронних таблиць. Встановлення та запуск програми ЕХСЕL.

Вікна книг. Робота з аркушами книг. Створення і збереження файлів книг.

Можливості використання програми ЕХСЕL. Задачі які можливо розв'язувати за допомогою електронних таблиць. Встановлення та запуск програми ЕХСЕL.

Оскільки задача табличного представлення даних і їх обробка є надзвичайно поширеними у всіх сферах діяльності, існує значна кількість ППП, які називають табличними процесорами, призначених для автоматизації таких робіт. Одним з перших став LОТUS 1-2-3, який став фактичним стандартом. Поширеним є сімейство SuрегСаlк. Існує кілька версій цього табличного процесора, найпоширенішими є SuрегСаlk 4 і SuрегСаlk 5. Русифікованою версією пакету SuрегСаlk 2 є пакет ВАРИТАБ 86. Для використання з операційною оболонкою Windows призначені ППП Excel та QuatroPro.

ППП Excel відрізняється широкими можливостями, дуже зручним інтерфейсом. Завдяки вбудованим опціям, користуючись ним можна будувати різноманітні таблиці, діаграми, розв'язувати економічні задачі, наприклад, задачу лінійного програмування.

Електронна таблиця складається з рядків та колонок. Колонки позначаються буквами латинського алфавіту, рядки - числами. На перетині рядка і колонки знаходиться клітка. Буква і цифра утворюють адресу клітки. Клітка, в якій знаходиться покажчик, вважається активною. В клітку можуть вноситися дані різних типів: текст, формули, дати.

При проведенні розрахунків над даними, які подані в табличній формі, широко використовують спеціальні програми для роботи з таблицями. Електронна таблиця створюється в пам'яті комп'ютера її можна переглядати, змінювати, зберігати на диску, друкувати. На екрані дисплеїв електронна таблиця має вигляд прямокутної матриці, що складається з колон і рядків, на схрещенні яких утворюються клітинки. Кожна колонка й рядок мають індентифікатор. В клітинки помішують числа, математичні формули й тексти.

Для запуску програми EXCEL слід виконати команду ПУСК/ ПРОГРАМИ / Місrosoft Ехсеl, після чого на екрані з'явиться вікно Ехсеl.

Вікно містить ряд типових елементів:

1. Рядок заголовка

2. Рядок меню включає такі пункти: ФАЙЛ, ПРАВКА, ВИД, ВСТАВКА, ФОРМАТ, СЕРВІС, ДАННИЕ, ОКНО,?.

Під рядком меню розміщені панелі інструментів. EXCEL забезпечує користувача декількома панелями інструментів. Для вибору потрібної панелі слід скористуватись наступною командою ВИД/ ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ. За замовчуванням Ехсе виводить на екран панелі інструментів СТАНДАРТНАЯ і ФОРМАТИРОВАНИЕ. Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель інструментів ДІАГРАМА виводиться при побудові діаграми).

 

Вікна книг. Робота з аркушами книг. Створення і збереження файлів книг.

Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл/Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів Стандартная. При виконанні команди на екрані з'являється вікно діалогу Создание документа.

Вкладка Общие вікна діалогу містить список файлів, що розміщенні в папці МS Office \ Шаблони, а вкладка Решение список файлів папки Шаблони \ Решение. При наборі файлу з будь-якої вкладки в полі Просмотр з'являється короткий опис вибраного файлу. Над полем Просмотр розміщені три кнопки, які дозволяють змінити вигляд списка файлів(піктограма, просто список або список з атрибутами). Після натискання кнопки ОК ЕХСЕL створює копію книги, залишаючи оригінал без змін. При натисканні кнопки Создать... створюється нова книга з іменем Книга (якщо така книга вже відкрита, то створюється книга з іменем Книга2 іт.д.).

Для збереження файлів книг використовують команду Файл, в меню якої є п'ять команд: Сохранить, Сохранить как, Сохранить робочую область, Закрить і Виход. Команда Сохранить как звичайно використовується при першому збереженні файлу, а Сохранить без збереження змін в існуючому файлі. При використанні команд Закрить або Вихід ЕХСЕL завжди запитує про необхідність збереження змін.

При першому збереженні файлу відкривається вікно діалогу Сохранение документа, де можна вказати ім'я і тип файлу, а також ім'я папки, в якій буде збережено файл. Якщо тип файлу не вказано, то ЕХСЕL за замовчуванням встановлює тип ХLS для книг, ХLТ-для копій, ХLМ-для робочих областей.

При натисканні кнопки Параметри вікна сохранение документа відкривається вікно діалогу Параметри Сохранения.

У цьому вікні можна встановити прапорець Всегда Создать резервную копию, а також задати паролі для відкриття файлу і запису у файл Файл-копія має розширення ХLК і ім'я включає слово Копія перед іменем оригіналу. Паролі можуть включати до 15 символів в паролі малі і великі літери розрізняються. Для збереження файлу під іншим іменем необхідно виконати команду Сохранить как.

Команда Сохранить робочую область відкриває вікно діалогу Сохранить рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан середовища ЕХСЕL (розміщення всіх відкритих книг, встановленні параметри). Команда Сервис/Автосохранение дозволяє вказати інтервал часу після закінчення якого табличний процесор буде автоматично зберігати поточний файл. Команда Автосохранение встановлюється при інсталяції ЕХСЕL, якщо її немає то потрібно переінстанція.

Для відкриття файлів використовують команду Файл/Открить або кнопку Открить стандартної панелі інструментів. При цьому відкривається вікно діалогу Откритие документа, яке містить список файлів, що зберігаються в поточній папці. Одноелементний розкриваємий список Папка дозволяє змінити папку і дисковод. Поле Тип файла визначає які файли виводяться у списку файлів.

 

Робота з базами даних

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.

Мал. 32

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити вічко в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные, Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи (мал.32).

Сортування даних

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одне вічко таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по (мал.33) вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

по убыванию – сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вічками в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

Форми даних

У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню Данные Microsoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних (мал.34). У формі даних на екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у полях цього вікна змінюється уміст відповідних вічок у базі даних.

Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою миші та клавіш Tab (униз), Shift+Tab (угору). Праворуч розташовані такі кнопки.

Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кнопку Добавить, то уведені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Мал 34

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Закрыть – закриває форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

­ виділити вічко в таблиці, до котрого слід додати запис;

­ у меню Данные вибрати команду Форма;

­ натиснути кнопку Добавить;

­ заповнити поля нового запису;

­ для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

­ після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

­ після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.