Л. Автоматизація внутрішньогосподарського (управлінського) обліку

Теоретичні основи автоматизованих систем управління (АСУ) були започатковані В.М.Глушковим [ЗО]. В умовах ринкової економіки автоматизація (комп'ютеризація) бухгал­терського обліку, оперативність, точність отриманої інформа­ції стає важливим чинником успішного розвитку кожного гос­подарюючого суб'єкта. При цьому змінюється сам підхід до обліку. Якщо раніше облік обмежувався лише реєстрацією фактів господарської діяльності, то в умовах комп'ютеризації змінюється його спрямованість, значно полегшується робота працівників бухгалтерської служби. Ефективність функціо­нування інформаційної системи, як і будь-якої виробничої системи, визначається її продуктивністю, тобто кількістю, опе­ративністю і якістю задоволення потреб споживачів в інфор­мації, а також її економічністю — тобто обсягом витрат на збір, передачу, зберігання, обробку і розповсюдження інформації.

При застосуванні комп'ютерних технологій інформація займає набагато менше місця, відпадає потреба повторного введення даних, їх перенесення з одних реєстрів в інші. При цьому зменшується ризик допущення помилок механічного характеру. Застосування комп'ютерних технологій значно збільшує швидкість передачі інформації. Сільськогосподарсь­ке виробництво великомасштабне, територіально розосеред-

Розділ 5

жене, знаходиться під впливом природних факторів. М.Ф.Кропивко відмічає, що в основі сільськогосподарського виробництва лежить екотип, найважливішими і найменш ру­хомими елементами якого є земельні ресурси, в тому числі ґрунт, рельєф, гідрологія, а також агрокліматичні умови, що визначають продуктивність земельних ресурсів в залежності від місцезнаходження в різних природно-кліматичних зонах. Більш рухома і динамічна складова частина природних фак­торів ведення сільського господарства об'єднує біологічні еле­менти, якими, з одного боку, виступають корисні культури і тварини, а з іншого — їх антиподи: бур'яни, паразити, шкідни­ки, мікроорганізми — збудники хвороб. Антропогенна складо­ва агроекосистеми містить весь комплекс впливу людини на ґрунт, рослини і тварини і в сукупності складає технології вирощення сільськогосподарських рослин чи догляду за тва­ринами [49, с 59]. Дотримання найбільш ефективних енер­гозберігаючих технологій виробництва з урахуванням природ­них факторів і ринкової кон'юнктури можливе при добре налагодженій системі інформаційного забезпечення з викори­станням комп'ютерної техніки. Проте досягнутий рівень авто­матизації облікових процесів не дозволяє в достатньому обсязі задовольнити ці потреби. Дослідження свідчать, що із 640 гос­подарств лише близько 120 мають комп'ютерну техніку, а ке­рівники і спеціалісти, в тому числі бухгалтери, практично не володіють сучасними інформаційними технологіями.

Раціональна організація інформаційної системи господа­рюючого суб'єкта передбачає розмежування і регламентацію як інформаційних потоків, так і обов'язків керівників та спе­ціалістів в роботі з інформацією, раціоналізацію управлінських робіт і робочих місць, їх комп'ютеризацію. В сільськогос­подарській галузі на сьогодні застосовується як централізова­на, так і децентралізована форма організації документообігу по функціональних службах, при якій організаційно-розпо­рядча інформація концентрується в диспетчерській службі,

Іванюта П.В., Левченко З.М.

бухгалтерії, економічному відділі, відділі кадрів, техноло­гічних службах, виробничих підрозділах. Обов'язки по систе­матизації інформації покладені на головних спеціалістів та керівників підрозділів.

Ведеться дискусія відносно ефективності ведення форм і систем облікового процесу. Розглянемо цю проблему деталь­ніше. Загальновідомо, що основна організація облікової ро­боти полягає у складанні облікових реєстрів, їх виду, змісту, послідовності їх оформлення та порядку їх ведення. З роз­витком бухгалтерської науки переглядались і змінювались підходи до форми обліку, критерії і основні чинники щодо утворення систем обліку. Безумовно, різноманітність у підходах і пошуках правильного і ґрунтовного визначення поняття форми обліку є процесом закономірним і діалектич­но об'єктивним. Проте для більш ґрунтовного визначення форми бухгалтерського обліку, враховуючи і орієнтуючись на сучасні засоби обробки облікової інформації (ПЕОМ), слід брати не окремі вищенаведені підходи, а повний їх комплекс в цілому.

Це передбачає враховування таких чинників:

♦ вид і зміст первинної документації та облікових реєс­трів;

♦ технологія обробки облікової інформації;

♦ технічні засоби (інструменти) обробки інформації;

♦ організаційні форми процесу обліку (централізована — на обчислювальному центрі, децентралізована — на ав­томатизованому робочому місці бухгалтера).

Зауважимо, що в умовах функціонування автоматизова­ного робочого місця бухгалтера (АРМБ) на базі ПЕОМ, а точніше завдяки особливостям математичних і програмних за­собів ПЕОМ, надається можливість «повторити» і залишати незмінними облікові реєстри як основні чинники форми обліку при переведенні ручної форми обліку (наприклад, жур-нально-ордерної) на автоматизовану систему. В даному ви-

Розділ 5

падку такий основоположний і загальноприйнятий фактор визначення форми обліку, як види і зміст облікових реєстрів, не змінюється і стверджувати при цьому, що утворилася «но­ва» (тобто друга) форма обліку, недоцільно. Тож, виходячи з комплексного підходу до поняття форми обліку, правильніше буде розглядати не форми, а системи облікового процесу (табл. 5.1). Для підтвердження сутності самої системи обліку розглянемо і дамо порівняльну характеристику журнально-ордерної і машинно-орієнтованої форм обліку на ПЕОМ. Зміст таблиці переконливо свідчить, що при автоматизації бухгалтерського обліку, зокрема на базі ПЕОМ, створюється не форма, а автоматизована система обліку.

В сільськогосподарській галузі система обробки облікової інформації може здійснюватись за допомогою комп'ютерної мережі, де концентрується збір, обробка, аналіз, збереження, передача інформації адміністратором комп'ютерних мереж на сервер з подальшою передачею її на робочі місця керівників і спеціалістів. У даному випадку важлива роль належить авто­матизованому робочому місцю бухгалтера.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) — це робоче місце спеціаліста, яке поряд з іншими засобами праці обладнане пер­сональним комп'ютером або абонентським пунктом, комплек­сом програм для виконання спеціалістом своїх обов'язків по збору, систематизації, обробці і аналізу інформації.

Кількість АР Мів залежить від організаційної структури господарюючого суб'єкта, його розмірів, спеціалізації, техніч­них можливостей комп'ютерної техніки та їх наявності. Тому інтегрована система повинна мати блочний принцип побудови з можливістю створення конфігурації АРМів з поєднанням ав­томатизованих, механізованих і немеханізованих операцій по ооробці інформації для найбільш ефективної роботи системи. Обмін інформацією між АРМами може здійснюватися за до­помогою паперових носіїв, дискет, засобами електронної по­шти і локальної комп'ютерної мережі (рис. 5.1) [49].

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Таблиця 5.1 Фактори визначення форми і системи обліку

Розділ 5

Рис. 5.1. Схема організації облікового процесу із застосуванням ло­кальної комп'ютерної мережі

На рис. 5.2 пропонується АРМ керівників виробничих під­розділів. Для впорядкування збору, систематизації, зберігання і використання інформації головний бухгалтер розробляє і за­тверджує графік документообігу, яким визначаються особи, відповідальні за збирання інформації, строки її одержання (оновлення), коло користувачів. Можна виділити основні принципи організації інформаційних систем в господарствах:

♦ інформаційні системи господарств повинні будуватися як відкриті системи і бути засобом для ефективної

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Рис. 5.2. Орієнтовний перелік робіт, виконуваних на АРМах інте­грованої системи для керівників структурних підрозділів рослин­ництва і тваринництва

Розділ 5

взаємодії як з внутрішньогосподарським, так і зовніш­нім середовищем;

♦ головним центром інформаційних систем господарств є господарський облік;

♦ раціональна організація інформаційних систем повин­на передбачати розмежування і регламентацію інфор­маційних потоків відповідно до документообігу;

♦ організація інформаційної системи передбачає створен­ня автоматизованих робочих місць (АРМів), забезпече­них засобами зв'язку, оргтехніки і комп'ютерної техніки;

♦ у великих господарствах основний напрям розвитку інформаційних систем — інтеграція АРМів і їх об'єд­нання можливе за умови створення локальної комп'ю­терної мережі;

♦ у малих і фермерських господарствах зв'язок з навко­лишнім середовищем і одержання релевантно'! інфор­мації для своїх потреб може здійснюватись за допомо­гою ПК та дорадчих служб.

Автоматизована інформаційна система — це відкрита сис­тема, ядром якої є господарський облік [107, с 148]. При впро­вадженні автоматизованої системи обліку виникають пробле­ми, а саме — брак коштів і пов'язані з цим проблеми технічного і програмного організаційно-методологічного та кадрового за­безпечення.

Проведені дослідження дають підставу зробити висновок, що у багатьох господарствах відсутні програмні інформаційні системи, а існуючі не пристосовані до універсальних бухгал­терських програм. Зокрема, потребує комп'ютеризації най­більш складна ділянка обліку — облік процесу виробництва з метою викладення можливостей і проблем комп'ютеризації обліку виробничого процесу та за допомогою найбільш роз­повсюдженої універсальної бухгалтерської програми «1С: Підприємство» (конфігурація: сільське господарство), яка дозволяє вести облік в розрізі підрозділів.

Іванюта П.В., Левченко З.М.

У деяких господарствах комп'ютерний облік ведеться за допомогою операційної системи MS DOS, розробленої спе-ціалістом-програмістом, яка пристосована до конкретного гос­подарства і має високу ефективність в плані збору, обробки, зберігання і надання інформації за короткий час. Дана програ­ма дозволяє оперативно вести внутрішньогосподарський (уп­равлінський), статистичний, податковий і фінансовий облік.

Основна функція внутрішньогосподарського (управлін­ського) обліку полягає в наданні інформації при визначенні показників для аналізу, аудиту та поєднання їх з бюджетуван-ням. Нами запропонована комп'ютерна технологія аналітич­них досліджень за допомогою ПК в операційній системі Mic­rosoft Excel при аналізі майна, капіталу, фінансової стійкості, оцінки ліквідності, кредитоспроможності та рейтингової оцін­ки фінансового стану кожного господарства.

Для визначення рейтингової оцінки пропонується програ­ма комплексної (рейтингової) оцінки фінансового стану гос­подарюючого суб'єкта [101].

Основним завданням аналізу є оцінка результатів фінан­сово-господарської діяльності за попередній та поточний ро­ки, виявлення факторів, які позитивно чи негативно вплинули на використання прибутку, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, визначення фінансових результатів та рентабельності, прийняття рішення про визнання структу­ри балансу задовільною чи незадовільною, а господарство — платоспроможним чи неплатоспроможним.

Фінансовий стан господарюючого суб'єкта — ступінь за­безпеченості його необхідними фінансовими ресурсами для здійснення ефективної господарської діяльності, забезпечення стійкої платоспроможності.

Комплексна (рейтингова) оцінка фінансового стану даного господарюючого суб'єкта проводиться банківськими установа­ми для визначення доцільності надання кредиту та зниження ризику кредитних операцій шляхом перевірки фінансового

Розділ 5

стану на його кредитоспроможність та виконання цим суб'єк-том-позичальником своїх зобов'язань для прийняття керів­ництвом управлінських рішень.

Для визначення рейтингової оцінки за допомогою опера­ційної системи Microsoft Excel на ПК використовується дані фінансової звітності, проводиться розрахунок системи фінан­сових показників, які за економічним змістом поділяються на 5 груп: показники ліквідності, показники ділової активності (оборотності), показники фінансової незалежності, показники рентабельності, інші показники.

Таблиця «Комплексна (рейтингова) оцінка фінансового стану» створюється не за допомогою спеціальних матриць, які диференційовані по секторах економіки, фінансових показ­ників на основі значень. Рейтинг кожного фінансового показ­ника може приймати значення від 0 (найнижчий рейтинг) до 10 (найвищий рейтинг), а для галузей сільського господарства визначаються за допомогою наступної матриці (табл. 5.2).

При визначенні рейтингів фінансових показників можуть мати місце специфічні випадки:

♦ якщо значення фінансового показника співпадає з ме­жею інтервалу, то при визначенні рейтингу показника береться інтервал з вищим рейтингом;

♦ якщо і чисельник, і знаменник показників 1 і 2 (табл. 5.2) дорівнюють нулю, то приймається рейтинг 0;

♦ якщо чисельник показників 1 і 2 (табл. 5.2) більше ну­ля, а знаменник дорівнює нулю, то приймається рей­тинг 10;

♦ якщо знаменник показників 3—11 (табл. 5.2) дорівнює нулю, то приймається рейтинг 0;

♦ якщо знаменник показників 12 і 13 (табл. 5.2) дорівнює нулю, то приймається рейтинг 10;

♦ якщо при розрахунку чисельника показника 7 (табл. 5.2) маємо від'ємну суму, його значення дорівнює нулю (рейтинг 0).

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Таблиця 5.2 Матриця визначення рейтингів фінансових показників

Розділ 5

Продовження табл. 5.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1.	Рентабельність продажу, %	<-10	-10.-6	-6.-3 ' -3.-1	-1-0	0-1	1-3 ^! 3-5	5-7	7-Ю	>-10
4.2. 4.3.	Рентабельність активів, % (Загальна рента­бельність (збитко­вість) капіталу) Рентабельність капіталу, % (Загальна рента­бельність (збитко­вість) власного капіталу)	<-12 <-8	-12.-8 -8.-6	-8.-5	-5.-2	-2-0.	0-1	1-2 2-3 2-4 ^: 4-6	3-4 6-8	4-5 8-Ю	>-5 >-10
-6.-4	-4.-2	-2-0	0-2
5.	Інші показники		90-95					60-70 50-60			0-20
5.1.	Знос основних засобів, % (Коефіцієнт зносу основних засобів)	95-100	85-90	80-85	75-80	70-75	40-50	20-40
5.2.	Питома вага про­строченої дебітор­ської заборговано­сті, % Питома вага про­строченої креди­торської заборго­ваності, %	>70 >70	60-70	50-60	40-50	30-40 30-40	20-30	15-20 10-15	5-10 5-10	0-5 0-5	-0
5.3.	60-70	50-60 і 40-50	20-30	15-20 10-15	-0

Розрахунок величини інтегрованого показника фінансо­вого стану (ШФС) обчислюється за формулою:

ЩФС = £&х(И:Ї00),

;=і

де: Rj — рейтинг г'-го фінансового показника;

Vj — питома вага г-го фінансового показника в інтегрова­ному показнику, %.

Інтегрований показник фінансового стану підприємства може приймати значення від 0 до 10. Аналіз динаміки його ве­личини дозволить сформулювати висновок про позитивні (чи негативні) зміни у фінансовому стані.

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Визначення підсумкового рейтингу фінансового стану господарюючого суб'єкта на основі величини інтегрованого показника фінансового стану господарюючого суб'єкту представлено у табл. 5.З.

Таблиця 53 Шкала визначення рейтингу фінансового стану господарюючого суб'єкта

Враховуючи особливості сільськогосподарських галузей за умов розташування відокремлених їх підрозділів на досить великій відстані від основного офісу та бухгалтерії впровади­ти інформаційні системи дуже складно. В цьому випадку доцільне використання комп'ютерної техніки і застосування корпоративних мереж [ 105J. Це дасть змогу керівникам вироб­ничих підрозділів вносити відповідні дані відразу після здій­снення операцій. А працівникам бухгалтерії і головному бух­галтеру в лічені секунди мати інформацію щодо витрачання матеріалів, ходу процесу виробництва. Важливо відмітити, що на багатьох господарствах можливе застосування такого підходу, при якому головний бухгалтер виступав би головним менеджером. Адже при автоматизованій системі обліку, з ви­користанням внутрішньої мережі, у головного бухгалтера є повний доступ до інформації про всі виробничі і господарські процеси, що відбуваються в господарстві. Крім того, головно­му бухгалтеру як фахівцю з бухгалтерського обліку набагато легше орієнтуватися в отриманій інформації і, отже, вірно об­робляти її й інтерпретувати для прийняття оптимальних уп­равлінських рішень.

Розділ 5

Отже впровадження автоматизованих інформаційних систем сприяє підвищенню ефективності ведення внутріш­ньогосподарського (управлінського) обліку, підвищенню про­дуктивності праці керівників і спеціалістів, забезпеченню опе­ративності в прийнятті управлінських рішень.

Автором пропонується впровадження у кожен виробни­чий підрозділ для автоматизації внутрішньогосподарських розрахунків та спрощення і прискорення зв'язку керівництва з менеджерами (керівниками підрозділів) під час виробничої діяльності комп'ютерних мереж, які складаються з комп'ю­терів, засобів зв'язку (наприклад, мідних або оптоволоконних кабелів), та інших пристроїв, таких як концентратори різних типів і маршрутизатори, що створюють мережеву інфраструк­туру. Деякі пристрої, наприклад мережеві адаптери, слугують для підключення комп'ютера до мережі. Концентратори і мар­шрутизатори дозволяють управляти мережевим трафіком. Для передачі інформації від одного комп'ютера до іншого мо­жуть використовуватися різні технології, включаючи ме­режеві кабелі (мідні або оптоволоконні), радіохвилі й ін.

На практиці використовують два різновиди мереж:

♦ локальна мережа (LAN), що являє собою набір комп'ю­терів та інших периферійних пристроїв, об'єднаних в межах одного приміщення;

♦ глобальна мережа (WAN) вміщує в собі декілька гео­графічно розподілених локальних мереж, які пов'язані за допомогою різних WAN-технологій.

Мережі також можуть використовуватися для внутріш­ньогосподарських розрахунків між підрозділами в даному гос­подарстві, його головного штабу з підрозділами, а також здій­снювати розрахунки з іншими господарюючими суб'єктами.

Усі мережі, великі та малі, зазвичай створюються таким чи­ном, щоб управлінський персонал зміг спільно використати ме­режеві ресурси і через них спілкуватися між собою на певній відстані. Переваги застосування мереж полягають в наступному:

15*

Іванюта П.В., Левченко З.М.

♦ мережа дозволяє спільно використати файли даних. Це відноситься як до файлів, що зберігаються на комп'ю­тері конкретного користувача мережі, так і до файлів, які можуть бути розміщені на спеціальному файловому сервері — централізованому сховищі файлів, що не­обхідні для користувачів мережі;

♦ користувачі можуть спільно звертатися до таких прист­роїв, як принтери, приводи CD-ROM і жорсткі диски, або отримувати доступ до високошвидкісних принтерів або інших пристроїв, які встановлені на сервері;

♦ спільне використання програмного забезпечення (елек­тронні таблиці і текстові процесори можуть запускатися в мережі). Більшість файлів, які входять в склад додатків, будуть зберігатися на спеціальному сервері додатків. Це полегшує встановлення і відновлення програмного забез­печення, так як вони виконуються тільки на сервері;

♦ мережа дозволяє використовувати такі засоби спілку­
вання, як електронна пошта, оскільки як зображення,
так і текст, а також спілкування в мережі не обмежу­
ються текстовою передачею.

Існує безліч операційних систем (таких як Windows і MS DOS), що призначені для однорангових мереж, частіше всього мережа складається з клієнтів і серверів. Клієнт — це комп'ю­тер, що дозволяє користувачу входити в мережу і звертатися до мережевих ресурсів. Клієнтським комп'ютером керує клі­єнтська операційна система (наприклад, Windows XP Profes­sional). Призначення клієнта полягає в тому, щоб надати кори­стувачу доступ до мережі. Клієнтському комп'ютеру не потрібні потужні обчислювальні можливості і такий самий обсяг постійної і оперативної пам'яті, як у сервера, оскільки клієнту не доводиться обслуговувати мережеві ресурси (хоча зниження цін на персональні комп'ютери і розвиток технології призвели до того, що можна купити клієнтський комп'ютер та­кої ж потужності, як кілька років тому вимагалось серверам).

Розділ 5

Так як і клієнти, і сервери володіють визначеною обчис­лювальною потужністю, робоче навантаження в комп'ютерній мережі можна розподілити між клієнтом і сервером. У цьому заключається основна відмінність від централізованих комп'ю­терних мереж, де всі обчислювальні можливості зосереджені в центральному комп'ютері, а користувачі підключалися до ньо­го через термінали вводу/виводу.

Сервер зазвичай являє з собою більш потужний комп'ю­тер, який працює під керівництвом мережевої, або серверної операційної системи (network operating system NOS), напри­клад Microsoft Windows Server 2003 або Novell Net Ware.

Сервер забезпечує централізоване адміністрування ме­режі і обслуговує мережеві ресурси, такі як принтери і файли. Від системного адміністрування залежить, хто з користувачів може або не може ввійти в мережу і яким ресурсам йому буде наданий доступ.

Для ведення внутрішньогосподарських розрахунків та че­кової форми контролю в автоматизованому режимі користу­вачі становлять більшість учасників у комп'ютерній мережі. Користувачами являються головний економіст і менеджери (керівники підрозділів). У комп'ютерній мережі вони отриму­ють доступ до мережевих ресурсів. Для входу в мережу корис­тувачу потрібно ввести реєстраційні ім'я та пароль.

Головний економіст може виконувати функції системного адміністратора комп'ютерної мережі. Він контролює роботу мережевих серверів. Більшість мережевих операційних систем дозволяють системному адміністратору слідкувати за функці­онуванням мережі, в тому числі за допуском в мережу корис­тувачів. В обов'язки системного адміністратора також входить планування дій в аварійних ситуаціях і захист мережевих ре­сурсів від вірусів і зовнішніх атак.

До керівника через мережу з виробничих підрозділів може надійти інформація про функціонально-технологічну структу-ризацію витрат, тобто витрат, структурованих за безпосередніми

Іванюта П.В., Левченко З.М.

об'єктами їх прикладання, в ролі яких виступають параметри виробничої програми: посівна площа, збирання основної про­дукції, кількість насіння, добрив, робочого розчину засобів за­хисту рослин, кількість працівників. Відповідно до цього ви­робничі витрати класифікуються на незмінні, умовно постійні (на 1 га), продуктивні (на 1 т основної продукції) та сервісні (на одиницю технологічних матеріалів, на 1 працівника), на внесення добрив, нарахування зносу майна під час виробничої діяльності, що дозволяє значно спростити і зробити більш до­стовірним розрахунок межі беззбитковості.

Автоматизація обліку з використанням комп'ютерних ме­реж не лише дозволяє, а й поліпшує збирання керівником з ви­робничих підрозділів інформації для складання виробничих бю­джетів на кожен виробничий підрозділ, де вказуються на основі даних технологічних карт плата за користування кредитами — для проведення польових робіт; вартість матеріальних ресурсів — з обсягами їх постачання за видами і періодами та очікувані ринкові ціни на момент їх придбання; види польових робіт — згідно з спланованим обсягом вирощення культури, складу ма­шин; оплата праці — залежно від складу та кількості виконавців, норми виробітку, кількості нормозмін, норми витрачання та вар­тості електроенергії, пального та інших робіт і послуг.

Для передачі даних також використовується мережева карта, що складається з трансивера (прийомопередавача), що забезпечує паралельний потік даних з одного комп'ютера в інший залежно від відстані їх розташування і навпаки. Тобто, мережева карта призначена для з'єднання комп'ютера (клієнта або сервера) з мережевими засобами зв'язку і здійснює переда­чу даних з комп'ютера кожного керівника підрозділу до керів­ника даного господарюючого суб'єкта або головного економіс­та. Для встановлення комп'ютерної мережі з 11 комп'ютерів необхідні витрати складуть блиько 200 тис. грн.

Конфігурація для галузей сільського господарства Украї­ни, що являється додатком до стандартної конфігурації «Бух-

Розділ 5

галтерський облік для України 7.70.252», дозволяє ввести облік витрат в розрізі декількох підрозділів. Всі підрозділи пе­рераховуються в однойменному довіднику, який відкрива­ється меню «Довідники» підпунктом «Підрозділи» (рис. 5.3).

Рис. 5.J. Облік виробничих витрат по підрозділах з застосуванням комп'ютерних технологій

Для окремого обліку витрат в розрізі виробничих підроз­ділів, на рахунку 23 (крім 23.1) «Виробництво» в конфігурації ведеться аналітичний облік по субконто «Підрозділи».

У більшості випадків підрозділ вказується безпосередньо в формах тих документів, які формують проводки по доходах або витратах. Відповідно в кінці місяця фінансові результати будуть отримані в розрізі кожного підрозділу.

В деяких випадках підрозділ жорстко визначається для елементів довідників. Наприклад, для кожного працівника (в довіднику «Працівники») повинно бути вказано підрозділ, на який будуть відноситися витрати по нарахованій працівнику заробітній платі.

Кожен підрозділ в довіднику «Підрозділи» характеризу­ється унікальним кодом і найменуванням. Якщо не потрібно вести облік в розрізі декількох підрозділів, то треба залишити в цьому довіднику тільки один елемент, наприклад, «Основ­ний підрозділ».

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Довідник «Працівники» призначений для зберігання інформації про працівників, які працюють в даному господар­стві, і відкривається меню «Довідники» пунктом «Працівни­ки». Він використовується як при виписці первинних докумен­тів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках: 37.2 «Розрахунки з підзвітними особами», 37.7.3 «Розрахунки з працівниками і службовцями по інших опе­раціях» і 66 «Розрахунки по оплаті праці». Довідник «Пра­цівники» реалізований трьохрівневим, працівників в цьому довіднику можна об'єднати в довільні групи і підгрупи. Рекві­зити діалогової форми перегляду і редагування свідчень про конкретного працівника згруповані на декількох закладках.

В нижній частині форми перегляду списку довідника «Працівники», а також на всіх закладках діалогової форми елементу розташована кнопка «Історія», що дозволяє прогля­нути історію змін значення періодичних реквізитів для кожно­го елементу довідника (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Облік оплати праці працівників з застосуванням комп'ютерних технологій.

Такими є реквізити: «Тип працівника» — приймає значен­ня «1» — якщо працівник основний, «0» — якщо сумісник, «Кількість дітей», «Кількість пільг», «Посада», «Оклад», «Ра­хунок затрат», «Вид затрат», «Вид діяльності».

Розділ 5

На закладці «Загальні» містяться основні свідчення про працівника — його табельний номер (він є кодом), прізвище, ім'я, по батькові, стать, посада. В реквізиті «Підприємство» слід вказати назву господарства, на якому працює працівник, цей реквізит доступний до того моменту, поки елемент довідника не записаний. Вибране господарство впливає на код елементу довідника, до нього добавляється префікс, який за­дається в довіднику «Підприємство».

На закладці «Дані по заробітній платі» вводяться дані, що необхідні для нарахування працівнику заробітної плати і ут­римання прибуткового податку: сума місячного окладу (або почасового тарифу), розмір авансу, кількість дітей і кількість пільг по прибутковому податку, а також рахунок і стаття вит­рат, по яких буде списуватися сума нарахованої працівнику заробітної плати.

Якщо в конфігурації вибрана методика обліку витрат з ви­користанням рахунків класу 8 і 9 або з використанням тільки рахунків класу 8, то суми різних нарахувань по працівнику бу­дуть відображені по дебету відповідних субрахунків рахунка 81. А саме, сума нарахованого окладу — по дебету рахунка 811, сума відпускних — по дебету рахунка 814, сума матеріальної допомоги і суми по лікарняних листках, що виплачуються за рахунок власних засобів, — по дебету рахунка 816. Якщо суми таких нарахувань повинні бути відображені по іншому витрат­ному рахунку, то його слід вказати в реквізиті «Рахунок вит­рат». У цьому випадку саме цей рахунок буде дебетуючим ра­хунком в проводках по нарахуванню працівнику зарплати, відпускних, матеріальної допомоги і лікарняних за рахунок за­собів господарства. Аналогічно, що при вибраній методиці обліку витрат з використанням тільки рахунків класу 9, при незаповненому реквізиті «Рахунок витрат», всі вище перелі­чені нарахування по працівнику будуть віднесені в дебет рахун­ка 91. Якщо ці суми таких нарахувань по працівнику необхідно відносити на інший витратний рахунок, що відрізняється від

Іванюта П.В., Левченко З.М.

рахунка 91, його слід вказати в реквізиті «Рахунок витрат». Таким чином, заповняти реквізит «Рахунок витрат» необхідно тільки в тому випадку, якщо затратний рахунок у вказаних проводках повинен відрізнятися від використаних. В іншому випадку цей реквізит слід залишати незаповненим. Аналітику затратного рахунка/або рахунків (в реквізитах «Вид витрат» і «Вид діяльності»), навпаки, слід вказати обов'язково.

Паспортні дані працівника: серія, номер, ким и коли вида­ний, а також адреса місця реєстрації (або фактичного прожи­вання) працівника, контактний телефон вносяться на закладці «Паспортні дані».

У реквізиті закладки «Податкові дані» вводяться індивідуальний податковий номер працівника, назва і адреса податкової інспекції по його місцю проживання.

В реквізитах «Процент аліментів» і «Отримувач аліментів» необхідно вказати процент для відрахувань по виконавчих лис­тах, і безпосередньо працівника, якому необхідно перерахувати утримані аліменти. В довідник добавлені періодичні реквізити: «Пенсіонер», «Інвалід» і «Договірник», а також не періодичний реквізит «Сума майнового паю». Заповнення цих полів впливає на розрахунок заробітної плати. Якщо встановити значення реквізиту «Пенсіонер» = 1, то в документі «Нарахування ЗП» з працівника не будуть утримуватися відрахування в фонд стра­хування від безробіття. Якщо реквізит «Інвалід» = 1, то доку­мент «Нарахування в фонди» буде нараховувати на заробітну плату цього працівника податок по ставці для інвалідів. Якщо встановити реквізит «Договірник» = 1, то в документі «Нараху­вання ЗП» з працівника будуть утримуватися відрахування в пенсійний фонд і прибутковий податок з громадян. В реквізиті «Сума майнового паю» необхідно встановити загальну суму майнового паю, яким володіє даний працівник.

Застосовуючи комп'ютерну технологію, можна ефективно вести звіт по полях, який призначений для аналізу тракторних робіт по полях і культурах, що на них вирощені. Для форму-

Розділ 5

вання звіту потрібно вибрати пункт «По полях» меню «Звіти» підменю «Рослинництво».

Для настроювання параметрів звіту необхідно вказати період, за який повинен бути сформований звіт; також можна вибрати з довідника «Поля» конкретне поле і культуру з довідника «ТМЦ». Для того, щоб вибрати одну культуру, не­обхідно включити ознаку «Культура».

В друковану форму виводиться перелік виконаних робіт і їх обсяг у гектарах за вибраний період.

Звіт по трудозатратах містить інформацію про кількість відпрацьованих працівниками днів за вказаний період часу, інформацію про кількість чоловіків і жінок, які працюють в даному господарстві, і загальний аналіз оплати праці за окре­мий період. Для формування звіту потрібно вибрати пункт «Відпрацьовано днів» меню «Звіти» підменю «Зарплата». Для формування документа необхідно задати потрібний пе­ріод, і всі необхідні дані будуть представлені у вигляді таб­лиць. Звіт про витрати праці включає в себе дані по рахунках і підрозділах, а також по сумах, що розподілені між цими підрозділами. Для формування звіту потрібно вибрати меню «Звіти» підменю «Зарплата» пункт «Трудозатрати». Звіт фор­мується на кінець місяця, який необхідно вибрати в діалоговій формі. При натисканні кнопки «Сформувати» в друковану форму виведуться дані про затрати праці за місяць, а також з початку поточного року по рахунках і по підрозділах. Звіт по тракторному парку призначений для отримання звітності по підрозділу «Тракторний парк» на основі документів «Лист машиніста-тракториста». Для формування звіту потрібно ви­брати меню «Звіти» підменю «Зарплата» пункт «Тракторний парк».

В головному вікні діалогу здійснюється вибір виду звіту: «Відпрацьовано трактористом» (скільки за період тракторист відпрацював годин, відпрацював гектарів, яка основна оплата і доплати, скільки всього нараховано зарплати), «Відпрацьовано

Іванюта П.В., Левченко З.М.

трактором» (скільки на тракторі за період відпрацьовано го­дин, гектарів, умовних гектарів, виконано змінних норм), «Відпрацьовано трактористом на тракторі» (скільки за період відпрацювано на конкретному тракторі годин, гектарів, умов­них гектарів, виконано змінних норм), «Затрати по тракторній бригаді» (розподіл робіт по витратних рахунках з урахуван­ням виду палива і його витрати за нормою і фактично). У звіт «Витрати по тракторній бригаді» входить підзвіт «Зведена відомість по витратах» (розподіл робіт по витратних рахун­ках). В залежності від вибраного виду звіту стають доступни­ми для вибору поля «Тракторист» та/або «Трактор». У голо­вному вікні вибирається період звіту. При будь-якому виді звіту можна не вибирати конкретного тракториста або трак­тор, і тоді звіт формується по всіх трактористах та/або тракто­рах, що існують в документах за період. Звіт по автопарку при­значений для отримання звітності по підрозділу на основі документів «Дорожній лист». Для формування звіту потрібно вибрати меню «Звіти» підменю «Зарплата» пункт «Авто­парк». У головному вікні діалогу здійснюється вибір виду звіту: «Відпрацьовано водієм» (скільки і на якому автомобілі за період водій відпрацював годин, який пробіг, скільки всьо­го нараховано зарплати), «Відпрацьовано автомобілем» (скільки на автомобілі за період було відпрацьовано годин, який пробіг, який вид палива, витрата палива за нормою і ф