Отображение формул в ячейках

 

Нажав кнопку Показать формулы на вкладке Формулы ленты инструментов вы можете во всех ячейках текущего листа отобразить все фор­мулы, присутствующие в ячейках. При этом, вместо вычисленных значений

 

Рис. 23.11. Режим отображения формул

 

в формулах будут показаны формулы (рис. 23.11). Благодаря этому вы мо­жете наглядно увидеть,где что вычисляется. Вернуться к обычному режиму отображения можно повторно нажав кнопку Показать формулы на вкладке Формулы

 

Создание формул, использующих данные с разных листов

 

Нередко требуется, чтобы в формулу, содержащуюся в ячейке одного лис­та таблицы, были включены адреса ячеек других листов этой же книги Ex­cel. Для записи такой ссылки необходимо к адресам ячеек из других таблиц через восклицательный знак добавить названия (имена) соответствующих листов.

Например, если в некоторую ячейку требуется записать сумму значений ячеек D5 из листов таблиц с названиями 1-й квартал, 2-й квартал, 2-й квар­тал и 4-й квартал, то следует ввести формулу:

=СУММ ('1-й квартал'Ю5; '2-й квартал'Ю5; '3-й квартал'Ю5; '4-й квартал'Ю5)

В этом примере знак одинарной кавычки не является обязательным (но ре­комендуемым). Его использование обязательно только в двух случаях:

• если описывается адрес ячейки из закрытой в данный момент книги
(см. ниже);

• если в именах таблиц или книг есть знак «минус», «плюс» или «равно»

В данном случае имена таблиц содержат дефисы, которые в формуле интер­претируются как знак «минус», и поэтому требуются одинарные кавычки.

Имена таблиц и адреса ячеек можно вводить не клавиатурой, а мышью. Для этого во время ввода формулы следует щелчком мыши переходить на соот­ветствующие листы и щелкать по нужным ячейкам (или протаскивать ука­затель мыши по блоку ячеек). Это относится как к обычному вводу формул, так и к использованию мастера функций.

Если, как в приведенном выше примере, в формулу требуется ввести зна­чения, записанные в ячейках с одинаковыми адресами из последовательно расположенных листов таблиц, то можно ввести следующую сокращенную формулу:

=СУММ ('1-й квартал:4-й квартап')

В том случае, когда в формулу требуется включить адреса ячеек из других книг, необходимо к адресам ячеек добавлять названия соответствующих книг и листов таблиц, то есть указывать полный адрес ячейки на данном компьютере. Например, если в формулу требуется включить адрес ячейки D5 листа 1-квартал из книги (файла) mybook.xlsx, которая в данный момент открыта, то адрес ячейки следует записать в следующем виде:

='[mybook.xlsx] 1-й квартап'$О$5

Из примера видно, что имя книги (файла) заключается в квадратные скобки, а адрес ячейки является абсолютным (со значками долларов перед названи­ем столбца и строки). И в том и в другом случае для удобства вместо набора адреса с клавиатуры можно перейти в другую книгу и щелкать по требуе­мым ячейкам (или протаскивать курсор мыши по блоку ячеек).

После закрытия книги к адресу ячейки из этой книги в формуле автомати­чески добавляется путь к файлу книги, а путь, имя книги и имя листа заклю­чаются в обязательные одинарные кавычки, например:

'<±/Расчет/баланс за 2007 год/[туЬоок.х1зх]1-й квартал'$О$5

Такую же запись следует сделать, если требуется поместить ссылку на ячей­ку из книги, которая в данный момент не открыта. Очевидно, что это менее

удобно, чем работать с уже открытой книгой. В данном случае одинарные кавычки являются обязательными.

Если открыты обе книги (и книга, содержащая ссылку на другую книгу, и книга, на которую ссылаются), то обновление данных в первой из них после изменения данных во второй зависит от того, какое вычисление по форму­лам выбрано, автоматическое или ручное.

По умолчанию используется автоматическое вычисление и менять его не

рекомендуется.

По умолчанию установлено, что при открытии книги Excel, содержащей в формулах адреса ячеек других книг, появляется информационное окно с предложением обновить связи. При обновлении связей в открываемой кни­ге будут отражены все изменения, выполненные в таблицах связанных с ней книг.

 

Рис. 23.12. Окно «Параметры Excel»

 

 

Глава 24 Оформление таблиц Excel

 

Безусловно, оформление любого документа - очень важный и ответствен­ный момент. Мало того, что неряшливость в делах просто плохо выглядит, она еще и мешает работать. Чтобы ваши документы не вызывали у вас огор­чения, мы сейчас поучимся оформлять в Ехсеl созданные таблицы.

 

Высота строк и ее настройка

 

Основной параметр строки — это ее высота. При вводе данных высота строк изменяется автоматически в зависимости от размера шрифта, количества строк текста в ячейках и т.д. Однако очень часто у вас будет возникать необ­ходимость изменить высоту некоторых строк.

Высоту любой строки вы можете задать как [1]:

• произвольная высота;

• высота «как раз», т.е. высота, позволяющая отражать самую высокую
ячейку в этой строке, но не больше.

Наиболее удобно устанавливать высоту с использованием мыши:

• для установки произвольной высоты одной строки следует
перетащить ее нижнюю границу в области заголовков строк
(рис. 24.1) в требуемое положение;

• для установки высоты «как раз» одной строки следует дважды
щелкнуть по ее нижней границе в области заголовков строк.

В обоих случаях курсор при установке его на границу строки в области заго

Рис. 24.1. Граница строки и граница столбца

 

ловков будет приобретать вид черной двойной стрелки с разделителем. При перетаскивании границы строки появляется подсказка о текущей высоте строки.

Если требуется установить одинаковую произвольную высоту или высоту «как раз» для нескольких строк, то следует выделить эти строки и далее для любой из выделенных строк выполнить перетаскивание или двойной щел­чок по нижней границе. То есть то же самое, что и для одной строки.