Запуск Microsoft Office Excel 2007

 

Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007 может быть запущен не­сколькими способами:

• Из главного меню, после нажатия на кнопку «Пуск». При этом выбирается Пуск -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007 или просто Пуск -> Все программы -> Microsoft Office Excel 2007.

• Если на Рабочем столе есть ярлык Microsoft Office Excel 2007, то для вызова этой программы можно дважды щелкнуть по этому ярлыку мышкой. Если у вас на компьютере уже имеется какой-либо документ Excel, то двойной щелчок по нему мышкой также приведет к запуску Ехсеl. При этом в нем будет открыт для редактирования сам документ.

 

Электронная таблица

 

Электронная таблица, так же как и обычная таблица, представляет собой набор числовых и текстовых данных, размещенных в ячейках. Данные, находящиеся в ячейке электронной таблицы, могут быть либо введены вами, либо вычислены исходя из других ячеек. На основе содержимого электронных

 

 

Рис. 17.2. Структура электронной таблицы

 

таблиц могут создаваться диаграммы, графики и т.п., служащие иллюстрацией

числовой информации.

Документ, созданный в Excel, называется книгой (book). В состав книги входят

листы электронных таблиц, которые иногда называются рабочими листами

(worksheet) или просто листами таблиц. Последнее название и будет использо

ваться дальше по тексту.

 

Окно Microsoft Office Excel 2007 и его элементы

 

 

Новая книга обычно содержит три пустых листа таблиц. Листы таблиц но­вой книги имеют стандартные названия Лист1, Листп2 и т.д. В дальнейшем количество листов, а также их названия могут быть изменены. Переход меж­ду листами осуществляется щелчками мыши по их названиям

Все пространство каждого листа электронной таблицы разбито на 1048576 строк и 16384 столбцов¹. На экране ячейки листа таблицы разделяются ли­ниями сетки. Строки обозначаются числами: 1, 2, 3,..., 1048576. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С,..., Z, АА, АВ, АС,..., AZ, ВА, ВВ, ВС,..., BZ,..., XFD. На экране в окне документа видна лишь небольшая часть всего листа.

Таким образом, получается следующая структура: книга, представляющая собой отдельный файл, состоит из листов, а каждый лист, в свою очередь, состоит из ячеек.

Каждая ячейка имеет свой индивидуальный адрес, состоящий из обозначе­ния столбца и обозначения строки, на пересечении которых она находит­ся. Например, ячейка, расположенная на пересечении столбца С и строки 6, имеет адрес С6 (рис. 17.2). Такой же принцип адресации используется в хорошо знакомой игре «морской бой». Первая ячейка имеет адрес А1, пос­ледняя — XFD1048576. Адреса ячеек используются при проведении вычис­лений, при построении диаграмм и т.д.

 

 

Лента с инструментами

 

Окно Excel является достаточно сложным, но в то же время впи­сывающимся в общую канву программ, входящих в состав пакета Microsoft Office 2007 (см. рис. 17.3.). В Excel 2007, так же как и в Word 2007, используется новый ленточный интерфейс.

В верхней части располагается лента с инструментами. Лента имеет несколько вкладок, переход между которыми осуществляется щелчком мыши по их названиям. Названия вкладок размещаются над самой лентой и заменяют собой строку меню, которая фактически отсутствует.

Каждая из стандартных вкладок² ленты содержит группу или группы инс­трументов, предназначенных для выполнения определенного класса задач:

• Главная - эта вкладка доступна по умолчанию при запуске Ехсеl. На ней располагаются основные инструменты, предназначенные для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию (оформлению) текста в ячейках, форматированию самих ячеек, манипулированию ячейками и т.п.

• Вставка - как следует из названия этой вкладки, она предназначена для вставки в электронную таблицу всевозможных элементов: рисунков, клипов, надписей, колонтитулов, всевозможных графиков и диаграмм.

• Разметка страницы - содержит инструменты, ориентированные на установку и настройку различных параметров разметки страницы: размеров полей, цвета и ориентации страницы, отступов и т.д.

• Формулы - данная вкладка служит для удобного создания и использования формул в ячейках электронной таблицы. Отсюда доступныМастер функций и Библиотека функций.

• Данные - инструменты данной вкладки ориентированы на всевозможные операции с данными, содержащимися в ячейках таблицы: сортировки, применения фильтра, группировки и т.п. Кроме того, на вкладке имеются инструменты, позволяющие перенести в таблицу данные из других приложений.

• Рецензирование - содержит такие инструменты, как вставка и ре­дактирование примечаний, защита электронной таблицы или отдельных ее листов и т.п.

• Вид - предназначена для настройки режима просмотра документов в окне программы.

Так же как и на ленте в Word 2007, на ленте Excel 2007 все инструменты на вкладках объединены в группы. Каждая из групп обведена малозаметной прямоугольной рамкой, а внизу указано ее название. Несмотря на то что на ленте аж 7 вкладок, все равно все инструменты на ней не поместились.

2 Есть еще специализированные вкладки, появляющиеся на ленте лишь в определенных ситуациях (работе с определенными объектами)

Не поместившиеся инструменты (доступные раньше через меню) никуда не пропали. В правом нижнем углу некоторых групп инструментов на ленте присутствует значок. Так вот: щелкните по нему мышкой, и вы получите доступ к дополнительным инструментам группы. Например, щелкнув мыш­кой по такому значку, расположенному в группе Шрифт на вкладке Главная, вы откроете диалоговое окно Шрифт, в котором и будут доступны расши­ренные настройки шрифтового оформления.

В некоторых случаях вместо диалогового окна отображается панель с инс­трументами и/или настройками.

Кнопки на вкладках ленты инструментов могут быть простыми, двухсекционными, а также иметь вид полей ввода со свернутыми списками.

Простые кнопки никакого затруднения у вас вызывать не должны - просто щелкайте по ним мышкой, когда это понадобится. Поля ввода со свернуты­ми списками (см. рис. 17.5) предназначены для выбора из списка нужного значения или ввода в поле своего значения. Выбрать значение из списка можно, щелкнув мышкой по расположенной рядом стрелке, а свое значение ввести можно, щелкнув мышкой по полю ввода, набрав его с клавиатуры и нажав по окончании «Enter».

При щелчке по левой секции двухсекционной кнопки сразу же происходит

Рис. 17.5. Поле с разворачивающимся списком

 

 

заранее предопределенное действие. При щелчке же по правой секции, т.е. по направленной вниз стрелке, появляется поле, в котором представлены различные варианты изменяемого параметра или выполняемого действия (рис. 17.6). Вариант выбирается щелчком по нему мышью.

Рис. 17.6. Двухсекционные кнопки

 

Панель быстрого доступа

 

В самом верху окна программы, над лентой, располагается панель быстрого
доступа. На этой панели располагаются инструменты, доступные в любой
момент и видимые в окне независимо от того, на какие вкладки ленты вы
переходите. По умолчанию на данной панели размещено всего три инструмента: Сохранить, Отменить и Повторить. Однако вы можете

добавить на панель быстрого доступа и другие инструменты, какие вам будут нужны

Рис. 17.7. Добавление кнопок на панель быстрого доступа

 

Чтобы сделать это, щелкните мышкой по направленной вниз стрелочке, рас­положенной по правому краю панели, и в раскрывшемся списке выберите, что бы вы еще хотели бы иметь всегда под рукой на панели быстрого доступа (см. рис. 17.7). Если в предлагаемом списке вы не нашли нужного инструмента,

выберите команду Другие команды.... В результате на экране появится диалоговое окно Параметры Excel, открытое на настройках нужной нам панели. В окне вы увидите два перечня (см. рис. 17.8). В левом перечне приводится полный список имеющихся в Word инструментов, а в правом - инструменты, размещенные на панели быстрого доступа. Чтобы добавить

Рис. 17.8. Диалоговое окно «Параметры Excel»

 

 

новый инструмент, выделите его в левом списке и нажмите кнопку Добавить (см. рис. 17.8).

Кроме того, найдя на ленте нужный инструмент, можно быстро добавить его на панель быстрого доступа следующим образом: щелкните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду До­бавить на панель быстрого доступа. Чтобы убрать какой-либо инструмент с панели быстрого доступа, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в поя­вившемся контекстном меню выберите Удалить с панели быстрого доступа.

 

Строка состояния

 

Внизу окна Microsoft Office Excel располагается строка состояния (см. рис. 17.9). Эта строка служит для отображения различной вспомогательной ин­формации, появляющейся в ходе работы с программой. Количество отобра­жаемых сведений зависит от того, что вы в данный момент делаете, а также в каком режиме просмотра вы находитесь. Изначально в строке состояния видны лишь несколько вещей:

— ярлыки режимов просмотра. По умолчанию выбран самый первый, обычный режим. Можете посмотреть как выглядят остальные режимы - поочередно щелкните мышкой по другим кнопкам. Вторая кнопка отобразит таблицу в виде печатных листов (как она будет выглядеть при печати), а третья кнопка соответствует ре­жиму разметки, в котором, передвигая синие разделительные линии, можно изменить границы разбиения таблицы на печатные листы.

• Ползунок - предназначен для настройки масштаба, в котором должен отображаться документ в окне Word'a. Рядом с ползунком отображается численное значение масштаба. Понятно, что оригинальным значением является 100%. Кстати говоря, если щелкнуть мышкой по значению масштаба, откроется диалоговое окно Масштаб, в котором вы сможете более тонко настроить масштаб.

Настроить что именно должно отображаться в строке состояния можно с помощью меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по ней

 

Глава 18. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2007

 

Новая книга Excel

Рис. 17.9. Строка состояния Microsoft Office Excel2007

 

Как уже говорилось ранее, документ Excel с листами таблиц называется кни­гой. При этом каждый раз при запуске Excel автоматически создается новая книга. Исключение составляет вариант, когда Excel был запущен двойным щелчком по уже существующему файлу Excel. В этом случае будет загружен файл, по которому был выполнен щелчок, а новый документ создаваться не будет.

Чтобы создать новый документ (книгу Excel) уже в процессе работы, сле­дует щелкнуть мышкой по большой круглой Кнопке Microsoft Office №q§ в левом верхнем углу и выбрать команду Создать. В результате на экране появится диалоговое окно Создание документа, открытое в разделе Пустые и последние, как показанное на рис. 18.1. Здесь вам нужно выполнить двой­ной щелчок по надписи Новый документ, после этого новый документ будет создан.

Для создания чистой книги в Excel можно еще просто нажать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«N» и таким образом обойтись без вызова окна Созда­ние документа. Пустые, только что созданные книги в Ехсеl именуются стандартными названиями Книга 1 или Книга 2 и т.п.

 

Рис. 18.1. Создание новой книги (таблицы)