Практическая работа в Excel 2007

В. Г. Киселев

Практическая работа в Excel 2007

Практикум

Нижний Новгород 2009

http://www.uskof.ucoz.ru/files/Excel2007.doc

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Запуск программы.. 5

2. Психологическая подготовка. 5

2.1. Элементы экрана. Русский язык. Что как называется. 5

2.2. Дайте имя файлу. 8

2.3. Как работать с мышью.. 9

2.4. Навигация и выделение. 15

2.5. Почувствуйте твердость руки. 17

2.6. Настройка. 17

3. Ввод и редактирование данных. 19

3.1. Ввод данных. 19

3.2. Типы данных. 20

3.3. Как редактировать данные. 20

4. Быстрый ввод данных. 22

4.1. Автозамена. 22

4.2. Как ввести в ячейки последовательности данных. 23

4.3. Не быстрый ввод. 27

5. Действия с рабочими книгами. 28

5.1. Как перемещаться по рабочей книге. 28

5.2. Как задать имена листов. 28

5.3. Добавление листов. 29

5.4. Перемещение листов. 29

5.5. Группы листов. 30

5.6. Удаление листов. 31

6. Составление формул. 32

6.1. Автоматическое суммирование строк и столбцов. 32

6.2. Составление элементарных формул. 33

6.3. Составление функций с помощью Мастера функций. 35

6.4. Формулы с относительными и абсолютными адресами. 41

7. Переупорядочивание содержимого ячеек. 43

7.1. Перемещение строки. 43

7.2. Вставка столбца. 43

7.3. Перемещение столбца. 44

7.4. Скопируйте данные на другой рабочий лист. 44

7.5. Как копировать только значения формул. 45

7.6. Упорядочение по алфавиту. 46

8. Форматирование данных. 48

8.1. Экспресс-стили таблиц. 48

8.2. Копирование формата в другую ячейку. 50

8.3. Форматирование с помощью ленты Главная. 51

8.4. Форматирование с помощью команды Формат ячеек. 53

8.5. Как изменить высоту строк и ширину столбцов. 55

8.6. Как добавлять рамки и менять цвета. 57

8.7. Условное форматирование. 58

8.8. Шаг вперед: “Стили”. 60

9. Построение диаграмм. 62

9.1. Как создавать внедренные диаграммы.. 62

9.2. Диаграмма замечает изменения в таблице. 65

9.3. Как добавить и удалить ряд данных. 65

9.4. Как увеличить ряд данных. 67

9.5. Изменение диаграммы.. 68

9.6. Построение графиков. 70

9.7. Как построить диаграмму на отдельном листе. 71

10. Ответы.. 72

11. Материалы для контрольных работ. 73

Список литературы.. 79

 

Запуск программы

Запуск процессора Excel можно осуществить несколькими способами.

Нажать кнопку Пуск и в перечне Программы выбрать название Microsoft Excel;

Если на Рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши;

Если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкнуть по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.

При обычном запуске Excel автоматически выводит на экран новую рабочую книгу с условным именем Книга1. Это имя появляется в строке заголовка справа от имени программы Excel.

2. Психологическая подготовка

В этой главе мы узнаем словесную терминологию, научимся работе с мышью и клавиатурой, узнаем приемы навигации и выделения ячеек и блоков, научимся настраивать параметры Excel. Ее цель психологически подготовить пользователя, рассказать, на что обращать внимание и на что не обращать, и дать базовые навыки для работы в Excel. В этой главе с нашим документом ничего не произойдет. Поэтому она так странно называется.

Дайте имя файлу

При создании нового документа Excel он имеет имя Книга1. В самом начале работы с документом задайте ему свое имя, чтобы отличить от других документов на компьютере.

1. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню нажмите пункт Файл Сохранить как † Книга Excel. Появится окно Сохранение документа.

2. В поле Папка вверху окна выберите свою папку. При отсутствии своей папки создайте ее с помощью кнопки Создать папку.

3. В поле Имя файла внизу окна задайте имя своего документа, например свою фамилию.

4. Нажмите кнопку Сохранить. Окно Сохранение документа исчезнет с экрана. В окне Excel Вы увидите пустой документ.

Рис 2.2.

5. Проверьте в заголовке окна Excel наличие своего имени документа.

Как работать с мышью

Excel очень сильно использует работу с мышью.

Что означают компоненты

Движение мыши без нажатия кнопки имеет смысл «Указать». Щелчок мыши имеет смысл «Выделить». Если выделяется какая-то кнопка или пункт меню, то с помощью щелчка выполняется команда кнопки или пункта. Двойной щелчок мыши имеет смысл «Выполнить». При двойном щелчке выполняется какая-то команда. Двойной щелчок эквивалентен одинарному щелчку и нажатию клавиши Enter. Смысл движения «Перетащить и бросить» соответствует его названию – переместить нечто в другое место.

Клавиша Ctrl имеет два смысла – «Разрозненно, произвольно» на щелчке и «Копировать» на перетаскивании. Клавиша Shift на щелчке имеет смысл «Непрерывно». Клавиша Alt имеет смысл «Другой слой информации».

Перейдем к смыслу указателей мыши.

Безопасные указатели мыши

Самый безопасный и чаще используемый указатель – белый швейцарский крест . Им одним нельзя испортить существующую информацию. Если, конечно, после него не нажимать клавишу Del. Он служит для навигации и выделения. Этим мы займемся немного позже.

Следующие 4 указателя двунаправленных стрелок с линиями посередине , , , тоже безопасны в смысле изменения информации, но они способны напугать пользователя. Они служат для изменения размеров чего-либо, например, ширины столбцов.

1. Наставьте мышь на вертикальную линию между заголовками столбцов B и C. Указатель мыши примет вид .

2. Перетащить и бросить этим указателем влево на 0.5 сантиметра. Ширина столбца B уменьшится.

3. Этим же указателем перетащить границу столбцов B и C влево так, чтобы столбец B сократился до нуля и разделительная линия между столбцами A и C тонкой и одинаковой толщины с другими такими линиями. Отпустите кнопку мыши.

Столбец B исчез с экрана. Где же он?

4. На границе заголовков столбцов A и C найдите, двигая мышью влево-вправо, указатель двунаправленной стрелки с одной линией посередине .

5. Перетащить и бросить этот указатель вправо на 1 сантиметр.

Увеличится ширина столбца A.

6. На той же границе заголовков столбцов A и C найдите, двигая мышью влево-вправо, указатель двунаправленной стрелки с двумя линиями посередине .

7. Перетащить и бросить этот указатель вправо на 1 сантиметр.

Появится столбец B. Смотрите, место на экране одно и то же, движение мышью одно и то же, а результат разный и зависит от указателя мыши.

8. Проделайте пункты 1-7 не со столбцами A, B, C, а со строками 1,2,3 и указателями мыши , .

9. Найдите указатель чуть выше вертикальной полосы прокрутки .

10. Перетащить и бросить вниз до половины экрана по вертикали. Таблица поделится пополам по вертикали.

11. Найдите указатель чуть правее горизонтальной полосы прокрутки.

12. Перетащить и бросить этим указателем влево до половины экрана по горизонтали. Таблица поделится еще пополам по горизонтали.

Рис 2.3.

В каждой из четвертей таблицы имеются полосы прокрутки, которые позволяют смотреть независимо 4 части одной таблицы. Данный режим удобен для просмотра больших таблиц на маленьких дисплеях.

13. Указателями и уберите линии деления таблицы за ее края.

Указатели и безопасны и служат для выделения столбцов и строк.

Указатели и безопасны и служат для изменения размеров строки формул и окон рабочих книг.

Опасные указатели мыши

Перейдем к указателям, которые требуют к себе внимания, так как они связаны с изменением информации в электронной таблице. Бояться их не надо, но при отсутствии мыслей в голове лучше эти указатели не трогать.

Указатель в виде вертикальной линии двутавра сигнализирует о возможности ввода символов с клавиатуры. Проверьте его появление в правой и левой частях строки формул. . При его появлении необходимо проверить, туда ли Вы вводите информацию.

Указатель в виде белой стрелки без деталей появляется на кнопках лент и пунктах меню. При его наличии перед щелчком мыши необходимо подумать, нужна ли Вам команда кнопки или пункта.

Указатель в виде белой стрелки с крестом на носу появляется на границе выделенных ячеек .

1. Укажите ячейку A1. Она ограничиться жирными линиями.

2. С клавиатуры наберите 1 (единица). В ячейке A1 появится 1.

3. Двигая мышь, добейтесь указателя на границе ячейки A1.

4. Перетащить и бросить в ячейку C3.

Ячейка C3 выделится и в ней появится 1. В ячейке A1 единица исчезнет. Данные из ячейки A1 переместились в ячейку C3. Указатель служит для перемещения данных. Перед перемещением задумайтесь о месте, куда Вы перемещаете данные, и знайте, что на старом месте данные исчезнут.

5. Перетащите и бросьте ячейку C3 в ячейку A1. В ячейке C3 единица исчезнет и появится в ячейке A1.

6. Двигая мышь, добейтесь указателя на границе ячейки A1.

7. Нажмите клавишу Ctrl. Указатель примет вид белой стрелки с крестиком справа .

8. При нажатой клавише Ctrl перетащить и бросить ячейку A1 в ячейку C3.

Ячейка C3 выделится и в ней появится 1. В ячейке A1 единица останется. Данные из ячейки A1 копировались в ячейку C3. Указатель служит для копирования данных. Перед копированием задумайтесь о месте, куда Вы копируете данные.

Между прочим, клавиша Ctrl умеет копировать не только ячейки. Она умеет копировать ярлыки, листы, куски текста, части рисунка и т.д.

В правом нижнем углу выделенной ячейки стоит жирная точка. Наставьте на нее мышь. Указатель мыши примет вид черного креста . Он называется маркер автозаполнения.

1. Укажите ячейку A1. Она ограничиться жирными линиями.

2. Двигая мышь, добейтесь указателя в правом нижнем углу ячейки A1.

3. Перетащить и бросить в ячейку H1 по горизонтали.

Ячейки A1: H1 заполнятся единицами.

4. Укажите ячейку A1. Двигая мышь, добейтесь указателя в правом нижнем углу ячейки A1.

5. Нажмите клавишу Ctrl. Указатель примет вид креста с крестиком .

6. При нажатой клавише Ctrl перетащить и бросить ячейку A1 в ячейку A10.

Ячейки A1:A10 заполнятся рядом чисел 1, 2, …, 9, 10.

Указатели и позволяют очень легко заполнять таблицу данными. При их использовании необходимо следить, не стираем ли мы этими данными нужную информацию.

Навигация и выделение

При навигации активной делается другая ячейка. Адрес активной ячейки высвечивается в левой части строки формул. При выделении и навигации пользуются указателем мыши в виде белого креста .

1. Щелкните в ячейку C3. Ячейка C3 станет активной. Ее адрес появится в строке формул.

2. Понажимайте клавиши всех 4-х стрелок.

3. Понажимайте клавиши Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter. Активная ячейка меняется.

4. В левом поле строки формул наберите BA1024 и нажмите клавишу Enter. Активной станет очень далекая ячейка BA1024.

5. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home. Активной станет далекая ячейка A1. Это самый быстрый способ возврата в ячейку A1.

Excel умеет работать с блоками ячеек так же, как он работает с одной ячейкой.

1. Укажите ячейку A1.

2. Указателем совершить движение «Перетащить и бросить» от ячейки A1 до ячейки C3.

Прямоугольник A1:C3 выделится. Способ «мышка».

3. Снимите выделение блока, щелкнув вне блока.

4. Укажите ячейку A1.

5. Нажмите клавишу Shift и,удерживая ее, щелкните по ячейке C3.

Прямоугольник A1:C3 выделится. Способ «Shift+мышка».

6. Снимите выделение блока, щелкнув вне блока.

7. Укажите ячейку A1.

8. Оторвите руку от мыши. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, с помощью клавиш стрелок влево и вниз выделите прямоугольник A1:C3.

Способ «Shift+стрелки».

9. При выделенном блоке A1:C3 нажмите клавишу Ctrl.

10. При нажатой клавише Ctrl выделите способом «мышка» белым крестом прямоугольник D4:F6.

11. При нажатой клавише Ctrl щелкните по ячейкам G5, H4, I3.

Получится произвольно, разрозненно выделенный блок.

Рис 2.4.

12. Понажимайте клавиши Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter.

Активная ячейка не выходит за пределы выделенного блока.

13. Попробуйте сделать навигацию с помощью клавиш стрелок.

Ой! При первом нажатии клавиши стрелка выделение блока исчезло. Совет: Используйте для снятия выделения с блока клавиши стрелок. Быстро и безопасно!

14. Щелкните по заголовку столбца С. Весь столбец С выделится.

15. Щелкните по заголовку строки 3. Вся строка 3 выделится.

16. Перетащите и бросьте указателем мыши от заголовка столбца С до заголовка столбца F. Выделится группа из 4-х столбцов.

17. Перетащите и бросьте указателем мыши от заголовка строки 3 до заголовка строки 6. Выделится группа из 4-х строк.

18. Щелкните в левом верхнем углу рабочей области на прямоугольник рядом с заголовком столбца A и заголовком строки 1. Выделится вся таблица. Нажмите клавишу Del, таблица очистится от мусора.

Придумайте как и выделите блок в виде креста, содержащий весь столбец С и всю строку 3 (Ответ2).

Рис 2.5.

Почувствуйте твердость руки

Выполните следующее задание «Мультфильм из указателей мыши».

1. Укажите ячейку A1. Она выделится жирной линией.

2. Скройте столбец B так, чтобы разделительная линия между столбцами A и C стала тонкой, как между остальными столбцами.

3. Двигая мышью и не нажимая кнопок и клавиш, получите в локальном месте по очереди следующие 6 указателей мыши.

Рис 2.6.

Настройка

Для комфортной работы в Excel необходимо настроить внешний вид окна и ряд параметров.

Сначала для тренировки уберем из окна Excel не только лишние, но вообще все возможные элементы.

1. Щелкните пункт меню Вид. Если в разделе Показать или скрыть ленты Вид в пункте Строка формул слева имеется галочка, то щелкните этот пункт.

Строка формул исчезнет с экрана.

2. Правой кнопкой мыши щелкните по строке меню Excel. В контекстном меню щелкните по пункту Свернуть ленту. Лента исчезнет с экрана.

3. Щелкните кнопку Office, затем кнопку Параметры Excel. Появится окно Параметры Excel.

4. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Дополнительно. В правой панели проверьте отсутствие или снимите галочки в полях: Показывать строку формул, Показывать горизонтальную полосу прокрутки, Показывать вертикальную полосу прокрутки, Показывать ярлычки листов, Показывать заголовки строк и столбцов, Показывать сетку.

5. Нажмите кнопку ОК.

Окно Excel примет совершенно голый вид. Настроим его до рабочего состояния.

6. Правой кнопкой мыши щелкните по строке меню Excel. В контекстном меню щелкните по пункту Свернуть ленту с галочкой. Лента появится на экране.

7. Щелкните кнопку Office, затем кнопку Параметры Excel. Появится окно Параметры Excel.

8. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Дополнительно. В правой панели проверьте наличие или поставьте галочки в полях: Показывать строку формул, Показывать горизонтальную полосу прокрутки, Показывать вертикальную полосу прокрутки, Показывать ярлычки листов, Показывать заголовки строк и столбцов, Показывать сетку.

9. Нажмите кнопку ОК.

Окно Excel примет рабочий вид.

Ввод данных

При вводе заголовков длинный текст будет показан на соседних колонках или обрезан границей следующей колонки, если она не пуста.

1. Выделите ячейку B1.

2. Наберите Бюджет и нажмите клавишу Enter.

3. Выделите ячейку A3, наберите Составил и нажмите клавишу Enter.

4. Выделите ячейку A4, если она не выделена, наберите Дата и нажмите клавишу Enter.

5. Выделите ячейку А6, наберите Исходные данные и нажмите клавишу Enter. Не пугайтесь, что слово данные находится поверх ячейки B6.

6. Выделите ячейку А10, наберите Отчет и нажмите клавишу Enter.

7. Наберите Темпы роста в ячейке B6. Не бойтесь, слово данные не сотрется, оно находится в другой ячейке.

8. Наберите Рост объема продаж в ячейке B7, Удорожание товаров в B8, 1,50 в C7, 0,90 в C8. Нажмите клавишу Enter.

Ваш документ будет выглядеть следующим образом.

Рис 3.1.

Типы данных

Проведем эксперимент. В ячейках D7 и D8 наберем числа 1.50 и 0.9, но не через запятую как в ячейках C7 и C8, а через точку. С удивлением обнаружим, что вместо числа 1.50 стоит дата 01.май. Число 0.9 воспринялось нормально.

В чем причина и как бороться с таким явлением?

Причина состоит в типах данных Excel. В Excel существует 5 типов данных: текст, число, дата, формула, функция. Для разных типов данных возможны разные операции. Например, числа можно складывать, а даты нельзя. Из текстов можно вырезать символы, а из формул нельзя. Тип определяется автоматически по вводимой информации. Определение ведется в порядке: функция, формула, дата, число, текст. Если в первой позиции стоит знак = «равно», то это функция или формула. Иначе, если распознается номер дня, месяц, год с разделителями даты, то это дата. Иначе распознается число. Если введенная информация не подошла под первые 4 типа, то считается, что в ячейке находится текст.

Точка входит в разделители дат. Поэтому 1.5 воспринимается как 1 мая. Запятая не входит в разделители дат. Поэтому 1,5 не воспринимается как дата. Почему 0.9 не воспринимается как дата (Ответ3)?

Борьба с явлением состоит в использовании запятых при записи чисел и точек при записи дат. Это будет работать, пока какой-нибудь умник не сменит стандартные разделители на нестандартные разделители.

Удалите содержимое ячеек D7 и D8.

Как редактировать данные

Данные можно редактировать тремя способами.

Двойной щелчок

Дважды щелкните на ячейке В1.

В ячейке В1 щелкните прямо перед словом «Бюджет», затем наберите слово Торговый и нажмите клавишу Пробел.

Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось новое название.

Строка формул

Укажите ячейку В1.

Перейдите в строку формул. Щелкните сразу после слова «Бюджет». Введите «:», нажмите клавишу Пробел и наберите 2008 год.

Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось новое название.

Клавиша F2

Укажите ячейку В1.

Нажмите клавишу F2. Щелкните прямо перед словом «год». Наберите финансовый и пробел.

Уйдите из ячейки. В ячейке B1 появилось полное название: Торговый Бюджет 2008 финансовый год.

Быстрый ввод данных

Excel содержит несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Механизм автозамены простой: Вы вводите в ячейку одну последовательность символов, после выхода из ячейки Excel ищет ее в своем множестве и, если находит, то заменяет ее другой последовательностью.

Механизм простой, а пользы две: исправление ошибок и ввод длинных словосочетаний.

Исправление ошибок

1. Щелкните на ячейке B4.

2. Наберите Леот (хотели набрать Лето, но ошиблись) и клавишу Пробел.

Ошибка автоматически исправилась (на Лето).

3. Если ошибка не исправилась, то перейдите к следующему пункту 4 пособия. Выполните его. Догадайтесь, как научить Excel исправлять Леот на Лето (Ответ4). Научите его. Вернитесь и повторите пункты 1, 2 этого задания.

Ввод длинных слов

В этом упражнении вы настроите Автозамену для расширения аббревиатуры «фЗ» до полного названия «фирма «Загвоздка»».

4. Щелкните кнопку Office , затем кнопку Параметры Excel. Появится окно Параметры Excel.

5. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Правописание. В правой панели нажмите кнопку Параметры автозамены. Появится окно Автозамена.

6. В поле заменять введите фЗ.

7. В поле На введите фирма «Загвоздка» и щелкните по кнопке ОК. Если вы хотите добавить еще какие-то слова, щелкните на кнопке Добавить и наберите их в соответствующих полях. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК в окне. Подтвердите замену. Окно Автозамена закроется.

Рис 4.1.

8. Нажмите ОК. Окно Параметры Excel закроется.

9. Щелкните на ячейке А1.

10. Наберите фЗ и нажмите Enter. В ячейку будет введено словосочетание фирма «Загвоздка».

11. Проверьте пункт 3 этого задания.

Стандартные списки

В этом упражнении вы научитесь вводить последовательности данных в группы ячеек с помощью функции Автозаполнение. Excel поддерживает ряд стандартных последовательностей, таких как 1,2,3…; названия месяцев или дней недели. Введем названия месяцев.

1. Выделите ячейку С10.

2. Наберите название месяца Март и нажмите Enter.

3. Для ввода названий остальных месяцев первых двух кварталов финансового года щелкните снова на ячейке С10 и перетащите маркер автозаполнения к ячейке H10.

Названия месяцев или дней недели можно вводить как полностью, так и в сокращенном виде. Автозаполнение происходит в том же формате, в котором вы ввели первый элемент последовательности.

Рис 4.2.

Списки пользователя

1. В ячейке B11 наберите слово Приход.

2. Маркером автозаполнения ячейку B11 протащите вниз до ячейки B20.

3. Возможны два варианта:

· Десять раз повторяется слово Приход. Это значит, что на компьютере никто еще не задавал такого хозяйственного списка.

· Появился хозяйственный список из 10 разных строк. Это значит, кто-то уже научил Excel такому списку. В этом случае задумайте какие-нибудь два изменения в строках 2-10, например, «исправить первые буквы пунктов на большие или маленькие».

Зададим или исправим хозяйственный список из 10 строк.

4. Щелкните кнопку Office, затем кнопку Параметры Excel. Появится окно Параметры Excel.

5. В левой панели окна Параметры Excel выберите пункт Основные. В правой панели нажмите кнопку Изменить списки. Появится окно Списки.

6. Если в пункте 3 повторилось 10 раз слово Приход, то выполните пункты 7-9 далее, иначе, если появился хозяйственный список, то выполните пункты 10-12.

7. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Новый список.

8. В поле Элементы списка наберите: Приход Enter, Затраты на товары Enter, Полная выручка Enter, Статьи расходов Enter, Реклама Enter, Аренда помещений Enter, Налоги и выплаты Enter, Проценты по кредитам Enter, Расходы всего Enter, Прибыль Enter. Проверьте, должно быть 10 строк.

Рис 4.3.

9. Щелкните по кнопке Добавить. Ваш новый список включен в поле Списки. Щелкните ОК и еще ОК. Далее к пункту 13.

10. Убедитесь, что в поле Списки выделен пункт Приход, Затраты на товары,… а в поле Элементы списка по вертикали расположен хозяйственный список.

11. В поле Элементы списка сделайте задуманные в п. 3 изменения.

12. Щелкните на кнопке ОК

13. На листе Бюджет выделите ячейку В11 со словом Приход.

14. Перетащите маркер автозаполнения вниз на девять строк к ячейке В20. Выделенные ячейки автоматически заполнятся введенной последовательностью заголовков.

Повторение чисел

Месячные расходы в нашей фирме составляли на рекламу 4000 рублей в месяц, на аренду 500 рублей в каждый из 6 месяцев.

15. В ячейке C15 наберите число 4000.

16. Маркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H15.

17. В 6 ячейках появятся одинаковые числа 4000.

18. Аналогично в ячейках C16:H16 задайте 6 одинаковых чисел 500.

Прогрессия с шагом 1

Месячные расходы в нашей фирме по налогам в марте составляли 240 рублей и увеличивались на 1 ежемесячно.

1. В ячейке C17 наберите число 240.

2. При нажатой клавише Ctrl маркером автозаполнения протащите это число вправо на 5 ячеек до ячейки H17.

3. В 6 ячейках появятся числа 240, 241, 242, 243, 244, 245 (прогрессия с шагом 1).

Прогрессия с любым шагом

Месячные расходы в нашей фирме по процентам в марте составляли 800 рублей и увеличивались на 7 ежемесячно.

1. В ячейке C18 (за март) наберите число 800.

2. В ячейке D18 (за апрель) наберите число 807.

3. Выделите блок из двух ячеек C18, D18 .

4. Маркером автозаполнения протащите блок вправо на 4 ячейки до ячейки H18.

5. В 6 ячейках появятся числа 800, 807, 814, 821, 828, 835 (прогрессия с шагом 7).

Не быстрый ввод

В двенадцати ячейках, 2 раза по шесть ячеек, в ячейках C11:H11 и C12:H12 введите приходы и затраты на товары с марта по август. Столбец Всего и строку с полной выручкой не заполнять.

Рис 4.4.

Действия с рабочими книгами

В Microsoft Excel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги могут содержать несколько рабочих листов, листов диаграмм или модулей Visual Basic. Excel позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена.

Каждая новая рабочая книга имеет 3 чистых рабочих листа. В нашей рабочей книге три рабочих листа с названиями Лист1, Лист2, Лист3.

Как задать имена листов

1. Щелкните дважды на ярлычке Лист1. Слово Лист1 станет выделенным.

2. Наберите Бюджет 2008 и нажмите Enter. Рабочему листу Лист1 присвоено имя Бюджет 2008.

Рис 5.1.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист2. В контекстном меню выберите Переименовать. Слово Лист2 станет выделенным. Лист2 переименуйте в Первый квартал.

Длина названий листов должна быть не более 31 символа с учетом пробелов.

Добавление листов

Добавим три листа тремя разными способами.

Правая кнопка мыши

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист3 и выберите команду Вставить из контекстного меню. Откроется диалоговое окно вставки.

2. Выберите на вкладке Общие значок Лист и щелкните на кнопке ОК.

3. Новый лист Лист4 будет вставлен слева от текущего листа.

Меню

1. Отметьте ярлычок листа Лист4.

2. Нажмите пункт меню Главная и в разделе Ячейки ленты нажмите справа треугольник у пункта Вставить. В выпадающем меню нажмите пункт Вставить лист.

3. Новый лист Лист5 будет вставлен слева от текущего листа.

Клавиша Ctrl

1. Отметьте ярлычок листа Лист3.

2. При нажатой клавише Ctrl перетащите ярлычок Лист3 налево перед Лист4.

3. Слева появится новый лист Лист3(2). Клавиша Ctrl на перетаскивании умеет копировать листы.

Всего теперь в книге присутствует шесть рабочих листов.

Перемещение листов

В этом упражнении вы переместите листы на новые места в рабочей книге.

1. Щелкните на ярлычке листа Лист3.

2. Перетащите ярлычок листа влево и отпустите кнопку мыши только тогда, когда маленький треугольничек окажется справа от листа с названием Первый квартал.

3. Аналогично упорядочите остальные листы.

4. Щелкните мышью на ярлычке листа Бюджет 2008.

Теперь рабочий лист выглядит следующим образом.

Рис 5.2.

Группы листов

Вы можете выделить сразу несколько рабочих листов, причем смежные листы можно выделить, щелкнув на ярлычках первого и последнего рабочих листов при нажатой клавише Shift. Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлычках требуемых рабочих листов.

Выделив несколько рабочих листов, вы можете вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого выделите группу рабочих листов и введите данные в один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.

В этом упражнении вы выделите несколько рабочих листов и введете в них данные.

1. Перейдите на Лист5, щелкнув на его ярлычке.

2. Щелкните на ярлычке Лист4. На экране появится предыдущий лист рабочей книги.

3. Нажмите клавишу Shift, и, не отпуская клавишу, щелкните на ярлычке Бюджет2008. Пять листов из 6-ти станут выделенными, причем активным останется Лист4. При выделении нескольких листов Excel переходит в режим группового редактирования, и в заголовке окна появится слово Группа.

4. Выделите ячейку В3 на Лист4.

5. Напечатайте Максим Софт и нажмите Enter.

6. Щелкните на невыделенном ярлычке Лист5. При этом пять листов перестают быть выделенными, а текущим становится Лист5.

7. Пощелкайте по ярлыкам листов. Смотрите, во всех листах кроме Лист5 в ячейках B3 появились слова Максим Софт. Вводили в один лист, а появилось в 5 листах.

Удаление листов

Удалим листы несколькими способами.

1. Отметьте ярлык Лист5.

2. В меню Главная, в разделе Ячейки ленты нажмите справа треугольник у пункта Удалить. В выпадающем меню нажмите пункт Удалить лист. Лист5 удален.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист4.

4. В контекстном меню выберите команду Удалить. Откроется диалоговое окно, предупреждающее о том, что отменить удаление листа невозможно.

5. Щелкните на кнопке Удалить. Диалоговое окно закроется и Лист4 исчезнет.

6. Удалите Лист3(2).

В книге останется 3 листа.

Составление формул

Вы научитесь автоматически суммировать данные в строках и столбцах, составлять элементарные формулы, присваивать имена блоку ячеек, составлять формулы, используя абсолютные и относительные адреса ячеек.

Вычисление полной выручки

Рассчитаем полную выручку за март месяц с указанием адресов при помощи мыши.

1. Выделите ячейку С13.

2. Введите с клавиатуры = (равно), затем щелкните на ячейке С11. В строке формул появилось =С11.

3. Введите – (минус), затем щелкните на ячейке С12.

4. Нажмите кнопку с зеленой галкой в строке формул. Формула введена, в строке формул появилось =С11-С12, а в ячейке С13 видно значение полной выручки за март.

Копирование формул

В ячейках D13:I13 должны стоять значения полных выручек за остальные 5 месяцев и Всего. Заметим, что полная выручка подсчитывается одинаково за любой месяц. Вспомним, как мы копировали расходы за рекламу и аренду, и попробуем скопировать полную выручку за март на другие месяцы.

1. Маркером автозаполнения протащите ячейку С13 с формулой до ячейки I13 включительно.

2. Проверьте значения полных выручек.

3. Пощелкайте по ячейкам С13:I13. В строке формул посмотрите содержание ячеек. Это должны быть формулы: =С11-С12, =D11-D12, …,=I11-I12.

4. Как Вы считаете, в ячейках одинаковые формулы или разные?

Запомните: при копировании формулы изменяются, в отличие от текстов, чисел и дат. Обратите внимание, что в ячейках D13:I13 вычитаются две верхние ячейки, так же как в ячейке С13. То есть при копировании формулы сохраняется относительное положение ее исходных данных. Поэтому адреса ячеек с исходными данными в формуле меняются. Это называется правилом относительной ориентации.

Вычисление прибыли

По аналогии со строкой полной выручки придумайте формулу для прибыли и реализуйте самостоятельно ее в ячейках С20:I20 (Ответ 6).

Рис 6.1.

Введите текущую дату

В этом упражнении вы введете в ячейку текущую дату с помощью функции СЕГОДНЯ.

1. Выделите ячейку В4.

2. Наберите =сегодня().

Вы можете набирать имена функций большими или малыми буквами. При нажатии клавиши Enter имена функций будут автоматически переведены в верхний регистр, если они были набраны без ошибок.

3. Нажмите клавишу Enter. Формула введена, и в ячейке появилась текущая дата. Завтра в ячейке автоматически появится завтрашняя дата.

Перемещение строки

1. Щелкните по заголовку строки 20. Выделится вся строка с прибылью.

2. Поместите указатель мыши на любом участке границы выделенного блока. Он примет вид белой стрелки . Перетащите рамку блока в строку 21.

Рис 7.1.

Вставка столбца

Допустим, Вы хотите вставить пустой столбец перед столбцом А.

1. На листе Бюджет2008 нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home. Активной станет ячейка A1.

2. Правой кнопкой мыши щелкните на заголовке столбца A. При этом выделится весь столбец A и откроется контекстное меню.

3. Выберите команду Вставить. Новый столбец вставлен слева от столбца A.

Перемещение столбца

Допустим, Вы хотите, чтобы пустой столбец стоял на втором месте.

1. Щелкните на заголовке столбца B. Он выделится.

2. Поместите указатель мыши на границу выделенного столбца. Он примет вид белой стрелки .

3. Перетащите рамку выделенного столбца на место столбца A.

Упорядочение по алфавиту

Упорядочим строки 15-18 статей расходов по алфавиту наименований.

1. Выделите блок C15:J18 с заголовками и величинами расходов.

2. В ленте Главная щелкните по кнопке Сортировка и фильтр, затем по кнопке Сортировка от А до Я .

Статьи упорядочились по алфавиту. Остальные строки остались без изменений.

Рис 7.5.

3. В панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить с дискетой, чтобы сохранить документ.

Форматирование данных

Составляя документ, важно разместить в нем информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. С помощью экспресс-стилей таблиц и ячеек, кнопки Формат по образцу и кнопок ленты Главная вы можете быстро и профессионально оформлять документы.

Экспресс-стили таблиц

В этом упражнении вы выделите диапазоны ячеек и примените к ним различные варианты форматов с помощью экспресс-стилей таблиц.

1. На листе Бюджет 2008 выделите блок ячеек C6:D8.

2. В ленте Главная в разделе Стили выберите команду Форматировать как таблицу.

3. В открывшемся окне экспресс-стилей таблиц выберите Светлый 15 в третьей строке, первом столбце.