Часть 7. Загрузка внешних данных в Excel

Excel не приспособлен для создания систем с постоянно изменяемыми и накапливаемыми данными. Для этих целей используют системы управления базами данных (СУБД) типа Microsoft Access, Microsoft SQL Server. Excel же может принимать накопленные во внешних источниках данные в свои рабочие листы и является клиентом для OLAP-анализа.

Внешние данные в Excel могут быть загружены:

· с помощью запросов непосредственно из внешних баз данных;

· из текстовых файлов в формате с разделителями;

· из других файлов в формате *.xls;

· с web-страниц.

Строить запросы непосредственно к базам данных, извлекать и передавать данные на рабочие листы Excel позволяет компонента Microsoft Query (рис. 35). Запросы можно сохранять в файлах с типом *.dqy для повторного использования.

Схема извлечения данных из базы данных показана ниже:

 

 

Запрос к базе данных может быть построен а) как с целью простой загрузки данных в Excel, б) так и с целью формирования куба сводной таблицы Excel.

Создадим запрос к базе данных с целью загрузки в Excel. В качестве базы данных используем файл zakaz.mdb СУБД Access. Предварительно скачайте файл zakaz.mdb с сайта www.kuprava.ru (из раздела Access).

 

Проделайте самостоятельно. Простой запрос к базе данных создается через пункт меню Д анныеàИмпорт вне ш ние данныхàСозд а ть запрос… При этом мастером запросов последовательно будут запрошены следующие данные:

1. Источник данных – система, из которой требуется извлекать данные, например Access, dBase, FoxPro, SQL Server, Text Files (рис. 31).

 

Рис. 31

Рис. 32

 

2. База данных – имя конкретной базы (файла) или текстового файла, например zakaz.mdb (рис. 32). Имя базы данных записывается в источник данных для будущих соединений.

Рис. 33

 

3. Таблицы, запросы и столбцы (поля) для выборки данных (рис. 33). Кнопка > позволяет перемещать столбцы из левой части в правую – эти поля будут составлять поля запроса. Вы можете выбирать поля из разных таблиц - Microsoft Query извлечёт данные в соответствии с установленными в базе данных связями (рис. 35). На рис. 33 в Столбцы запроса перенесены поля КодЗаказа и ДатаЗаказа из таблицы Заказы левой части, поля Количество и Сумма из таблицы ЗаказаноТовара, поле ФИО из таблицы Клиенты, поле Название из таблицы Товары.

 

База данных представляет собой набор взаимосвязанных и нормализованных таблиц, в которых исключается дублирование и поддерживается ссылочная целостность. О построении баз данных Access можно почитать в книге [2]. Создавая запрос, необходимо четко представлять назначение таблиц, полей и связей.

 

4. Условия отбора данных и порядок сортировки (окно мастера не показано).

 

Рис. 34

 

Рис. 35

 

5. Далее (рис. 34) отобранные данные могут быть возвращены в Excel, обработаны в Microsoft Query, сформированы в OLAP-куб. Здесь же есть возможность сохранить запрос в файл *.dqy. На рис. 34 выбран второй вариант, после чего откроется окно Microsoft Query (рис. 35). В нем можно создавать, выполнять запросы, просматривать данные и пр. Из Microsoft Query (меню Ф айл) может быть запущен мастер создания OLAP-куба или данные могут быть переданы в Excel – здесь выбран последний вариант.

6. Диапазон ячеек Excel, куда следует вернуть данные (рис. 36).

7. Данные загружены в Excel (рис. 37). Панель управления Внешние данные позволяет оперативно работать с построенным запросом.

 

Рис. 36

 

Рис. 37

 

Поработайте с Microsoft Query для получения навыков загрузки в Excel данных из других внешних источников. Дополнительную информацию почерпните в справочной системе Excel по клавише F1.

 

 

Полученные на рис. 37 данные могут быть использованы для построения сводной таблицы. Но есть способ прямой загрузки внешних данных в сводную таблицу – Мастер сводных таблиц (меню Д анныеàСвод н ая таблица…) позволяет создать запрос к базе данных с целью формирования куба сводной таблицы Excel.

Проделайте самостоятельно загрузить данные из базы данных в сводную таблицу:

1. На первом шаге Мастера сводных таблиц выберите опцию " во внешнем источнике данных ".

2. На втором шаге Мастера нажмите кн. Получить данные. Это приведет к запуску Microsoft Query и мастера запросов. Пройдите все пункты, описанные выше. Но…

3. На заключительном шаге (рис. 34) выберите опцию " Вернуть данные в Microsoft Office Excel ".

4. После получения данных в следующих окнах нажмите Далее и Готово. В результате будет создана пустая сводная таблица (как на рис. 27) со следующим списком полей:

 

 

Здесь поля КодЗаказа, ДатаЗаказа, ФИО и Название будут играть роль измерений, а поля Сумма и Количество будут числовыми данными. Перетащите поля измерений и данных так:

Для получения подобного вида перетащите ячейку B4 Данные на одну строку вверх – на ячейку B3. Просмотрите срезы по измерениям. Кн. на Панели инструментов Сводные таблицы позволяет обновить данные, в случае их изменения в базе данных!