Поиск и замена нужных текстовых фрагментов

 

Иногда требуется найти какое-либо слово или фрагмент текста в таблице Excel. Хорошо, если таблица небольшая и вы примерно знаете, где искать. Тогда можно бегло просмотреть документ и найти нужное место в нем. А что делать, если у вас таблица на несколько тысяч строк и вы не имеете ни малейшего представления, где нужно искать?

Или вот вам еще одна наглядная ситуация. Допустим, вам нужно найти в кни­ге Excel одно слово и заменить его на другое. Опять же, маленький документ можно относительно быстро просмотреть и произвести нужную замену. А как же быть, если документ большой и замен должно быть произведено много?

Мы неоднократно были свидетелями того, как люди целыми днями про­сматривают документы и заменяют одно слово на другое. При этом они не застрахованы от того, что в каком-то месте не заметят искомого слова и про­пустят его.

Разрешить обе вышеописанные проблемы можно с помощью специально­го механизма поиска и замены, встроенного в Excel 2007. В частности, с по­мощью него можно в считанные секунды одно слово заменить на другое по всему документу, каким бы тот большим ни был. Рассмотрением механизма поиска и замены мы сейчас и займемся.

Простой поиск

Для того чтобы просто найти, в каком месте присутствует то или иное слово

Рис 21.3 Окно «Найти и заменить», Вкладка «найти»

 

(или фраза), нужно проделать следующее:

1. Перейдите на лист, с которого должен быть начат поиск..

2. Далее, на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, щелкните по кнопке Найти. В результате на экране появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное на рис. 21.3. В нем вы должны перейти на вкладку Найти (как правило, на этой вкладке окно и открывается).

3. Далее в поле Найти вкладки Найти следует набрать искомый текст или число, которое необходимо найти (текст поиска). Если поиск ранее уже проводился, то в поле ввода будет находиться последний текст поиска. Для ввода текста поиска можно использовать раскрывающийся список поля Найти. В нем запоминаются последние введенные тексты поиска.

4. Для начала поиска необходимо нажать кнопку Найти далее или
клавишу «Enter».

После этого поиск будет начат, а спустя мгновение уже появится результат. Если искомое слово или фраза будут найдены, то Excel сразу перейдет в то место документа, где слово расположено. При этом само слово или фраза будут выделены.

Обратите внимание, что будет найдено первое вхождение в документ иско­мого слова (фразы). Если вы хотите продолжить поиск и найти следующее упоминание слова в документе, то в окне Найти и заменить (оно все еще будет оставаться на экране) следует нажать на кнопку Найти далее.

Если же вам достаточно найденного слова, то вы можете закрыть окно Най­ти и заменить, нажав в нем на кнопку Отмена.

^/

 

ПОИСК И АВТОМАТИЧЕСКАЯ ЗАМЕНА ОДНИХ СЛОВ НА ДРУГИЕ

 

Одновременно с поиском слов и фраз можно производить их автоматичес­кую замену на другие. Для выполнения этой операции нужно проделать сле­дующее:

1. Перейдите на лист, с которого должен быть начат поиск.

2. Далее на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, щелкните по команде Найти. В появившемся диалоговом окне Найти и заменить (см. рис. 21.3). перейдите на вкладку Заменить (рис. 21.4).

3. Далее в поле Найти вкладки Заменить следует набрать текст или
число, которые вы хотите найти (текст поиска). В поле Заменить на
введите слово или фразу, на которое должен быть заменен найденный
текст. Если поиск и замена ранее уже проводились, то в полях ввода
будут находиться последние вводившиеся слова и фразы.

4. Если вы хотите по всему документу произвести замену, то сразу
можете нажимать на кнопку Заменить все. Если вы где-то хотите
произвести замену найденного слова, а где-то нет, то нажимайте на
кнопку Найти далее и смотрите, что Excel найдет. Если вы хотите
заменить найденное слово в указанном месте, то нажмите на кнопку
Заменить, если не хотите, то нажмите на кнопку Найти далее.

 

Рис. 21.4. Окно «Найти и заменить». Вкладка «заменить»

 

 

5. Завершить (или прервать) поиск с заменой можно, нажав на кнопку Отмена в окне Найти и заменить.

Рис. 21.5. Окно «Найти и Заменить». Вкладка «Заменить» (расширенный вариант)

 

Если в окне Найти и заменить щелкнуть по кнопке Параметры», то перед вами раскроется перечень настроек (см. рис. 21.5), позволяющих уточнить критерии поиска, например указать, чтобы поиск производился с учетом ре­гистра (т. е. больших и маленьких букв), поиск только слова целиком (чтобы введенное слово искалось именно как самостоятельное слово, а не как часть какого-либо другого) и т.д.

 

Глава 22. Листы таблиц

 

22.1. Листы в электронных таблицах Excel 2007

 

Как было уже сказано выше, каждая книга (документ) Excel может состоять из нескольких листов, разбитых в свою очередь на ячейки. По умолчанию каждая вновь создаваемая книга Excel содержит три листа.

Листы помогают наиболее оптимально распределить информацию в доку­менте и грамотно выстроить его структуру. Причем в рамках одной книги Excel вы можете иметь некоторую совокупность таблиц, каждая из которых содержится на своем листе, и может быть как-то связана со всеми остальны­ми. Например, в виде одной книги Excel может быть оформлена бухгалтерия небольшого предприятия. На одном листе может содержать отчет о прода­жах, на другом отражены производственные затраты, на третьем - зарплат­ный фонд, на четвертом - перечень сотрудников и т.д. Во-первых, благода­ря листовой структуре у вас появляется возможность все хранить в рамках одной книги (а не нескольких разрозненных файлов), а во-вторых, данные с одного листа могут участвовать в вычислениях на другом листе и т.д.

Переход между листами может производиться двумя способами:

• Щелчками мыши по ярлыкам листов.

• Нажатиями клавиатурных сочетаний «Ctrl»+«Page Up» и
«Ctrl»+«Page Down».

Кроме того для перехода между листами можно воспользоваться стрелоч­ками, находящимися рядом с ярлыками листов, слева от них. Их использование может быть полезно, когда в таблице содержится большое количество листов и все ярлыки просто не помещаются в окне Excel.

Обратите внимание, что при перемещении между листами Microsoft Excel запоминает активную ячейку на каждом из них. Благодаря этому при воз­вращении на предыдущий лист после посещения другого, вам не надо будет заново искать ячейку (ячейки), с которой (которыми) вы работали в послед­нее время. Это особенно полезно в больших таблицах, содержащих огромное количество данных (заполненных ячеек).

Рис. 22.1. Ярлыки листов. Переход между листами книги Excel

 

 

Операции над листами