Глава 28. Создание всплывающих примечаний для ячеек

 

В таблицах Excel можно добавлять текстовые примечания (комментарии, замечания), которые по умолчанию при обычном просмотре на экране не выводятся, а появляются при наведении на ячейку указателя мыши. Таким образом, можно помещать дополнительную пояснительную информацию к содержимому той или иной ячейки, обращать на нее внимание.

Рис. 28.1. Создание примечания

 

Рис. 28.2. Кнопки управления примечаниями на вкладке «Рецензирование» ленты инструментов

 

Чтобы добавить в ту или иную ячейку примечание, следует:

1. Установить на ячейку текстовый курсор (при этом в ячейку уже могут быть введены данные).

2. Перейти на вкладку Рецензирование ленты инструментов (см. рис. 28.2) и нажать кнопку Вставка примечания

3. Далее появится желтое окошко примечания, в котором вам будет предложено ввести его текст. Сделайте это (рис. 28.1). Обратите внимание, что вы можете с помощью мыши изменять размер желто­го поля примечания.

4. Чтобы завершить создание примечания, щелкните мышкой в области таблицы вне примечания.

О том, что ячейка содержит примечание, будет говорить маленький красный треугольник в ее правом верхнем углу. Как уже говорилось выше, чтобы при­мечание стало видно - наведите указатель мыши на ячейку.

Можно принудительно отобразить все примечания в таблице, щел­кнув мышкой по кнопке Отобразить все примечания на вкладке Рецензирование ленты инструментов (рис. 28.3). Повторное нажатие на кнопку скрывает примечания. Целенаправленно переходить от одного при­мечания к другому можно с помощью кнопок Предыдущее и Следующее все на той же вкладке Рецензирование.

Чтобы отредактировать примечание, щелкните правой кнопкой мыши по ячейке с примечанием и в появившемся контекстном меню выберите коман­ду Изменить примечание. Чтобы удалить примечание - в том же контекс­тном меню выберите команду Удалить примечание.

 

 

Рис. 28.3. Режим отображения всех примечаний

 

Глава 29. Печать таблиц Excel

 

Параметры страницы

Обычно изначальные параметры страницы являются самыми подходящими и ничего менять в них не нужно. Тем не менее иногда может потребовать­ся, чтобы листы вашего документа были не вертикальными (как в книге), а горизонтальными (как в альбоме). Или, возможно, вы захотите изменить размеры полей - расстояний от края страницы до текста.

Все это можно задать на вкладке Разметка страницы ленты инструментов. Там имеются все средства для этого. Например, нажав кнопку Ориентация, можно выбрать ориентацию страницы, а нажав кнопку Поля, вы сможете выбрать размер полей (см. рис. 29.1). Если ни один из предлагаемых вариан­тов вас не устроит, то нажмите Настраиваемые поля, и вы попадете в окно Параметры страницы (рис. 29.1).

29.2. Предварительный просмотр таблицы

Перед печатью документа его можно и даже необходимо предварительно просмотреть, чтобы увидеть, как он будет выглядеть на бумаге. Причем в Ехсеl (по сравнению с Word'oM) эту операцию следует отнести к обяза­тельным, т.к., пользуясь диалоговым окном Параметры страницы, довольно сложно сразу добиться разбиения и размещения таблицы, требуемого для печати.

Для перехода в режим предварительного просмотра следует щелкнуть мыш­кой по Кнопке Microsoft Office вши в раскрывшемся меню выбрать Печать

Рис. 29.1. Возможности вкладки «Разметка страницы» по заданию параметров страницы

Рис. 29.2. Диалоговое окно «Параметры страницы»

 

Рис. 29.3. Режим предварительного просмотра

 

-> Предварительный просмотр. В результате этого в окне приложения появляется полное изображение текущей страницы документа в том виде, в каком она будет напечатана (рис. 29.3).

Кроме этого, появляется панель предварительного просмотра со следующи­ми инструментами:

• Следующая страница и Предыдущая страница — просмотр следующей и предыдущей страниц соответственно (для листания можно также использовать полосу прокрутки и клавиши перемещения).

• Масштаб — увеличение масштаба изображения до 100% и возвращение исходного масштаба (увеличить и уменьшать масштаб можно также, щелкая мышью на любом месте листа).

• Печать... — вызов диалогового окна Печать для задания печати таблицы и настройки принтера.

• Страница... — вызов диалогового окна Параметры страницы. Показать поля — вывод на экран маркеров столбцов, границ колонтитулов и границ поля таблицы, которые можно перетаскивать, не выходя из режима просмотра (при перетаскивании в строке состояния появляется информация о величине изменяемого параметра).

• Закрыть окно предварительного просмотра — ну это понятно, что такое.

Если текущее положение дел вас не устроит и вы захотите подправить раз­мещение содержимого таблиц (таблицы) на страницах, вернитесь обратно в обычный режим работы, нажав кнопку окно предварительного просмотра.

Далее, находясь в обычном режиме, в строке состояния щелкните мышкой

по кнопке Страничный В результате таблица в окне отобразится в виде, показанном на рис. 29.4. при этом границы между страницами будут обозна-

 

Рис. 29.4. Режим разметки страницы

 

чены синей пунктирной линией, а границы области печати - синей сплош­ной линией. Перетаскивая те и другие границы, вы сможете изменить рас­пределение содержимого таблицы по печатным страницам.

Контуры области печати обведены утолщенной линией, а ячейки, не вклю­ченные в область печати, имеют серый фон. Границы разбиения на страницы и границы области печати можно перемещать мышью, причем после пере­мещения, при необходимости, автоматически происходит установка соот­ветствующего масштаба печати, а граница автоматического разбиения пре­

вращается в границу, установленную вручную. Вернуться в обычный режим можно, щелкнув по кнопке Обычный там же, в строке состояния.29.3. Печать

Рис. 29.5. Окно «Печать»

 

Печать документа в Ехсеl (так же, как и в Word'e) может выпол­няться либо с предварительной установкой параметров печати, либо без нее. В первом случае для подготовки к печати следует щелк­нуть мышкой по Кнопке Microsoft Officeа затем по команде Печать. В результате на экране появится диалоговое окно Печать, в котором вы сможете произвести нужные настройки (см. рис. 29.5).

Можно не вызывать окно Печать, а сразу приступить к печати. В этом слу­чае печать документа будет произведена в одном экземпляре с параметрами, принятыми по умолчанию или установленными при последней печати. Для

этого после того, как вы щелкнете мышкой по Кнопке Microsoft Office, следует не щелкать по команде Печать, а навести на нее указатель мыши и в появившемся меню выбрать пункт Быстрая печать.

В диалоговом окне Печать чаще всего изменяют лишь объем печати, коли­чество печатаемых листов и количество копий документа.

Объем печати выбирается переключателями группы Вывести на печать:

• выделенные листы — печать текущей таблицы или печать нескольких
предварительно выделенных листов таблиц;

• выделенный диапазон—печать только предварительно выделенного
блока, причем выделенный блок рассматривается как целая таблица
и соответственно разбивается и размещается на страницах по тем же
правилам;

• всю книгу — печать всех таблиц книги.

Количество печатаемых страниц задается группой переключателей Печатать:

• все — печать всех страниц из выбранного объема печати;

• страницы — печать нескольких расположенных подряд страниц, начальный и конечный номер которых указываются в находящихся справа полях.

Если требуется напечатать несколько экземпляров документа, то в поле Число копий необходимо указать требуемое количество копий. При этом пе­реключателем Разобрать по копиям можно установить последовательность печати копий: если он включен, то печатаются сначала все страницы первой копии, затем второй и т.д., если он выключен — сначала первые страницы всех копий, затем вторые и т.д.

В окне Печать можно выбрать тип принтера, на котором будет производить­ся печать, а также установить его параметры. Тип принтера выбирается в за­крытом списке Имя. Если Windows настроена на один тип принтера и имен­но соответствующий принтер подключен к компьютеру, то ничего изменять не требуется: нужное имя выбрано по умолчанию.

После нажатия кнопки Свойства... появляется диалоговое окно, исполь­зуя которое можно выполнить локальную (т.е. только для программы Ex­cel) настройку выбранного принтера. Вид окна и его опции зависят от типа установленного принтера. Как правило, в окне свойств принтера можно ус­тановить: ориентацию листов, вид печати, качество печати, порядок печати

 

листов, печать нескольких страниц на листе и т.д. Для начала печати необ­ходимо, убедившись в готовности принтера к работе, нажать кнопку ОК в окне Печать.

Колонтитулы

 

На каждой печатной странице таблицы могут размещаться колонтитулы. Колонтитул - это текст, который располагается в специально отведенной области в верхней и/или в нижней части страницы (верхний и нижний ко­лонтитул).

Колонтитул имеет одинаковое содержание на каждой печатной странице до­кумента. В него обычно включается дополнительная информация о доку­менте: название документа, название фирмы (например, на официальном бланке), номер страницы, фамилия автора, дата создания, название файла, логотип фирмы или какой-либо графический элемент, который должен при­сутствовать на каждой странице документа, и т.п.

Благодаря использованию колонтитулов отпадает необходимость разме­щать данную информацию вручную. Она при разбивке таблицы Excel на печатные страницы будет автоматически добавляться на каждую из них.

Чтобы добавить колонтитул, следует перейти на вкладку Вставка ленты инструментов и нажать кнопку Колонтитулы. После этого вы перейдете в режим редактирования колонтитулов и сможете задать свое содержимое ко­лонтитула. Так вы сможете набрать какой-либо текст, а также включить в ко­лонтитул различные элементы (рисунок, текущую дату, название таблицы и т.п.), воспользовавшись

 

 

Рис. 29.6. Вставка колонтитулов

 

соответствующими кнопками на вкладке Конструк­тор, которая станет доступна в режиме редактирования колонтитулов.