Что такое формулы и зачем они нужны

 

Программа Microsoft Excel 2007 может использоваться не только для офор­мления и упорядочивания данных в виде таблиц, но и для проведения все­возможных расчетов и вычислений. При этом уровень автоматизации таков, что обсчет большого количества данных может быть оформлен и выполнен очень быстро и удобно. Большое количество встроенных функций (матема­тических/статистических/финансовых и т.п.) позволяют создавать практи­чески любые формулы, которые могут использоваться для проведения вы­числений. В программе также присутствуют инструменты анализа данных, позволяющие определять всевозможные закономерности в наборах данных, например, как происходит изменение данных в зависимости от тех или иных условий.

Несомненным удобством проведения вычислений в Excel является то, что в формулах используются не конкретные числовые значения, а адреса ячеек. Из этих ячеек берутся данные и подставляются в формулу, результат кото­рой отображается в какой-либо другой ячейке (в которой данная формула прописана). Удобство же заключается в том, что при изменении значения в какой-либо из ячеек, входящих в формулу, значение формулы будет ав­томатически пересчитано. Вам ничего в формуле не надо будет менять. Все произойдет автоматически.

Результат, полученный в ходе вычисления по формуле, может использовать­ся в других формулах. Таким образом, вы можете выстраивать длинные це­почки вычислений, основанные на каких-то исходных данных. При этом все ваши вычисления (какими бы сложными они не были) будут автоматически пересчитаны при изменении любого из входных значений.

Рис. 23.1. Ввод формулы

 

то в формулу будет подставлено нулевое значение! Обратите внимание на это правило. Введите в ячейку В5 какое-либо числовое значение. Отметь­те, что сразу изменится значение в ячейке, содержащей вышеприведенную формулу. Если в ячейку В5 ввести не числовое значение, а например какой-либо текст, то в ячейке с формулой будет выдано сообщение об ошибке.

При составлении формул можно использовать следующие элементы:

• Знак «равно» (=). С него начинается любая формула.

• Знаки простейших математических операций: сложение (+), вычитание (-), умножение (*), деление (/) и возведение в степень (^).

• Знак процента (%). Результат действия - десятичная дробь, равная
указанному проценту от 1. Например, значением формулы =25% бу­дет результат 0,25

• Непосредственно сами числа. Для разделения десятичных знаков используется символ запятой (,)

• Адреса ячеек. Можно указать как одну ячейку, так и их диапазон.

Часто возникает вопрос, а можно и нужно ли использовать пробелы при со­здании формул. Здесь поступайте, как хотите. Дело в том, что пробелы Excel игнорирует. Так что ставить пробелы или не ставить - решайте сами как вам удобнее.

Описание простейших действий, предусмотренных в формулах Excel, приведено в табл. 23.1.

Порядок выполнения арифметических операций в формулах Excel 2007 со­ответствует приятым в математике, то есть сначала выполняется возведение в степень, потом умножение и деление и лишь затем сложение и вычитание. Как и в математике, для изменения порядка действий могут использоваться круглые скобки.

Если в формуле используются адреса каких-либо ячеек, то они могут наби­раться как маленькими (строчными), так и большими (прописными) буква­ми. Просто маленькие будут автоматически преобразованы в большие

Когда вы находитесь в режиме создания/редактирования какой-либо фор­мулы, то все ячейки, адреса которых входят в формулу, будут автоматически подсвечены разноцветными тонкими линиями. Причем адрес ячейки в фор­муле и рамка вокруг этой ячейки будут одного цвета, что повышает нагляд­ность и удобство поиска нужных ячеек.

Обратите внимание, что вместо набора адресов ячеек, входящих в формулу, с клавиатуры вы можете просто щелкать мышкой по нужным ячейкам, и их адреса будут автоматически добавлены в формулу. То есть, например, что­бы в ячейку ввести формулу =F2+H8, следует набрать на клавиатуре знак «равно». Затем щелкнуть мышкой по ячейке F2, набрать на клавиатуре «+», щелкнуть мышкой по ячейке Н8, нажать клавишу «Enter». Помимо удобства данный способ позволяет снизить вероятность возникновения ошибок из-за неправильно введенного адреса.

 

Использование функций

 

Помимо простейших арифметических действий, рассмотренных нами ранее в предыдущем разделе, в формулах могут использоваться встроенные в Ex­cel функции. Благодаря этому существенно расширяются вычислительные возможности Excel.

Функция в Excel представляет собой некоторую, заранее предопределенную формулу, выполняющую некоторое конкретное действие. Например, фун­кция КОРЕНЬ вычисляет значение квадратного корня из переданного ей значения. Значения, передаваемые функции, называются аргументами фун­кции. При записи функции сначала пишется ее имя, а потом в круглых скоб­ках приводится аргумент (или аргументы) функции. Например, формула, вычисляющая квадратный корень из числа 4 будет выглядеть следующим образом:

=КОРЕНЬ (4)

В качестве аргумента функции могут выступать как конкретные числа (как в приведенном выше примере), так и адреса ячеек, значение из которого долж­но быть взято. Например, если необходимо вычислить корень из значения, содержащегося в ячейке D3, то соответствующая формула будет выглядеть так: =KOPEHЬ(D3).

В рамках одной формулы может использоваться несколько формул в самых разных сочетаниях. Например:

=434+A4+KOPEHЬ(D4)-SIN(A3) =F3+SIN(KOPEHЬ(D7))

В качестве аргумента одной функции может выступать другая функция (допускается использование вложенных функций) и т.д. Порядок действия соответствует принятым математически правилам. Сначала вычисляются значения функций и возведение в степень, а потом уже остальные арифме­тические действия.

Некоторые функции имеют не один, а несколько аргументов. Так, если рас­смотренная выше функция КОРЕНЬ имеет один аргумент, то функция СУММ, осуществляющая суммирование, может содержать произвольное

количество аргументов в зависимости от того, что вам нужно просуммиро­вать. Когда у функции используется несколько аргументов, то они перечис­ляются через запятую.

Например:

=СУММ(АЗ, 10003,434, F3, F4, F5, F6, F7)

Если в качестве аргумента какой-либо функции должен быть указана боль­шая последовательность подряд идущих ячеек, то можно не перечислять их все через запятую, а указать в виде диапазона. Например, в вышеприведен­ном примере имеется последовательность ячеек F3, F4, F5, F6, F7, которая в виде диапазона будет выглядеть как F3:F7. При задании диапазона сначала приводится адрес первой ячейки диапазона, затем ставится знак двоеточия «>-, а после него - адрес последней ячейки диапазона.

Рис. 23.2. Выбираем функцию на вкладке «Формулы» ленты инструментов

 

 

Воспользоваться той или иной функцией в Microsoft Excel 2007 можно не­сколькими способами. Во-первых, находясь в режиме создания формулы (после знака равно или +), вы можете ввести первую букву требуемой фун­кции, и рядом с ячейкой тут же появится список из имеющихся в Ехсеl функций, начинающихся на указанную вами букву. При этом при переходе от одной функции в списке к другой рядом будет отображаться подсказка, поясняющая назначение функции.

Во-вторых, вы можете на ленте инструментов перейти на вкладку Формулы и в группе Библиотека функций выбрать подходящую вам (см. рис. 23.2). Ну и, наконец, в-третьих, можно на вкладке Формулы щелкнуть мышкой по кнопке Вставить функцию, расположенной с левого края. В результате появится окно Мастера функции, с помощью которого вы сможете выбрать нужную вам функцию и задать для нее параметры.

 

а) выбираем функцию

 

 

 

б) задаем аргументы функции Рис. 23.3. Мастер функции

 

После того, как вы выберите нужную функцию, вам необходимо будет за­дать ее аргумент или аргументы. Сделать это можно либо вводом с клавиа­туры –

конкретных числовых значений или адресов ячеек, либо с помощью мыши - указать ячейки или диапазон ячеек, значения из которых должны использоваться в качестве аргументов (см. рис. 23.3).

Чтобы задать диапазон ячеек, просто очертите его мышкой как при обычном выделении.