Относительная ссылка – адрес ячейки автоматически изменяется при копировании формулы

Абсолютные адреса.

Абсолютная ссылка записывается с символом $ перед буквенной и числовой частью.Адрес ячейки при копировании формулы не изменяется ($B$3)

 

 

Использование относительных адресов в формулах иногда становится источником ошибок. Чтобы отменить автоматическое изменение адресов данной ячейки, можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления.

Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе B$7 – не будет меняться номер строки, в адресе $D$10 не будет меняться ни адрес строки, ни адрес столбца.

Текст. Если последовательность символов не является ни числом, ни формулой, то она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например: 345,78 – это число, а 345.78 – это текст; или а1237 – это текст, A7+B8*4 – это текст, так как отсутствует символ «=».

 

Запись ##### в ячейке говорит о том, что столбец недостаточно широк.

Легенда используется для пояснения диаграммы.

 

Исходные данные в таблицах Excel представлены числами и текстами, а для выполнения операций над содержимым ячеек используются формулы. Первым символом формулы в ячейках Excel всегда является символ «=». Далее набирается арифметическое выражение, которое состоит из элементов, соединённых между собой знаками арифметических операций. Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши «Enter». Вводимая формула отображается в строке формул. Использование для расчётов формул удобно и практично, так как при изменяющихся исходных данных в ячейках результат автоматически изменяется, корректируется. Пример записи формулы в ячейке G6:

=A7+B8*4

это означает, что значение ячейки G6 равно значению (содержимому) ячейки A7 плюс значение (содержимое) ячейки B8, умноженное на 4.

Существуют некоторые методы оптимизации, упрощающие ввод формул. Например, адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Вместо того, чтобы «вручную» набирать =С6+С7 можно сделать следующее:

· ввести «=»;

· щёлкнуть мышью на ячейке С6 (её адрес появится в формуле);

· ввести «+»;

· щёлкнуть на С7 и т. д.

Для того, чтобы отредактировать уже введенную формулу, можно

сделать это несколькими способами:

· дважды щёлкнуть мышью на ячейке, чтобы начать редактирование формулы, содержащейся в ней;

· выбрать ячейку и щёлкнуть мышью в строке формул, чтобы там выполнить необходимые изменения.

Копирование формул. Excel позволяет скопировать формулу в

смежные ячейки; при этом адрес ячейки будет изменён автоматически. Для этого необходимо выделить ячейку (например, С10). Установить указатель мыши на чёрный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму чёрного крестика). Нажать левую кнопку мыши и смещать указатель вправо по горизонтали, так, чтобы смежные ячейки (D10,F10) были выделены пунктирной рамкой. После этого отпустить кнопку мыши. Excel скопирует формулу в ячейки и, причём номера столбцов будут автоматически изменены на D и F.

Копировать формулу, записанную в выделенные ячейки, можно только по горизонтали или по вертикали. При этом:

· копирование по горизонтали влево (вправо) на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.

· Копирование вверх (вниз) по вертикали на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.

Абсолютные адреса. Использование относительных адресов в формулах иногда становится источником ошибок. Чтобы отменить автоматическое изменение адресов данной ячейки, можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления.

Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе B$7 – не будет меняться номер строки, в адресе $D$10 не будет меняться ни адрес строки, ни адрес столбца.

Содержимое ячейки будем называть значением этой ячейки.

Основные форматы

Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата. Ниже приведено краткое описание этих форматов.

Общий формат

Для всех ячеек нового листа установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Если значением ячейки является дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. При отображении дробных значений выполняется округление цифр дробной части, которые не могут быть отображены из-за недостаточной ширины ячейки.

Числовой формат

Числовой формат является наиболее универсальным. В отличие от общего формата, в числовом формате можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отображении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Например, если установлен формат с отображением двух чисел дробной части, то число 567,897 будет представлено как 567,90. Это же число будет отображено как 568, если задать формат без отображения цифр дробной части (установить значение счетчика Число десятичных знаков равным нулю).

Выбрав формат Числовой, можно настроить его характеристики

Денежный формат

Денежный формат используют для представления значений, обозначающих денежные величины. При изображении числа в денежном формате после числа выводится обозначение денежной единицы. Кроме того, для удобства восприятия группы разрядов чисел разделены. Для денежного формата можно задать количество цифр дробной части, денежную единицу и способ отображения отрицательных значений.

Дробные числа, отображаемые в денежном формате, округляются в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Округление выполняется по известному правилу: если значение разряда, который должен быть отброшен, меньше пяти, то он отбрасывается, в противном случае значение предыдущего разряда увеличивается на единицу. Если должны быть отброшены несколько разрядов, то приведенное правило последовательно применяется ко всем разрядам, которые должны быть отброшены, начиная с самого младшего.

Финансовый формат

Финансовый формат позволяет представлять денежные величины. Так же, как для денежного формата, для финансового можно задать количество цифр дробной части и выбрать денежную единицу.

Дата

Если в ячейке таблицы находится дата, то можно изменить формат ее отображения.

Способ отображения даты нужно выбрать в списке Тип

Различают полный и сокращенный форматы представления даты. Полный формат отражает день, месяц и год. В сокращенном формате может быть представлен день и месяц, иногда — только месяц или день. Еще раз следует обратить внимание на символ-разделитель, который используется при записи дат. В России — это точка.

Проценты

При отображении содержимого ячейки в процентном формате реальное значение ячейки умножается на 100, и после числа выводится знак процента. Например, если в ячейку записать число 0,2 и установить формат Процентный, то в этой ячейке будет отображено 20,00 %.

 

Выбор ячеек.

1. Чтобы выбрать диапазон ячеек нужно перевести указатель мыши на первую ячейку диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель мыши до последней ячейки диапазона. После отпускания кнопки мыши все ячейки в диапазоне выделяются черным цветом. Протягивание можно производить в любом направлении.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу Shift. Щелкнув на первой ячейке диапазона, нажать клавишу Shift, и не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке.

2. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.

3. Чтобы выбрать весь рабочий лист нужно щелкнуть на кнопке выделения всей таблицы (в верхнем левом углу рабочей области).

4. Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс: если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, который был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом.

Автозавершение при вводе текста

Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав Enter, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение при совпадении первых нескольких букв.

Ошибки в формулах

Иногда после введения формулы в ячейке вместо результата появляется текстовое сообщение об ошибке. Это связано с тем, что при проведении вычислений система столкнулась с каким-либо противоречием. Вот список наиболее часто встречающихся сообщений в ячейках:

#ЗНАЧ! — ошибка в типе данных, используемых в формуле. Возможно, в одной из ячеек диапазона находится текст;

#ИМЯ? — ошибка в имени функции или адресах ячеек и диапазонов, присутствующих в формуле;

#ССЫЛКА! — удалены или перемещены ячейки или диапазоны, на которые ссылается формула;

#ДЕЛ/0! — при расчете происходит деление на ноль;

###### — данные не умещаются по ширине в ячейку; увеличьте ширину столбца протаскиванием границы заголовка.

Операции с ячейками

С выбранным диапазонам в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка 4 Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных нельзя.

3. По команде Правка 4 Копировать или Правка 4 Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно хранить в таблице.

4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка 4 Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.