Ввод и редактирование данных в ячейках

 

Табличный курсор

 

В Ехсеl, кроме текстового курсора и обычного курсора, есть табличный курсор, который представляет собой утолщенную линию, окружающую одну из ячеек листа (рис. 18.2). Табличный курсор имеет значение, анало­гичное тому, которое имеет текстовый курсор в тексте, а именно, указыва­ет на ячейку, в которую будет вводиться информация. Ячейка, на которой находится табличный курсор, называется текущей ячейкой. Адрес текущей ячейки указывается в левой секции (в секции адреса) панели формул.

В простейшем случае табличный курсор перемещается клавишами переме­щения (стрелки, клавиши «Home», «End», «Page Up», «Page Down») или мышью (сенсорной панелью). Если курсор установить на ячейку (курсор приобретает вид белого креста) и щелкнуть мышью, то табличный курсор пе­рейдет на эту ячейку, и она станет текущей.

 

Рис. 18.2. Табличный курсор

Ввод в пустую ячейку

 

Для ввода в ячейку вам необходимо установить на нее табличный курсор и начать набор с клавиатуры. После нажатия первой клавиши происходит активизация панели формул (рис. 18.3). В Excel 2007 появилась возмож­ность увеличения размеров панели формул (бывает полезно, когда в ячей­ке содержится большое количество данных). Для этого вам лишь нужно щелкнуть мышкой по двойной стрелочке справа от панели. На рис. 18.2 панель формул отображена в своем обычном состоянии, а на рис. 18.3 - в увеличенном.

Когда вы вводите данные в ячейку, набираемый текст появляется в двух мес­тах: в самой ячейке и в правой секции панели формул — секции содержа­ния. Чтобы исправить опечатку во время набора текста при первоначальном заполнении ячейки допускается применение только клавиши «Backspace». Клавиши-стрелки и клавишу «Delete» при первоначальном заполнении вы использовать не можете, т.к. это приведет к завершению ввода данных (см. ниже).

Завершить ввод данных в ячейку можно любым из следующих действий:

• нажать клавишу «Enter» или «Tab»;

• нажать кнопку Ввод в секции управления панели формул;

• нажать любую клавишу перемещения на клавиатуре;

• щелкнуть по другой ячейке.

При нажатии клавиши «Enter» табличный курсор переместится вниз на одну ячейку, при нажатии «Tab» — переместится в правую ячейку, при нажа-

тии кнопки Ввод — останется на той ячейке, в которую вводились данные, а при нажатии клавиши-стрелки — переместится на соседнюю ячейку в со­ответствующем направлении. Для завершения ввода можно также нажать комбинацию «Shift»+«Enter». В этом случае табличный курсор переместит­ся в противоположном направлении, т.е. вверх.

После завершения ввода панель формул становится неактивной. Однако в дальнейшем при установке табличного курсора на заполненную ячейку в секции содержания панели формул появляются введенные в нее данные.

Если вам нужно в рамках одной ячейки при вводе данных принудительно перейти на следующую строку, то следует нажать две клавиши «Alt»+ «Enter». Если вы прос­то нажмете на «Enter», как это делается в текстовых редакторах, то вы перейдете в следующую ячейку.

Для отказа от ввода данных в ячейку уже после начала набора нужно нажать к. tfiuiimy «Esc» или кнопку Отмена в секции управления панели формул. В результате этого ячейка вернется в исходное состояние, т.е. останется пус­той.

И напоследок несколько замечаний. Если использовать клавишу «TAB» для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, курсор переместится к началу следующей строки.

В ячейке могут отобразиться знаки #####, если она содержит число, кото­рое не помещается в столбце. Чтобы увидеть текст полностью, необходимо увеличить ширину столбца.

Обратите внимание, что ввод десятичных дробей нужно, как правило, осу­

ществлять со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа. Ис-

пользование «точки» в качестве разделителя может привести к неправиль­ному пониманию ЕхсеГем того, что вы ввели.

 

Изменение содержимого ячейки

 

Вполне вероятно, что вы захотите в какой-то момент изменить содержимое той или иной ячейки. В Excel этому ничего не мешает. Причем здесь возмож­ны два варианта: полная замена содержимого и частичная замена содержи­мого (редактирование).

Рис. 18.4. Изменение содержимого ячейки

 

Чтобы полностью заменить данные в ячейке, вам следует установить на нее табличный курсор и начать набор, т.е. сделать то же, что и при первоначаль­ном вводе. Вновь набранный текст сохраняется в ячейке одним из описан­ных выше способов. Старое содержимое ячейки при этом автоматически удаляется. Если после начала набора отказаться от него, нажав, например, клавишу «Esc», то в ячейке останутся прежние данные.

Если же вам не нужно полностью заменять содержимое ячейки, а требуется только небольшое его изменение, то тогда используется редактирование со-

Рис. 18.5. Редактирование содержимого ячейки на панели формул

 

держимого ячеек. В режим редактирования данных в ячейке можно перейти одним из следующих способов:

• Установить табличный курсор на ячейку и нажать «F2».

• Выполнить двойной щелчок по ячейке.

• Установить табличный курсор на ячейку и щелкнуть мышью в
секции содержания панели формул.

В результате каждого из этих действий активизируется панель формул и по­является текстовый курсор. Причем в первых двух случаях он появится в самой ячейке, в последнем — в секции содержания панели формул.

В отличие от первоначального ввода в режиме редактирования для переме­щения текстового курсора допускается использование клавиш-стрелок на клавиатуре.

Завершение ввода при редактировании можно осуществлять лишь нажати­ем на клавишу «Enter» или кнопку Ввод панели формул. Клавиши переме­щения в этом случае ввод не завершают, т.к. используются для перемещения текстового курсора.

Если вы установите текстовый курсор в середине текста ячейки и начнете ввод, то по умолчанию введенная буква (символ, пробел) будет «раздвигать» собой этот текст и вставляться в него. Однако если при редактировании содержимого ячейки нажать клавишу «Insert», то будет включен режим заме­щения букв. Это приведет к тому, что очередная набранная буква будет «за­менять» собой букву справа от текстового курсора.

 

Автозаполнение ячеек

 

Excel располагает большими возможностями по автоматизации различных процессов, в том числе и процесса заполнения ячеек. Одной из них является возможность автозавершения ввода.

Автозавершение работает следующим образом. Если вы вводите данные в ячейки одного столбца, не пропуская при этом строки, то при вводе очеред­ного значения может появиться предлагаемое продолжение вводимого зна­чения. Нажав «Enter», с этим продолжением можно согласиться или, про­должив набор, не согласиться. В качестве продолжения предлагается одно из ранее введенных в данном столбце значений, имеющее такое же начало.

Например, если в столбец вводятся данные о денежных единицах и в одну из ячеек уже было введено значение доллар, то при наборе в очередной ячейке буквы д появится предлагаемое продолжение доллар (рис. 18.6.а). В то же вре­мя, если в расположенных выше ячейках уже были введены значения доллар и динар, то при вводе буквы д продолжение не появится, т.к. в столбце два

слова, начинающиеся на эту букву. Продолжение появится, только если вто­рой будет набрана буква о или и (рис. 18.6.б).

Другой возможностью ускорения ввода данных в ячейки является выбор

рис. 18.6. автозаполнение ячеек

 

 

одного из уже введенных значений из списка. Эта возможность также ста­новится доступной при вводе данных в ячейки одного столбца без пропуска строк.

Если перейти в очередную ячейку заполняемого столбца и нажать «Alt»+ «i» (или выполнить команду Выбрать из раскрывающегося списка... контекстного меню этой ячейки), то под этой ячей­кой

 

Рис. 18.7. Ввод одинаковых данных сразу в несколько ячеек

 

появится список всех уже введенных в данный столбец значений (рис. 18.6.в). Нужное значение можно выбрать либо клавиатурой (клавиша­ми-стрелками), либо мышью.