Стандартные последовательности

 

В некоторых случаях возникает необходимость ввести в соседние ячейки данные, представляющие собой некоторую закономерную последователь­ность. Последовательность может быть стандартной, т.е. изначально зало­женной в Excel, или же она может задаваться пользователем.

Например, если в ячейки строки требуется ввести названия месяцев с янва­ря по июнь (слева направо), то это можно сделать с использованием стандар­тной последовательности. Для этого следует:

1) в начальную ячейку ввести значение январь;

2) нажать на кнопку Ввод на панели формул (или нажать Enter, а затем
вернуться на ячейку, где введено значение январь);

3) установить курсор мыши на маркер автозаполнения, находящийся в
правом нижнем углу выделения или табличного курсора (если выде­лена только одна ячейка). В результате указатель мыши превращает­ся в черный крест;

4) растянуть выделение автозаполнения вправо на 5 ячеек и отпустить
клавишу мыши.

Остающееся после отпускания клавиши мыши выделение можно таким же приемом сократить (влево) или расширить (вправо). По умолчанию формат первой ячейки применяется ко всем заполняемым ячейкам, т.е. они имеют такое же оформление.

После выполнения автозаполнения рядом с заполненными ячейками появ­ляется кнопка. Если навести курсор мыши на эту кнопку и щелкнуть по ней, то раскрывается меню автозаполнения (рис. 19.10). Меню автозаполнения предоставляет дополнительные возможности по управлению автозаполне­нием.

Аналогично можно заполнить требуемое количество ячеек, растягивая вы­деление вниз. Если растягивать выделение влево или вверх, то тоже про­изойдет заполнение месяцами, но в обратном порядке, т.е. январь, декабрь, ноябрь и т.д. По диагонали автозаполнение не выполняется. Начальным может быть любое

 

Рис. 19.10. Автозаполнение последовательностью

 

 

значение последовательности (в приведенном примере, название любого месяца).

В качестве начальных значений последовательностей может использоваться не только название месяца, но дата, время, день недели, год и т.д. В табл. 19.1 приведены некоторые примеры возможных последовательностей.

 

Таблица 19.1. Примеры последовательностей автозаполнения

 

Начальное значение	Последовательность
июнь	июль, август, сентябрь,...
вторник	среда, четверг, пятница,...
3.03.97	4.03.97, 5.03.97, 6.03.97,...
З.мар	4.мар, 5.мар, б.мар,...
мар.97	апр.97, май.97, июн.97,...
12:00	13:00, 14:00, 15:00,...
12:30	13:30, 14:30, 15:30,...

 

В приведенных последовательностях шаг изменения равен единице (одному дню, месяцу, часу). Чтобы создать последовательность по другому закону, например с шагом два, необходимо:

1) в соседние ячейки ввести два значения-образца с требуемым шагом;

2) обычным способом выделить эти ячейки;

3) растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера.

В результате, если, например, ввести значения 00:00 и 02:00, то продолжени­ем последовательности будут значения 04:00, 06:00, 08:00 и т.д.

 

Последовательности пользователя

 

Приведенные последовательности являются встроенными в Excel. Однако вы можете создавать свои последовательности, состоящие из любых текс-

товых или числовых значений. В дальнейшем после ввода одного из этих значений, например первого, можно будет быстро ввести в соседние ячейки другие значения этой последовательности. Такой последовательностью мо­жет быть, например, набор названий организаций, наименований товара и т.п.

Для создания новой последовательности необходимо:

1) Нажать кнопку Microsoft Office и вызвать диалоговое окно Пара­метры Excel, нажав на одноименную кнопку в раскрывшемся меню.

2) В окне Параметры Excel перейдите на вкладку Основные и нажмите кнопку Изменить списки. В результате на экране появится диало­говое окно Списки (см. рис. 19.11);

3) выделите в поле Списки значение НОВЫЙ СПИСОК;

4) в поле ввода Элементы списка клавиатурой наберите значения пос­ледовательности (по одному в строке);

5) нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

 

Рис 19.11 Окно Списки

 

 

Созданную вами последовательность можно редактировать. Для этого сле­дует в поле Списки выделите вашу последовательность, измените список в поле Элементы списка и нажмите кнопку ОК. Для удаления последователь­ности необходимо в поле Списки выделить удаляемую последовательность, нажать кнопку Удалить, а затем кнопку ОК. Стандартные последователь­ности удалить и изменить нельзя.

 

Прогрессии

 

В Excel 2007 вы можете вводить в ячейки не только текстовые, но и число­вые последовательности. Например, если записать в соседние ячейки числа 2 и 3, выделить их обычным способом, а затем выполнить автозаполнение (как описано выше - перетаскиванием маркера автозаполнения), то в ячей­ках появятся значения 4, 5, 6,...; продолжением ряда 300, 500 будут числа 700, 900, 1100,.... Эти последовательности представляют собой арифмети­ческие прогрессии с заданным шагом (в первом случае шаг равен 1, во вто­ром - 200).

В том случае, когда требуется заполнить ячейки числами геометрической прогрессии, необходимо:

1) Ввести в одну из ячеек начальное значение прогрессии.

2) Вниз или вправо выделить ячейки, которые необходимо заполнить.

3) На вкладке Главная ленты инструментов выбрать Редактирование “ Заполнить " Прогрессия.

4) В появившемся диалоговом окне Прогрессия (рис. 19.12) в группе Тип выбрать переключатель геометрическая, в поле Шаг набрать
шаг прогрессии (не равный единице) и нажать кнопку ОК.

Если в поле Предельное значение диалогового окна Прогрессия ввести ка­кое-либо число, то значения прогрессии не превысят заданной величины. При этом может получиться так, что не все выделенные ячейки, окажутся заполненными.

Здесь, пожалуй, все-таки следует напомнить, что арифметическая прогрес­сия описывается соотношением a(i) = a(i-l) + h, а геометрическая прогрес­сия — a(i) = a(i-l)»h, где a(i) — очередное значение прогрессии, a(i-l) — пре­дыдущее значение, h — шаг прогрессии.

В диалоговом окне Прогрессия можно также задать арифметическую про­грессию, последовательности дат, дней недели и др., которые, однако, удоб­нее создавать автозаполнением с помощью мыши.

В Excel имеется возможность выполнить интерполяцию и экстраполяцию

числовых последовательностей. Для этого необходимо выделить блок рас­

Рис. 19.12 Окно Прогрессия

 

положенных в одной строке (столбце) ячеек, часть из которых (или все ячейки) заполнена числами, вызвать диалоговое окно Прогрессия и в нем установить переключатель Автоматическое определение шага, выбрать переключатель арифметическая или геометрическая и нажать кнопку ОК. Если выбран переключатель арифметическая, то будет выполнена линейная аппроксимация, если выбран переключатель геометрическая — экспоненци­альная. В обоих случаях исходные числа в ячейках выделенного блока будут заменены на новые.

 

Дублирование данных

 

Автозаполнение может быть использовано для дублирования данных, т.е. для ввода одного и того же текста или числового значения в несколько ячеек одновременно. Для этого следует:

1) ввести в одну ячейку требуемое значение;

2)установить курсор мыши на маркер автозаполнения;

3)растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера и отпус-

тить клавишу мыши.