Концепция проектирования работы

Получение индивидом, группой или организацией определенно­го результата зависит от многих факторов. Одним из ведущих фак­торов является выполняемая индивидом работа.. Понятие «работа» в данном контексте отлично от понятия «функция». Как было показано в предыдущем параграфе, функция или задача описывают в основ­ном содержательную сторону выполнения индивидом, группой или организацией той или иной деятельности, т.е. отвечает на вопрос: что следует делать.

Вводимое понятие «работа» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. даёт ответ на вопросы: как делать и кому следует (права и ответственность) делать. Всё вместе это позволяет достаточно чётко выделить и описать тот или иной участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех деятельности последней. Проектирование работы представляет собой процесс создания как формальной, так и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации, т.е. проектирование работы является дизайном работы. Определённая работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо задачи. С этого момента работа начинает создаваться, проектироваться. С течением времени и развитием новых процессов в управлении организацией дизайн работы может меняться. Этот процесс называется перепроектированием работы. Дизайн работы меняется, когда руководство организации принимает решение пересмотреть ответы на вопросы, что и как делать В одних случаях пересмотр может ограничиться, например, введением персонального компьютера для произведения расчётов, в других — внедрением групповой формы работы.

Изображённая на рис. 6.3 модель представляет собой результ исследований по этой проблеме за последние 20 лет. Модель включает различные термины и концепции, используемые в настоящее время. Объединённые вместе эти концепции описывают важные характеристики работы и её влияние на эффективность организации.

Модель отражает те сложности, которые возникают в рассматри­ваемом процессе. Она признает, что люди по-разному реагируют на одну и ту же работу: одни получают удовлетворение от работы, а другие — нет. Она также отражает наличие трудности выбора между организационными и индивидуальными потребностями. Так, напри­мер, массовое конвейерное производство, являющееся технически оптимальным, не всегда вызывает у работника состояние удовлетво­рённости работой. Рассмотрим каждый из элементов модели.

Анализ работы

Цель анализа работы — это дать объективное описание самой работы, т.е. её содержания, требований к ней и её окружения или контекста. Существует много методов анализа работы, помогающих руководителям определить эти три составляющих любой работы.

Содержание работы охватывает действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание её содержания может быть широ­ким или узким, т.е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснением каждой отдельной операции, каждого движения руки или тела. Данный подход к отношению со­держания работы называется функциональным анализом работы (ФАР). Он включает в себя описание того:

· что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам;

· какие методы и операции следует использовать;

· какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы;

· какой продукт/услуга производится в процессе выполнения ра­боты.

Первые три позиции связаны с действиями, четвёртая — с резуль­татом работы. ФАР обеспечивает описание работы, основанное на классификации работ по каждой из четырёх позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки так называемых штатных расписаний.

Требования к работе отражают необходимые для её выполнения качества индивида, такие, как навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной органи­зации используется метод должностного аналитического вопросника (ДАВ). Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида путём анализа следующих параметров работы:

· информационные источники, важные для выполнения работы;

· обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;

· физические действия и умения, требуемые для выполнения работы;

· характер межличностных отношений, желательных для работы;

· характер реакции индивида на условия работы.

Данный метод применяется для всех видов работ, в том числе и для управленческой. Он служит базой при подготовке квалификационных справочников.

Внешние по отношению к работе факторы физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должна выполняться, а также права и ответственность составляют контекст работы. Существует ряд методов анализа под углом зрения среды, в которой работа осуществляется. С помощью этих методов можно получить ответ на вопрос о том, что значит данная работа для организации, каких условий она требует для выполнения.

Люди выполняют свою работу в различных местах. Но все их можно свести к двум типам: 1) фабрика или завод и 2) контора или офис.

Исторически анализ работы начался на фабрике. Промышленная революция и последующая индустриализация способствовали процессу роста предприятий, на которых люди выполняли сотни различных специализированных работ. Ранние попытки анализа работы последовали за идеей объективного анализа фактов и данных, собираемых на месте работы, для определения единственно лучшего пути проектирования работы, выдвинутой на рубеже двадцатого столетия основателями научного управления.

На основе концепции научного управления, основоположником которого является Ф. Тейлор, было разработано много методов анализа и улучшения работы. Некоторые из них используются до сих пор. Методы изучения движений и расходуемого на них времени, упрощения работы и стандартизации составляют сердцевину анализа работы на фабрике и других производственных предприятия. Несмотря на то, что механический подход к анализу работы получил широкое распространение в промышленности, многие производственники не согласны с идеей, когда один работник делает одну узкую специализированную работу. Всё большее признание, особенно в высокотехнологичных отраслях, получают умение и готовность ра­ботника выполнять широкий круг задач. На практике это привело к созданию автономных рабочих групп, где один работник мог бы в любой момент заменить другого. При этом существенному измене­нию подвергаются содержание работы и требования к её исполните­лю с таким расчётом, чтобы последнему предоставлялась возмож­ность более полно использовать свой талант и способности.

После появления концепции научного управления, которая в ос­новном была ориентироиана на производственные процессы, анализ работы в развитых индустриальных странах относительно быстро переключился на конторские процессы, что вполне закономерно было связано с ростом масштабов и сложности управленческой рабо­ты. Позже автоматизация, роботы, ЧПУ и ГПС резко сократили потребность в изучении физических действий на работе и вызвали еще больший интерес к изучению работы в области управления органи­зацией. Однако современное рабочее место управленца не является простым продолжением традиционной фабрики. Бумажный предмет работы окончательно был замещён электронным. Это позволило резко раздвинуть для человека границы его работы. Более того, со­временные электронные системы управления делают возможным поручать одному исполнителю целый модуль разных взаимосвязан­ных работ.

В настоящее время ученые и практики считают, что при анализе конторской работы большее внимание следует уделять человеческо­му фактору. Так, например, хорошо известно, что долгая работа с компьютером оказывает ряд неблагоприятных воздействий на здоровье человека, вызывает головную боль, «красноту» глаз, боль в спине и прочее. Источником этих проблем, в частности, является дизайн рабочего места, в соответствии с которым устанавливается взаимодействие человека и компьютерной системы. Причиной этого является то, что нередко анализ работы ориентирован на технологи­ческую сторону — компьютер, так как разработчикам дизайна легче иметь дело с неодушевлёнными предметами, чем со сложной по природе натурой человека.

Параметры работы

Параметры работы определяются на основе результатов её анали­за. К параметрам работы относятся её масштаб, сложность и отно­шения, в которые её исполнитель вступает с другими работниками.

Масштаб работы ассоциируется с ранее приведенной в главе содержательной стороной работы и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Обычно, чем больше задач или операций должен выполнить работник, тем больше это займёт у него времени.

Сложность работы, как её параметр, носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения процессом. На практике сложность работы зависит от личностных характеристик исполнителя и делегированных ему прав по её осуществлению. Очень часто в упра лении можно встретить людей, занимающих формально одинаковые должности в организации, но выполняющих разную по сложности работу. В этом проявляется неформальная сторона в управлении организацией.

Оба параметра, масштаб и сложность работы, делают одну работу отличной от другой не только в рамках одной и той же организации, но и в разных организациях. Это наглядно иллюстрируется рис. 6.4.

Так, декан вуза или заведующий отделением в больнице могут одновременно быть и профессором, и терапевтом соответственно, но работа первых по объёму выполняемых задач значительно «масштабнее», чем последних, так как включает наряду с выполнением чисто профессиональных обязанностей ряд управленческих функций. Уровень проблем, решаемых секретарём главного врача больницы или рабочим-сборщиком, ниже, чем у врача-терапевта или работника, обслуживающего станок с ЧПУ на заводе.

К узкоспециализированным работам относятся те, которые имеют всего несколько задач или операций (т.е. низкий масштаб работы), реализация которых осуществляется с помощью предписанных средств (низкая сложность работы). Широкоспециализированные ра­боты имеют противоположные характеристики рассматриваемых параметров. В больших организациях разрыв между этими двумя видами работ бывает очень велик. Верно определить масштаб и слож­ность работы руководителям помогают правильно и четко сформу­лированные миссии, цели и задачи организации.

Под отношениями по работе при ее проектировании понимается установление межличностных связей между исполнителем работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации.

Рассмотрение отношений как параметра, используемого при про­ектировании работы, является мостиком к формированию структу­ры организации. Это связано с завершением организационного обособления функций в форме рабочих отношений. Связи между функ­циями, а точнее между работами в организации, и составляют, как будет показано ниже, основу её структуры (рис. 6.5).

Принятие руководством решений о природе и характере отноше­ний по работе тесно связано с такими элементами структуры, как масштаб управляемости и создание участков работы, служб и подраз­делений в организации. Это также имеет связь со сплоченностью группы и организационной культурой.

Так, неоправданно большие размеры группы, делающей общую работу, затрудняют установление дружественных и заинтересован­ных отношений между её членами, что отрицательно влияет на эффективность выполняемой работы. Причиной этого является редкая возможность для большого числа людей коммуницировать друг с другом как по работе, так и в личном плане. В результате страдает сплочённость группы и исчезает важный источник удовлетворённос­ти работой для тех, кто испытывает потребность в социализации и самоутверждении посредством установления соответствующих отношений со своими коллегами.

Создавая участки работы, службы и подразделения, руководство организации во многом исходит из практического использования тех отношений по работе, которые удалось получить в ходе её проектирования. Функциональная общность работ позволяет объединить их в рамках одной группы работников, а внутри группы расположить работы по уровням иерархии в зависимости от личностных качеств и делегируемых прав. Общность интересов по «горизонтали» и по «вертикали» позволяет участникам процесса работы установить удовлетворяющие их социальные отношения.

Таким образом, методы анализа работы позволяют руководителям спроектировать работу под решаемые задачи и ожидаемый результат. Однако прежде чем перейти к вопросу взаимосвязи между работой и результатом, рассмотрим проблему восприятия личностью содержания работы.