I 4.5. Организационная структура

"Z" представляет собой редкий пример многотипной структуры, которая, как выражаются в компании, исторически сложилась. Под этим подразумевается по­явление новых подразделений как решение некоторых частных задач без дос­таточного осмысления их в контексте всей оргсистемы.

4.5.1. В результате оргструктура сильно разрастается и усложняется. Одних только зарабатывающих подразделений по крайней мере 6: товарные секторы, оптовые и специализированные подразделения, магазины, региональные пред­ставительства, производства. Некоторые из их названий не соответствуют со-

Таблица 3

Мотивационные решения

 

		Поощ	рения				Взыскания
Причины	благодар­ности	премиро­вание, уве­личение оклада	путевки, подарки и т. п.	ИТОГО	замечание, "указать", "обратить внимание"	выговор, строгий выговор	депремиро-вать, удер­жать из з/п	понижение в должно­сти	ИТОГО
Выполнение текущих обязанностей	\\ 77 88 ^\^	\. 5 22 ^ч.	11 ^ч	\. 82 121 ^\	\. 30 69 ^\^	\^ 12 24 ^\.	\. 15 10 ^\^^	\. 2	\^ 59 103 ^ч
Выполнение отдельных заданий	33 ^Х^	20 ^\	^ч 8	\. 8 53 ^\	1 ^ч				1 ^\
Инициативные действия	X	1^ч		\^ 4 12 ^ч.		^\			>\
Под дату (юбилеи, праздники, уход на пенсию и т. п.)	10 ^\	8 ^\		18 ^\^					^\
ИТОГО	\^ 81 142 ^\	X	X	\^ 94 204 ^\.	\^ 30 70 ^^-^	"\^^ 12 25 ^\	^^^^ 15 10 ^^^\^	^^ 2	^^^ 59 105 ^\

Примечания:

Вверху справа от диагонали в каждой клетке обозначены поощрения и взыскания, имеющие отношение к клиентной ориентации соответствую­щих работников; внизу слева - все остальные. В данной таблице приведены данные по приказам и распоряжениям с 9 января 2001 г. по 4 мая 2001 г.; с 4 октября 2001 г. по 1 марта 2002 г.

держанию их работы. Так, региональные представительства на самом деле - фи­лиалы, товарные секторы - закупочные подразделения, специализированные подразделения - закупочно- или производственно-торговые. Хотя 4-звенная ли­нейная структура в принципе соответствует такому масштабу, в ней нарастают серьезные проблемы. Часть из них была рассмотрена в табл. 1 в пунктах 3.1.3 и 3.1.4, а также 3.2.4 настоящего отчета. Но на некоторых проблемах следует оста­новиться дополнительно.

4.5.2. Пожалуй, наиболее проблемная точка нынешней оргструктуры - но­
вые подразделения в центральном аппарате: региональное, московское, кор­
поративное. Они появились методом простого агрегирования, которое действи­
тельно бывает необходимым при росте количества управляемых объектов. Од­
нако их появление приводит к росту отчетности, для ведения которой низовым
подразделениям приходится даже выделять специальных работников, не говоря
уже о том, что по некоторым из задаваемых параметров эта отчетность не может
быть достоверной. Главное же - неясны функции этого звена - линейные? функ­
циональные? штабные? Среди руководителей компании заметны расхождения
на этот счет. Без грамотного определения функций названных подразделений и
роли этого звена управления в целом их деятельность может усилить бюрокра­
тизацию компании.

4.5.3. Надо определиться и с некоторыми назревающими тенденциями. Так,
некоторые товарные секторы стремятся к торговле своим продуктом, опт скло­
нен к более узкой специализации, специализированные подразделения - к боль­
шей самостоятельности.

Раньше или позже возникнет вопрос и об их превращении в бизнес-единицы. Очевидно, что эти тенденции следует оценить в стратегическом контексте всей компании.

4.5.4. В компании появилась конгломеративная диверсификация, не центри­
рованная на оптовый продукт, в частности - вертикально интегрированное спе­
циализированное подразделение по упаковке. Безусловно, это большая удача
"Z", но и вопрос: необходим ли специальный и регулярный поиск тех ниш рынка,
где пока неудовлетворенный спрос и высока норма прибыли? Если да, то следу­
ет оценить возможность перерастания "Z" в группу компаний и даже в классичес­
кий холдинг.

V. ОСНОВНЫЕ УГРОЗЫ

В обозримом будущем компания должна обеспечить готовность к преодоле­нию следующих угроз:

5.1. Усиление конкуренции со стороны иностранных компаний, а также и
отечественных - с высокой динамикой и большей специализацией.

5.2. Потеря управляемости разрастающимся комплексом разнородных биз-
несов, дезинтеграция.

VI. ОБЩИЕ ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Наряду с уже приведенными выше и более частными оценками и предложе­ниями следует отметить следующее:

6.1. Фирма "Z" достигла стадии стабилизации в своем жизненном цикле, когда используемые бизнес-ресурсы позволили достичь уверенного лидерства в большинстве секторов занимаемого рынка.

6.2. Однако на этой высокой стадии появились признаки ранней бюрокра­
тизации, утяжеляющие функционирование организации.

6.3. Многие проблемы компании могут быть успешно решены через работу
по командообразованию на общеорганизационном уровне.

6.4. Процесс и содержание работы по командообразованию лучше всего со­
единить с разработкой новой стратегии фирмы в условиях наступающих изме­
нений рынка и ожидаемых угроз.

6.5. В командном же режиме целесообразно провести определение служеб­
ных функций основных подразделений центрального аппарата компании.

* * *

Консультационные технологии, методический аппарат, соответствующая ин­формация об опыте других фирм, необходимые для этих работ, могут быть пред­ставлены.

Давайте разделим все консультационные методы выра­ботки решений на две большие группы. Первая - универ­сальные методы выработки решений, пригодные для самых разных задач. Вторая - специальные методы выработки решений, созданные под узкий круг задач или даже одну задачу.

В этой части книги мы рассмотрим первую группу мето­дов. Она тоже делится на две подгруппы: технологизация и т. н. живая методология. Внутри каждой из них тоже есть свои различия. Ими сейчас займемся.

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ КОНСУЛЬТИРОВАНИИ

Нарастает культ технологий, технологическая лихорадка возбуждает рынок. Очень интересно заметил П. Сурков на зимней конференции АКУОР 2002 г.: раньше доминировал спрос на продукт, теперь на технологии, но уже появляет­ся спрос на технологии по созданию технологий. Технологизация в квадрате!

TECHNO-HOMO

Тут мы попадаем в целую сеть родственных дихотомий:

- искусственное - естественное,

- планомерное - спонтанное,

- безличное - личностное,

- механическое - органическое,

- рутинное - креативное,

- стандартное - уникальное.

Левая сторона теснит правую. Это озадачивает: здоровое ли это движе­ние? Ведь справа чувствуется больше дорогого человеческому бытию, чем слева. Хочется слышать утешительные упреки: зачем противопоставлять? Одно пред­полагает другое; есть и обратное движение.

Да, мы находимся в самосовершающемся процессе. Из него не выйти, его даже не повернуть. В нем надо сориентироваться, не потеряться, обустроиться. Такова служба в профессиональной цивилизации. Профессионализм на 70%.

Есть технологизм. Надо реагировать на возрастающую сложность среды. На сложность абсолютную, т. е. увеличивающееся количество субъектов, фак­торов, связей, продуктов, услуг, их сочетаний и состояний, и сложность отно­сительную, т. е. способность конкретного управления контролировать разно­образие этих объемов, вообще как-то иметь дело с ними. У каждого управле­ния эта способность разная.

Сколько techno может освоить homo, не затвердев? Увидим, если увидим. Сейчас понятно только то, что эффективность еще долго будет в большой цене, а Технологизация есть бесспорный источник ее, ибо производит антагониста сложности - упрощение.

И все-таки: Технологизация чего? А почему бы не всего? Обработки и пе­редачи информации, отношений между подразделениями, выработки решений,

процесса адаптации нового сотрудника, обучения и продвижения персонала -любых процессов, где это окажется целесообразным и будет отвечать перечис­ленным ниже требованиям.

Итак, технология родительного падежа. Это все, что доступно сказать пока. Набравшись технологизации вдоволь, наверное, профессиональная ци­вилизация почувствует недомогание и с вожделением посмотрит на правый столбец. А может быть, между ними будет качаться маятник? Но пока спрос на технологии растет. Прямо-таки голод вокруг на подобные продукты.

Все же мне кажется, технологизация чрезмерно внедряется в человечес­кие отношения. От одного приятеля я получал новогодние открытки с изящ­ным типографским текстом: "Дорогой друг! Поздравляю тебя с Новым годом! Желаю здоровья, счастья, успехов..." Технология, знай свое место!

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Технологизация есть деятельность по оптимизации деятельности, в дан­ном случае бизнес-процессов. А к ним относятся любые действия, прямо или косвенно создающие бизнес-продукты.

Есть у технологизации, по-моему, три преимущества, три качества, кото­рые действительно дают упомянутое ранее упрощение. За что, собственно го­воря, руководители и хватаются чаще всего, когда мы предлагаем им какие-то варианты технологизации.

Во-первых, это рациональность, которая дает возможность экономии вре­мени, энергии, сил, ресурсов... - чего угодно.

Во-вторых, это обезличенностъ, т. е. независимость от личных особен­ностей работника. Это тоже очень важно. Потому что разнообразие индиви­дуальностей будет как-то сужено, приведено к какому-то к единому, но от­носительному знаменателю, если мы проведем обезличивание каких-то биз­нес-процедур.

В-третьих, тиражирование, т. е. возможность передачи другим, исполь­зование этих же технологий при замене людей.

Какие элементы бизнес-технологий имеют ценность, из чего, собственно говоря, и состоит сама бизнес-технология? Конечно, это:

- цели,

- условия деятельности,

- действия, работы,

- связи между работниками,

- правила выполнения этих работ,

- продукты, которые должны быть получены в результате этих работ.
Поэтому я даю такое определение технологизации: зарегламентирован­
ное (нормированное) описание деятельности по созданию, производству
какого-то продукта.

Не всякое описание бизнес-процесса есть технология. Скажем, протокол. Он описывает ход собрания, заседания. Но только данного, одного. Его не по­вторить. И действует он пост-фактум. А план? Ближе, конечно, но и он недо­статочно технологичен, ибо строится "пре-фактум" и тоже не очень-то тира­жируем. Возьмем проект: он точнее плана, предметнее и похож на технологию,

если реально воплощается "ин-фактум". Технология есть освоенный, тиражи­руемый проект.

Необходимо соблюдать следующие требования к технологизации:

1) перечисленные элементы не должны быть слишком жесткими, чтобы лич­
ностный потенциал не погашался. Они должны давать возможность как
раз проявлению личности;

2) они должны быть устойчивы к непредвиденным событиям;

3) они должны обладать известной, необходимой степенью инновационно-
сти;

4) они должны иметь достаточную степень реализуемости;

5) бизнес-технологии должны работать длительно;

6) должны быть еще некоторые определенные люфты-допуски, минималь­
ные, максимальные колебания;

7) должна быть достаточная простота, не столько алгебра, сколько арифме­
тика. Понятность, легкая усвояемость, что ли, этих бизнес-технологий ра­
ботниками;

8) должна быть некоторая психогеничность - соответствие человеческим
возможностям, способностям;

9) и у нее, конечно, должна быть адаптивность, эластичность.

Вот такие, на мой взгляд, должны быть требования к бизнес-технолгиям. Как сказал М. Кузнецов, нам нужны "одушевленные технологии". Отсюда следует и подход к оценке качества бизнес-технологий:

Элементы бизнес-технологий: Требования к бизнес-технологиям:

Цели N. - открытость личным возможностям,

Условия.--- 1 \v - инновационность,

Действия ^\ - устойчивость к непредвиденному,

Связи./ - длительность использования,

Правила >^ - ясные допуски,

' - простота и адаптивность.

В той степени, в какой левая сторона стремится и достигает правой, в той степени и обеспечивается качество бизнес-технологий.

РАЗНОВИДНОСТИ

Эмпирически бизнес-технологии уже давно поделились и продолжают выделяться: финансовые, производственные, информационные, логистические, управленческие. Говорят, пора считать самостоятельным видом поведенчес­кие технологии: по разрешению конфликтов, ведению переговоров, публич­ным выступлениям и т. д. Развивается технология командообразования, пози­тивного взаимодействия в организациях, введения в коллектив нового сотруд­ника, формирования и изменения организационной культуры. Значит, появ­ляются и отношенческие технологии.

Но здесь нас больше интересуют такие группировки бизнес-технологий, которые давали бы возможность оценивать их качество. Что же можно сказать об их качественных признаках?

Бизнес-технологии бывают жесткими и мягкими.

Есть, конечно, очень жесткие бизнес-технологии, например информаци­онные. Буквально так - что задал, то и получишь: любая ошибка на вводе ин­формации обязательно обернется еще большей ошибкой на выходе. Или, ска­жем, финансовые отчеты.

Логистика тоже строится чаще всего как жесткая технология.

Мягкие бизнес-технологии в основном поведенческие или отношенческие. Описание функций в большей степени, я полагаю, должно быть предметом мягкой технологизации, не строго, с большими люфтами, допусками. В слу­чае, где возникают большие технологические риски или риски безопасности, нужны более жесткие технологии. Кодекс фирмы может быть примером мяг­кой технологии. То же самое переговорные технологии.

Конечно, методики, методология технологизации очень сильно зависят от того, имеем ли мы дело с исполнительскими бизнес-процессами или с креа­тивными. Люфты и простота тех и этих должны существенно меняться в ту или иную сторону в зависимости от того, с каким процессом мы имеем дело.

Я думаю, что можно назвать два основных метода технологизации: пер­вый - когда мы берем лучший из имеющихся вариантов. Его описываем, а по­том предлагаем всем остальным так же действовать. Второй вариант - когда мы заведомо конструируем какой-то бизнес-процесс, а потом эту конструкцию внедряем, апробируем, проверяем, корректируем и т. д. Но, наверное, комби­нации обоих подходов используются чаще всего.

Разработка жестких технологий (информационных, финансовых, логис­тических) постепенно обособляется в самостоятельные специальности. Кон­сультант по управлению чаще создает мягкие бизнес-технологии. Нередко ру­ководители сами вынуждены этим заниматься.

Был у меня клиент. Туристическая фирма. Поначалу все работники действовали спонтанно, по собственному усмотрению. Каждый и водил, и собирал группы так, как у него это получалось. Потом в какой-то момент обна­ружилось, что слишком много тратится времени, сил, слишком недовольны клиенты. И решили попросить одного самого успешного руководителя экскур­сионных групп описать, как он это делает. Это была дама, очень коммуника­тивная, у нее хорошо было налажено общение не только с клиентами, но и с партнерами на местах, куда эти группы направлялись. Она очень эмоциональ­но и, может быть, с ненужными подробностями описала свою деятельность на большом количестве листов. Это было такое описание, которое можно отнести к предельно мягким, даже жидким технологиям с колоссальными люфтами, с очень сильной ориентацией на личные возможности, непредвиденные обстоя­тельства, которых она описывала довольно большое количество. Это был текст. Глава компании свел этот текст к половине страницы, где была только после­довательность шагов, т. е. резко снизил люфты, существенно упростил описа­ние. Потом остальным групповодам предложил пользоваться именно таким порядком исполнения работы.

Или вот пример технологизации отношений по поводу получения гото­вой продукции со склада (название фирмы своего клиента я заменил на фир­му "С"):