Обеспечение качества функционирования систем управления

Обеспечение качества функционирования систем. Ранее организационная структура обеспечения качества претерпевала незначительные изменения, в результате которых выделялись подразделения занимающиеся оценкой деятельности других подразделений и невыполняющие самостоятельно никакой задачи. Однако деятельность по обеспечению качества функционирования систем начинает ста­вить новые задачи, выполнение которых требует решения всех про­блем организации.

Основной задачей соответствующей службы является управле­ние системами, которые контролируют весь трудовой процесс на предприятии или в организации.

Цель группы обеспечения качества функционирования систем — подтверждение того, что в организации система управления дей­ствует эффективно, а отдельные отклонения носят случайный ха­рактер и своевременно устраняются. В рамках выполнения этой зада­чи служба обеспечения качества функционирования систем несет ответственность за:

1. Наличие эффективно действующих органов управления.

2. Проведение контроля за соблюдением установленных методов управления.

3. Проведение анализа требований, регламентирующих управле­ние в организации.

4. Организацию проведения корректирующих мероприятий в соответствии с планами и выполнение решений по устранению выяв­ленных недостатков.

5. Выявление неудовлетворительных или слишком бюрократичес­ких процедур.

6. Координацию проведения самооценки и контроля качества программ, ответственность за выполнение которых возложена на руководителей низшего звена.

7. Координацию программ, обеспечивающих проведение анализа деятельности различных отделов.

8. Разработку и координацию программ обучения персонала, действующего в рамках различных систем.

9. Анализ соответствия систем и органов управления требовани­ям, установленным регулирующими ведомствами.

Характеристика эффективной системы управления. Основную ответственность за функционирование систем управления несет среднее звено руководства, функции которого позволяют ему определить эффективность системы и выявить имеющиеся недо­статки. В связи с этим на руководителей среднего звена возлага­ется ответственность за функционирование систем, действую­щих в организации. При проведении проверки в рамках обеспе­чения качества функционирования систем особое внимание обращается на:

1. Задачи, стоящие перед конкретной системой, ее производствен­ные цели и основные элементы.

2. Функционирование систем, с точки зрения способности к прогнозированию и выявлению всевозможных отклонений заблаговременно, предупреждая таким образом расходы на их устранение.

3. Наличие документации на все основные виды деятельности, включая программы обучения по системам управления.

4. Наличие точек контроля по всем основным видам деятельности, распространение управления непосредственно на выполняем производственную задачу, охват ключевых областей, включая компьютерные системы, безопасность, обучение и подготовку кадре межфункциональные связи.

5. Способность систем к соизмерению и устранению расхождений в отчетных документах.

6. Способность систем обеспечивать выполнение установление графиком сроков и представлять руководству планы проведения корректирующих воздействий в случае их несоблюдения.

7. Функционирование систем с точки зрения способности к предупреждению обмана, воровства и обеспечения конфиденциальности информации.

8. Наличие документации на систему обеспечения контроля в организации, соблюдение требований этой документации с целью установления контроля над возникающими проблемами и выявлен недостающих органов управления.

Деятельность группы обеспечения качества функционирования систем управления. Группа обеспечения качества функционирования систем управления является по своему составу немногочисленной, поскольку она не несет ответственность за всю систему на прё приятии, а только обеспечивает управление системой и оценивает степень ее эффективности. Кроме того, системы изменяются нечасто. Основными задачами службы обеспечения качества функционирования систем являются:

1. Проведение проверки системы, распространяющейся на несколько видов деятельности.

2. Проведение проверок в рамках отделов.

3. Координация программ проведения самооценки.

4. Обеспечение обучения и подготовки кадров в области управления системами.

5. Представление рекомендаций руководству по проблемам yправления системами.

Проверка системы предусматривает проведение оценки эффективности конкретного вида деятельности, связанной с достоверностью полученных данных, производственным контролем, осуществлением контроля за отбракованным материалом, процессом найма на работу, безопасностью и другими сторонами деятельности. Такая проверка распространяется на все стороны деятельности и является дорогостоящим и трудоемким процессом, однако полученные ре­зультаты имеют важное значение для успешной деятельности орга­низации.

Подобные глубокие и всесторонние анализы необходимо прово­дить часто. Это, в первую очередь, определение соответствия систе­мы цели ее существования. При этом возможно, окажется, что ка­кая-то система требует замены или просто не нужна. Проверки сис­темы имеют исключительно важное значение, поскольку с их по­мощью оценивается эффективность механизмов, от которых зави­сит успешная деятельность всей организации. Они также являются основой для проведения проверок в рамках подразделений.

Началу выполнения программы проверки предшествуют состав­ление перечня ключевых систем и определение первоочередности каждого вида деятельности в зависимости от его значимости для организации и вероятности изменений. Затем по каждой ключевой системе разрабатывается график проверки.

Успешное выполнение проверки системы зависит в значитель­ной степени от данных, которыми располагает руководство высше­го звена. Руководство должно рассматривать каждое отклонение со всей серьезностью, поскольку даже незначительные отклонения являются симптомами опасной болезни.

Проведение проверки в рамках подразделений. В большинстве организаций, фирм ежегодное проведение проверок в рамках каждого подразделения нецелесообразно. Служба обеспечения качества функционирования систем может выбрать одно конкретное подразделе­ние для проверки один раз в год. Этого вполне достаточно для опре­деления его соответствия предъявляемым требованиям. При выборе подразделения в первую очередь проверяются подразделения, в ко­торых недавно произошла смена руководства или наблюдается при­ток новых сотрудников, поскольку эти области являются потенци­ально проблемными.

При проведении проверок в рамках подразделения анализируется вся его деятельность. Рассматривается степень соблюдения подразде­лением установленных процедур и анализируются методы управле­ния на предмет их эффективного функционирования. Проверка обычно начинается с изучения основной задачи подразделения, регистрации анализа его деятельности и контрольного перечня самооценки руково­дителя. Затем проверка распространяется на всю систему управления, функционирующую в рамках подразделения. Проверяющие анализи­руют производительность, обсуждают с сотрудниками методы управ­ления и используемые процедуры, а также лично оценивают соот­ветствие деятельности отдела установленным системам. Проверяю­щие встречаются с потребителями продукции этого подразделения с целью определения ее соответствия их требованиям.

На основе такой оценки подготавливается отчет, содержащий как положительные, так и отрицательные результаты проверки, чет обсуждается с руководителем подразделения для устранения недоразумений. Затем отчет рассматривается вышестоящим руководителем, который его анализирует на предмет эффективного использования полученных результатов и разрабатывает план корректирующих воздействий, который представляется высшему руководителю и службе обеспечения качества функционирования систем.

Координация программ проведения самооценки. Группа обеспечения качества функционирования систем координирует выполнение программ проведения самоаттестации. Специалисты этой служб проверяют и утверждают контрольный перечень вопросов самооценки, поскольку они могут без труда определить отсутствующие методы управления и дать беспристрастное заключение по применяем критериям. Они составляют перечень отклонений, который позволяет им выяснить хронические проблемы и определить необходимые корректирующие мероприятия.

Обеспечение обучения и подготовки кадров в области систем управления. Группа обеспечения качества функционирования систем управления разрабатывает с участием руководства программы обучения и подготовки кадров. Такие программы рассчитаны на понимание руководителями и сотрудниками не только важности используемых систем, но и необходимости соблюдения предъявляемых ил требований. Особое внимание обращается на возможность устаревания систем и появления неудобств, связанных с их функционированием. В таких случаях система подлежит замене.

 

Глава 8.