Программы выдвижения предложений и улучшения работы

Программа выдвижения предложений дает человеку, занятому определенной работой, возможность выработать и представить свои соображения по ее совершенствованию. Это обеспечивает повышение производительности труда, снижение себестоимости продукции и повышение ее качества. Для сотрудника программа выдвижения предложений, помимо дополнительного дохода, обеспечивав: возможность самовыражения, позволяет добиться признания и ощутить себя причастным к делам предприятия.

Программы выдвижения предложений экономят компаниям развитых странах ежегодно миллиарды долларов и позволяют им делить эти доходы с сотрудниками, способствующими этой экономии.

Реализация программ выдвижения предложений. Обычно все ее сотрудники оформляют документально свои предложения и предоставляют их в специальный отдел по их рассмотрению. Этот отдел определяет соответствующее подразделение, где представление предложение будет должным образом оценено и внедрено. Приняв предложение, подразделение, ответственное за его оценку, определяет предполагаемую экономию в результате внедрения предложения.

Иногда предложения принимаются даже в том случае, если их внедрение не предполагает получения экономического эффекта. Ta кие предложения выгодны для организации, но экономически эффект нельзя оценить в точном денежном выражении. Принятые и отклоненные предложения направляются вновь в специальный отдел, где результаты оценок рассматриваются с точки зрения их полноты и точности. Начальнику работника, представившего предложение, направляется письмо с изложением действий, которых предполагается предпринять по поступившему предложению, и автору предложения выплачивается вознаграждение. Предложение ана­лизируется руководителем и подчиненным.

Денежные вознаграждения. Хотя предложения и могут исходить от всех сотрудников, некоторые из них не имеют права на получе­ние денежных вознаграждений.

1. Обычно право получения денежных вознаграждений не рас­пространяется на сотрудников отдела по рассмотрению предложе­ний и руководителей высшего звена.

2. Рядовые сотрудники не получают денежных вознаграждений за предложения, являющиеся частью их основной работы или относя­щиеся к сфере служебных обязанностей.

3. Сотрудники не получают денежных вознаграждений за предложения, являющиеся результатом их деятельности, предусмотрен­ной должностными инструкциями или планами работ.

Сумма вознаграждений на предприятиях часто определяется в процентном отношении от дополнительной прибыли за опре­деленный период времени.

Опыт Японии. Программы выдвижения предложений в Японии являются наиболее эффективным инструментом, обеспечивающим вовлечение сотрудников в активную деятельность. По своей эффек­тивности они даже превосходят кружки качества. Экономический эффект в расчете на одного сотрудника в Японии в четыре раза выше, чем в США. Японская система выдвижения предложений — это активная система, предусматривающая подготовку сотрудников, оказание необходимого содействия и постановку задач.

Система выдвижения предложений в Японии с самого начала была ориентирована на выработку у японского рабочего навыков, позволяющих ему высказывать идеи и выдвигать предложения. Это предусматривало соответствующую подготовку и обучение, обеспе­чивающие выдвижение законченных и эффективных предложений. Процесс обучения предусматривает ознакомление сотрудников с методами сбора данных и представления предложений в приемле­мой форме.

На ведущих фирмах Японии создается атмосфера, ориентирую­щая каждого сотрудника на участие в программах. Следует отме­тить, что система денежных вознаграждений в Японии не очень щедра.

Программа улучшения работы предусматривает поощрение сотрудников за те результаты, которых они достигают при выполне­нии своих обязанностей и потому не могут претендовать на получе­ние денежных вознаграждений за выдвинутые предложения. Про­грамма обеспечивает:

1. Признание идей и предложений, непосредственно связанных с областью деятельности работника.

2. Создание климата, способствующего изменениям.

3. Повышение уровня качества выпускаемой продукции и производительности труда.

Процедуры программ улучшения работы. Каждая идея сотрудника, связанная с повышением качества выполняемых работ, должна оцениваться на предмет ее использования в рамках программы выдвижения предложений. Если использование в рамках этой программы невозможно, предложение рассматривается в рамках программ улучшения работы. Все предложения, подпадающие под эту программу, должны быть внедрены до заполнения бланка улучшений работы, предусматривающего ответы на следующие вопросы:

1. Как выполнялась работа до внесения изменения?

2. Как выполняется работа в настоящее время?

3. Каково ожидаемое воздействие изменения на повышение качества, результаты выполнения работы и расходы?

4. Какова ориентировочная стоимость внедрения изменения?

5. Какой экономический эффект предполагается получить от внедрения предложения?

После заполнения бланка и подписания его сотрудником, последний представляет его руководителю подразделения, который проверяет, подписывает бланк и направляет его координатору, ответственному за вопросы улучшения работы. Координатор проверяет бланк и затем вводит данные в сводный банк данных по улучшению работ.

На этом этапе также фиксируются изменения, предусматривающие общее или многократное использование представленных предложений. Такие изменения оформляются документально отражаются в ежеквартальном отчете для руководства. Подобные отчеты стимулируют получение дополнительных результатов от предложений по улучшению работы. Координатор занимается также организацией обучения рационализации труда.

Роль руководства в улучшении работы. Поскольку улучшение боты является обязанностью каждого сотрудника, руководитель должен представить письменные обязательства по улучшению работы на следующий год и оценивать свою деятельность в зависимости достижения цели подразделением. Планируется, например, обеспечить экономию в течение следующего года в размере 1 млн. руб. добиться от каждого сотрудника представления, по крайней мере, одного предложения по улучшению работы. Это обязательство может быть составной частью индивидуального плана работы каждого сотрудника, поскольку имеет прямое отношение к выполняемой им работе.

Аналогичные обязательства принимаются на всех уровнях руководства, на основе которых вырабатывается общее обязательство улучшению работы на следующий год в рамках всей организации. Руководство должно относиться к взятым обязательствам со всей серьезностью и включать предполагаемую экономию в план работ предприятия.

Признание достижений по улучшению работы. Системы призна­ния достижений по программам улучшения работы могут быть са­мыми различными. Типичная система предусматривает проведение ежемесячных и ежеквартальных конкурсов, выдачу небольших пре­мий, организацию совместных обедов с высшим руководством, выдачу Свидетельств. Программа улучшения работы обеспечивает руководство информацией, являющейся основой для получения впоследствии отличившимся сотрудником крупных премий органи­зации.

Заявка на проведение корректирующих мероприятий. Сотрудник зачастую не, знает, как решить возникшую проблему. В таких случаях ему обычно рекомендуется обратиться к руководителю, однако иног­да это не дает желаемого эффекта или сотрудник просто не хочет обращаться к своему руководителю.

Весьма эффективным средством своевременного преду­преждения проблем является оформление заявок на проведение корректирующих мероприятий. Любой сотрудник, который стол­кнулся с возникшей проблемой, может заполнить заявку и на­править ее в отдел обеспечения качества. Сотрудник может по своему усмотрению подписать составленную заявку или напра­вить ее анонимно. Из отдела обеспечения качества заявка на про­ведение корректирующих мероприятий направляется в соответ­ствующее подразделение, где эта проблема может быть решена. После подготовки плана корректирующих мероприятий сотруд­нику, который представил заявку, если она подписана, направляется соответствующая информация.