Обучение и поощрение поставщиков

Семинары для поставщиков. Требования могут относиться к свойствам и качествам, которые обеспечиваются процессом производства и трудно поддаются контролю, включать стоимость деталей, предполагаемые сроки поставки, упаковку, методы обеспечения разрешения возникающих проблем.

Семинары для поставщиков обеспечивают предоставление информации дополнительно ко всей технической документации, ее держащейся в технических условиях, а также требованиях, установ­ленных контрактными обязательствами и заказами на поставку. Значимость этой документации велика, но ее наличия в настоящее вре­мя недостаточно. Проведение семинаров для поставщиков позволя­ет организовывать встречи представителей заказчика и поставщик на постоянной основе. Целесообразно и проведение семинаров участием различных поставщиков. Вопросы и проблемы, возникающие у различных поставщиков и обсуждаемые в ходе открытой дис­куссии, рассматриваются более эффективно при коллективном участии.

Содержание семинаров должно отражать всю важную деловую техническую информацию, которая недостаточно четко отражена в контрактах и инженерных расчетах. В повестку дня семинаров мог быть включены вопросы, связанные с изменением торговых условий или производственных планов, новыми техническими условия­ми, достижениями в методах измерения, изменением принципов контроля входного материала или методов управления запасами, новыми принципами контроля производственного процесса и ус­пешной деятельности поставщиков. Обсуждение подобных вопросов имеет большое значение для укрепления взаимоотношений заказчика и поставщика, поскольку лишь некоторые из них полностью отражаются в документах, устанавливающих права и обязанности заказчика и поставщика.

Проведение семинаров. Частота проведения семинаров зависит от сложности и динамики используемых технологий. Семинары не должны проводиться в одном и том же месте. Приглашение поставщиков на предприятие заказчика позволяет им увидеть производственную линию и ознакомиться с условиями, в которых эксплуатируются изготовленные ими комплектующие изделия. Это обычно способ­ствует лучшему пониманию требований заказчика. Кроме того, при проведении семинаров на предприятии заказчика поставщикам пре­доставляется возможность познакомиться ближе практически со все­ми сотрудниками заказчика независимо от занимаемых ими долж­ностей.

Организация семинаров вдали от предприятий-поставщиков ис­ключает возможность участия в таких семинарах всех желающих. В связи с этим семинары рекомендуется периодически проводить там, где сосредоточено несколько предприятий потенциальных постав­щиков. Визиты на предприятия поставщиков позволят заказчику ознакомиться с их условиями работы. Однако наиболее эффектив­ным решением является попеременное проведение семинаров на предприятиях заказчика и поставщиков.

Поощрительные программы для поставщиков. Различаются два вида программ: положительные — это премии и негативные — штрафы.

Премии. Некоторые заказчики стремятся заплатить полную цену за поставки продукции, в которой есть небольшое количества нека­чественных изделий, и выплачивают премии по мере сокращения доли дефектных изделий. Такой подход имеет серьезный недостаток. Заключение контрактов, предусматривающих выплату полной цены за поставку продукции с дефектами является нарушением обязательства по выпуску качественной продукции. Идея о возможности производства некачественной продукции имеет еще более отри­цательный эффект, поскольку является гарантией того, что каче­ство вообще не будет обеспечено.

Штрафы. Программы штрафов обычно действуют в соответствии со скользящей шкалой скидок на цену единицы товара, если каче­ство продукции, поставленной заказчику, не отвечает установлен­ным требованиям. Большинство контрактов, предусматривающих выплату штрафов, ориентируется на принципы обеспечения безде­фектности, что требует оплаты 'только поставок полностью безде­фектной продукции.

Некоторые жесткие положения контрактных обязательств предусматривают не только скидку с цены, но и оплату всех последую­щих убытков, включая неполученную прибыль. Вполне обычным является представление заказчиком счетов к оплате таких прямых затрат, как затраты на переделку и транспортные расходы, связан­ные с возвратом дефектной продукции.

В настоящее время, однако, разработаны положения, обязываю­щие поставщиков выплачивать огромные суммы в том случае, если дефектная продукция явилась причиной серьезных проблем для за­казчика. Положениями предусматриваются остановка производственной линии, исключение из производственного процесса ненадежного оборудования, переоборудование производства, повторно проведение испытаний, устранение неисправностей, возврат продукции и выставление исков о юридической ответственности за качество выпускаемой продукции.

Проблемы страхования. Мелкие поставщики в связи с проблема­ми качества могут оказаться перед необходимостью получения страховки от подобных исков. В противном случае, они будут разорены. Такая ситуация повлекла за собой решение новых задач в сфер страхового дела.

Страховая фирма должна быть абсолютно уверена в том, что она страхует обоснованные риски поставщика, базирующиеся на тщательной оценке производственных возможностей, обеспечивающих выпуск продукции высокого качества в течение продолжительного времени. Удостоверившись в том, что поставщик имеет надежную систему управления, страховая фирма периодически проверяет поставщика, что является для заказчика беспристрастным заключением о состоянии производственных возможностей поставщика. Кроме того, страховая фирма предлагает поставщику внушительные премии при повышении характеристик и возможностей производственного процесса.

Решение проблем с помощью поощрительных контрактов. Ряд проблем, связанных с заключением поощрительных контрактов, уже рассматривались выше. Одна из таких проблем возникает при заключении контрактов, предусматривающих штрафные санкции, есликонтрактные обязательства не выполняются и не соблюдаются, может явиться основным препятствием на пути развития деловых взаимоотношений заказчика и поставщика.

Возникновение многих проблем зависит от уровня контроля, необходимого для выполнения контрактов. Но решить большинство проблем такой подход позволяет. При выпуске продукции высокого качества заказчики требуют обычно от поставщиков предоставления детально подготовленной документации, описывающей произ­водственный процесс и систему управления.

Такая документация включает информацию:

1. О подготовке и обучении персонала.

2. О первоначальном этапе аттестации и системе периодической переаттестации.

3. О системе, обеспечивающей проверку контрольного оборудования.

4. О сборе данных, касающихся функционирования производственного процесса.

5. О системе ведения отчетности.

6. О системе статистического контроля процесса.

Такая детальная документация является основой контрольного перечня, который использует заказчик при определении степени соответствия производственного процесса поставщика конкретным условиям. Поставщик может несколько отойти от требований, установленных документацией на процесс, и не снизить при этом каче­ство выпускаемой продукции. Например, рабочий может пройти пе­реаттестацию через семь месяцев, а не через шесть, как это предус­матривается контрольным перечнем. Такое отклонение от требова­ний рассматривается как незначительное. При этом контрактные обя­зательства по-прежнему предусматривают выплату премиальных по мере приближения поставщика в процессе периодических проверок к производству только качественной продукции.

Стимулирующим воздействием, обеспечивающим выпуск качественной продукции поставщиком, может быть однозначно твердая позиция со стороны заказчика по отношению к браку. Заказчик при обнаружении дефекта должен приостановить проведение контроля и потребовать от поставщика направить своего контролера для про­верки остальной продукции в партии, задержать выплату денег до тех пор, пока не будет принята поставленная продукция, предъя­вить поставщику счет за транспортировку возвращенного материа­ла, расходы на переделку или просто отказаться от услуг плохо за­рекомендовавшего себя партнера.

 

Контроль поставщиков

Контроль поставщиков со стороны заказчиков. Любое предприя­тие, заключившее договор на поставку военной продукции, знако­мо с деятельностью контролеров поставщика, которые, являясь представителями заказчика, проверяют качество поставляемых из­делий и систему управления производственным процессом на пред­приятии поставщика. В результате работы своих контролеров у по­ставщика заказчик сокращает входной контроль.

Выявление проблем непосредственно на предприятии поставщика предупреждает поставку продукции неудовлетворительного качества заказчику и дает поставщику возможность заблаговременно принять необходимые корректирующие меры. Организация проведения корректирующих воздействий осуществляется быстро и эффектив­но, поскольку дефектная продукция представляется незамедлительно самими производителями и ответственными за проведение коррек­тирующих мероприятий поставщика.

Оптимальная нагрузка контролеров заказчика у поставщика мо­жет ограничиваться контролем системы управления процессом и проведением фактического контроля в объеме, позволяющем убе­диться в том, что система управления процессом работает эффективно. Для этого поставщику необходимо иметь всю документацию и представить контролеру четко и кратко составленный контрольный перечень, аналогичный по своей объективности и информативности планам приемочного контроля. Действующая система контроля процесса также должна подсказать контролеру пути решения проблем в случае их возникновения.

В настоящее время многие контролеры заказчика у поставщика проверяют качество поставляемой продукции, а не систему управления производственным процессом. Повышение роли контролере требует специальной подготовки и наличия профессионального мастерства, которых зачастую недостает контролерам, проверяющим лишь качество поставляемой продукции. Соответствие контролеров предъявляемым требованиям достигается в результате интенсивной подготовки и обучения.

Независимый контроль. В промышленно развитых странах получили распространение многочисленные фирмы, обеспечивающие проведение независимого контроля. Услуги, предоставляемые такими фирмами, являются выгодными для заказчика, особенно когда предприятия поставщика удалены от предприятий заказчика, или когда для проверки предприятий поставщика не требуется штатного контролера. Независимый контролер поставщика осуществляет неофициальную проверку документации и процедур, отмечая при этом наличие недостаточно четких или неясных положений которые не отвечают требованиям, принятым в соответствующих отраслях.

Если заказчик прибегает к услугам контролеров, у поставщика не должно создаваться впечатление, что проводимая ими проверка является заменой контролирующих функций самого поставщика. Фактически выявление всех дефектов продукции или недостатков; системе управления процессом является функцией системы управления поставщика.

Если контролер постоянно выявляет наличие дефектов, контроль должен однозначно рассматриваться как часть системы управления поставщика, без которого заказчик не будет обеспечен продукцией удовлетворительного качества на постоянной основе.

Обследование поставщика заказчиком представляет собой систематическую проверку предприятия поставщика и его технических возможностей. Обычно каждый представитель группы проверки имеет в своем распоряжении контрольный перечень, который позволяет проверяющему производить оценку каждой производственной операции поставщика в соответствии с установленными показателями. Большинство современных контрольных перечней по-разному определяет степень важности вопроса, и полученный результат может быть сопоставлен с различными критическими значениями, соответствующими таким общим оценкам, как «приемлемо», «условно приемлемо» и «неприемлемо».

Недостатком подобного обследования является ориентация на вопросы, которые зачастую задаются поставщику в неимоверно боль­ших количествах после непродолжительного знакомства с предпри­ятием. На это подчас затрачивается несколько часов. На большин­ство вопросов даются правильные ответы, и многие поставщики точно знают, как надо ответить на тот или иной вопрос и что хотят услышать проверяющие. Характерными особенностями подобных об­следований поставщика являются необоснованная трата времени и минимальная эффективность.

Совершенствование процедуры обследования поставщика. Для улучшения процедуры обследования поставщика необходимо под­готовить перечни потенциальных поставщиков с помощью обыч­ных промышленных каталогов, перечней членства отраслевых ассо­циаций, организаций, предоставляющих услуги по финансовым рас­четам. С помощью подобной информации можно ограничить пере­чень только поставщиками, которые отвечают таким установлен­ным требованиям, как размер предприятия, экономическая стабиль­ность, месторасположение, область предоставляемых услуг.

Потенциальным поставщикам предлагается корреспондентский способ опроса, включающий все необходимые данные, а также пре­дусматривающий выяснение желания поставщика выполнять раз­личные новые заказы в установленные сроки.

Группа обследования направляется только к потенциальным по­ставщикам. Имея ответы на большую часть вопросов контрольного перечня, группа не затратит много времени на завершение этой работы. Группа в основном занимается обследованием, концентри­руя внимание на таких важных вопросах, как интервью техническо­го персонала поставщика, проверка эффективности контрольных карт процесса непосредственно в цехе и опрос рабочих на предмет правильного понимания контрольных карт. Важно выработать у по­ставщика правильное отношение к качеству выпускаемой продук­ции и обеспечить с ним партнерские и деловые взаимоотношения.

Обследование поставщика и анализ информации о его производственных результатах. При обследовании поставщика необходимо располагать данными о его деятельности. Группа обследования постав­щика должна быть хорошо осведомлена о результатах деятельности, достигнутых поставщиком хотя бы за предыдущий год, включая все проведенные им корректирующие действия.

При наличии положительных данных представляется целесооб­разным выяснить, является ли достижение поставщиком удовлет­ворительных производственных показателей результатом низких до­ходов, весьма поверхностного входного контроля или эффективной системы управления. Даже в последнем случае не следует пренебрегать проведением всесторонней проверки. Достижение положительных; результатов могло быть обеспечено за счет надежного оборудования, которое в настоящее время может оказаться уже изношенным. Или, возможно, предприятие переходит к активной экономической деятельности и растет, а его штат пополняется менее опытными специалистами.

Если данные о деятельности поставщика не являются удовлетворительными, необходимо установить:

1. Сохраняется ли тенденция снижения качества в течение нескольких лет?

2. Имеются ли очевидные доказательства того, что предложен­ные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и, являются эффективными?

3. Скрывается ли за этим такая проблема, как ориентация на низкое качество.

4. Характерно ли для поставщика хроническое отсутствие квалифицированных специалистов, соответствующего оборудования, проводятся ли подготовка и обучение персонала?

Все эти проблемы могут быть тщательно изучены при наличии информации о производственной деятельности поставщика.

Зачастую не совсем ответственно подходят к такой проблеме, как обследование поставщика. При деловых контактах можно и не обратить внимания на то, что поставщик уже давно не подвер­гался официальной проверке. Регулярное обследование постав­щиков, по крайней мере, ежегодно, должно стать общепринятым правилом.