Процессы управления в организациях

 

Каждая организация имеет искусственную, созданную людьми при­роду. Кроме того, она всегда стремится к усложнению своей струк­туры и технологии. Эти два обстоятельства делают невозможным эф­фективно контролировать и координировать действия членов орга­низации на неформальном уровне или уровне самоуправления. Ка­ждая более или менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которо­го служит выполнение некоторой совокупности функций, направлен­ных на обеспечение участников организации целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.

Управление — это функция специфического органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклоне­ние отдельных частей и организации в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и пра­вила, по которым регулируется рабочее время сотрудников, количе­ство и качество их работы, отношения с другими отделами и т.п. Ру­ководство отделом, выполняя функцию управления, контролирует со­блюдение этих норм и правил, применяя методы вознаграждения или наказания.

Однако применением санкций процесс управления; естественно, не ограничивается. Его содержание значительно сложнее. Для пони­мания сущности управления рассмотрим основные его составляющие.

На рис. 11 организация представлена как определенная система, состоящая из входа (поступления информации, сырья, инструментов, оборудования, рабочей силы), процессора, где происходит переработ­ка ресурсов, поступающих на вход, и выхода, откуда ресурсы поступают в новом качестве. Управление представляет собой обрат­ную связь, которая начинается с измерения ресурсов, имеющихся на выходе. После измерения информация о параметрах выхода поступа­ет в блок управления, где они сравниваются с некоторым эталоном (это может быть программа или план), и на основе этого вырабаты­вается управленческое решение, которое изменяет входные парамет­ры, режим деятельности процессора и в конечном счете параметры выхода. Затем выходные параметры опять замеряются и процесс по-

 

 

Рис. 11. Схема процесса управления в организации

 

вторяется. Эта схема применима для всех систем (и технических, и социальных). Поэтому справедливо рассмотреть социальную органи­зацию с точки зрения проявления специфических характеристик управления.

Впервые характеристики управления организации были определе­ны Г. Файолем, одним из основателей научной теории управления. По его мнению, наиболее общими характеристиками являются: планирова­ние общего направления действия и предвидение; организовывание че­ловеческих и материальных ресурсов; выдана распоряжении для удер­жания действий работников в оптимальном режиме; координация раз­личных действий для достижения общих целей и контролирование по­ведения членов организации в соответствии с существующими правилами и нормами [213, с. 56].

Очевидно, что, определяя характеристики процесса управления, Г. Файоль рассматривал организацию того времени — начала XX в. Со­временные организации обладают значительно более сложной струк­турой, сверхсложной технологией, более квалифицированной рабочей силой; кроме того, организации чаще всего действуют в сложной струк­туре современного рынка. В связи с этим управление в настоящее вре­мя сродни искусству, игре, высокой науке и функции руководителей лишь очень приближенно напоминают схему Г. Файоля. Одна из со­временных систем управленческих функций может быть представле­на следующим образом [213, с. 58]:

1) деятельность как руководителя и лидера организованного объ­единения, интеграции членов организации;

2) взаимодействие — формирование и поддержание контактов;

3) восприятие, фильтрование и распространение информации;

4) распределение ресурсов;

5) предупреждение нарушений и управление текучестью кадров рабочих;

6) ведение переговоров;

7) проведение инноваций;

8) планирование;

9) контроль и направление действий подчиненных.

Очевидно, что это далеко не полный перечень возможных дейст­вий специалиста по управлению. Опыт показывает, что ему приходит­ся заниматься рекламой, «выбиванием» дополнительных средств и мно­гими другими видами деятельности. Ясно, что настоящий управленец должен быть высокопрофессиональным работником. В организации те, кто занимается выполнением функций управления, входят в особую группу, называемую бюрократической администрацией, деятельность которой необходимо проанализировать.

Бюрократия. Под бюрократией обычно понимается организа­ция, состоящая из ряда официальных лиц, должности и посты кото­рых образуют иерархию и которые различаются формальными права­ми и обязанностями, определяющими их действия и ответственность. Термин «бюрократия» французского происхождения, от слова «бюро» — офис, контора. Формы правления бюрократии заимствованы из клас­сических греческих полисов: власть немногих — олигархия; власть од­ного — автократия; власть всех, т.е. народа — демократия.

Бюрократия в современном, буржуазном виде возникла в Евро­пе в начале XIX в. и сразу же стала означать, что официальные долж­ности, чиновники и управляющие, обладающие специальными знания­ми и компетенцией, становятся ключевыми фигурами в управлении. Возникновение бюрократии в обществе с развивающейся фабричной системой, усложнением структуры организованных групп было, безусловно, явлением прогрессивным. Бюрократия имела доступ ко всем рычагам управления и потому была всесильна и подчинялась только «интересам дела»; она обеспечивала четкость и однознач­ность потоков информации в организациях. Бюрократ должен быть профессионалом высокого класса, иметь специальное образование, быть компетентным. Идеальный тип бюрократа, его отличительные свой­ства лучше всего описаны М. Вебером [6, 217]. В соответствии с уче­нием М. Вебера для бюрократии характерны следующие свойства:

— личности, входящие в органы управления организации, лично свободны и действуют только в рамках «безличных» обязанностей, су­ществующих в данной организации. «Безличный» здесь означает, что обязанности и обязательства принадлежат должностям и постам, а не индивиду, который может занимать их в определенный момент времени;

— ярко выраженная иерархия должностей и позиций. Это озна­чает, что определенная должность будет доминирующей над всеми ни­жестоящими и зависимой по отношению к должностям, находящим­ся выше ее. При иерархических отношениях индивид, занимающий определенную должность, может принимать решения относительно ин­дивидов, занимающих более низкие должности, и подчиняется реше­ниям лиц, находящихся на более высоких должностях;

— ярко выраженная спецификация функций каждой из должно­стей и позиций. Предполагается компетентность индивидов в каждой должности по узкому кругу проблем;

— индивиды нанимаются и продолжают работу на основе контракта;

— отбор действующих индивидов производится на основании их квалификации;

— людям, занимающим должности в организациях, выплачивают зарплату, размер которой зависит от занимаемого ими уровня в ие­рархии;

— бюрократия представляет собой карьерную структуру, в кото­рой продвижение производится по заслугам или по старшинству, не­зависимо от суждений начальника;

— должность, занимаемая индивидом в организации, рассматри­вается им как единственное или, по крайней мере, главное занятие;

— деятельность представителей бюрократии основывается на строгой служебной дисциплине и подлежит контролю.

Определив специфические свойства бюрократии, М. Вебер разра­ботал таким образом идеальный тип управления организации. Бюрократия в таком идеальном виде представляет собой наиболее эффективную машину управления, основанную на строгой рационализации. Ее характеризуют строгая ответственность за каждый участок работы, координация в решении задач, оптимальное действие безличных правил, четкая иерархическая зависимость.

Однако такое идеальное положение не существует в действитель­ности, более того, бюрократия, первоначально предназначенная для достижения целей организации, на деле часто отходит от них и на­чинает не только работать вхолостую, но и тормозить все прогрес­сивные процессы. Она доводит формализацию деятельности до абсурда, ограждаясь формальными правилами и нормами от реальности.

Отрицательные качества, присущие бюрократии, частично анали­зируются в модели бюрократии Р. Мертона (рис. 12).

Р. Мертон полагает, что постоянное неукоснительное следование формальным правилам, уступчивость и конформизм, проявляющие­ся при этом, в конечном счете приводят к потере индивидами спо­собности принимать самостоятельные решения. Постоянная опора на правила и руководства к действию приводит к тому, что они стано­вятся всеобщими и окончательными, а их соблюдение — основной задачей и результатом. Все это обуславливает отказ представителей бю­рократии от творческого, самостоятельного мышления и даже от компетентности. Р. Мертон назвал данное явление «обучением неспособности». Следствием такого «обучения» является стереотипный бю­рократ, не имеющий воображения и способности к творчеству, негибкий в применении официальных норм и правил в ситуациях, простых и ясных для всех, кроме него. Другое следствие бюрократизации — кастовость, замкнутость бюрократов, возвышение их над другими людьми, попытка показать, что они знают тайные пружины управлен­ческого механизма.

Модель бюрократии Р. Мертона начинается с требований уста­новления контроля над элементами социальной структуры органи­зации. Эти требования заключаются в попытке создания у членов организации необходимого поведения и мотивации на выполнение заданий. Руководитель-бюрократ в таких условиях начинает забо­титься прежде всего о безопасности своего положения, а потому пред­почитает опираться на формальные правила и свою формальную власть. За правилами он не видит реальных исполнителей и все бо­лее утрачивает контроль за ситуацией. Это заставляет его еще боль­ше заботиться об упрочении и защите своего служебного положе­ния. Круг замыкается. Руководитель не может обеспечивать надле­жащий контроль и принятие обоснованных управленческих ре­шений.

Несмотря на изначально заложенную в бюрократии опасность потери компетенции и «обюрокрачивания» деятельности в сфере управления, такая форма управления в настоящее время является един-

 

 

 

Рис. 12. Мертоновская модель бюрократии [217, с. 212]

 

ственно работоспособной и приемлемой. Поэтому одна из основных задач современного управления — изменение роли бюрократии в дея­тельности организации в соответствии с принципами, разработанны­ми М. Вебером. Путь к достижению этой цели многие исследователи видят в изменении установок представителей бюрократии, в установ­лении связи их благополучия и карьеры с конечным результатом деятельности организации.

 

 

Г л а в а 13

 

КЛАССЫ И СОЦИАЛЬНЫЕ СЛОИ