Організація творчої діяльності

Кожний дослідник повинен знати специфіку наукової творчості в цілому і конкретної галузі зокрема. У творчому процесі важливою є копітка й добре організована праця. Біо-графії видатних учених свідчать про те, що всі вони були великими трудівниками, що їхні досягнення є результатом значної праці, величезного терпіння та посидючості, надзви-чайної завзятості і наполегливості.

Ефективність наукової творчості, оптимальне використання потенційних можливостей науковця залежать від раціональ-ної організації праці. Чим вищий рівень організації праці науковця, тим більших результатів він може досягти за ко-роткий термін. I навпаки, при незадовільній організації нау-кової праці подовжується термін виконання дослідження і знижується його якість, зменшуеться ефективність.

Є багато методів наукової організації праці, які вибира-ються особисто з урахуванням індивідуальних особливостей. Однак існують загальні принципи наукової праці. До най-важливіших з них відносять: творчий підхід, мислення, пла-новість, динамічність, колективність, самоорганізацію, еко-номічність, критичність і самокритичність, роботу над собою, діловитість, енергійність, практичність. Частина з цих прин-ципів зумовлена зовнішнім середовищем, інші стосуються особистості дослідника.

Творчий підхід означає, що на всіх етапах дослідження науковець повинен прагнути до пояснення фактів, предметів, явищ, намагатися сказати щось нове в науці. Тому для нау-кової творчості характерною є постійна копітка розумова праця. У цьому зв'язку доцільно згадати давнє китайське прислів'я, яке стверджує: "Ти можеш стати розумним трьо-ма шляхами: шляхом власного досвіду — це найгіркіший шлях; шляхом наслідування — найлегший Іплях; шляхом мислення — це найблагородніший".

Мислення, обмірковування — це один із основних еле-ментів наукової праці. Різні люди здійснюють це по-різно-му. Значних результатів досягають ті, хто привчив себе ду-

мати постійно, концентрувати свою увагу на предметі дослі-дження. Виробити в собі такі риси необхідно кожному дослід-нику.

Серед правил наукової праці особливе значення мае по-стійна робота мозку над сутністю і специфікою об'єкта та предмета дослідження. Дослідник повинен постійно розмір-ковувати над предметом свого дослідження.

Дбаючи про розвиток творчих задатків і здібностей, дослід-ник повинен бути наполегливим, нерідко мужнім, витрима-ним і терпеливим, і разом із тим проявляти творчу ініціа-тиву. Лише за таких умов він зможе успішно подолати різно-манітні труднощі й невдачі, яких на шляху до істини нема-ло. Проілюструвати це можна багатьма історичними прикла-дами, починаючи з галілеївського вигуку в суді інквізиції: "А вона все ж обертається!".

Творчість —• це наукове виробництво, яке передбачає пла-новість в роботі. Планування потрібне вже тому, що при склад-ності, працемісткості, тривалості і дорожнечі сучасних нау-кових досліджень планова дисципліна допомагає запобігти невиправданим витратам часу і засобів, вирішувати наукові завдання у визначений термін.

Плановість у науковій творчості втілюється в різних пер-спективних і робочих планах та програмах, календарних пла-нах, у графіках роботи дослідника, в його індивідуальному плані та ін. За планами перевіряється (по можливості що-денно) хід роботи.

За весь період роботи над дипломною роботою, дисерта-цією або монографією може бути кілька планів. Спочатку складають плани досить укрупнені, потім їх деталізують, коригують, переробляють. Часто останній план дуже дале-кий від початкового варіанта. Необхідно постійно контро-лювати виконання основних етапів роботи та її результати. Слід коригувати як загальний план, так і окремі його части-ни. Важливо сформулювати не лише завдання даного етапу дослідження, а й заходи щодо досягнення загальної мети.

Наукова робота — це, як правило, одноосібне досліджен-ня. Однак дослідник (дипломник, аспірант, докторант) є чле-ном колективу: кафедри, інституту. Протягом роботи над дослідженням він може звертатися за порадою до членів колективу. Крім того, відбувається колективне обговорення теми дослідження, постановки завдань, отриманих результатів, можливостей їх використання та ін.

Оптимальний науковий колєктив поєднує в собі різні де-мографічні і психологічні типи, старих і молодих, генераторів 40

ідей і виконавців, при повному взаєморозумінні і чіткому оперативному науковому керівництві може значно підвищи-ти ефективність роботи над дослідженням. Рівень дисертації (диплома), рекомендації її до захисту — це не тільки індиві-дуальна, а й колективна відповідальність.

Велике значення, якщо не головне, має принцип самоор-ганізації праці здобувача, оскільки наукова творчість під-дається регламентації в граничних межах. Отже, кожний здо-бувач самостійно визначає комплекс заходів щодо забезпе-чення свого успіху.

До елементів самоорганізації належать:

• організація робочого місця із забезпеченням оптималь-них умов для високопродуктивної праці;

• додержання дисципліни праці;

• лослідовність у накопиченні знань протягом творчого життя;

• систематичність у дотриманні єдиної методики і техно-логії при виконанні одноразової роботи.

Досягти системності в роботі можна виконанням певних правил:

• постійно думати про предмет дослідження;

• не працювати без плану;

• при виконанні великої роботи слід звільнитися від дру-горядних справ;

• перш ніж братися за роботу, зважити і розподілити свої сили і час;

• заздалегідь готувати все необхідне для виконання робо-ти, щоб не відволікатись;

• не можна робити дві справи одночасно;

• творчу роботу виконувати перед механічною, складну — перед простою;

• доводити розпочату роботу до кінця і не розпорошува-ти сили;

• постійно контролювати свою роботу, вчасно вносити корективи, обмежувати глибину розробки;

• намагатися бачити кінцеву мету.

Таким чином, у самореалізації велику роль відіграють самообмеження, дисципліна, самоуправління, самооблік, са-моконтроль та інші "само...", в тому числі самостійність, тобто здатність самому виявляти причини виникнення труд-нощів і усувати їх. Сюди належить також дотримання тру-дового режиму і графіка роботи, дисципліни мислення, здатність зосереджуватися, не порушувати логічний роз-виток ідеї.

He менше значення має принцип економії або самообме-ження, яким кожний науковець повинен керуватися на всіх етапах наукового дослідження. Принцип самообмеження виявляється, по-перше, в тому, що у будь-якому дослідженні слід обмежувати себе як за широтою охоплення теми, так і за глибиною її розробки. По-друге, дослідник, уводячи дослі-дження в певні часові рамки, тим самим уже обмежує себе. Самообмеження особливо важливе на стадії збору матеріалу, тобто слід вибрати те, що необхідно для вирішення даного завдання.

Цей принцип також передбачає розвиток і виховання са-мокритичності і скромності, вміння тактовно відстоювати свої переконання. Це викликано тим, що сама природа науки як сферр людської діяльності, спрямованої на вироблення знань, зумовлює те, що руіпійною її силою є конфлікт — боротьба наукових шкіл, світоглядів, суперечність між теорією і прак-тикою, розвиток критики і самокритики, несприйняття дог-матизму і сліпої віри в авторитети. Звідси кожному науков-цю, особливо початківцю, слід виховувати в собі критичне ставлення до результатів своєї праці, до сприйняття чужих ідей і думок. Особливо велике значення має власна творчість. Доцільно передусім спробувати віднайти власні шляхи роз-в'язання проблеми, свій шлях наукового пошуку; вивчення літератури буде корисним тією мірою, якою воно дасть змо-гу уникнути помилок. Важливо не лише довести необґрун-тованість якогось наукового положення іншого вченого, а й запропонувати натомість теорію чи метод, що є більш слуш-ними, виваженими.

Раціональна організація наукової праці передбачає мак-симальне використання комплексу індивідуальних особли-востей науковця (дослідника), його моральних і вольових рис характеру.

Науковець повинен мати певні особистісні й творчі якості (табл. 2.1). Безумовно, важко знайти людину, яка б могла в повному обсязі мати всі перелічені якості. Усі ці та інші риси потрібно виховувати. Необхідна постійна робота над собою для розвитку задатків і здібностей, пам'яті, уваги, спо-стережливості, формування навичок праці та ін.

Таблиця 2.1. Основні якості, що відповідають статусу науковця

Творчі та ділові якості	Основні характеристики
1. Професійні знання	Наявність знань, що відповідають вимогам, зумовленим специфікою обраної діяльності. Обов'язкові елементи: високий рівень ба-зової освіти, уміння користуватися комп'ю-тером, знання рідної та іноземної мов
2. Допитливість	Високий рівень внутрішнього прагнення до пізнання істини, увага до непізнаного і не-зрозумілого, високий інтерес до нових знань, зокрема наукової літератури як дже-рела знань
3. Спостережливість	Здатність до цілеспрямованого сприйняття об'єктивних властивостей досліджуваних явищ, предметів, процесів тощо
4. Ініціативність	Здатність до самостійних рішень, внутрішиє спонукання до нових форм діяльності (не чекаючи вказівок наукового керівника)
5. Почуття нового	Увага до нового, нетерпимість до догматиз-му, винахідництво, активна підтримка HOBO-TO, творчий характер діяльності
6. Зацікавленість у справі	Наявність внутрішніх причин (мотивів, ідей), що спонукають науковця до дослідження; ставлення науковця до праці, як до чогось важливого для нього, привабливого
7. Пунктуальність, ретельність	Своечасне і якісне виконання плану роботи, доручень наукового керівника
8. Відповідальність і надійність	Здатність брати на себе обов'язок відповіда-ти за певну ділянку роботи, справу, за свої або чиїсь дії, вчинки, слова
9. Організаторські здібності	Здатність до упорядкування, узгодження, вдо-сконалення як своєї' діяльності, так і діяльнос-ті інших людей з метою досягнення постав-леної мети або виконання завдання. Уміння організувати свою роботу, власну бібліотеку, архів, базу даних, картотеку та ін.
10. Комунікабельність	Уміння налагоджувати зв'язки з різними за віком, характером та посадою людьми
11. Доброзичливість	Людяність, повага до інших людей, прагнен-ня за всіх обставин нести їм добро
12. Честолюбство	Прагнення, стати відомим, мати популярність, можливість просування по службі
13. Зовнішній вигляд	Гармонійне поєднання привабливості й еле-гантного стилю в одязі

2.2. Психологія наукової творчості

Розумова і фізична праця — два взаємопов'язані аспекти людської діяльності. Розумова діяльність — найскладніший, важкий вид діяльності. Вона потребує активізації уваги, про-цесів мислення та інших психологічних функцій, супрово-джується вираженою нервово-психологічною та емоційною напругою, підвищеною чуттєвістю.

Розумова діяльність виявляється в певному нейрофізич-ному стані людини: посилюється кровопостачання і підви-щуються біоелектрична активність мозку, енергетичний обмін нервових клітин, збільшується нервово-психологічна напру-га на інформацію, яку сприймає і переробляє людина в про-цесі наукової діяльності, велике емоційне навантаження.

Нервово-психологічне навантаження викликає посилення серцево-судинної діяльності і дихання, прискорення втрати енергії. Тому праця викладача, вченого прирівнюється до фізичної праці. Розумова праця втомлює людину через 3—4 години, фізична — через 8 годин.

Особливість розумової праці полягає в тому, що втома на-копичується поступово, а перевтомлення настає раптово. Тому рекомендується чергувати розумову і фізичну працю.

2.3. Робочий день науковця

Робочий день науковця важко передбачити або прогнозу-вати. Одним із головних правил є:

• поступове входження в роботу;

• ритмічність праці;

• планування роботи.

Елементи імпульсивності та імпровізації характерні для наукової діяльності. Однак успіх забезпечує систематична, заздалегідь спланована робота. Планування може бути на день або тиждень, місячне, квартальне, річне. Плануючи роботу на день, слід зважати на таке: перш ніж розпочати роботу, необ-хідно обдумати майбутній день, виділивши найважливіші й термінові справи. Для правильної орієнтації спільної робо-ти з науковим керівником таке планування здійснюється разом.

Неодмінним атрибутом кожного науковця є робочий блок-нотп — щоденник, в якому справи розподіляють за датами. Можна також мати записну книжку, календар типу Lotus Organizer, установлений на персональному комп'ютері. Lotus Organizer називають особистою інформаційною системою,

призначеною для ефективної організації робочого часу чи наукової праці. До її складу, крім календаря, входять теле-фонний довідник, адресна книга, блокнот та ін. Оперуючи однією частиною електронного органайзера, наприклад що-тижневиком, можна одночасно переглядати й інші частини — план на місяць, телефонний довідник.

При плануванні роботи науковець повинен знати, що най-сприятливіший час для виконання творчих або складних завдань — з 10-ї годин ранку й до 12-ї години. Після цього настає деякий спад активності, у другій половині дня праце-здатність найвища від 14-ї до 17-ї години, після чого невпин-но падає.

Слід пам'ятати про втомлюваність очей. При великому об-сязі робіт з літературними джерелами або на ПЕОМ очі швид-ко втомлюються. В цій ситуації краще змінити заняття або трохи відпочити: пройтись по коридору, випити кави, погово-рити по телефону. Ідеально чергувати кожні 45 хвилин робо-ти з 15-хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи на комп'ютері не повинна перевищувати 4 години.

Доцільно знати, що система роботи декілька годин підряд, а потім такий же відпочинок — шкідлива звичка. Має бути певний ритм у чергуванні роботи і відпочинку. Слід зважа-ти на біоритми життєдіяльності. Навіть звичайний робочий тиждень має свій цикл. Понеділок є днем входження в робо-чий ритм, у цей день (якщо є така можливість) не варто почи-нати важливі справи. Тому найважливіші або найважчі в роботі справи, написання дисертації або статті починають з середини тижня. Вівторок і середа є найпродуктивнішими днями тижня, до п'ятниці накопичується втома, тому в субо-ту і неділю краще відпочити.

У багатьох країнах світу науковці використовуюгь спеці-альні плоскі папки-гармошки, сторінки яких розписані за днями місяця. Крізь отвори в правому куті папки видно вкла-дені туди документи, записки-нагадування, доручення науко-вого керівника, які необхідно виконати у певний термін. Якщо такої можливості немає, то матеріали дисертації зберігають у звичайних папках, на кожній з яких зазначають номер, назву розділу, підрозділу дисертації або статті, термін їх на-писання.

У процесі повсякденної роботи дослідник повинен зано-товувати в щоденнику чи спеціальному блокноті веі питан-ня, які його зацікавили. У вільний час їх з'ясовують з керів-ником або фахівцем. Побіжно визначається перелік необхід-них документів (законодавчих, директивних, статистичних

та ін.) і їх місцезнаходження. Це робота — "про запас", яка дозволяє науковцю мати у своєму розпорядженні точну, випереджувальну інформацію.

Неефективно братися за написання всіх розділів роботи одночасно, однак доцільно постійно накопичувати докумен-ти (опубліковані й неопубліковані) з усіх розділів дослідження, поповнювати їх новою інформацією.

Науковцю слід зважати на свої індивідуальні особливості, віднайти власні прийоми "входження" в роботу. Як правило, найбільші труднощі виникаготь у перші хвилини і години роботи. Універсальних засобів втягування до роботи немає, кожен повинен відшукати їх для себе. Вважається доціль-ним перші десять хвилин витратити на повторне читання раніше підготовленого матеріалу і його коригування. Як правило, після такої роботи з'являється бажання попрацю-вати над новим матеріалом. Також індивідуально треба ви-бирати години роботи, що забезпечить найбільшу творчу про-дуктивність.

Залежно від характеру науковця слід індивідуально вирі-шувати питання щодо допустимої тривалості роботи і чер-гування її з відпочинком. Наукова праця потребує дотри-мання режиму, інакше вона стає малопродуктивною і може призвести до втрати віри у свої сили, погіршення стану здо-ров'я.

2.4. Робоче місце науковця

Одна з головних умов підвищення працездатності — пра-вильно організоване робоче місце. Робоче місце науковця — це сукупність усього того, що використовується в роботі, тоб-то меблі, комп'ютер, інші технічні засоби. Поліпшення робо-чого місця передбачає оснащення його всім необхідним відпо-відно до характеру роботи.

Недостатнє освітлення і колір лампи, шум у приміщенні, висота стільця і площа поверхні стола можуть стати причи-ною зниження працездатності. Фахівці з ергономіки (науко-вої дисципліни, що комплексно вивчає людину в процесі її діяльності) рекомендують не забувати золоте правило, дотри-мання якого може вберегти від багатьох бід: світло має пада-ти згори і зліва, інакше порушується правильне положення голови (результат — остеохондроз і короткозорість).

Будь-яка світлова або шумова вібрація — це джерело роз-дратування, підвищеного збудження і нервовості, що заважає ефективній розумовій праці. Звичка вмикати телевізор або

 

радіо для підняття настрою виправдана лише при виконанні механічної роботи. Для інтелектуальної творчої роботи — це лише додаткове джерело створення підвищеної втомлю-ваності.

Однією з основних умов ефективної наукової діяльності є порядок на робочому столі. Як відомо, порядок звільнює дум-ку. Ідеально, коли на столі лежать лише документи, необхідні в даний момент. Нагромадження паперів не лише зменшує робочу площу стола, а й відволікае від вирішення питання. Необхідно підтримувати раз і назавжди заведений порядок розташування документів та інших матеріалів у шухляді робочого столу, шафах, картотеках. Дотримання звичного порядку полегшує працю, робить більшість операцій автома-тичними, економить час, запобігає "зникненню" документів, які у недостатньо організованого працівника потрапляють до папок з іншими документами.

Працюючи з комп'ютером, важливо розмістити його так, щоб з ним було легко і зручно працювати. В процесі роботи поза має бути такою, щоб не втомлюватись і щоб усе необхід-не для роботи було під рукою. Монітор має знаходитися на рівні очей, відстань між монітором і обличчям має бути не меншою 40 см. Можна обладнати свій монітор додатковим пристосуванням — тримачем для документів Curtis Clip, за допомогою якого можна закріпити документ на одному рівні з монітором. Клавіатуру краще розташувати на відстані 10 см від краю стола, що уможливить зап'ястями спиратися на стіл. Тепер з'явилися Wrist rests (опори для зап'ясть), які підкла-дають під зап'ястя, щоб підняти їх над клавіатурою. Щоб запобігти відблискам світла від монітора, необхідно зменши-ти освітлення в приміщенні, обладнати люстри і вікна розсі-ювачами світла.

Стілець має бути зі спинкою і, бажано, з підліктям. Крім того, рекомендується регулярно робити перерви в роботі, зміню-пати час від часу позу. Пози, при яких коліна згинаються під кутом менше 90 градусів, порушують кровообіг. Тому необхідно відрегулювати висоту стільця або поставити під стіл підстав-ку для ніг, яка регулюється щодо висоти і нахилу.

He менший вплив на емоційний стан науковця справля-ють кольори. Відомо, що темні тони присипляють, а яскраві — надзвичайно збуджують. Для письмової роботи найкраща гама бежевого і зеленого кольорів. Зелений колір, за дослі-дженнями психологів, знижує сприйнятливість до звукового гтресу. Вміле використання кольору — прекрасний засіб підвищення працездатності.

Важливою умовою комфортної роботи, за даними вчених, є відчуття свого "власного" простору, тобто наявність свого "кут-ка", де науковець проводить більшу частину часу. Недоцільно захаращувати робочий стіл сувенірами, іграшками, фотогра-фіями та ін. Вони лише відвертають увагу від справи.

Впливає на працездатність і запах. Дослідження свідчать, що запах лимона переважно знижує продуктивність праці вченого, а запах троянди — підвищує. Запах улюблених пар-фумів, за оцінками психологів, добре тонізує і підвищує пози-тивні емоції. Допомагає також хвойний екстракт. Однак за-хоплюватися сеансами ароматотерапії не слід, аромати мо-жуть викликати головний біль.

2.5. Оргтехніка, технічні засоби наукової діяльності

Технічними засобами, якими найчастіше користується науковець, є персональний комп'ютер, телефон, телефакс і копіювальний апарат.

Сучасного науковця неможливо уявити без персонально-го комп'ютера (ПК). ПК використовується за двома основни-ми напрямами:

• документування;

• організація роботи з документами.

При документуванні, тобто створенні (складанні) доку-ментів, ПК виступає в ролі "розумної" друкарської машинки. Є багато програм для створення і редагування наукових до-кументів. Такі програми називають текстовими редактора-ми або текстовими процесорами. При використанні цих про-грам для створення документів (дисертації, автореферату, статті, тез доповіді та ін.) текст документа, що редагується, виводиться на екран дисплея і до нього можна вносити не-обхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця доку-мента в інше, об'єднувати фрагменти, використовувати різні шрифти для виділення окремих ділянок тексту, роздрукову-вати текст на принтері та ін.

У кожного текстового редактора (процесора) є свої особ-ливості і переваги.

Один із популярних редакторів тексту — Word, який є складовою програмного комплексу Microsoft Office.

Microsoft Word — потужний текстовий редактор, призна-чений для виконання процесів обробки тексту: від набору і верстки до перевірки орфографії, вставки в текст графіки, роздрукування тексту. Він працює з багатьма шрифтами — як з українським та російським, так і з іншими національ-

ними шрифтами. До корисних властивостей Word належить автоматична корекція тексту, автоматичне перенесення слів і виправлення написів слів, зберігання тексту у визначений проміжок часу, наявність майстрів текстів і шаблонів, що дозволяють швидко створити ділові документи. Word забез-печує пошук заданого слова або фрагмента тексту, заміну його на зазначений фрагмент, видалення, копіювання у внутрішній буфер, заміну гарнітури і (або) розміру шрифту та ін. На-явність закладки в тексті дає змогу швидко перейти до бажа-ного місця в тексті. Можна так само автоматично включати в текст дату, час створення, зворотну адресу й ім'я автора тексту.

Word дозволяє включати в текст бази даних, об'єкти графі-ки, музичні модулі. Для обмеження доступу до документа можна встановити пароль на текст, який Word буде запиту-вати при завантаженні тексту. Word дає змогу відкривати багато вікон для одночасної роботи з декількома текстами або розбити одне активне вікно на два.

Бажано, щоб ПК був підключений до міжнародної мережі Internet, що дасть змогу отримати додаткову інформацію за темою дослідження.

Доцільними в дослідницькій роботі є телефон, магнітофон, диктофон, широкий асортимент канцелярських приладів: ручок, олівців, гумок. Невеличкі канцелярські приладдя слід зберігати в ложементах — відкритих коробках з відділен-

НЯМИ ДЛЯ КОЖНОГО 3 НИХ.

2.6. Ділове спілкування

Ділове спілкування умовно поділяють на два види. Пер-ший із них має інформаційний характер, його мета — отри-мання інформації. Спілкування може бути одностороннім, коли в отриманні інформації зацікавлена одна сторона, і дво-стороннім, коли в ньому зацікавлені обидва співбесідники. Другий вид спілкування — дискусійний, під час якого кож-на із сторін наполягае на своїй думці. Найефективнішими є безпосередні контакти.

Поділ ділового спілкування на два види має практичне значення, визначає особливості їх підготовки і проведення.

Запорукою успішного спілкування є компетентність і так-товність працівника, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативно й ефективно вирішити чи обговорити питання. Попередня підготовка передбачає передусім визна-чення мети спілкування, терміну його проведення (не більше

40—45 хвилин). При підготовці до інформаційного спілку-вання попередньо формулюють основні запитання, які необ-хідно поставити співбесіднику, складають детальний перелік фактів (даних), що підлягають уточненню та ін. При підго-товці до дискусійного спілкування бажано правильно дібра-ти аргументи, необхідні для захисту своєї думки, викласти їх у логічній послідовності. Важливо спробувати поглянути на обговорюване питання очима свого опонента, передбачити можливі заперечення і варіанти відповідей.

При підготовці до спілкування важливо оцінити професій-ний рівень співбесідника, його вік, риси характеру.

Свої особливості має і техніка спілкування. Є певна сис-тема правил і прийомів, які роблять ділову розмову найбільш ефе^тивною. Це такі:

1) визначеність, тобто чітке визначення предмета обго-ворення, цілі розмови, формулювання обговорюваних питань, можливих варіантів рішень;

2) обґрунтованість, тобто оптимально можлива аргумен-тованість своєї точки зору, система доказів і логічність їхнього викладу;

3) послідовність у захисті своїх поглядів, думок, несупе-речність тверджень, доказів, готовність до зміни свого рішен-ня лише за наявності дійових аргументів опонента.

Слід пам'ятати, що будь-яка дискусія — це діалог, де ви-клад співбесідником власних доказів має змінюватись ува-гою до доказів опонента. Уміння слухати, терпіння, неупе-реджене ставлення, делікатність забезпечують ефективність спілкування. Під час спілкування рекомендується дивитися співбесідникові у вічі, не переривати його. Можна занотову-вати деякі важливі моменти під час бесіди. Після її завер-шення необхідну інформацію слід докладно записати, щоб мати можливість проаналізувати доводи співбесідника, його аргументи, виділити головне.

2.7. Ділове листування

Особисте ділове листування потребує своєрідного стилю, що відрізняє його від службового. Із тексту листа має вима-льовуватись образ автора, його особистість. Кореспонденція має бути виразним і неповторйим обличчям автора, гранич-но точною і чіткою при мінімумі витраченого на неї часу.

При написанні особистого листа можна скористатися ря-дом порад і принципів, яких дотримуються при складанні службових листів. Серед них: інформативність, лаконічність,

логічність та послідовність викладу, уникнення багатознач-ності та надміру іншомовних слів, увічливість, уникнення категоричності і заперечних форм, достатність аргументації, наявність вступного і завершального компліментів.

Отже, особисті ділові листи мають бути чіткими, лаконіч-ними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. 3 іншого боку, лист — це письмова розмова з адресатом, а тому можливе використання гумору та "магічних слів", що забезпечує неофіційність, ство-рює автору відповідний імідж. Зрештою, вибір стилю зале-жить від ситуації: мети листа, близькості знайомства автора з адресатом чи необхідності дотримання субординації. Тут відкритий широкий простір для творчості, слід лише стежи-ти за тим, щоб усе в листі було доречним.

Є різні форми звертання до адресата. Найуживаніші: "Шановний...!", "Вельмишановний...!", "Шановний колего...", "Шановний пане..." та ін. Завершальні речення тексту та-кож можуть бути дуже різні: повторення подяки, висловлен-ня сподівання, надії, запевнення адресата, прохання (найближ-чим часом дати відповідь, надіслати документи) та ін. Про-щальні фрази також можуть бути різними. Якщо автор доб-ре знайомий з адресатом, успішно співпрацює з ним уже не перший рік, можна закінчити лист дружніми (але ні в якому разі не панібратськими чи фамільярними) фразами на зра-зок: "Щиро Ваш...", "3 найкращими побажаннями...", "3 вдяч-ністю та найкращими побажаннями...", "Щиро відданий Вам..." тощо. Листи офіційного характеру можна закінчува-ти виразами: "3 глибокою повагою...", "3 вдячністю і пова-гою...", "3 повагою і найкращими побажаннями...", "Залишає-мося з пошаною...", "Бажаємо успіхів..." та ін.

I ще одна порада: слід ретельно перевірити текст листа, щоб у ньому не було помилок та виправлень. Важливо до-тримуватись етикету листування.

2.8. Ділова розмова по телефону

Ділова телефонна розмова — доволі поширена форма спілкування. Слід враховувати її специфіку, зважити, на-скільки в даному разі потрібний телефонний дзвінок — мож-ливо, ефективнішим буде безпосередній контакт або напи-сання листа.

Передусім, необхідно мати телефонний довідник або запис-ник, що містить прізвище, ім'я та по батькові абонента, посаду, номер телефона. Крім того, ретельно продумати і чітко уявля-

ти мету дзвінка, визначити і записати питання, які слід вирі-шити з абонентом, підготувати необхідні документи та ін.

Дуже важливо визначити слушний час для дзвінка, зва-жаючи на інтереси абонента. Проявом делікатності є попе-редній дзвінок для уточнення часу ділової розмови. He реко-мендується телефонувати на початку, в кінці робочого дня, близько до обідньої перерви. Неетично телефонувати додому поважній особі після 21-ї години.

Правильно набравши номер абонента і отримавши відпо-відь-підтвердження, слід назвати себе, прізвище, ім'я та по батькові потрібного вам абонента. Інколи необхідно назвати його посаду, після взаємних представлень викласти причину дзвінка. Телефонна розмова має бути гранично лаконічною, корисною, без зайвих емоцій, не перевищувати 5—6 хвилин. Вкінці варто підсумувати розмову, виділити найголовніше зі сказаного. Закінчує розмову той, хто зателефонував. Дореч-ними будуть фрази: "Дякую за розмову", "Рада була Вас чути", "Успіхів Вам" та ін.

2.9. Особистий архів (бібліотека) здобувача

3 часом у дослідника накопичуються різноманітні за фор-мою та змістом документи: рукописи, машинописи, ксеро-копії, картотеки, конспекти, вирізки, фотографії, касети, дис-кети, які в сукупності утворюють особистий архів. Крім того, науковець має певну кількість книг, періодичних ви-дань, інших видів опублікованих документів, що складають його особисту бібліотеку.

Ведення власного архіву є обов'язковим для науковця. Обсяг інформаційних документів, використовуваних особис-то, як правило, великий. Ці матеріали треба відповідним чином організувати, оскільки без цього утруднюється пошук необхідної інформації, знижується ефективність праці.

Починати упорядкування особистого архіву слід якнай-раніше, коли кількість матеріалів невелика. Обліку мають підлягати всі документи: опубліковані й неопубліковані.

Розрізнені документи систематизують за темами, формою, характером використання, терміном зберігання в окремих папках. Папка має певну назву і порядковий номер, які за-значають також і на каталожній картці. Документи, які не-можливо підшити, зберігають у підписаних коробках, кон-вертах, по можливості окремо (за видами, темами). Конспек-ти також доцільно зберігати в папках з написами на корінці. Заведені на них картки заносяться у відповідні розділи кар-

тотеки. Касети, дискети, слайди та інші документи подібної форми зберігаються в спеціальних коробках. Кожний доку-мент і коробку надписують. Окремо зберігають документи, робота з якими проведена, і поточні документи.

При формуванні папок використовують вітчизняні швид-козшивачі, розраховані в середньому на 100 аркушів, або імпортні, розраховані на 400—600 аркушів. Останні призна-чені для багаторазового використання, тому всі необхідні відо-мості про документи коротко фіксують на змінному аркуші-вкладиші, котрий поміщають у спеціальну "кишеню" на корінці обкладинки. Такі "кишені" можуть мати різні розмі-ри: від невеликого осередку у верхній частині корінця до повного формату корінця папки.

В особистій бібліотеці слід виділити на окремій полиці свої власні праці. Розстановка книг і брошур здійснюється таким чином: універсальні енциклопедії, енциклопедичні словники, спеціальні енциклопедії, словники, довідники. Основний масив книг розставляють за галузями, темами, а в їх межах — за алфавітом авторів та назв. За необхідності застосовують картонні роздільники або закладки різного ко-льору. На цю частину фонду особистої бібліотеки доцільно вести абеткову або систематичну картотеку (каталог).

Робота з періодичними та продовжуваними виданнями має свою специфіку. Доведено, що для фахівця являє інтерес лише невелика частина річного комплекту журналу (до 20—30 відсотків). Тому доцільно розрізнено зберігати поточні ви-дання та журнали минулих років. Необхідні для роботи жур-нали слід зберігати окремо за роками видання. Потрібні для роботи статті можна копіювати і робити підшивки з окре-мих напрямів дослідження.

Значно підвищують ефективність роботи реєстраційні книги або реєстраційні картотеки періодичних і неперіод

 

Розділ II