Молекулы или электроны. Одно из двух

 

Недавно нашим клиентом была компания, вице-президент которой, занимавшийся вопросами информационных технологий, ежедневно получал свыше 300 сообщений электронной почты. Его секретарь распечатывал ему все 300 сообщений и складывал их в ящик для бумаг. (За последние годы мы сталкивались с десятками таких случаев.) После прохождения курса программы ОПД этот человек, знавший, как работают электронные системы, но не умевший правильно пользоваться информацией, отказался от пожирающей время бесполезной привычки хранения доступной компьютерной информации в виде бумажных распечаток. Тем самым он не только сэкономил массу времени себе и своему секретарю, но и прекратил накапливать кипы бумаги высотой в дюйм ежедневно, то есть примерно 250 дюймов в год.

И что еще важнее, после изучения его папок мы выяснили, что помимо электронной почты он распечатывал и хранил в бумажном виде всю информацию, поскольку он просто не доверял компьютеру. (Как рационально организовать хранение вашей электронной и бумажной информации, описано в третьей главе этой книги и в моей книге «Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности».)

Научившись правильно организовывать информацию и находить ее в своем компьютере, он принял разумное решение выбросить более 80% сохраняемых им бумаг.

Для нашего обсуждения важно, что этот человек поверил в возможность использования РМНП для руководства своими подчиненными и работой компании новыми, более эффективными методами.

Короче говоря, легче манипулировать электронами, чем молекулами, а это значит, что эффективная работа в мире РМНП должна основываться на широком использовании электронной информации.

Работа в мире РМНП

 

Работа в мире РМНП отличается от работы в традиционных условиях. Проблемы, которые мы обозначили, и их решения могут быть грубо разделены на четыре категории. Это проблемы, связанные с управлением и обеспечением, с офисом компании, с домашним офисом и с мобильным офисом. Хотя в ходе последующего обсуждения эти категории будут рассмотрены по отдельности, следует иметь в виду, что при их рассмотрении возможно дублирование и совпадение некоторых положений.

Эффективность управления и обеспечения

 

«С глаз долой» не значит «из сердца вон»

При использовании РМНП от управленческого персонала требуется ясное понимание, что подчиненных следует оценивать не по количеству времени, которое они проводят в поле зрения своего руководителя, а по результатам их работы.

Вот основные критерии такой оценки.

• Выполнена ли порученная работа в установленные сроки?

• Удовлетворены ли потребности и пожелания заказчика?

• Выполнена ли работа в соответствии с целями компании и ее политикой?

Если ответы на эти три вопроса положительны, то есть все основания полагать, что работа выполнена хорошо и заслуживает соответствующей оценки.

Проблемы управления и оценки эффективности и продуктивности работы персонала за последние 10 лет были подробно рассмотрены и описаны в литературе. Если вам приходится иметь дело с мобильным персоналом или менеджментом, для осуществления профессионального руководства нужна гармонизация отношений людей в коллективе, совершенствование организации работ или изменения, касающиеся управленческого персонала.

Куда обращаться и что делать, если нужна помощь

Сейчас стало совершенно очевидным, что бурное развитие технологии породило новую потребность — потребность в помощи. В организациях, оснащенных современными техническими средствами, предусмотрено наличие пунктов оказания помощи персоналу по вопросам установки и эксплуатации всех электронных средств, используемых в нашем высокотехнологичном мире.

Мы работали в тесном взаимодействии с отделами информационных технологий десятков компаний. Пункты оказания помощи, с которыми мы имели дело, самоотверженно следят за тем, чтобы электронные средства их клиентов функционировали правильно. Каждый работник специализируется в своей области, а все вместе они могут помочь решить проблемы по телефону или при личном общении либо порекомендовать, где найти нужную информацию.

Обычно главные претензии к группам оказания помощи в использовании электронного оборудования сводятся к тому, что к ним очень трудно дозвониться. Довольно часто приходится сталкиваться с ошибочными представлениями о том, будто «малые» электронные проблемы могут отпасть сами собой. Чаще всего это совсем не так. Как правило, эти «малые» проблемы, на улаживание которых нужны минуты, начинают разрастаться и приводят к большим трудностям, связанным с неприятностями, отягощаемыми потерей многих часов и ненужными стрессами.

Если где и требуется применять принцип Сделайте это сейчас же, то это при пользовании электронной техникой. При первом подозрении на неполадки с вашими электронными средствами нужно звонить и просить о помощи — делайте это сейчас же! Не откладывайте на потом, и вы снизите вероятность превращения «малых» проблем, отнимающих мало времени, в большие, приводящие к потере многих часов и ненужным волнениям.

Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП

 

Индивидуальные проблемы

 

1. Использование электронных календарей. С тех пор как начал работать, я принимаю участие в ежегодном ритуале — выборе календаря. Мои колебания всегда касались вопросов, связанных с выбором размера и формата календаря, который я покупал на предстоящий год.

Я пользовался маленькими календарями, помещавшимися в кармане пиджака, и большими календарями, которые помещались только в портфеле. Я выбирал календари с упором на дневной, недельный или месячный формат. У каждого из этих форматов есть свои преимущества. Дневной позволяет планировать день по минутам и предоставляет достаточно места, чтобы записать все дневные дела. Недельный позволяет окинуть взглядом рабочую неделю и осуществлять краткосрочное планирование, предоставляя место для необходимых записей. Месячный дает возможность иметь перед глазами общий перечень предстоящих дел и эффективно планировать работу по месяцам, хотя и предоставляет очень ограниченное пространство для записей.

Даже Стивен Кови в своей завоевавшей широкую популярность книге «Seven Habits of Highly Effective People» («Семь привычек преуспевающих людей») посвящает несколько страниц оценке разных типов календарей.

С использованием электронного календаря проблема выбора между дневным, недельным или месячным форматами снимается. Электронный календарь, позволяющий нажатием кнопки менять дневной, недельный и месячный форматы, наилучшим образом подходит для РМНП. Он предоставляет неограниченное пространство для занесения записей о встречах с другими людьми и для напоминаний о необходимости выполнить ваши собственные дела. Вы можете использовать сколько угодно места для внесения в компьютер разного рода напоминаний, дел, контрольных сроков, мыслей и пометок. Подробнее об использовании и преимуществах электронного календаря смотрите в четвертой главе.

2. Использование персональных электронных органайзеров или электронных записных книжек. Персональные электронные органайзеры или электронные записные книжки — это маленькие, умещающиеся на ладони устройства (Palm Pilot[3] — хорошее название, не правда ли?), которые, по существу, выполняют все функции электронного календаря.

Главным достоинством этих миниатюрных устройств является возможность обмена информацией между ними и персональными или портативными компьютерами. Кроме того, возможен обмен информацией между самими устройствами путем копирования через инфракрасный порт.

Персональные электронные органайзеры — это как раз то, что нужно для оснащения РМНП. Мы приветствуем и поощряем переход к использованию мобильных электронных средств.

3. Административный бумагооборот и сокращение вспомогательного персонала: Сделайте это сейчас же! Разумеется, и вас, и ваше окружение одолевает работа с бумагами. Глаза бы на них не смотрели! Никто не любит копаться в бумагах, и все же с этим приходится мириться.

Во-первых, система административного обеспечения развивалась годами. Когда мы начинали работать с американскими компаниями в конце 1980-х гг., практически каждый руководитель, начиная с вице-президента и выше, имел секретаря. В начале 1990-х гг. мы заметили, что один секретарь, как правило, обслуживал двух руководителей. Сейчас компании продолжают искать пути снижения накладных расходов, и нередко один секретарь обслуживает четырех управленцев.

Во-вторых, использование компьютеров привело к изменению методов и характера управленческих работ. Недавно нашим клиентом была крупная компания, относящаяся к индустрии сервиса. Один руководитель (с проседью в волосах) имел помощника, который составлял для него отчеты о затратах. Его коллега (без седины) составляла такие же отчеты самостоятельно на компьютере. Вы скажете, что это разные стили работы, но обратите внимание на направление изменения подхода к работе! Сегодня многие руководители и управленцы сами пишут свои письма и используют вспомогательный персонал только для редактирования и распечатки окончательной версии, для рассылки документов — разительный контраст с временами, когда подобного рода бумаги диктовали машинистке или стенографистке.

В-третьих, мы настоятельно рекомендуем всегда следовать правилу Сначала сделайте самое неприятное. Большинство из нас старается отложить неприятные дела на потом и не возвращаться к ним, пока нас окончательно не припрет. Мы стараемся заполнить время делами, которые любим делать, чтобы оттянуть выполнение дел, которые нам неприятны. Это самый неэффективный подход к делу, приводящий к ненужным стрессам.

Спросите себя в начале дня: «Что самое противное я должен сделать прямо сейчас?» — и сделайте это в первую очередь. Задайте себе тот же вопрос за час или два перед окончанием рабочего дня и поступите так же! Это лучший способ избавиться от работы с бумагами и других неприятных дел.

4. Организация и обслуживание бумажной и электронной информации. В условиях использования РМНП управление информацией приобретает первостепенное значение. В других разделах этой книги описана организация хранения информации, обеспечивающая быстрый доступ к ней. Это не мелочь; в свой календарь вы должны заносить пометы, чтобы свести воедино бумажную и электронную информацию.

После того как вы привели свою информацию в систему, позволяющую в любой момент найти любой документ, необходимо обеспечить поддержание ее в рабочем состоянии. Рациональное размещение информации в рамках принятой системы и своевременное удаление информации, потерявшей актуальность, имеет большое значение для организации работы в быстро изменяющемся современном мире.

Информация — это носитель знаний. Если наша информация несовершенна, таковы же знания, которые мы получаем на основе этой информации. Постоянное инвестирование в процесс ее упорядочения является ключевым условием для формирования заслуживающей доверия информационной системы.

Мы рекомендуем предусмотреть в вашем календаре регулярные промежутки времени — месячные, квартальные, полугодовые и годовые — для поддержания и внесения усовершенствований в организацию вашей информации на бумажных и электронных носителях.

5. Необходимость хранить, поддерживать и использовать больше информации на электронных носителях. Можно с уверенностью предполагать, что на РМНП мы будем пребывать в постоянно меняющихся реальных условиях. Поэтому нам удобнее хранить нужную для работы информацию в портативном электронном формате.

Многие говорят, что пользуются бумагами из опасения, что они не смогут быстро найти нужную информацию в компьютере. Следуя организационным принципам программы ОПД, основанным на своевременности и предсказуемости доступа к данным, связанным в рамках определенной структуры, вы легко сможете найти нужную информацию на электронных носителях вашего компьютера.

6. Распечатывать бумаги не для хранения, а для использования. Не распечатывайте информацию, содержащуюся в вашем компьютере, в целях ее хранения. Я могу назвать множество веских оснований для распечатки, в большинстве своем связанных с распространением ее в группе, необходимостью читать много страниц и сравнивать информацию, находящуюся на разных страницах. Все это действительно оказывается хорошим поводом для переноса информации на бумагу. Однако хранить горы распечаток в течение длительного времени нет необходимости, поскольку все нужные сведения остаются в электронном формате.

Одна из наших клиенток решила посчитать стоимость хранящейся понапрасну бумаги. Она проводила совещание, на котором собрались около 10 человек. Для лучшего ознакомления группы с информацией она распечатала множество копий писем и отчетов и раздала их членам группы. По окончании встречи она объяснила каждому, как эта информация может быть найдена в их компьютерной сети. Потом она сказала каждому, что они могут оставить на месте все бумаги, которые, по их мнению, им не понадобятся. Свыше 80% бумаг из тех, которые она распечатала, остались в помещении, в котором проходила встреча, и были выброшены в мусорное ведро.