Формируйте эффективные системы контроля

 

Очень часто, подходя к чьему-нибудь столу, я нахожу массу напоминаний о делах, которые нужно сделать, в виде записок, разбросанных вокруг дисплея компьютера или по всему столу. Даже если вы твердо следуете правилу Сделайте это сейчас же, обычно всегда находятся дела, которые по той или иной причине не могут быть сразу доведены до конца. Поэтому люди оставляют себе напоминания об этих делах.

Однако, постоянно бросаясь в глаза, эти напоминания отнюдь не всегда способствуют концентрации внимания, сосредоточенности и повышению продуктивности работы. Если эти мелкие напоминания маячат перед глазами достаточно долго, в конце концов, их перестаешь замечать. Постоянно глядя на них и сознательно откладывая на потом, начинаешь привыкать не делать это сейчас.

Простая и удобная система напоминаний позволяет преодолевать эти проблемы и заниматься более важными делами.

 

Бумажный контроль

 

Поскольку обилие бумаг является одной из главных помех в работе, давайте обсудим, как с этим бороться. Вы знаете, что лучше убрать бумаги со стола и доставать их для работы в нужный момент. Вы можете делать это, используя систему папок или файлов с материалами, касающимися долгосрочных работ, которая предоставляет вам информацию о том, что вы запланировали сделать по дням месяца (от 1 до 31) и по месяцам (от 1 до 12).

Как отмечалось во второй главе, нужно просто занести пометку в календарь и потом выделить время на выполнение работы. Поместите документ, с которым вы намерены работать, в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, на место, соответствующее дате его выполнения, и тогда вы неизбежно наткнетесь на него в нужный момент. Поместите в эту же папку бумаги, для дальнейшей работы с которыми приходится дожидаться поступления дополнительной информации. Например, если вы отослали письмо клиенту и ожидаете ответа через неделю, положите копию письма в соответствующее этой дате место в папке. Через неделю вы наткнетесь на нее и, если ответ не будет получен, снова обратитесь к клиенту. Если же ответ придет вовремя, его содержание определит ваши последующие действия. В любом случае вы получите напоминание о необходимости довести дело до конца.

Один умный и преуспевающий человек руководил средних размеров банком, используя такую систему напоминаний. Материалы располагались по дням месяца от 1 до 31 и по месяцам от 1 до 12. Это давало ему возможность последовательно отслеживать весь процесс управления банком. Он фиксировал поручения и задания сотрудникам банка, записывал дела, которые нужно было сделать, и использовал систему хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, до того момента, когда, как он полагал, намеченная работа может быть своевременно и качественно выполнена. В соответствующий день он натыкался на напоминание и выполнял намеченное.

 

Журнал

 

Чтобы избавиться от разбросанных по столу клочков бумаги с записями мелких дел, их следует заносить в единый журнал или блокнот. Такой журнал является полезным средством для запоминания разрозненных, случайных и неоконченных повседневных дел. Его можно использовать, если вы вдруг вспомнили о чем-то, что нужно сделать, и хотите записать это для памяти. Коллеги, проходя мимо, могут попросить вас записать что-нибудь и напомнить им; в журнале всегда найдется место для чьей-либо просьбы, и одновременно его можно использовать как средство контроля за временем работ.

Я советую использовать большой блокнот или общую тетрадь размером 15x24 см. Не пользуйтесь тетрадями со спиралями, чтобы страницы не могли легко отрываться. Оформите его как ежедневник для занесения намечаемых к выполнению дел. Каждой записи будет соответствовать определенная дата. Делайте записи крупным почерком и отделяйте их друг от друга чертой, чтобы разные задачи не сливались. После выполнения задачи вычеркивайте соответствующую запись (см. рис. 5. 1). Таким образом, вы всегда будете знать, что уже сделано и что еще осталось сделать.

Я знаю менеджера, который именно так вел свои деловые записи. Все, что нужно было запомнить, он записывал в журнал и всегда носил его с собой.

Простое использование журнала для фиксации дел, которые нужно выполнить, может стать хорошим помощником, особенно для секретарей. Почти все профессиональные секретари, с кем мне пришлось работать, вели такой журнал.

Пока вы его используете для записи всех предстоящих дел, он должен всегда лежать открытым на вашем столе. Иначе не исключена возможность, что вы станете подходить к нему только для записи отдельных важных дел и не выработаете у себя привычку пользоваться им постоянно.

 

Календарные системы

 

Даже если вы используете журнал, вам понадобится некая календарная система. Есть несколько типов таких календарей. Система для разработки планов (Franklin Covey Planner), органайзеры, программы планирования времени (Time Manager International) — это лишь часть из множества календарных систем, с которыми вы можете столкнуться. Каждая из них основана на определенной философии управления временем. Они являются прекрасными средствами календарного контроля. Во всяком случае, вы можете быть совершенно уверены, что у вас будет удобный ежедневник, куда вы сможете записывать любые данные, которые захотите запомнить. При необходимости его можно использовать и для планирования долгосрочных работ.

 

 

В наших скандинавских офисах задействованы календарные системы, в которых воплощена концепция планирования программы ОПД. Подобно упомянутым выше календарям, их можно носить с собой (они помещаются в сумочке или в кармане) и использовать для отслеживания выполнения своих задач и для планирования. Они дают возможность наглядно представить календарный план на неделю и имеют отдельные разделы для записи адресов, телефонов и другой информации.

Независимо от того, используете вы крупную настольную календарную систему или портативную, которую носите в сумочке или кармане, информация, которой вы пользуетесь в течение недели, должна быть наглядной. Это повысит возможности недельного планирования и увеличит ваши шансы успешно выдержать недельный график работ и своевременно завершить их.

Если вы склонны к использованию более крупной и сложной системы, можно разбить ее на разделы, такие, как адресная книга, планы работ по темам, записи, касающиеся совещаний. Научитесь использовать все возможности вашей календарной системы. Немного воображения в сочетании с накопленным опытом действий методом «проб и ошибок» помогут вам контролировать исполнение и завершение работ.

Эффективная календарная система поможет вам:

• напоминать себе о предстоящих делах;

• фиксировать договоренности о встречах;

• формировать список дел или план на предстоящую неделю;

• помечать важные сроки;

• связывать сроки с объемами и отмечать важные этапы работ;

• напоминать себе о знаменательных событиях, таких, как дни рождения, праздники, юбилеи и др.;

• делать заметки во время совещаний;

• записывать адреса и телефоны;

• иметь под рукой справочную информацию, например временные пояса, телефонные коды городов и регионов, почтовые индексы;

• выделять время для запланированных работ и мероприятий;

• составлять графики регулярных мероприятий: еженедельных встреч с сотрудниками, работы с электронной почтой и с бумагами;

• хранить личную информацию: номера страховых полисов, номер водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля и т. п.;

• планировать операции, связанные с вашими целями и задачами.

Пример рационального использования календаря показан в таблице 5. 1.