С чего начать: операционная система

 

Речь идет об операционной системе компьютера (будь то DOS, одна из версий Windows, Mac или какая-нибудь другая), с помощью которой осуществляется поиск файлов документов и приложений (см. рис. 2. 8).

 

В каждой операционной системе используется свой набор команд или пиктограмм, позволяющих производить различные действия с файлами и организовать работу с ними. Прежде чем приступить к процессу организации документов на компьютере, необходимо как следует ознакомиться с возможностями управления файлами в рамках операционной системы вашего компьютера. Изучите описание системы. Найдите раздел «Help» («Помощь») и проштудируйте его. Если вы, как и я, не очень легко обучаемы, обладаете скромными познаниями только в одном языке (для меня это общеупотребительный английский) и не владеете технической терминологией, можете обратиться к специалисту, знакомому с вашей операционной системой, чтобы он помог вам освоить ее. В крупных организациях такую помощь оказывают специалисты из отдела информационных систем или опытные технические сотрудники. В любом случае не начинайте беспорядочно создавать компьютерные файлы, пока не поймете, что именно вы делаете, или не найдете кого-нибудь, кто в этом разбирается.

 

Создайте резервную копию своего жесткого диска

 

Независимо от того, насколько хорошо вы научились работать с файлами, прежде чем начать их удалять или реорганизовывать, разумно сделать резервную копию жесткого диска. В последних версиях Windows это нетрудно сделать: войдите в Microsoft Backup через кнопку «Start» («Пуск»), а затем, последовательно выбрав пункты меню «Programs|Accessories|System Tools|Backup» («Программы|Стандартные|Служебные|Архивирование данных»), следуйте инструкциям на экране. У вас всегда есть возможность скопировать компьютерные файлы. Нужно ли делать это регулярно — зависит от обстоятельств, но если вы вообще не будете копировать файлы, можете нажить себе серьезные неприятности в будущем. В любом случае убедитесь, что вы скопировали все файлы, прежде чем перейти к другой работе.

Имена файлов в компьютере

 

Организация компьютерных файлов должна соответствовать вашей системе организации бумажных документов.

Обычный пользователь компьютера может иметь следующие программные средства и документы, которые должны быть организованы в файловые структуры.

1. Программу обработки текстов, созданные и хранящиеся текстовые документы.

2. Программу калькуляции электронных таблиц, созданные и хранящиеся табличные документы.

3. Программное обеспечение для просмотра содержания Интернета (браузер), хранящиеся сообщения электронной почты и документы, загружаемые из World Wide Web.

4. Программное обеспечение работы с факсом и хранящиеся сообщения, передаваемые и получаемые по факсу.

5. Программу ведения календаря с фиксацией запланированных к исполнению задач и системой напоминаний.

6. Программное обеспечение для групповой работы и его базы данных.

7. Программу обработки финансовой информации и соответствующие файлы.

8. Программу планирования, разработанные и хранящиеся плановые документы.

9. Цифровые фотографии.

10. Графические программы и хранящиеся изображения, слайды и т. п.

 

Эти программные средства позволяют создавать и обрабатывать электронные документы в соответствии с принятой вами классификацией бумажных файлов. Используйте в электронных документах те же наименования, что и для бумажных документов. Для этого составьте списки файлов рабочих, справочных и архивных материалов, хранящихся в ваших ящиках. Присвоение имен компьютерным файлам и последующие манипуляции с ними осуществляются в соответствии с правилами, предусмотренными используемой вами операционной системой.

Выполняя соответствующие команды операционной системы, проделайте следующее.

1. Создайте на диске С: папку[1] «My Documents» («Мои документы»), если она отсутствует. В этой папке создайте три папки (поддиректории) под названиями I Working — для рабочих материалов, 2 Reference — для справочных материалов и 3Archive — для архивных материалов. В эти директории вы поместите документы из соответствующих разделов ваших бумажных документов. Цифра 1 в названии директории с наиболее важными документами (рабочими материалами) обеспечит расположение их в начале списка файлов в папке «Мои документы». Цифра 2 в названии директории со справочными материалами обеспечит их расположение после рабочих материалов и цифра 3 в названии директории с архивными документами обеспечит их расположение после директории со справочными материалами.

2. Используя приготовленный вами список бумажных файлов, создайте поддиректории в директориях I Working, 2Reference, 3Archive. Смотрите таблицу 2. 1. В результате эта система директорий будет выглядеть так, как показано на рисунке 2. 9.

3. После того как вы дали имена директориям, просмотрите созданные вами во всех программах файлы и поместите их в соответствующие директории. Просматривая все имеющиеся у вас файлы, вы преследуете три цели:

 

• удаление ненужных файлов (если вы не уверены в том, что они никогда не понадобятся впредь, скопируйте их для хранения в какую-нибудь другую директорию на диске);

• при необходимости переименование файлов, которые вы храните;

• помещение файлов с документами в соответствующие директории 1Working, 2Reference и 3Archive.