Следите за новинками офисного оборудования

 

Следите за новинками в области современных систем управления и офисного оборудования, просматривая каталоги или время от времени заглядывая на склад офиса, чтобы выявлять новые ресурсы и оборудование.

Я помню одну женщину, которая работала в страховой компании. Она была очень неорганизованной и не хотела следовать моим рекомендациям. Честно говоря, мне казалось, что она безнадежна. Но однажды ее коллега принесла календарную систему, состоящую из карточек размером три на пять дюймов и кожаного переплета с маленькими карманами для карточек. Система предлагала пользователю записывать по одной задаче на каждую карточку и помещать карточку, соответствующую невыполненной задаче, в карман для задач, намеченных к выполнению на следующий день. Коллега сочла систему бесполезной, но, вместо того чтобы выбросить, отдала ее той женщине, которой она понравилась, и, в конце концов, эта система позволила решить много проблем.

Для повышения эффективности и продуктивности вашей работы созданы замечательные средства. Одно и то же средство для одного человека может оказаться непригодным, в то время как другой не сможет без него обойтись. Используйте преимущества подручных средств и выбирайте те, которые больше подходят к вашему стилю работы и вашей индивидуальности.

Размещение бумаг на вашем рабочем месте

 

Чтобы лучше управляться с потоком документов, распределите ваши бумаги и папки по частоте использования. То, что вам требуется чаще всего, должно быть под рукой. Ваш стол —это рабочая поверхность, и на ней должно лежать только то, чем вы занимаетесь в данный момент.

На рисунке 2. 2 показаны места хранения бумаг, дающие представление о хорошей организации работы.

У вас должен быть тройной лоток для прохождения потока бумаг. На рисунке 2. 1 изображено, как он выглядит и как им лучше пользоваться. Корзины (лотки) для входящей, находящейся на рассмотрении и исходящей информации предназначены для бумаг, обрабатываемых самое большее в течение нескольких дней. Кроме того, у вас должно быть три комплекта материалов: рабочие, вспомогательные и архивные. Эти три комплекта жизненно необходимы для управления проходящим через вас бумажным потоком.

 

1. К рабочим материалам относятся бумаги, используемые в текущей работе и рутинных операциях. Обычно 80% вашей работы связано с 20% этих бумаг, поэтому они должны быть под рукой, лучше всего в подвесных файлах специального ящика вашего стола. Рабочие материалы предназначены для работ, которыми вы занимаетесь регулярно в течение нескольких недель или месяцев, и для текущих проектов, за выполнение которых вы отвечаете.

 

2. Справочные и/или вспомогательные материалы содержат основную массу документов. Поскольку вы пользуетесь ими постоянно, они должны находиться недалеко от вас, но не обязательно под рукой.

 

3. Архивные материалы хранятся в соответствии с установленным порядком и требуются реже. Они имеют отношение к работе за последние годы и могут находиться вне офиса.

 

Рабочие материалы

 

Однажды человек, на чьем столе громоздились невероятные горы бумаг, уверенно сказал мне, что он всегда помнит, где что у него лежит. Я спросил: «Значит, вы считаете, что иметь систему бесполезно?» Он указал на хаос на своем столе и ответил: «У меня есть система».

Через некоторое время зазвонил телефон. На другом конце провода спросили о письме, полученном моим собеседником несколько дней назад. «Одну секунду», — ответил он и стал листать кучу бумаг, потом перелистал другую кучу, сконфуженно глянул на меня, покраснел и занялся еще одной кучей. Затем смущенно сказал в трубку: «Извините, я вам перезвоню».

Я присел и посмотрел на него. Тогда он сказал: «Вообще-то, может быть, ваша программа и полезна, но, честное слово, эта бумажка лежала как раз под голубым листом в этой папке».

Многие думают, что знают, где что лежит. Однако им часто приходится терять драгоценное время на поиски, потому что на самом деле они этого не знают. Да и смешно было бы надеяться на то, что человек будет помнить, куда положил каждую бумажку.

Если ваш босс требует, чтобы вы в любой момент могли найти нужную бумагу, вы, наверное, возмущаетесь. А ведь именно для этого предназначены ваши папки с рабочими материалами.

 

 

На рисунке 2. 3 показано, какие виды информации содержатся в рабочих файлах.

 

1. Справочная информация. Это файлы с телефонами, адресами, компьютерными кодами, правилами внутреннего распорядка компании и другой информацией, которой вы пользуетесь постоянно и хотите в случае необходимости иметь под руками.

 

2. Материалы «Для обсуждения». Создайте файлы для деловых встреч и для каждого сотрудника, с которым вы взаимодействуете.

 

3. Рутинные операции. Эти файлы содержат информацию, которая касается задач, выполняемых ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

 

4. Текущие дела. Это материалы по проектам, над которыми вы работаете сейчас. Создайте отдельные папки для каждого проекта и поместите в них все необходимое для вашей текущей работы. Теперь просмотрите эти папки и менее срочные материалы переложите в папку со вспомогательной информацией.

 

5. Долгосрочные работы. В этой папке должно быть два раздела: один нужно разбить на части, пронумеровав их от 1 до 12 по месяцам; другой — на части от 1 до 31 по дням месяца. Папки с этими материалами используются при решении задач, находящихся в процессе длительного рассмотрения и завершения.