Сделайте контроль составной частью рабочего процесса

 

Процесс понедельного планирования позволяет вам охватить взглядом свою работу, уяснить свои задачи и планы, распределить время на предстоящей неделе и зафиксировать для памяти все, за чем нужно проследить. Составление графика выполнения запланированной на неделю работы придаст вам уверенность в том, что ни одно важное дело не будет упущено.

Как руководитель, менеджер или инспектор, вы должны использовать свои встречи с подчиненными один на один для того, чтобы проконтролировать выполнение возложенных на них обязанностей. Если вы проводите эти встречи регулярно в соответствии с графиком, ваши подчиненные знают, что их ожидает, и готовятся к этому. Они знают время, когда им придется отчитываться о проделанном, и объем работ, который должен быть к этому времени выполнен. Благодаря этому исключаются случайные проверки и персонал не отвлекается понапрасну от дела. Исполнители имеют возможность по очереди уточнить у вас, что и как должны делать они, а какая часть работы остается за вами. Они знают, что встреча состоится в определенное время и будет для них полезной.

Если вы приучите себя уделять в работе должное внимание средствам, облегчающим календарный контроль за исполнением проектов, вам будет значительно легче добиться профессионального успеха.

Выводы и рекомендации

 

1. Успешность и эффективность вашей работы зависит в первую очередь от того, насколько вы упорны в осуществлении своих намерений, другими словами, насколько хорошо вы отслеживаете и контролируете ход работ и их выполнение. Дела делаются благодаря вашим усилиям, и вы должны настойчиво доводить все до конца.

2. Осваивайте простые и удобные системы напоминаний, позволяющие охватить все проблемы и обратиться к наиболее важным аспектам вашей работы. Если на вашем столе куча бумаг с информацией о работах, которые должны быть выполнены, ликвидируйте беспорядок, сделав необходимые записи в органайзере или поместив бумаги в папку долгосрочных работ. Тогда в нужный день местонахождение документа напомнит вам о необходимости заняться этой работой, а в графике уже будет выделено время на это.

3. Избавьтесь от кучи бумаг, напоминающих о необходимости выполнять разные работы, записывайте все в специальном журнале. Приучите себя к этому, и на вашем столе будет порядок. Берите журнал каждый раз, когда вы вспомните о чемто, что нужно сделать, и захотите записать это. Используйте журнал, чтобы заносить в него поручения, данные или полученные в устной форме, и отслеживать их выполнение. Назначайте дату окончания каждой работы и вычеркивайте ее, когда работа выполнена. Журнал предоставляет вам возможность контролировать исполнение заданий, подсказывая, когда именно и что необходимо сделать, и следить за своевременностью выполнения работ.

4. Используйте календарные системы для планирования работ на целую неделю. Это повысит вероятность успешного составления графика и своевременного выполнения намеченных работ.

5. Научитесь не пренебрегать возможностями своей календарной системы. Большинство людей почти никогда не использует их в полной мере. Проявите немного воображения в сочетании с методом «проб и ошибок», и ваши возможности в осуществлении контроля за ходом и завершением работ превзойдут все ожидания.

6. Не пренебрегайте электронной техникой в ходе решения ваших проблем. Общедоступные карманные компьютеры не больше и не тяжелее обычного ежедневника или бумажных календарей и блокнотов, но они могут содержать огромные объемы информации. Практика показывает, что эти электронные органайзеры становятся все более популярными, успешно конкурируя с бумажными системами и постепенно вытесняя их. Помните, что органайзер предназначен для того, чтобы дать вам возможность отслеживать все свои дела, думать о выполнении работы, а не беспокоиться о том, как бы чего-нибудь не забыть.

7. Умение правильно поставить задачи своим подчиненным является прямым индикатором эффективности вашей работы. Качество работы зависит от вашей способности оценить содержание работ и рационально распределить задания между исполнителями. Правильно сформулировав задачи и распределив обязанности, вы повышаете продуктивность работы. Не забывайте, что, поручая кому-то работу, вы наделяете человека полномочиями, связанными с ее выполнением. Однако вы не освобождаетесь ни от обязанности руководить ходом выполнения работ и контролировать его, ни от ответственности за организацию работ и их результат.

8. Календарный контроль за ходом выполнения и завершением работ является частью рабочего процесса. Вы можете осуществлять этот контроль во время своих еженедельных встреч с каждым из непосредственно подчиненных вам сотрудников. Помните также, что в ходе этих еженедельных встреч исполнители уточняют, каков будет ваш личный вклад в этот этап работы. Осуществление контроля за ходом выполнения и завершением работ делает такие встречи полезным и надежным инструментом вашего взаимодействия с исполнителями, помогая и вам, и им работать лучше и эффективнее.

ГЛАВА ШЕСТАЯ: Делайте хорошо сразу!

 

 

 

Несделанное сегодня неизбежно придется делать завтра.

Авраам Линкольн

Обзор шестой главы

 

В этой главе вы узнаете, что:

• недостаточно делать только то, что вы считаете важным; нужно изучать ожидания клиентов и удовлетворять их потребности;

• совершенствование работы своей группы нужно начинать с совершенствования собственной работы;

• для кардинального улучшения работы нужно перестать работать по старинке и перейти к внедрению новых, более эффективных методов.

 

Итак, мы обсудили, как нужно организовать свою работу. Иногда можно ограничиться просто внесением усовершенствований в уже устоявшиеся методы работы. В других случаях приходится полностью пересматривать некоторые аспекты своей деятельности. Рабочий процесс является главной точкой приложения всех усилий, направленных на совершенствование и перестройку вашей деятельности. Наряду с программами постепенного улучшения качества работы, ориентированными на постоянное совершенствование существующих процессов, используются программы реконструкции, характеризующиеся разработкой и внедрением совершенно новых, отличных от ранее задействованных рабочих операций. В обоих случаях могут быть достигнуты значительные успехи в повышении продуктивности, особенно в производственной сфере. Без сомнения, в вашей компании осуществляется или обсуждается одна из таких программ. Программа ОПД является необходимым дополнением к программам совершенствования или реконструкции работы учреждения в целом. Эти программы дополняют друг друга. Вы должны использовать принципы совершенствования и реконструкции учреждения для оптимизации персональной деятельности.

Корни программы ОПД

 

Вначале 1980-хгг. я жил в Швеции и владел маленькой консалтинговой фирмой по торговле и маркетингу. Чтобы привлечь новых клиентов, я придумал уникальную для Швеции систему оплаты предоставляемых фирмой услуг: я не брал гонорар, пока клиент не добивался ощутимого результата. Благодаря этому мне удалось привлечь и заинтересовать компании, которые в конце концов стали прислушиваться к моим советам. Поскольку потенциальные клиенты ждали от меня рекомендаций по улучшению результатов их деятельности, моей главной задачей было выработать такие предложения, которые давали ощутимый результат. Так как я специализировался на продажах и маркетинге, мне часто удавалось добиться цели: объем продаж увеличивался и клиентура расширялась.

Следующей проблемой, с которой я столкнулся, было проведение кампании по торговле и маркетингу. Это оказалось проще, чем я себе представлял: все, что мне пришлось сделать, — это опросить сотрудников, что бы они сделали для достижения желаемых результатов. В большинстве случаев они знали, что надо делать.

Мне оставалось только разработать на основе их предложений план и передать его исполнителям. Здесь началось самое интересное: я вынужден был констатировать, что почти по всем пунктам этот план не был выполнен. У персонала не оказалось для этого времени. У них было слишком много других дел; кто-то болел; кто-то ушел в отпуск. Я оказался перед альтернативой: или побудить их реализовать мой план, или лишиться гонорара. Сотрудники компании изо дня в день бестолково тратили рабочее время, поэтому, чтобы помочь им в маркетинге и продажах, мне пришлось сначала организовать самих сотрудников, чтобы они смогли внедрить задуманное.

Мне удалось расширить сферу деятельности своей фирмы. Среди моих клиентов был филиал Svenska Handelsbanken, одного из наиболее преуспевающих шведских банков. Руководство наняло меня для решения вполне определенной задачи — увеличения сумм вкладов на сберегательные счета. Совместно с руководством и персоналом я разработал план по маркетингу, и тут началось самое трудное — реализация этого плана.

В Svenska Handelsbanken осуществлению этого плана мешали некоторые обстоятельства. Например, одним из элементов политики банка была периодическая смена персоналом обязанностей и рабочих мест. В результате каждые несколько месяцев сотрудники оказывались на новых рабочих местах, к которым должны были заново приспосабливаться. И только через несколько недель им удавалось добиться некоторого подобия порядка на новом месте. А время шло.

Кроме того, вместо оформления каждой банковской операции немедленно некоторые кассиры предпочитали откладывать на потом те дела, оформление которых, как они полагали, должно занять много времени, создавая тем самым значительные заделы невыполненных работ. В то же время были и такие кассиры, которые выполняли все операции немедленно по ходу дела и не имели задолженностей.

Поскольку на столах сотрудников не было лотков для бумаг, поступавшая почта хранилась на поверхности стола вместе с другими бумагами. Иногда отдельные сообщения оказывались погребенными под другими бумагами и оставались незамеченными.

Руководитель филиала была знающим администратором, но большую часть времени тратила на работу с клиентами. Из-за этого у нее не оставалось времени на организацию работы сотрудников.

Я начал с создания системы папок на каждом столе и борьбы с беспорядком. Благодаря этому если кто-то из сотрудников должен был занять новое рабочее место, для него незнакомое, он всегда знал, где что лежит. Я также попросил старшего кассира рассказать, как она организует свою работу. Ее метод стал эталоном проведения операций в филиале, и другие кассиры начали работать так же, не оставляя задолженностей. Мы организовали централизованное хранение почты в лотках, закрепленных за сотрудниками. Вскоре сами сотрудники стали вносить свои предложения по решению ряда проблем, внедрение которых привело к повышению продуктивности работы. В итоге банк заказал мне описание того, что я сделал в этом филиале, и попросил подготовить 50 инструкторов для внедрения программы ОПД в 500 своих филиалах.

На основе опыта работы с этим и многими другими клиентами в Швеции, а также в десятке других стран Европы и Северной Америки я пришел к заключению, что огромное большинство людей, обладающих хорошей профессиональной и технической подготовкой, достаточной для выполнения возлагаемых на них обязанностей, не имеют представления об основных принципах организации труда или о том, как эти принципы применяются.

Совершенствование рабочего процесса обычно понимается большинством как совершенствование компьютерных систем или производственных процессов. У многих людей весьма смутно развито представление о принципах организации персональной работы, и они редко, а то и никогда не придают этой стороне дела значения.

Наилучших результатов в работе над повышением продуктивности работы коллективов я стал достигать тогда, когда сконцентрировал свое внимание на повышении продуктивности персональной деятельности. Большинство людей не часто задумывается о том, как организовать свою работу, не считая этот вопрос важным. Но, однажды начав работать над тем, как орга-низовать свою работу, они часто уже без моего вмешательства продолжают самостоятельные поиски в этом направлении, потому что убеждаются, что это повышает продуктивность их труда. Уильям Джеймс, знаменитый психолог и философ XIX столетия, говорил: «Человек добивается того, во что верит».

Кайзен

Кайзен (kaizen)[1] — это важнейшая организационная концепция, применяемая в производственной сфере в течение последних 50 лет. Японское слово кайзен означает «непрерывное совершенствование». Я бы добавил сюда слово «поэтапное», поскольку вижу необходимость в осуществлении малых последовательных усовершенствований, дающих основания считать их устойчивыми и необратимыми. Эти усовершенствования напрямую влияют на рабочие процессы. Поэтому я определил бы кайзен как «непрерывное поэтапное совершенствование рабочего процесса».

Значительное повышение продуктивности и качества в сфере производства за последние годы может быть объяснено широким применением концепции кайзен. Такие распространенные системы, как система всеобщего контроля за качеством (Total Quality Control), система всеобщего управления качеством (Total Quality Management), система 4С, базируются на этой концепции.

Применение концепции кайзен в сфере деятельности «белых воротничков» несколько сложнее, чем в производственной сфере. Работа менеджеров и обслуживающего персонала характеризуется большей неопределенностью, поэтому выполняемые ими операции описать однозначно сложнее, нежели производственные операции. Это в особенности касается их персональной деятельности.

До сих пор продуктивность работы «белых воротничков» часто оказывается очень низкой. Инструкторы нашего Института технологии бизнеса считают, что профессиональные конторские служащие теряют около 50% своего рабочего времени. Это вовсе не означает, что они бездельничают. Многие из них работают достаточно. Просто они не успевают выполнить то, что могут! Вспомните, как часто в конце дня, просматривая список запланированных дел, вы с удивлением обнаруживаете, как мало еще сделано, а день уже закончился.

Я спрашиваю моих слушателей, как часто они включают в список своих дневных дел такие, которые в случае их выполнения повысят продуктивность их работы. К сожалению, люди очень редко посвящают время тому, что может существенно усовершенствовать рабочий процесс. Между тем, коль скоро речь идет о возможностях повышения продуктивности работы, ничто не приводит к лучшим результатам, чем анализ собственного поведения и того, как вы выполняете возложенные на вас обязанности.

Если бы вы глубоко прониклись только одной этой мыслью и в полной мере применили ее на практике, вы могли бы не дочитывать эту книгу, и я был бы уверен, что сумел помочь вам работать более организованно и эффективно.