Сделайте обеспечение работ привычкой

 

Качественное обеспечение работ должно стать неотъемлемой частью вашего рабочего процесса и войти в привычку, как бритье или чистка зубов по утрам. Как отмечалось в третьей главе, распределение и составление графика работ с бумагами и электронной почтой ставит поток вашей ежедневной работы под ваш контроль. Точно так же в вашем недельном плане работ должно быть предусмотрено время на мероприятия по обеспечению работ. Дополните ваши файлы последней информацией. Сделайте резервную копию вашего жесткого диска. Проверьте, достаточно ли у вас вспомогательных материалов и принадлежностей.

Так же, как вы ежедневно предусматриваете время на обработку бумаг, попадающих на ваш стол, вы должны расписывать время для трудоемких мероприятий, которые хочется отложить, например для очистки папок от зачастую хранящейся в них потерявшей актуальность информации. Мне часто приходилось встречать людей, которые полностью очищали офис от ненужной информации в конце года, обычно между Рождеством и Новым годом, когда работа замирает. Они использовали это время для того, чтобы выбросить старые, накопившиеся за год бумаги, завести папки на будущий год, удалить информацию, которой уже давно не пользовались, избавиться от кип журналов, сохраняемых для чтения, и вообще выбросить все лишнее. Хотя это лучше, чем ничего, по-моему, этого мало. Лучше осуществлять такую уборку ежеквартально. Выделите на это, скажем, половину дня. Закройте двери и наведите в офисе порядок, переберите все свои книги, проверьте папки, архивы и т. п.

В таблице 9. 1 показан пример графика мероприятий по обеспечению организации работ в офисе.

Дневное испытание

 

Одна наша коллега по Институту технологии бизнеса из Австралии, Шерон Маганн, добилась больших успехов со своими учениками с помощью метода, который шутливо окрестила 21-дневным испытанием. В самом начале обучения по программе ОПД Шерон просила каждого из своих учеников определить одну из своих рабочих привычек и изменить ее к лучшему. Работать нужно было ежедневно в течение 21 дня. Хитрость состояла в том, что если вы пропускали один день, все начиналось сначала и вы должны были снова заниматься этим в течение 21 дня без перерыва!

Прогресс отслеживался и обсуждался Шерон и ее учениками в течение всего процесса освоения программы (который мог длиться несколько месяцев). Этот процесс замены привычек становился для ученика личной моделью поведения для выработки у себя новых привычек. Впоследствии этот подход использовался в качестве основы для планирования действий, направленных на изменение других привычек.

Готовы ли вы к такой проверке? Какие рабочие привычки вы больше всего хотели бы изменить? Придумайте стратегию поведения, обеспечивающего замену старых нежелательных привычек новыми. И каждый из этих дней следуйте своему плану отказа от старой привычки и выработки новой. Если вы уклонились от этого плана хоть на день, начните все сначала. Записывайте свои действия и переживания в ходе этого процесса.

Проанализировав свое поведение, вы легче решите следующую задачу.

Обеспечение и разъезды

 

Большую часть времени я провожу в разъездах. Ежемесячно бываю за границей и раз или два в месяц езжу куда-нибудь по Соединенным Штатам. В офисе мы отказались от секретаря и прекрасно без него обходимся, подстраховывая друг друга. Этому мы научились в одной маленькой шведской компании.

Для поддержания связи мы пользуемся электронными средствами и услугами телефонной компании. Мы ежедневно звоним в офис и узнаем о входящей информации по телефону. По заведенному нами порядку тот, кто находится в офисе, разбирает всю корреспонденцию, приходящую на имя каждого. Когда кто-то из нас звонит в офис, он узнает обо всей корреспонденции, пришедшей на его имя. Обычно мы отвечаем на нее немедленно по телефону оттуда, где находимся в данный момент. Поверьте, все это происходит довольно быстро, потому что телефонные переговоры стоят дорого и мы стараемся не тратить деньги зря. Если нужно послать факс, это делает тот, кто находится в офисе. Если сообщение не имеет отношения к делу, мы его выбрасываем. С некоторыми сообщениями можно работать только после возвращения в офис, но все же их оказывается значительно меньше, чем было бы, если бы мы работали по-другому. Во всех компаниях, в которых принята эта система, она зарекомендовала себя очень хорошо.

Один руководитель никогда не назначает встречи сразу по возвращении из поездки. Он всегда резервирует для себя несколько часов, чтобы подвести итоги (обзор действий, счета для отчета по командировке, предложения по результатам поездки) и разобраться с делами, накопившимися в офисе, пока он отсутствовал.

Мы как-то имели дела с компанией, торговые агенты которой работали на выездах. Они так расписывали свою неделю, что занимались продажами с понедельника по четверг и проводили пятницу в офисе, приводя в порядок документацию и планируя работу на следующую неделю. Они постоянно жаловались на то, что одного дня пребывания в офисе недостаточно и им приходится работать в выходные, чтобы справиться со всеми делами. Однако один сотрудник всегда успевал все сделать за пять дней. Добивался он этого довольно просто. У него в портфеле были конверты, адресованные в региональный офис, главный офис корпорации, боссу, бухгалтерии, в домашний офис. Когда что-нибудь нужно было направить по одному из этих адресов, он мог тотчас же положить сообщение в соответствующий конверт. Он успевал заполнять квитанции ежедневно и передавать их в бухгалтерию. Когда он возвращался домой в четверг, ему оставалось только отправить готовые конверты с содержимым по почте. Между тем несколько раз в день он осведомлялся по телефону о пришедших на его имя сообщениях и обрабатывал их немедленно. Когда он поделился своей системой работы с коллегами, они тоже стали все успевать.

Превентивное обеспечение

 

Необходимо обращать внимание не только на обеспечение хорошей организации рабочих процессов, но и продумывать действия для предупреждения потенциальных проблем. Например, если вы заполнили налоговую декларацию за этот год, подготовьте папку или создайте файл для будущего года. При появлении в течение года информации, имеющей отношение к налогам, немедленно заносите ее в эту папку или этот файл. Если вы думаете о будущем и начали подготовку к составлению налоговой декларации загодя, собирая необходимую для ее составления информацию в течение года, вам не придется паниковать в марте и апреле, когда ее нужно будет подавать.

Вы можете также определить периоды пиковых нагрузок, возникающих в течение года, и подготовиться к эффективной работе в это время. Предварительная подготовка может значительно снизить неприятности от пиковых ситуаций.