Обеспечение и постоянный прогресс

 

Даже после многочисленных употреблений слова «обеспечение» в этой главе в точности не определено, на что вы должны обратить особое внимание. Понятно, что надо остерегаться возврата к старым, непродуктивным привычкам. Однако с позиций программы ОПД этого мало. Вы должны стараться усовершенствовать свои методы работы. Над этим нужно работать осознанно и постоянно. В современных быстро меняющихся условиях конкурентной борьбы недостаточно добиться определенного улучшения и остановиться на этом. Вы должны совершенствоваться постоянно. Даже достигнув определенного прогресса, нужно ставить перед собой задачу неуклонного дальнейшего совершенствования во всем.

Я уже упоминал о том, что люди редко ставят перед собой задачи, связанные с совершенствованием методов работы. Дело не в том, что они не думают об этом. Дело в том, что в ходе преобразований, связанных с таким совершенствованием в компаниях, многие если и думают именно об этих вещах, то не применительно к своей повседневной работе. Постоянное совершенствование работы предприятия они понимают как снижение объема бракованной продукции за год.

Каждую неделю я задаю себе вопрос: «Что я сделаю на следующей неделе для улучшения условий своей работы?» В моем недельном плане обязательно должно быть несколько мероприятий, направленных на то, чтобы облегчить работу, сделать ее более эффективной, обогатить мои знания или каким-либо образом улучшить применяемые мной методы работы.

Я могу поставить перед собой задачу прочесть пару глав описания программного обеспечения, если я заинтересован в расширении его использования. Мне приходилось встречать людей, которые включали в свой рабочий график задачи, связанные с приобретением новых навыков. Я всегда поощрял такие спонтанно возникающие устремления и действия. Например, это может быть задание научиться пользоваться новым принтером. Каждый из нас может назвать тысячу и одну вещь, которую мы хотели бы научиться делать или делать лучше, чем сейчас. Так займитесь этим!

Включите эти действия в ваш недельный план. Отведите для них определенное время. Вы увидите, что вы постараетесь найти способ потратить на них минимум времени. Когда задача поставлена, она решается. Более того, постепенно и постоянно ваш офис не просто преображается, он совершенствуется.

Изменения становятся частью вашей повседневной жизни. И вы сами определяете направление этих изменений.

Периодическое наведение порядка на рабочем месте

 

Многие не чувствуют потребности заниматься вопросами обеспечения работ постоянно. Возможно, им это не нравится. Они хорошо отрегулировали свою нагрузку и занимаются этими вопросами периодически. Если в ходе выполнения работы или в период пиковой нагрузки они поработают интенсивно, у них останется время, необходимое для приведения рабочего места и используемых средств в порядок. Решив работать таким образом, нужно иметь в виду, что нельзя позволять себе не заниматься вопросами поддержания системы в рабочем порядке дольше, чем пару недель. К этому надо отнестись со всей серьезностью. Содержите в порядке свои напоминающие системы, чтобы не упустить важные вещи, которые нужно сделать.

Минимум обеспечения

 

Коль скоро ваша работа налажена, вы должны хотя бы убирать на своем столе каждый день перед уходом домой (это лучше, чем ничего).

Если все летит в трубу

 

Итак, вы привели в порядок свой стол и офис, и он выглядит, как кабина самолета F-16. Вы все организовали лучше некуда и наконец добились того, что повседневный поток ваших бумаг, сообщений, информации, электронной почты и т. п. находится под контролем. Каждую пятницу вы составляете план работ на следующую неделю. Вы купили портативный компьютер, начали изучать программное обеспечение и чувствуете себя в полном порядке. Вы разъезжаете взад-вперед — и вдруг уперлись в стену! Вас вызвали в Токио на шесть недель, чтобы заменить коллегу. Или крупный заказчик требует от вас отчет, а чтобы подготовить его, вам нужно в течение двух недель работать по 16 часов в сутки. Или вы вернулись из отпуска, и выяснилось, что на работе полный развал. Что-нибудь в этом роде всегда может с вами случиться. Поэтому давайте поговорим о том, как лучше вести себя в таких случаях.

По моим наблюдениям, люди не всегда возвращаются к новым, недавно усвоенным методам работы. Нет, велика вероятность, что они вернутся к прежним привычкам. Быть может, и вы в таких ситуациях обходились старыми методами, не так ли? Возможно, было довольно трудно по-новому организовать работу. Снова повторить всю программу ОПД! Это было хорошее испытание, но вы оказались недостаточно организованным. Поверьте, я все это неоднократно слышал. Не отчаивайтесь и не сдавайтесь. Есть легкий и безболезненный способ справиться с этим. Проведите день под девизом Сделайте это сейчас же. Повесьте на дверь табличку с надписью о том, что вас не будет весь день, вывалите все свои бумаги на стол и разберитесь в них заново. Это окажется гораздо проще и займет намного меньше времени, чем в первый раз. Вероятнее всего, через несколько часов ваши бумаги снова будут в порядке.

Чтобы упростить свою задачу, постарайтесь в любом случае поддерживать в должном порядке поток вашей ежедневной информации. Если вам нужно подготовиться к презентации, выберите час и просмотрите все, что поступило за предыдущий день. Все, что можно, тотчас поручайте подчиненным. Будьте решительны (даже безжалостны) по отношению ко всему, с чем вы не Добираетесь работать. Используйте (и приведите в порядок) ваши системы хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, чтобы освободить стол от бумаг и поместить их, куда надо. Воспользуйтесь удобным случаем, чтобы убедиться в том, насколько успешно вы можете это делать, и, когда наведете порядок, поддерживайте его.

Это никогда не помешает. Но поток работ обычно меняется со временем, и он может затопить вас. Наш клиент, директор одной из крупнейших в мире промышленных фирм, так говорил об этом:

Если работа спорится и занимает меня ежеминутно, я знаю, что делать, потому что научился работать рационально.

Теперь вы тоже научились работать рационально.

Обеспечение означает соблюдение свойственных каждому виду работы циклов, от подготовки к ее выполнению до приведения в порядок всего, что имело к ней отношение, по окончании ее, чтобы иметь гарантию, что все, что вы использовали в ходе выполнения работы, приведено в первоначальное или даже лучшее состояние, чем до начала ее. Обеспечение означает самоорганизацию во время выполнения работы.

Важнейшим элементом обеспечения работ является реализация изменений к лучшему.

Выводы и рекомендации

 

1. Рассматривая обеспечение как один из наиболее важных и неотъемлемых элементов рабочего процесса, вы будете на многие годы иметь гарантию того, что создали прекрасно функционирующую систему. Сделайте поддержание системы неизменной нормой, практической основой вашей работы, гарантирующей, что усилия, потраченные вами на освоение программы ОПД, с лихвой окупятся в будущем.

2. Доведите выполнение операций по обеспечению работ до автоматизма, планируя их с той же неизменностью, как смену масла в автомобиле. Выявление не требующих раздумий ежедневных рутинных операций по поддержанию системы стоит того, чтобы на это потратить время и усилия. Ведь система, не имеющая обеспечения, вообще не сможет работать.

3. Задействуйте системы, которые будут оберегать вас от возврата к старым методам работы. Заведите такие порядки, которые обеспечат постоянное совершенствование ваших методов работы и помогут вам сделать его само сбой разумеющимся. Предусматривайте операции по обеспечению работ в вашем недельном плане.

4. Не забывайте рассматривать работу с точки зрения рабочих циклов. Каждая часть работы имеет начало, середину и конец. Начальная стадия включает в себя подготовку и обеспечение выполнения работы. На средней стадии работа выполняется. Завершающая стадия включает в себя мероприятия по обеспечению последующих работ, в том числе возврат на свои места всех использованных в ходе выполнения законченной работы вещей и приведения в порядок всего, с чем пришлось иметь дело, включая файлы, инструменты и т. п.

5. Появление компьютеров означает, что нужно содержать в порядке не только информацию на бумажных носителях. Теперь приходится иметь дело с компьютерными файлами и электронной почтой. Обслуживание жесткого диска предполагает регулярное резервное копирование данных во избежание их утраты в результате внезапных неполадок с электричеством.

6. Предусматривайте еженедельно время для осуществления контроля за долгосрочным потоком работ. Обязательно планируйте работы на предстоящую неделю и мероприятия по поддержанию системы в порядке. Своевременно обновляйте информацию. Проводите резервное копирование всех файлов с жесткого диска. Контролируйте снабжение необходимыми материалами. Периодически (раз в год, квартал или с другой периодичностью) проверяйте, обеспечиваются ли работы, и поддерживайте систему в рабочем состоянии.

7. Если выяснится, что вы тратите время на поддержание того, что вы используете достаточно редко, правомерен вопрос, стоит ли игра свеч. Если причина осуществления этой поддержки кажется вам недостаточно веской, задайтесь вопросом, почему все-таки вы ее оказываете. И, если решите, что можно обойтись без того, поддержку чего вы обеспечиваете, так и сделайте.

8. Будьте организованным в своей работе. Введите мероприятия по Обеспечению в свои планы, и вы добьетесь того, что ваши работы будут идти гладко от начала до конца. Планируйте, чтобы добиться успеха. Культивируйте в себе полезные привычки. Превратите обеспечение в безусловную привычку, и вы увидите, что это легкий шаг по пути к успеху.

9. Не успокаивайтесь на достигнутом. Настоящей целью должно быть постоянное совершенствование методов и условий выполнения всех ваших работ. Программа ОПД является инструментом и основой достижения этой цели.