Вниманию пользователей портативными компьютерами — предупреждение

 

Если вы используете ноутбук, необходимо создавать резервную копию содержащейся в нем информации хотя бы раз в неделю — во что бы то ни стало. Выберите день и час, когда вы это будете делать. Я делаю это еженедельно по пятницам, и это стало элементом моего режима работы. Отмечайте это в своем календаре и не упускайте из виду. Никаких исключений! Вы не можете позволить себе риск утери информации!

Выводы и рекомендации

 

1. Определите тип РМНП, пригодных для вас и вашей организации.

2. Прочтите великолепное пособие по вопросу принятия решений: книгу д-ра Франклина Бекера и Фрица Стила «Модель рабочего места».

3. Досконально разберитесь в тех особенностях вашего рабочего места, из-за которых возможна потеря информации, важной для вашей организации.

4. Проанализируйте процесс организации информации и осуществите необходимые изменения, чтобы уменьшить потери времени на поиск нужной информации.

5. Пользователи ноутбуков должны установить эффективный порядок копирования информации, чтобы всегда можно было восстановить утерянные файлы. Решите, как часто вы должны обновлять информацию в вашем компьютере, какой автономный или сетевой процесс хранения информации вы будете использовать и как часто следует производить, резервное копирование. Последнее должно осуществляться не реже раза в неделю.

6. Уменьшение объема бумаг требует планирования. Определите задачи и организуйте обучение по рационализации применения бумаги. Обеспечьте себе внешнюю и внутреннюю поддержку.

7. Существует множество поставщиков мебели с широким диапазоном цен. Займитесь поисками поставщика, который, по вашему мнению, разбирается в различных вариантах РМНП и способен составить ясное представление о стоящих перед вами задачах. С этими людьми вам придется провести больше времени, чем хотелось бы. Убедитесь в том, что им можно полностью доверять и с ними стоит сотрудничать.

8. Существует множество фирм, занимающихся проектированием офисов, работающих в широком диапазоне цен за предоставляемые услуги. Поищите фирму, которая разбирается в различных вариантах РМНП и способна составить ясное представление о стоящих перед вами задачах.

9. Внимательно изучите предложенные вам планы, чтобы убедиться в правильном соотношении между формой и функциональными характеристиками. Опросите людей, которым предстоит работать в офисе, и проанализируйте их оценки предлагаемых проектных предложений.

10. Привлеките руководство. Добейтесь действенной поддержки и участия в процессе осуществления изменения всего персонала сверху донизу.

11. Согласуйте пожелания служащих и задачи корпорации. Отслеживайте потребности служащих и держите их в курсе разработок, касающихся РМНП.

12. В любом деле, большом и малом, нужно быть одинаково на высоте. Обеспечьте подготовку персонала, работу с ним при переходе к использованию РМНП и по окончании их освоения, чтобы убедиться в том, что этот процесс окончательно завершен.

13. Организуйте свою информацию на бумажных и электронных носителях таким образом, чтобы можно было легко найти любой документ (см. вторую главу).

14. Если вы работаете преимущественно дома, планируйте свое рабочее время и уведомляйте об этом членов своей семьи, друзей и коллег.

15. Планируйте и записывайте в своем календаре, когда вы собираетесь работать в офисе своей организации.

16. Работа в домашнем офисе требует создания условий, обеспечивающих эффективное выполнение работы. Если вы намерены работать дома, оцените пригодность помещения и его оборудования, а также распорядок в семье, недостатки этой обстановки и меры для создания условий, обеспечивающих возможность продуктивно работать.

17. Продумывайте предстоящие встречи и командировки, распределяйте время, чтобы эффективно спланировать их.

ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Займитесь обеспечением сейчас же!

 

Крышу надо ремонтировать, когда светит солнце.

Джон Ф. Кеннеди

Обзор девятой главы

 

В этой главе речь пойдет о том, что:

• работу можно считать законченной после того, как все, чем вы пользовались при ее выполнении, помещено на прежнее место в состоянии лучшем, чем до начала работы;

• чем меньше вещей, тем меньше хлопот;

• хорошее обеспечение работы сегодня облегчает ее выполнение завтра;

• на каждую неделю вы должны планировать дополнительные мероприятия, направленные на улучшение условий вашей работы.

 

Мой коллега однажды рассказал мне о молодом человеке, которому родители, когда ему исполнилось 18 лет, в ознаменование окончания школы и поступления на первую службу подарили новый автомобиль. Молодой человек взял за правило каждую неделю мыть его, но никогда не менял масло в двигателе. Естественно, вскоре двигатель застучал и заклинил. В результате из-за невыполнения простейшей операции машина очень быстро пришла в негодность.

Помимо потери денег меня поразила нелепость ситуации и то, что ее могло и не быть. Этот паренек нарушил важнейшее правило ухода за автомобилем, проигнорировав операцию, выполнение которой обеспечило бы нормальную эксплуатацию на многие годы.

Услышав об этой истории, я подумал, что родители этого молодого человека, по всей вероятности, никогда не говорили ему о важности смены масла в двигателе. Впрочем, возможно, они предполагали, что он знал об этом и регулярно менял масло. Им просто не приходило в голову, что он мог не выполнять столь важную операцию по уходу за автомобилем.

Как правило, люди имеют весьма смутное представление о необходимости обеспечения своей административной деятельности. Руководители, объясняя свою бездеятельность, ссылаются на то, что они «полагали», что люди владеют вопросом, потому что «они профессионалы». Если им вообще приходит это в голову, они надеются, что данной проблемой кто-то все-таки занимается, и не требуют ее исполнения от своих подчиненных.

Мы знаем, к чему привела беспечность молодого человека. Последствия аналогичного отношения к организации обеспечения вашей работы и работы ваших подчиненных могут оказаться гораздо худшими, чем поломка двигателя.

Энтропия

 

Энтропия может быть определена как степень неупорядоченности, приводящая к разрушению любой системы. В физике это понятие положено в основу второго закона термодинамики. Этот закон гласит, что системы эволюционируют от состояния упорядоченности к состоянию неупорядоченности и с ростом не-упорядоченности растет сложность системы. Хотите упростить себе жизнь? Внесите упорядоченность в свою каждодневную работу!

Если вы надеетесь и стремитесь работать в условиях упорядоченности, то должны помнить, что вокруг вас преобладает естественная тенденция к нарушению порядка и вы должны работать над поддержанием этого порядка.

Попробуйте забросить на время свой сад, и вы очень скоро столкнетесь с эффектом энтропии.

Надеюсь, что в результате ознакомления с этой книгой и применения программы ОПД в вашей работе многое изменилось. Наверное, ваш стол стал чище, файлы с информацией организованы лучше, а вещи находятся на своих местах. Вы систематизировали свою работу. Но можете быть уверены, что, по закону возрастания энтропии, любая система, которую вы создали, будет стремиться к саморазрушению, если вы не будете постоянно работать над поддержанием в ней порядка.

Вывод? Поддержание порядка в системе должно стать составной частью вашей работы.