Программа ОПД и реорганизация

 

Максимальную пользу программа ОПД приносит людям, которые решили не просто несколько улучшить результаты своей работы, а внести в нее коренные изменения и начать работать по-новому. Вы можете видеть много способов осуществить эти преобразования, но не будете готовы реализовать их, пока не укрепитесь в своих намерениях и не наберетесь терпения настойчиво проводить их в жизнь. В своей книге «Reengineering the Corporation» («Реорганизация корпорации») (HarperCollins Publishers, Inc., 1993) Майкл Хаммер и Джеймс Чампи утверждают, что, если вы хотите добиться радикальных изменений в своей работе, необходимо подвергнуть анализу свои устоявшиеся представления и задаться вопросом, почему происходят определенные вещи. Чтобы проиллюстрировать некоторые сомнительные и ложные представления, которые могут быть у вас об управлении персональной деятельностью, я использую предложенную Хаммером и Чампи схему из их «Реорганизации корпорации».

Представление. Человек должен выполнять работу, исходя из приоритетов.

Комментарий. Это верно только отчасти. Я рекомендую периодически выделять время на мелкие, надоедливые повседневные дела, поскольку, пока они не выполнены, очень трудно сконцентрировать внимание на действительно приоритетных работах.

Вывод. Сначала нужно навести порядок на своем рабочем столе. Затем обеспечить эффективное и своевременное выполнение повседневных операций, чтобы получить возможность посвятить большую часть своего времени важным, приоритетным работам.

Представление. Планирование — это просто потеря времени, потому что постоянно возникает необходимость делать что-то, не предусмотренное планом и препятствующее его выполнению.

Комментарий. Без планирования вы постоянно пробуксовываете, работаете вслепую и проявляете непоследовательность. В результате на работу уходит гораздо больше времени, тем более что время поглощается мимолетными делами, с которыми вам приходится сталкиваться постоянно. Если процесс планирования плохо поставлен, работа будет занимать больше времени, чем нужно, а это, в свою очередь, будет отвращать вас от желания составлять планы.

Вывод. Определите ключевые работы, за которые вы несете ответственность, и любыми имеющимися средствами (лучше с помощью компьютера или других электронных устройств) разработайте отдельные планы выполнения каждой из них. Это позволит вам отслеживать и контролировать дела, которые должны быть выполнены в плановом порядке. Превратите планирование в созидательный процесс.

Представление. Если хаос на столе отображает хаос в голове, о чем говорит чистый стол? Бытует представление, что беспорядок и неаккуратность свойственны творческим натурам.

Комментарий. Творческие способности не зависят от беспорядка. Чтобы сделать дело, вы должны хорошо организовать свою работу и привести в систему все операции, позволяющие выполнить ее как положено. Тогда у вас будет больше времени для творческой работы.

Вывод. Создайте такую рабочую обстановку, чтобы иметь достаточно времени для творческой работы. Определите необходимое для выполнения творческих операций время и создайте такие условия, чтобы иметь возможность использовать его продуктивно.

Представление. Я слишком занят своей непосредственной работой. Я не могу тратить время на то, чтобы все записывать, — это можно делать по ходу дела.

Комментарий. Каждая работа начинается с подготовительной стадии. Время ее выполнения и качество напрямую зависят от того, насколько четко вы с самого начала представляете себе, что и как нужно делать. Написание плана работ побуждает вас четче сформулировать стоящие перед вами задачи.

Вывод. Каждую неделю отводите время на составление графика работ. Сделайте это вашей привычной рабочей операцией и постоянно ищите пути повышения эффективности ее выполнения.

Представление. Он закончил колледж, поэтому должен знать, как следует обращаться с бумагами и эффективно работать в офисе. Комментарий. Профессиональные знания отнюдь не гарантируют, что человек знает, как лучше всего работать, и имеет хорошие рабочие навыки. Люди тратят попусту в среднем до 50% времени из-за плохой организации своего труда.

Вывод. Обратите особое внимание на совершенствование персонального рабочего процесса. Проведите переподготовку персонала по системе наподобие программы ОПД.

При анализе ваших представлений вы можете начать с определения возможности или невозможности выполнять вашу работу не так, как вы это делаете сейчас.

Реорганизация и технология

 

Как уже отмечалось, две самые распространенные жалобы, которые приходится слышать, это сетования на то, что, во-первых, слишком много времени уходит на совещания и, во-вторых, невозможно окончить работу в срок, если соисполнители не выполняют вовремя свою часть работы. Немногие из ранее предлагавшихся решений этих двух старых проблем приводили к желаемым результатам. Поэтому эти два аспекта работы всегда были первоочередными кандидатами на реорганизацию.

Представьте себе сокращение времени, уходящего на совещания, на 75%.

Представьте себе, что люди, выполняющие свою часть работы параллельно с вами, работают в таком режиме, что вам не приходится ждать их результатов, необходимых для выполнения вашей части работы.

Технология работы в офисе должна давать возможность избавиться от этих двух очень трудных, имеющих глубокие корни проблем. Сейчас имеется групповое программное обеспечение и системы управления базами данных, которые позволяют соисполнителям осуществлять такой обмен информацией, для которого раньше было необходимо личное общение. Каждый может передавать свою и получать чужую информацию через сеть персональных компьютеров, что резко снижает необходимость личного общения и связанные с этим потери времени.

Я не утверждаю, что нужно совсем отказаться от личного общения. В этом нет необходимости, да это и нежелательно. Личные контакты остаются очень важным элементом рабочего процесса. Однако возможность сократить излишнюю продолжительность этих контактов за счет использования новых, более эффективных (и более удобных) способов обмена информацией позволяет нейтрализовать главные причины потери времени.

Другим преимуществом использования группового программного обеспечения и компьютерных сетей является возможность осуществлять обмен информацией с другими людьми в любое время, не ожидая назначаемых совещаний и встреч и не связываясь с ними по телефону.

Большая часть проблем календарного контроля и задержек, с которыми вы сталкиваетесь в ходе выполнения работ, связана с тем, как организовано взаимодействие в коллективе. В книге «Реорганизация корпорации» Хаммер и Чампи акцентируют внимание на необходимости ограничения бюрократических процедур и недостатков в организации работ.

Чаще всего работа представляет собой последовательность взаимосвязанных операций. После выполнения некоторой ее части вам, как одному из исполнителей, для того чтобы перейти к следующему этапу, могут понадобиться результаты работы кого-то из соисполнителей. Даже если вы работаете по параллельным планам, преодоление этих проблем связано с определенными трудностями. Как отмечают Хаммер и Чампи, параллельная работа связывает в рамках одной общей схемы многих одновременно работающих людей. «Обычно, — пишут Хаммер и Чампи, — результаты выполнения разных разделов работы не стыкуются друг с другом, потому что, даже если все группы работают на основе единого плана, изменения — часто весьма полезные — вносятся по ходу работы без согласования с другими группами соисполнителей. Поэтому может случиться так, что придется все начинать с нуля». Эта проблема может быть решена только на основе такой технологии, которая позволяет параллельно работающим соисполнителям знать о ходе работ друг друга. В рамках такой технологии любые изменения, осуществленные одной группой исполнителей работы, должны немедленно становиться известными другим исполнителям.

Мой опыт приобщения тысяч людей к программе ОПД свидетельствует о том, что большинство склонно к постепенному совершенствованию процессов выполнения рабочих операций. Они больше приспособлены к освоению пошаговых изменений и усовершенствований в принятых ранее методах работы. Но для достижения на основе применения программы ОПД впечатляющих результатов чаще всего необходим радикальный пересмотр укоренившихся взглядов на рабочий процесс. Такой подход почти всегда зависит от характера используемой технологии. Наибольших успехов при использовании программы ОПД добиваются те, кто придает первостепенное значение планированию и организации своей работы. Для успешного применения программы ОПД необходимо достижение высокого уровня планирования и организации всех выполняемых вами рабочих операций.

Выводы и рекомендации

 

1. Программа ОПД может стать определяющим фактором вашего успеха и успеха вашей компании. Эта программа направлена на совершенствование организации вашей работы. Высокий профессиональный и технический уровень работников сам по себе не обеспечивает успешного выполнения работы; необходимо научиться понимать принципы ее организации и правильно применять их в повседневной работе.

2. Программы постепенного улучшения качества работы ориентированы на постоянное поэтапное совершенствование существующих процессов. Наряду с ними используются программы реконструкции, предполагающие разработку и внедрение принципиально новых, отличных от задействованных ранее рабочих операций. В ходе совершенствования и повышения продуктивности вашей деятельности и работы связанных с вами крупных коллективов каждый из этих подходов может оказаться полезным.

3. Программа ОПД способна помочь вам не только в решении проблем, с которыми сталкиваетесь лично вы, но и проблем, касающихся людей из вашего окружения. В число задач программы входит предоставление вам средств для удовлетворения ожиданий и потребностей и ваших коллег, и вас самих.

4. Выберите модель эталонного тестирования, которую вы будете использовать для повышения продуктивности и качества работы.

5. Проанализируйте ваши предпочтения и возможности. После этого относительно каждой операции вы сможете решить, стоит ли реорганизовать ее полностью или достаточно изменить частично.

ГЛАВА СЕДЬМАЯ: Менеджер, решающий вопросы на месте

 

 

Малые проблемы возникают, когда вы ждете, что люди придут к вам, — к ним нужно идти самому. Большие проблемы возникают, когда люди не понимают, что о них есть кому позаботиться.

У. Эдвардз Деминг

Обзор седьмой главы

 

В этой главе вы научитесь:

• успешно руководить людьми;

• рационально использовать высвободившееся время;

• применять один из наиболее эффективных способов распределения работы между подчиненными;

• осуществлять эффективное руководство на основе постоянного общения с подчиненными на их рабочих местах.

 

Однажды я внедрял программу ОПД на одной английской фабрике. Среди слушателей были менеджеры, администраторы и начальники цехов. Меня сопровождали несколько инструкторов, и мое участие в работе, по существу, свелось к изложению общих принципов программы и обучению первым шагам ряда слушателей. Один начальник цеха с особенным энтузиазмом воспринял программу. Он старался узнать абсолютно все о ней и о том, как ее наилучшим образом использовать. Я сказал ему: «Если эта программа подходит вам, постарайтесь понять, что она может дать людям, которые вместе с вами работают».

Мне удалось убедить его, что будет правильным использовать появившееся у него свободное время на то, чтобы ежедневно ходить по цеху и общаться с работниками, выяснять из первых рук, в чем они нуждаются для улучшения условий своего труда и повышения его продуктивности.

Когда несколько месяцев спустя я возвратился на фабрику, мы встретились с этим начальником цеха. Он с воодушевлением рассказал о своем опыте использования программы ОПД и поинтересовался, знаю ли я о забастовке, которая охватила фабрику месяц назад. Я ответил, что слышал об этом, но не в подробностях. Он спросил: «Знаете ли вы, что бастовала вся фабрика, кроме моего цеха?» И рассказал, что когда руководство поинтересовалось, почему только его цех не присоединился к забастовке, выяснилось, что у его работников не было никаких претензий. Они говорили, что все недостатки в организации работ были ликвидированы начальником цеха за предшествующие месяцы.

Методы работы этого начальника цеха описаны в этой главе.