Создание и Организация адресной книги для вашей электронной почты

 

Программное обеспечение вашей электронной почты запоминает адреса. Они, в свою очередь, могут заноситься в адресную книгу. Большинство программ располагает адреса в алфавитном порядке, но есть возможность группировать адреса в файлы по более общим разделам.

Например, у себя в адресной книге я организовал группы адресов тех, кто работает в моем бизнесе, моих клиентов и создал так называемую «персональную» группу, куда входят мои родные и друзья. Организация и группировка адресов определяется их числом — я не стану создавать много групп для малого числа адресов.

Группировка адресов не только облегчает их поиск в адресной книге, но и позволяет быстрее отправлять электронные сообщения адресатам.

Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам

 

«Рабочий стол» (desktop) — это экран, который вы видите перед собой, когда включаете свой компьютер. По существу, это электронный аналог поверхности традиционного стола. Принципы его организации те же, что и описанные выше принципы организации обычного рабочего места. Документы, электронные файлы и текущие проекты, к которым вы обращаетесь чаще, могут быть скомпонованы на компьютерном «рабочем столе».

Например, большинство Windows-программ позволяет создавать категории и группировать программы или документы, чтобы вы могли легко вызвать их непосредственно с «рабочего стола». Группа «Финансовые программы» может включать Quicken для персональных финансов, Lotus 1-2-3 для работы с электронными таблицами и QuickBooks для деловых счетов.

Часто используемые документы можно поименовать, сгруппировать и поместить на них пиктографическую ссылку на «рабочем столе». Простой щелчок мышью по соответствующей пиктограмме приведет к запуску необходимой программы и открытию документа.

Уверяю вас, что удобства, которыми будет характеризоваться доступ, осуществляемый с помощью правильно скомпонованного «рабочего стола», стоят усилий по изучению принципов его организации в рамках вашей операционной системы.

Организация других средств

 

Другие вещи, включая книги, полки, портфель, адресные книги, визитные карточки, дискеты, тоже нужно правильно скомпоновать и организовать (см. рис. 2. 11).

Вот правила грамотной организации этих средств.

• Складывайте сходные вещи вместе.

• Держите вещи на своих местах.

• Отчетливо маркируйте их.

 

Такие принадлежности, как скрепки, ручки, бумаги для заметок, кнопки и марки, нужно держать в ящиках, используя специальные пластиковые лотки с перегородками.

Даже салон автомобиля нужно содержать в порядке, если большую часть времени вам приходится разъезжать по клиентам

Резюме

 

Правильно организовать свою работу не просто. Это может оказаться утомительным и скучным делом. И, как это часто бывает, вы можете предпочесть отложить его до лучших времен.

Входе своей работы наши инструкторы по программе ОПД часто оказываются в роли катализатора — они способствуют приучению клиентов к правильной организации их работы. Но может случиться так, что, когда вы будете готовы приступить к выполнению программы ОПД, наших инструкторов с вами не будет и вам придется самим принимать решения. Постарайтесь помнить, что в результате вы будете тратить гораздо меньше времени на выполнение своей работы.

Чем более тщательно вы будете выполнять предписания нашей программы, тем больше пользы из нее извлечете. Я часто спрашиваю наших подопечных, сколько внимания они уделяют деталям во время демонстрации и продажи товаров. «О, много», — отвечают они. Я внушаю им, что они должны повседневно уделять деталям столько же внимания, сколько при организации специальных презентаций. Делайте так! Вы не будете разочарованы.

Выводы и рекомендации

 

1. Ликвидируйте завалы и разберите свое рабочее место. На это может понадобиться день, если не больше. По возможности выберите время таким образом, чтобы не помешать текущей работе.

2. Достаньте хотя бы три лотка и обозначьте их «Входящие документы», «Документы для рассмотрения» и «Исходящие документы». В лотке «Входящие документы» будут находиться все вновь поступившие материалы. Лоток «Документы для рассмотрения» предназначен для бумаг, с которыми вы не можете работать сейчас по не зависящим от вас причинам. В лотке «Исходящие документы» должны находиться бумаги, работу с которыми вы закончили.

3. Выложите на письменный стол все бумаги из ящиков, лотков, стенных шкафов и портфеля. Просмотрите везде — под книгами, за занавесками, под столом.

4. Возьмите самый верхний лист бумаги и разберитесь с ним сейчас же.

♦ Сделайте все, чтобы решить вопрос до конца.

♦ Сделайте по этому вопросу все, что можно, а затем отложите его в лоток с бумагами, ожидающими рассмотрения, если это краткосрочная задача, или поместите в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, пометив соответственно срок выполнения.

♦ Передайте эту бумагу сотруднику.

♦ Сложите на полу в стопку все бумаги, с которыми вы собираетесь работать продолжительное время, чтобы затем поместить их в рабочие файлы.

♦ В другую стопку сложите все бумаги, которые вам часто приходится использовать для справок, но которые не нужны вам в данный момент.

♦ Сложите на полу бумаги, которые вы собираетесь поместить в архив.

♦ Уничтожьте это! Выбросьте то, что уже обработано и не нужно вам более, или то, что хранится в другом месте.

5. Точно так же ликвидируйте все недоработки на вашем компьютере (например, с электронной почтой).

6. После этого сформируйте свои рабочие файлы. Создайте отдельные подвесные файлы для каждого рабочего проекта и раздела, для справочных и архивных материалов и промаркируйте их.

7. Создайте индивидуальные файлы для информации, касающейся каждого из ваших подчиненных, вашего начальника и сотрудников, с которыми вы регулярно контактируете по работе. Пометьте эти файлы их именами и помещайте туда заметки с вопросами, которые вам нужно контролировать при выполнении текущих долгосрочных проектов.

8. Создайте файл материалов, касающихся долгосрочных работ. Он должен стать частью рабочих файлов. Если у вас есть секретарь, этим файлом должен заниматься он и хранить его на своем рабочем месте.

9. Выберите время, чтобы разобраться в операционной системе вашего компьютера и предоставляемых ею возможностях, касающихся организации файлов: на жестком диске (универсальные программы, такие как система управления базами данных и обработка таблиц), на «рабочем столе» (объекты или пиктограммы, сгруппированные так же, как директории на жестком диске), в файлах с вашими индивидуальными программами, скомпонованными в директории и поддиректории, и т. п. Организуйте информацию в вашем компьютере, насколько это позволяют программные средства, в соответствии с организацией ваших бумаг.

10. Избегайте неточностей при организации текстовых файлов. Найдите время для их компоновки в директории и поддиректории, которые эффективно распределяют ваши файлы в сходные группы. Используйте наименования файлов в соответствии с ограничениями, накладываемыми вашей операционной системой.

11. Составьте список недостающих принадлежностей и материалов (ручки, скотч, степлеры, ножницы, конверты, марки, запасные папки, наклейки, форматированные дискеты и т. п.), необходимых для вашей работы. Убедитесь в том, что все нужное у вас под рукой и все в рабочем состоянии.

12. Теперь составьте список всех недоделок, которые не дают вам покоя и висят на вашей совести, не очень срочных дел, мелочей, которые вы перенесли на потом. Переложите все это из головы на бумагу. И начните делать все подряд по списку. Не останавливайтесь, пока не дойдете до конца списка. Тогда вы будете уверены, что сделали все.

Вот так. Дерзайте! Сделайте это сейчас же!