Компьютер должен сам отыскивать документы

 

Я рассказал вам о достаточно сложном способе организации ваших электронных документов, облегчающем их поиск. Полагаю, что мы не зря потратили на это время. Вы приучаетесь к дисциплине, давая имена директориям, удаляя старые и бесполезные файлы; вам уже легче находить и идентифицировать ресурсы, о которых вы могли забыть. Можно было бы все это пропустить и просто воспользоваться отслеживающей компьютерные документы программой. Одним из примеров является Enfish Tracker (www. enfish. tracker. com).

Мы используем эту программу в офисе. Согласно описаниям, Enfish Tracker работает как умелый помощник, организующий всю информацию в вашем компьютере, помогающий вам находить в точности то, что нужно и когда нужно. Вы вводите тему, специальную фразу, фамилию, название компании и т. п., а программа автоматически группирует и выдает список всех соответствующих файлов, электронных писем и документов. Вы можете просмотреть содержимое файлов или списка, даже не запуская приложения. Доступ к информации не стоит вам никаких усилий!

Работа с электронной почтой

 

Организация информации в директории, поддиректории и файлы значительно облегчает и ускоряет поиск документов.

Некоторые люди получают по электронной почте от 150 до 200 сообщений в день. Чтобы управиться с этим потоком информации, нужно использовать большинство принципов, применяемых при работе с бумажной информацией. Системы хранения информации весьма разнообразны, но чтобы сделать их работающими, необходимо придерживаться определенных общих правил.

Подобно вашим корзинам или лоткам, электронный почтовый ящик может заполняться очень быстро. Некоторые системы могут вмещать сотни сообщений. Они могут оказаться неуправляемыми и вызвать большие затраты времени. Перегрузка ресурсов компьютера может замедлить поиск сообщений. Поэтому при пользовании электронной почтой придерживайтесь двух правил: Сделайте это сейчас же и Удалите сообщение сразу.

Реагируйте на сообщения сразу после ознакомления с ними. Не допускайте загромождения вашего электронного почтового ящика письмами, которые вы уже прочли, чаще используйте команду «удалить»! Сообщения, которые вы храните, должны быть помещены в соответствующую директорию или электронную папку или, если они уже распечатаны, в соответствующий рабочий файл.

Многие программы электронной почты позволяют создавать электронные папки для тех сообщений, которые вы хотите сохранить, но не хотите держать в том месте, куда они поступили. Вы можете назвать одну из этих папок Pending (Для рассмотрения), помещая туда сообщения, для обработки которых вы ожидаете поступления данных или ответов на запросы. Можно также создать папку под названием Procedure для сообщений, содержащих методические материалы.

Вероятнее всего, вы захотите создать каталоги, аналогичные вашим рабочим или справочным файлам. Данные, которые нужно сохранить для кратковременного использования, перемещайте немедленно в соответствующую директорию. Методы хранения справочной информации длительного пользования и архивных документов должны обеспечивать легкий доступ к ним, будь то дискеты или распечатки.

Избегайте распечаток, если без них можно обойтись! Не стоит добавлять к имеющейся у вас массе бумаг новые; к тому же совершенно бессмысленно распечатывать одну или две строки на отдельном листе бумаги. Если сообщение нужно присоединить к какому-нибудь документу, который представлен на бумаге, сделайте краткую приписку к этому документу в виде дополнения. Однако лучше, если вы станете хранить эти дополнения в электронной форме, используя предназначенное для этого программное обеспечение.

Компьютер и факс

 

Отправку и получение факсов очень удобно производить непосредственно через компьютер. Имея модем, вы с помощью соответствующего программного обеспечения можете сэкономить много времени (и избавиться от бумаг!), пересылая и получая сообщения по факсу через компьютер. В этом случае вам понадобится хранить и искать на диске документы, пересылаемые по факсу.

К сожалению, большинство программ, созданных для отправки факсов через компьютер, не предусматривает сохранения сообщений в виде отдельных файлов, что не позволяет сохранять их в соответствующих директориях папок I Working, 2Reference или 3Archive. Многие программы не содержат даже таких операций, как вырезать и вставить фрагмент текста, так как передаваемые документы имеют не символьный формат, а графический. Однако большинство программных приложений позволяет хранить и организовывать документы, пересылаемые по факсу, в собственных наборах папок (так же, как при использовании электронной почты). Эти документы можно сгруппировать отдельно, а не в директориях I Working, 2Reference или 3Archive диска С: вашего компьютера.

 

Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса

 

1. Идентифицируйте систему файлов электронной почты и факса.

2. Если ваше программное обеспечение позволяет заносить документы, пересылаемые через электронную почту и факс, в директории папок I Working, 2Reference или 3Archive, идентифицируйте эти сообщения, чтобы или сохранить их (переименовать, перенести в соответствующие директории), или удалить (удаляйте все лишнее!).

3. Если ваши программы не позволяют переместить сообщения, пересылаемые по электронной почте и факсу, создайте с помощью программного обеспечения электронной почты и факса параллельные системы папок для всех сохраняемых сообщений. Соотнесите названия этих папок с названиями разделов бумажных документов и директорий на диске С: вашего компьютера.

Переносите сохраняемые документы в соответствующие папки (см. рис. 2. 10).

4. Если вы начинаете работать с большим количеством неупорядоченных документов, присланных по электронной почте или факсу, вы можете просто решить, с какой даты вы начнете рассматривать информацию (например, с начала года), создать папку-архив, поместить туда всю более старую информацию (или перенести ее на дискету или zip-диск) и забыть про нее. Затем вы уже сможете перераспределить оставшиеся сообщения в рамках новой файловой структуры.