Стоит ли соблюдать эти правила?

 

Вы можете подумать: «Но я вовсе не хочу расписывать свою жизнь по минутам» или «Все, о чем здесь говорится, хорошо в идеале, но мой офис далек от идеала». Эти расписанные по времени операции могут потребовать не более 20% вашего времени. Поскольку все мои исследования показывают, что на дела, о которых мы говорили, уходит половина вашего времени, вы можете поблагодарить меня за то, что я освободил вам, как минимум, 25% времени.

Я тоже не люблю расписывать день по минутам. Но речь идет лишь о том, как организованно и эффективно выполнять несложные и ежедневно докучающие вам операции. Мы вынуждены делать много весьма прозаических дел, чтобы сконцентрировать свои усилия и действительно получать деньги. Так почему бы не справиться с мелочами малой кровью? Разделывайтесь с ними таким образом, чтобы это доставляло вам минимум хлопот. Тогда оставшуюся часть дня вы сможете посвятить более интересным и значительным аспектам вашей работы.

«Ловушки» и метод «проб и ошибок»

 

Одной из проблем, с которыми люди сталкиваются в начальный период обучения нашим методам работы, является неправильный выбор времени для выполнения определенных операций. Вы можете выбрать время для ежедневных телефонных переговоров с 16. 00, а потом выяснится, что, находясь на западном побережье, вы не можете связаться в это время с кем-либо, находящимся восточнее Денвера. Значит, логичнее выбрать промежуток времени между 8. 00 и 9. 00, чтобы иметь возможность созваниваться с восточным побережьем. Почему бы не заняться этим до того, как вы займетесь, например, входящими документами из вашего лотка?

Или вы можете решить отвечать на почту и деловые записки раз в день обязательно с 10. 00. Как назло, на это время окажется назначено совещание с персоналом или по причинам, известным только ей самой, почтовая служба изменит свой график и начнет доставлять вам почту к 15. 00. Весьма вероятно, и это выяснится через день, ваш новый график по какой-то причине оказался непригодным. А коль скоро это так, вы начинаете думать, что придерживаться его вообще невозможно, и отказываетесь от него, вместо того чтобы продумать, что произошло, и постараться приспособить свое расписание к сложившимся обстоятельствам. Возможно, лучше заниматься с деловыми записками с 11. 45 до 12. 15 или даже до 12. 30, поскольку вы в любом случае редко выходите из кабинета обедать раньше этого времени, а работу с дневной почтой выполнять между 15. 30 и 16. 00. Я хочу сказать, что вы можете испробовать несколько вариантов в поисках наиболее удобного графика вашей работы.

Попытка не пытка, и в поисках лучших методов выполнения работы естественны ошибки. Например, вполне возможно, вам придется общаться с людьми во время выполнения тех операций, о которых мы говорим. Если ваша работа связана с обслуживанием клиентов, то вы не можете отключить свой телефон. Или ваша работа может быть связана с посещениями клиентов, и вы никогда не знаете, когда к вам заявится клиент. Разумеется, если он к вам уже пришел, вы должны уделить ему некоторое время.

У одного моего клиента было пять сотрудников, которые имели дело с 3000 клиентов и общались с ними главным образом с помощью телефона или факса. Но каждый день они могли ожидать, по крайней мере 10 клиентов, пришедших без предварительной договоренности к своим финансовым представителям. Визиты не были деловыми и в той или иной степени приводили к потере времени. Служащие старались проявлять внимание к клиентам и хорошо обслуживать их, но непредвиденные посещения нарушали график работы. Это продолжалось годами и казалось неизменным до тех пор, пока работа в отделе не была организована таким образом, что каждый представитель стал принимать клиентов без предварительной договоренности раз в неделю в специально отведенный для этого приемный день и получил возможность спокойно заниматься своим делом оставшиеся четыре дня. Я не могу сказать, какие другие решения были до этого испробованы, но этот достаточно простой и удобный способ прекрасно сработал.

Когда вы попытаетесь использовать некоторые из этих принципов в своей практике, то тоже столкнетесь с необходимостью применения метода «проб и ошибок». Вам придется проявить упорство. Решая проблему, вам придется искать не просто решение, а решение, которое больше всего подходит вам.

Все мы знаем, как трудно преодолевать привычки и годами сложившийся уклад. Привычное поведение не удается изменить с первой попытки. Ваши первые 14 попыток могут оказаться неудачными. Но на 15-й попытке что-то случится и все станет на свои места. Даже если вы приобрели новую привычку, это вовсе не обязательно означает, что делать неприятные и скучные дела легче. Каждый раз, когда я встаю в 5. 30, чтобы сделать утреннюю пробежку, я делаю это через силу. Но привычка помогает мне преодолевать себя. Если бы эти пробежки не вошли в привычку, мне было бы еще труднее и я, может быть, вообще отказался бы от них.

Пусть режим и простые привычки облегчат вашу жизнь.

Выводы и рекомендации

 

1. Организуйте работу рационально. Продуманная организация работы позволит вам повысить ее эффективность и качество. Только вы можете определить, какие аспекты вашей работы заслуживают и требуют внимания. При рациональной организации всей своей работы вы сможете уделять этим аспектам больше времени. При этом вам поможет простое упорядочение неизбежных повседневных операций.

2. Проанализируйте, куда уходит ваше время. Это может оказаться полезным, если вы никогда не задумывались над тем, на что и как вы его тратите. Используйте записи, чтобы проследить, что вы делаете и сколько времени на это тратите. Вас поразит, как много времени уходит на рутинные операции и как мало его вы можете уделять собственно решению сложных задач. Только осознав, что делаете, вы сможете подумать над тем, как это нужно делать.

3. Не позволяйте незначительным задачам и незначительной информации заполнять ваше рабочее время. И то, и другое снижает продуктивность вашей работы. Выявите эти элементы в полном объеме. Поручайте эти задачи соответствующим сотрудникам. Сведите к минимуму затраты времени на такие рутинные операции, как обработка поступившей почты. Завершайте их скорее и переходите к основной работе.

4. Научитесь группировать виды деятельности. Лучше отвести на телефонные разговоры один или два определенных периода времени, чем позволять им постоянно отрывать вас от основной работы. Так же поступите с вашей почтой. Выделяйте ежедневно время для каждого вида работ или планируйте определенные виды работы на ближайшее будущее. Если вы станете группировать работы, не позволяя несущественным заданиям отвлекать ваше внимание в течение всего дня, то убедитесь, что сможете посвящать основным целям на 25% времени больше. Ответы на телефонные сообщения, работа с деловыми записками и обработка электронной почты — все это операции, которые должны быть сгруппированы.

5. Сделайте сейчас же и вовремя означает придерживаться принятого вами графика работы. Если в момент, когда вы работаете над отчетом, пришло сообщение по электронной почте, продолжайте работу над отчетом. Выделите 30 минут в день на обработку почты и занимайтесь этим только в это время. Не отрывайтесь от одной работы ради другой. В противном случае это может привести к тому, что первая останется невыполненной, как и вторая, прерванная появлением третьей.

6. Распишите время по задачам, и у вас будет меньше оснований для волнений. В этом случае вы будете просто последовательно решать эти задачи и двигаться дальше. Если вы отведете на задачу один час, вероятнее всего, в течение этого часа она будет решена. Если вы выделите на ту же задачу один день, вероятнее всего, на нее уйдет целый день.

7. Расписывайте еженедельно встречи один на один, посвященные рутинным вопросам, решение которых вы контролируете. Это позволит вам меньше отрываться от дел и регулярно общаться с сотрудниками по рабочим и личным вопросам. Создайте папку или файл для работы с каждым сотрудником и приучитесь помещать туда напоминания о вопросах, которые должны быть решены во время этих встреч. Ваши подчиненные должны иметь подобные файлы, предназначенные для подготовки вопросов, которые нужно решить на встречах с вами. Помните, что на этих встречах обсуждаются неприоритетные задачи, они могут ожидать решения в течение недели и не являются неотложными.

8. Сделайте копию Перечня условий успешного проведения совещаний (Приложение 1) и раздайте его тем, кого вы приглашаете на совещания. Если вы имеете доступ в Интернет, то можете получить электронную копию этой технологической карты бесплатно на сайте IBT (www. ibt-pep. com). Начните кампанию с председателем и другими участниками совещаний по применению наиболее подходящих усовершенствований.

9. Рассмотрите шаги, которые вы можете предпринять во избежание перерывов, и осуществите их на практике.

ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Планируйте сейчас же!

 

Есть такая психологическая закономерность: если вы мысленно представляете себе, каким вы хотите быть, и сохраняете это представление достаточно долго, то скоро становитесь именно таким, каким себя представляли.

Уильям Джеймс

Обзор четвертой главы

 

В этой главе речь пойдет о том:

• что главной причиной нехватки времени является неорганизованность, а рассуждая о том, что вы намерены сделать, вместо того чтобы рационально спланировать то, что надо сделать, вы попусту теряете время;

• что ваши действия отображают ваши представления, а ясные представления о том, что надо делать, всегда являются залогом успеха; неясность приводит к колебаниям, ясность достигается планированием работ;

• как определить, что для вас важно;

• как сформулировать стоящие перед вами задачи (определяющие, что для вас важно);

• как добиться эффективного планирования, еженедельно выделяя определенное время на организацию своей работы, рассмотрение задач и планов и планирование работ на следующую неделю.

 

Пусть вас не удивляет, что девизом планирования в программе ОПД является Планируйте сейчас же!

Планирование вносит ясность в ваше понимание того, что вы должны делать изо дня в день и в долгосрочной перспективе. Очень многие люди не уделяют планированию должного внимания, в особенности когда речь идет об их собственной работе. Календари, органайзеры, планировщики потому стали так популярны, что они рассматриваются как средства, помогающие организовать деятельность, строить планы на будущее и отслеживать ход выполнения работ.

Некоторые ошибочно полагают, что если они думают о работе в душе или за рулем машины по дороге в офис, то они планируют свои действия. Но сколько бы они ни размышляли таким образом, о своей работе, это еще не планирование. Такие рассуждения малоэффективны и не вносят нужной ясности в представления о перспективах выполнения работы.

Другие вообще считают планирование своей работы просто пустой тратой времени. Они утверждают, что время на планирование лучше потратить на саму работу. Если ваши планы плохи, это действительно так. Если то, что вы планируете, не имеет ничего общего с тем, что вы делаете, строить планы бессмысленно. Планы хороши только тогда, когда они осуществляются. Планирование имеет смысл, если вы делаете то, что запланировали.

Вы чувствуете, что работа вас подавляет, ее слишком много, вы не можете ею управлять или просто не можете сделать то, что для вас важно. Это значит, что вы плохо спланировали или вовсе не спланировали свои действия. В этом случае результат вашей работы будет очень похож на наклейку на машине «Полный вперед!», где слово «вперед» окажется на заднем бампере.

Так получается главным образом оттого, что люди не связывают план с тем, что делают они сами. Планирование применяется ими для крупных работ подразделения, соотносимых с квартальным планом, т. е. крупных настолько, что необходимо собираться на совещания и обсуждать, как их выполнять. Но когда речь идет об их собственной повседневной работе, тут они, как правило, не придают планированию должного значения.

Цель планирования

 

Целью процесса планирования является получение ясного представления — ясной мысленной картины — того, что нужно делать. Ясность является необходимым условием эффективности плана, иначе вы не сможете осмысленно работать. В своей книге «Management of Time» («Управление временем») (Prentice-Hall, Inc., 1959) Джеймс Т. Маккай пишет:

Ваши представления управляют вашими действиями. Если у вас нет картины происходящего, если вы не можете разобраться в том, что происходит, вы не действуете. Если картина происходящего туманна и запутанна, вы колеблетесь. Если же эта картина ясна и определенна, вы действуете уверенно и эффективно.

 

Правильное планирование позволяет вам получить отчетливую картину. Планирование, не дающее такой картины, не достигает своей цели, а, по сути, не является планированием.

Работая по программе ОПД с большими группами, мы, как правило, начинаем — обычно в комнате для заседаний — с ориентировки каждого из сидящих вокруг стола. Я часто спрашиваю: «У кого из вас есть ежедневный план работы?» Примерно половина присутствующих поднимает руки. Остальные даже не привыкли составлять план на каждый день. Очень часто оказывается, что они не желают даже записывать дела на каждый день, потому что прежде у них не получалось работать с таким планом. Случалось ли вам начинать день со списком дел, а к концу работы обнаружить, что вы не выполнили ни одного из них? Если да, то вы знаете, какие чувства испытывает человек в этом положении. На него давит перечень невыполненных дел и мучает сознание невыполненного долга. Вы можете не выполнить то, что было намечено, по нескольким причинам. Первая из них — вы запланировали слишком много дел. Вы могли также не предусмотреть чего-то, что заняло слишком много времени. Список дел мог быть слишком обобщенным. Правильное планирование позволяет успешно справиться с этими и многими другими проблемами, которые могут превратить дневной план из полезного рабочего инструмента в нечто, вызывающее сплошное разочарование. Что же такое правильное планирование?

Рассмотрим для примера процесс съемки фильма. Он осуществляется в три стадии: подготовка, собственно киносъемка и обработка отснятого материала. Из этих трех стадий самой длительной бывает стадия подготовки. Сценарий является лишь отправной точкой. Более важным планирующим документом на этой стадии считается раскадровка — детальная художественная разработка каждой отдельной сцены, которая должна сниматься.

Представьте себе лист бумаги, заполненный только пустыми прямоугольниками; иногда они выглядят как телевизионный экран. Эти прямоугольники обрамляют каждую сцену. Контурные зарисовки расположения артистов представляют сцену в каждом кадре фильма: сколько персонажей и каких в каждой сцене; что они говорят; снимается ли кадр крупным планом или панорамой; какое потребуется освещение; как совершаются переходы от одного кадра к другому; комбинация кадров в сцене. Все это части более крупного элемента — собственно кинофильма.

Почему на раскадровку уходит так много усилий? Потому что самой дорогой операцией в кинопроизводстве является собственно съемка. В ходе съемки с парой сотен актеров и членов съемочной команды вам вряд ли захочется терять время и силы, не говоря уже о деньгах, решая вопрос, где кому надо стоять и что делать. Именно поэтому подготовке придается такое большое значение. Поскольку в фильм вкладываются миллионы долларов, вы просто не можете позволить себе зря тратить время и деньги и вынуждены заранее тщательно планировать и готовить съемки.

В киноиндустрии необходимость планирования самоочевидна и применяемая техника планирования достигла очень высокого уровня. Однако в бизнесе и в промышленности формальное планирование, в особенности планирование повседневной деятельности, не получило такого развития.

Обратитесь мысленно к вашей компании, и вы увидите, что У большинства людей, с которыми вы изо дня в день работаете, нет никакого плана работы. Мы встречаем массу людей, появляющихся на работе даже без намека на предварительный план с намерением просто отработать как придется восемь или более часов. Если описать их поведение в терминах киносъемки, то каждый день их рабочей недели — это неумение распорядиться на съемочной площадке, расставить артистов и незнание, что с ними делать при включенной камере.

Принципы планирования

 

Процесс планирования распадается на три компонента: определение порядка выполнения работ, распределение времени, правильная организация работ, обеспечивающая выполнение плановых заданий. Об организации работ уже шла речь в предыдущих главах. Рассмотрим остальные компоненты планирования.