Шаг за шагом приводят к цели

Эзоп

 

Большинство из нас в общих чертах знает, что нужно делать. Фактически же (это я знаю по собственному опыту) у нас много времени уходит на обсуждение того, что и как нужно делать, на размышления об этом и о возможных деталях исполнения, а работа при этом простаивает.

Планирование работ по теме — это, в сущности, раскадровка ваших жизненных и рабочих целей. Все мы знакомы с таким планированием в широком смысле слова. В качестве примера можно привести годовой финансовый план компании или подразделения и задачи, решение которых способствует его выполнению. Рассмотренный ранее подготовительный этап создания фильма также может служить примером плана разработки определенной темы. По сути дела, подготовка к съемкам или формирование бюджета складывается из многих индивидуальных планов. Проблемы и задачи, профессиональные и личные, решением которых мы занимаемся ежедневно, и отдельные действия, направленные на решение этих задач, можно назвать именно планами. Мне больше всего нравится определение проекта, данное моим коллегой из Великобритании Роном Хопкинсом:

Это последовательность взаимосвязанных действий, которые в случае их выполнения приводят к видимому, ощутимому результату.

 

Решение каждой задачи должно осуществляться по определенному плану.

«Раскадровка» (план работ по теме) представляет собой набор ясных мысленных зарисовок каждого отдельного действия, необходимого для последовательного достижения цели. Разработка такого плана позволяет понять, как, в какой последовательности, с использованием каких ресурсов, за какое время, с кем и вместе с какими другими проектами или операциями можно наилучшим образом выполнить работу.

Если ваши рабочие файлы в порядке, в них представлены материалы по всем работам, которые вам предстоит выполнить. Соответствующий план по каждой работе должен быть оформлен и помещен в каждый из ваших рабочих файлов. Должны быть указаны сроки решения каждой задачи, а также лица, ответственные за их решение. План подсказывает вам, что нужно сделать для достижения поставленных целей, потому что вы можете отчетливо представить себе и проанализировать работы, которые необходимо выполнить. Если задачи детально определены, каждая может быть решена в кратчайшее время, что станет очередным шагом к достижению конечной цели.

Составляя свой план работ на неделю, вы просматриваете планы всех работ из своих рабочих файлов и выбираете те задачи, которые должны решаться на следующей неделе. Вам не приходится снова и снова решать, что нужно делать по каждой теме, потому что часть процесса планирования уже выполнена. Понедельное планирование становится эффективной и быстро выполняемой операцией, позволяющей оптимизировать осуществление намеченных работ.

Образец плана работ по теме представлен в таблице 4. 3.

Критерии необходимости составления плана работ по теме

 

Ниже перечислены некоторые критерии оценки задач, позволяющие заключить, что их решение требует составления плана работ:

• задача комплексная;

• задача кажется трудной;

• решение задачи должно осуществляться несколькими исполнителями;

• решение задачи связано с освоением новой операции;

• для выполнения задачи установлены жесткие сроки;

• решение задачи связано с изменениями в характере работы.

Разработка технологической карты

 

Иногда вам необходимо обдумать набросок плана работ по теме, прежде чем разрабатывать этапы решения задачи. Технологическая карта (рис. 4. 3) помогает определить основные элементы такого плана, выработать подходящие идеи, плодотворные мысли, которые иначе могут не прийти в голову.

 

 

 

Ключевыми элементами процесса составления технологической карты являются:

• мозговая атака на все элементы задачи;

• определение основных элементов успеха;

• классификация идей по категориям;

• объединение всего этого в рамках плана выполнения работ.

Планирование с использованием компьютера

 

Я составляю планы с помощью компьютера. Используя программное обеспечение Lotus, я разработал программу PEP Planner, которая позволяет быстро составить план работ по теме. Для всех нужных мне форм, структур или форматов я создал макрокоманды, так что теперь у меня есть возможность, нажав несколько клавиш, вызвать на экран любую задачу и любую информацию и посмотреть на нее с любой точки зрения.

Я могу быстро добавить задачу в план работ вкупе со сроками окончания и фамилией ответственного лица, и эта информация автоматически появится в моем календаре. Таким образом, я вношу информацию в компьютер один раз, а затем могу вызвать ее самыми разными способами — указав дату завершения работ, принадлежность к определенному плану или фамилию исполнителя и т. д.

Я могу быстро составлять мой план работ на неделю, вызывая на экран компьютера те задачи плана работ по теме, которые я хочу выполнить в течение предстоящей недели. Например, в момент, когда я пишу эти строки, в моем компьютере заложено 1568 задач, которые я должен решить. Я знаю это, потому что компьютер показывает мне, сколько задач за мной числится.

Комплексному планированию на компьютере принадлежит будущее. Думаю, не стоит говорить вам о том, сколько времени могут отнимать совещания, однако они необходимы, если вы хотите чего-нибудь добиться. Компьютеры представляют собой относительно недорогое средство, позволяющее связывать группы виртуально, дискутировать, планировать и следить за ходом работ.

Некоторые из вас уже готовы сопротивляться идее использования компьютера для планирования вашей собственной работы и работы вашей группы. Я могу сказать со всей определенностью, что в ближайшие годы вы должны будете или использовать компьютер в вашей работе максимально, или умереть как профессионалы. На самом деле у нас нет выбора. Люди научились смотреть на компьютер как на подручное средство (как на ручку или карандаш) и понимают, что при наличии компьютера они могут управлять, отслеживать, производить гораздо успешнее, чем без него. Вы, без сомнения, согласитесь, что технология оказывает решающее влияние на нашу личную и профессиональную жизнь, и так будет и впредь. Нет оснований ожидать, что технология может принести пользу вам или вашему бизнесу, пока вы не станете ее использовать. Вы должны понять, что использование технологии в планировании позволяет не только быстрее и лучше составлять планы, но и находить новые пути внедрения технологии в ваш бизнес.

Почему мы об этом говорим? Потому что все мы стремимся к успеху. В книге «Think and Grow Rich» («Думай и богатей») (Ballantine Books, 1960) Наполеон Хилл описывает Эндрю Карнеги, Генри Форда и прочих добившихся значительных успехов людей. Их объединяет одна общая черта — все они тщательно планировали свои действия. Каждый из них знал, к чему стремился, не жалел времени на обдумывание того, как дойти до цели, и потом работал, пока не добивался своего. Это модель поведения, которой все мы должны следовать.

Стратегическое планирование

 

С помощью дневных, недельных планов и планов работ по темам мы определили тактические шаги, которые необходимо сделать для выполнения работ. Но остаются вопросы: то ли, что нужно, вы делаете? верно ли выбрали направление работ? представляете ли себе долгосрочные перспективы вашей деятельности? базируются ли ваши проекты на надежных предпосылках, которыми следует руководствоваться? окажутся ли приложенные для достижения цели усилия наиболее эффективными и результативными? хватит ли для выполнения этих грандиозных планов имеющихся у вас ресурсов, или их разумнее направить на достижение других целей?

Стратегия целиком ориентирована на цели и, в конечном счете, на то, что важно для бизнеса и для вас. Без ясной долгосрочной перспективы, что бы вы ни сумели сделать за день, или неделю, или год, или за всю жизнь, это не сможет привести вас к значительным результатам.

Вы должны выбрать для работы верное направление. Я в течение многих лет работал со многими компаниями и пришел к выводу, что, хотя некоторые люди и способны разрабатывать стратегию своего бизнеса или подразделения, мало кто из персонала имеет о ней ясное представление. Определение стратегии, которой следует компания, и разъяснение ее персоналу позволяет каждому сотруднику лучше соотносить свои индивидуальные действия с основными задачами коллектива.

Как разрабатывается стратегия? Ответ на этот вопрос мог бы быть темой новой книги. Во-первых, необходимо сформулировать поставленные перед собой цели. Эти цели должны определяться вашим пониманием ситуации и потребностями ваших клиентов (подробнее см. в этой главе в разделах «Цели» и «Оценки»). Насколько далеки вы от цели в данный момент? Как, имея то, что вы имеете, добиться того, чего вы хотите? Какие ресурсы необходимо задействовать (финансы, специалисты, время, знания, опыт, связи с теми, кто решал подобные проблемы, и т. п.)? Как лучше использовать имеющиеся ресурсы, чтобы добиться того, чего вы хотите? Выберите направление. Обсудите варианты. Продумайте свою стратегию, насколько это возможно.

В некоторых компаниях разработка стратегии является элементом ежегодного финансового планирования. Такой подход может оказаться слишком узким. Да, финансы — это очень важный ресурс (и при этом ограничивающий). Но финансовые проблемы и стратегическое планирование путей их решения — это еще не все. Рассмотрение стратегических задач в слишком тесной связи с финансовыми проблемами может заслонить от вас ценность связи стратегического планирования с другими аспектами вашего бизнеса.

Стратегическое планирование, с моей точки зрения, применимо при выполнении работ любого уровня. Стратегия необходима для решения любой задачи и для достижения любой цели. Общая стратегия операций должна использоваться при разработке человеком его собственной личной стратегии. Наличие хорошей стратегии облегчает определение приоритетов. За рабочим столом ясность стратегии помогает легче определить основные элементы вашей работы — какие рабочие файлы нужно создать и какие из них требуются при разработке отдельных тем. Вопрос только в том, стратегию чего нужно разрабатывать?