Закон Паркинсона и распределение времени

 

Закон Паркинсона гласит: «Работа имеет тенденцию занимать все то время, которое на нее отведено». Если вы отведете на решение задачи один час, у вас гораздо больше шансов выполнить ее за это время. Если вы обозначили срок завершения проекта какой-либо датой, весьма вероятно, что вы сделаете все возможное, чтобы завершить его в срок.

Отрезки времени

 

Деление рабочего времени на определенные отрезки способствует более продуктивной деятельности, чем работа урывками. Это касается не только телефонных переговоров или систематизации входящей почты, но и решения более сложных задач, таких, как подготовка сделок или маркетинг. Питер Дракер утверждает, что идеальная продолжительность непрерывной работы составляет 90 минут. Вы сделаете гораздо больше, если сконцентрируетесь на 90 минут. Если же вы будете постоянно отвлекаться, вам потребуется вдвое больше времени. Обозначение в графике рабочего времени отрезков, когда вас никто не отвлекает, значительно повысит результативность вашей работы. Решая множество малых задач, лучше сконцентрируйтесь на них и работайте непрерывно в течение отведенного промежутка. Вы будете уверены в том, что охватили все необходимое и так организовали свое время, что сможете перейти к более важным задачам. Гораздо продуктивнее углубиться в суть того, чем вы заняты, на какое-то время и не отвлекаться на другие дела, которым, естественно, нет конца и края.

Некоторые из нас не могут запереть дверь рабочего кабинета, и это лишает их возможности на нужное время сконцентрировать внимание на определенной работе. В одной компании, с которой мне пришлось работать, торговые агенты располагались в открытом шумном помещении, без дверей, где постоянно велись телефонные переговоры с клиентами по поводу сделок. В здании имелось несколько небольших комнат для переговоров. Когда кому-то из агентов нужно было время для обдумывания предложения, другой агент подстраховывал его, пока тот уходил в одно из этих помещений, чтобы поработать в спокойной обстановке.

Другой клиент раз в неделю брал работу на дом. Он считал, что работа дома дает ему необходимое время, чтобы сосредоточиться для стратегического планирования и обдумывания перспектив развития его бизнеса.

Выделение времени на телефонные переговоры

 

Возьмите за правило не вести телефонные переговоры постоянно в течение всего рабочего дня; вместо этого отвечайте на звонки один или два раза в день (в зависимости от характера вашей работы). Если вы решили заниматься этим дважды, скажем, между 11. 30 и 12. 00 и между 16. 00 и 17. 00, просто скажите секретарю, чтобы в другое время он не соединял вас с абонентами. Это не означает, что вы поручили ему самому вести телефонные переговоры. Вы просто установили порядок: за исключением экстренных случаев вы ведете телефонные переговоры только в определенное время. Разумеется, необходимо уточнить, какие случаи следует считать особыми. Возможно, вы сделаете исключение для нужного клиента или, например, для вашего непосредственного начальника, поэтому нужно установить четкие критерии для определения экстренных звонков.

Убедитесь в том, что весь персонал как следует, усвоил новый порядок, для кого и когда делается исключение, какие сообщения нужно принимать немедленно. Кроме того, у вас появится возможность продумать разговор до ответа на телефонные сообщения, принятые секретарем.

«Звонил Билл» — такое сообщение неприемлемо. Потребуйте от секретаря правильно фиксировать сообщения. Научите своих помощников выяснять, что хотел Билл и когда с ним можно об этом поговорить. Например: «Билл звонил, чтобы назначить время переговоров с представителем продавца из Нью-Йорка. С ним можно созвониться по такому-то номеру после обеда». Это даст вам возможность подготовиться к разговору. Вы знаете, по какому вопросу он звонил и как с ним связаться. Когда вы будете звонить Биллу, перед вами будет ваш ежедневник и вы сможете выбрать время для встречи, которое устроит и вас, и его. Вы произведете хорошее впечатление на Билла и потратите минимум времени на разговор с ним.

Если ваш телефон оборудован голосовой почтой или автоответчиком, вы можете подготовить соответствующее сообщение. Например:

Привет, это Фрэнк. К сожалению, сейчас я не могу подойти к телефону. Если вы оставите мне подробное сообщение, я подготовлюсь к нашей беседе и отвечу при первой возможности. Обычно я отвечаю на телефонные звонки между 11. 30 и 12. 00. Пожалуйста, дайте мне знать, устроит ли вас это. Если нет, назначьте другое, удобное для вас время.

 

Теперь вы можете заняться другими делами. Отвечайте на все телефонные звонки в отведенное для этого время дня и не занимайтесь этим в другое время (в соответствии с принятым вами распорядком).

Таким образом, вы будете готовы к ответам на звонки и сможете продумать разговоры. У вас будет возможность просмотреть необходимые записи и документы, касающиеся затронутых вашими абонентами вопросов. Во время телефонных переговоров вы сможете иметь перед собой все необходимые материалы и не тратить время на их поиск. Организуйте ваши телефонные переговоры точно так же, как вы обрабатываете входящие документы из вашей корзинки — по одному документу, все подряд, доводя работу с каждым документом до конца. Правильное выделение времени на телефонные переговоры позволит обеспечить их успешное проведение в тех случаях, когда они зависят от разных временных поясов, критических условий и нестандартных ситуаций.

Электронная почта

 

Сформировав структуру ваших электронных документов, вы сделали важный шаг вперед по пути осуществления управления потоком электронной информации. Для большинства людей основным источником электронной информации является Интернет или электронная почта локальной компьютерной сети. Электронная почта — это замечательный рабочий инструмент. Она характеризуется несколькими очевидными преимуществами.

• Коммуникация предельно проста.

• Электронная почта значительно дешевле традиционной.

• Утеря или искажение информации маловероятны.

• Нажав одну клавишу, вы можете послать сообщение многим абонентам.

• Возможен удаленный доступ.

• Получение информации адресатом можно проверить.

• Документы легко организуются.

• Легко управляться с документами, их реорганизовывать и редактировать.

• Документы пересылаются очень просто.

• Скорость получения сообщений значительно выше, чем у большинства других средств связи.

• Можно вставить в письмо предшествующие сообщения и, при необходимости, сразу проследить всю историю переписки.

• Некоторые системы электронной почты позволяют посылать сообщения самому себе в назначенный срок — еще один способ напоминания.

• Электронная почта позволят запрограммировать функциональные клавиши, что экономит время в работе со сложными задачами (например, календарем или системой напоминаний).

• Пользуясь электронной почтой, вы можете подготовить группу для встречи. Вместо чтения доклада в ходе встречи можно подготовить и переслать текст заблаговременно по электронной почте.

Наряду с достоинствами использование электронной почты имеет и определенные недостатки.

• Из-за того что электронная почта является мощным средством коммуникации, возможно, ее избыточное использование. Огромный наплыв сообщений приводит к игнорированию их части, которая может показаться не важной.

• Системы электронной почты часто бывают предметом злоупотреблений. Нередко находятся люди, использующие электронную почту компании для таких вещей, как рекламирование котят, которых они хотели бы куда-нибудь пристроить.

• Электронная почта может стать предпочтительной формой передачи документации и, как отметил один из моих клиентов, работающий в банке, «поглотить все».

• В некоторых системах электронной почты имеются неприятные ограничения, такие как необходимость, открывать электронный документ и следовать серии инструкций просто для того, чтобы удалить сообщение.

• Служащие могут неохотно переходить от использования бумаг к электронной почте и так и не отучиться распечатывать на бумаге каждое электронное сообщение.

• Система может оказаться перегруженной. Обычно подразделение, отвечающее за информационные технологии (ИТ), ограничивает число сообщений, аккумулируемых одной рабочей станцией.

Учитывая возможности электронной почты, я считаю ее замечательным инструментом повышения эффективности, но она накажет вас, если вы будете обращаться с ней неряшливо.