Глава третья: делайте это регулярно

 

Мы то, что мы делаем постоянно

Аристотель

Обзор третьей главы

 

В этой главе вы научитесь:

• строить рациональный график своей работы, планируя ее на длительные промежутки времени;

• группировать однородные операции, выделять время для работы с почтой и докладными записками; рационально использовать телефон, электронную почту и т. п.;

• игнорировать ненужную информацию и ограждать себя от нее;

• избегать траты времени и ненужных перерывов в работе;

• предусматривать еженедельные встречи один на один с вашими прямыми подчиненными для совершенствования контактов и повышения эффективности работы.

 

Качество и эффективность (продуктивность) вашей работы значительно повысятся, если вы разумно распределите свое время между выполняемыми операциями. Их рациональная группировка и правильное планирование отведенного на них времени — это самый простой способ повышения продуктивности работы. С его помощью удается сократить до минимума время, затрачиваемое на относительно неважные дела, с тем чтобы оставить больше времени на выполнение важных дел. Вам необходимо определить, что для вас важно, что вы должны сделать в первую очередь, и затем найти способы сделать это быстро и качественно.

Прежде всего, следует проанализировать, на что уходит ваше время. Потом задайтесь вопросом: «Не лучше ли было бы посвятить это время чему-то другому?» И затем спросите себя: «Как можно было бы выполнять основные операции быстрее и эффективнее?»

Расписывайте свое время

 

Чтобы составить представление о том, как вы тратите свое время, распишите его. В своей замечательной книге «Effective Executive» («Успешный руководитель») (Harper & Row, 1966) Питер Дракер (Peter Drucker) отмечает, что у нас появляется надежда проконтролировать наше время только тогда, когда мы знаем, на что оно уходит. Как правило, мы думаем, что знаем это, на самом же деле часто это оказывается далеко не так. Дракер пишет:

Я иногда прошу руководителей, которые гордятся своей памятью, хотя бы примерно описать, на что они тратят свое время. Потом я откладываю эти приблизительные данные на несколько недель или месяцев. Тем временем руководители ведут записи того, на что они реально потратили время Практически никогда их представления о том, на что уходит время, не совпадают с их записями.

 

Только ведение записей о том, на что вы потратили время, может дать вам реальное представление о том, на что оно уходит. Я часто применял этот прием с особенно занятыми клиентами. Они настолько загружены работой, что не имеют ясного представления о характере своей загруженности и не способны разумно распределить ее во времени. Ведение записей показывает им не только то, на что уходит их время, но и то, кто отнимает его у них, какие функции они не выполняют и у кого зря отнимают время сами.

Чтобы ведение записей не очень отвлекало вас от работы, можно просто держать лист бумаги на своем столе. Занимаясь каким-нибудь делом, вы записываете, что это было за задание, сколько оно заняло времени, и с кем вы общались по этому вопросу. В таблице 3. 1 представлена приблизительная форма записи затрат вашего времени. Очень скоро вы получите ясную картину того, на что оно уходит.

После пары недель ведения таких записей проанализируйте их. Вам станет ясно, где вы теряете время. Вы сможете сосредоточиться именно на тех сферах, которые менее всего эффективны с точки зрения рабочего времени.

Электронный график затрат времени

 

Компьютер и современное программное обеспечение позволяют более точно фиксировать затраты времени и облегчают их анализ. Вы можете отслеживать, на что уходит не только ваше собственное время, но и рабочее время отдела или компании в целом. Одной из таких программ является Time Tiger (www. timetiger. com).

Программное обеспечение полезно не только в качестве диагностического средства. Бухгалтерам или юристам, которые тратят много времени на работу со счетами, программное обеспечение облегчает этот процесс, к тому же результаты получаются более точными.

Как инструмент планирования (см. четвертую главу, раздел «Планирование работ по теме») программное обеспечение хорошо взаимодействует с программами разработки планов типа Microsoft Project, предоставляющими возможность четко расписать время по выполняемым операциям.

Повторяю, чтобы контролировать свое время, нужно отдавать себе отчет, на что оно уходит.