Обозначьте приоритеты в управлении

 

Нельзя планировать выполнение работ, не определив их приоритетность. Вы, конечно, обратили внимание, как осторожно я отношусь к определению приоритетов. В работе они часто используются для оправдания бездеятельности. Когда вы увлекаетесь выбором между нужными и очень важными делами, это не доводит до добра — в работе воцаряется хаос. Тем не менее, если игнорировать приоритетность работ, в особенности учитывая их объем и жесткие сроки, это также может привести к неприятным последствиям.

Мой друг и коллега из Нидерландов говорит, что планирование — это операция, определяющая ваши приоритеты и затем распределяющая время в соответствии с этими приоритетами. Для определения приоритетов нужно четко представить себе структуру целей или задач и в соответствии с ними обозначить последовательность работы. Вы должны определить, необходимы ли эти работы для достижения ваших целей, и решить, будете ли вы выполнять их самостоятельно или их можно поручить кому-то другому. Если вы даете задание, проследите за его исполнением.

Управление выполнением работ может оказаться особенно полезным для тех, у кого мало свободного времени. Работники телефонных станций или справочных бюро и банковские служащие как раз относятся к тем, чья работа в значительной степени зависит от тех, с кем они вступают в контакт. Чем меньше ваши возможности распоряжаться вашим временем, тем в большей степени вы вынуждены проводить различие между очень важными и менее важными работами.

Распределение времени

 

Распределение времени может рассматриваться как искусство наилучшего его использования. Коль скоро вы определили, что надо делать и как лучше это сделать (управление задачами), вам нужно оптимизировать использование времени, отведенного на выполнение работ. Планируя свой день, неделю, месяц, год, вы определяете работы, которые должны быть выполнены в течение этих промежутков времени. Правильный подход к распределению времени включает в себя несколько элементов.

• Определение рутинных операций и установление графика их исполнения (для ежедневных операций, подобных обработке электронной почты; для еженедельных операций, подобных встречам с подчиненными; для ежемесячных операций по завершению месячной отчетности и т. п.).

• Определение режима общения в рабочее время. Когда вам нужно работать непрерывно, не отвлекаясь от выполняемой работы?

• Учет ваших биоритмов при составлении графика выполнения творческих операций. В какое время дня вы наиболее энергичны (приспособлены к работе, требующей творческого подхода)? Когда наименее энергичны (пригодны для выполнения операций, требующих меньшей концентрации ума, например для сортировки бумаг по папкам)?

• Выделение времени для краткосрочного и перспективного планирования. Планирование работ на день может занимать несколько минут, планирование работ на неделю или месяц может потребовать около часа, а для составления годового плана может понадобиться несколько дней.

• Создание удобной для вас системы календарного планирования — на бумаге для вашего личного пользования или на компьютере, что удобно вашим коллегам, которые при необходимости могут внести в нее дополнения. Чем больше ваше планирование времени связано с другими людьми, тем точнее вам нужно расписывать график своих действий. Ведет ли секретарь график ваших встреч? Насколько хорошо ему известны ваши предпочтения относительно планируемых встреч, свободного времени, рутинных работ и т. п.? Тип используемого вами календаря, позволяющий фиксировать график работы по дням, неделям, месяцам, определяет ваше восприятие времени.

• Наконец, важнейшим элементом управления временем является защита вашего времени! Рекомендации о том, как избегать тех, кто отнимает его понапрасну, вы найдете в Приложении 2.

Программа ОПД и процесс планирования

 

Программа ОПД обучает шести элементам процесса планирования:

• планирование на день;

• планирование на неделю;

• планирование работ по теме;

• стратегическое планирование;

• определение целей;

• оценки.

Планирование на день

 

Я уже говорил о распространенных недостатках планирования на день. Очень часто из-за неожиданных обстоятельств запланированные на день работы выполняются только отчасти, что приводит к горьким разочарованиям. И тогда многие начинают рассматривать дневной план как издевательское напоминание о том, что не удалось сделать.

Тем не менее, важно понимать необходимость каждодневного планирования своей работы. Одни предпочитают делать это в конце дня, перед уходом домой, другие занимаются этим по утрам, перед тем как приняться за работу. В любом случае вы можете использовать свой еженедельник для фиксации запланированных на день работ.

Для того чтобы планирование дня было быстрым и эффективным, я предлагаю исходить из вашего плана работ на неделю. При работе с объемными документами вы можете разделить свою недельную работу на определенные части, чтобы каждый день быть уверенным, что вы приближаетесь к желаемому результату.

Планирование на неделю

 

Раз в неделю вы должны проверять состояние всех своих заданий, как показано на рисунке 4. 1. Под «заданиями» я подразумеваю все, что находится в ваших рабочих папках или файлах и все, что содержится в ваших журналах и соответствующих лотках.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНО НЕДЕЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ?

Ситуация меняется быстро, и большинство людей не может детально спланировать свои действия на месяц вперед С другой стороны, если вы будете планировать свои работы только на день вперед, график выполнения многих серьезных дел может оказаться неэффективным Для большинства людей именно недельное планирование оказывается наиболее эффективным

 

 

Это и ваши разработки, и занесенные в график операции, и материалы, касающиеся долгосрочных работ, которые понадобятся в течение предстоящей недели, а также материалы, находящиеся на рассмотрении (из нужных лотков или файлов, включая компьютерные файлы и сообщения электронной почты, нуждающиеся в ответе), — словом все, что должно быть сделано в ближайшие дни.

Представьте себе, например, что вы ведете восемь разработок. Предположим, что две из них занимают большую часть вашего времени, а остальные шесть требуют меньше внимания. В вашем лотке есть документы, ожидающие рассмотрения, в том числе планы деловых поездок, а в вашем календаре на этой неделе предусмотрены шесть деловых встреч с руководителями разных подразделений и клиентами. Среди материалов, касающихся долгосрочных работ, содержатся пометки о необходимости проверки хода выполнения некоторых проектов, чтобы они были завершены к определенным датам. Кроме того, на вашем столе множество листочков с напоминаниями о разных делах, которые нужно сделать. (Гораздо лучше, если вы используете компьютерную программу или электронный календарь, объединяющие все эти бумажки воедино.) Другими словами, только для того чтобы учесть все, что вам предстоит сделать, приходится пользоваться полудюжиной источников информации. Я предлагаю вам разбираться с этими источниками раз в неделю и, распределив все работы, спланировать свою деятельность на предстоящую неделю.

Выберите время и проанализируйте по календарю, сколько времени у вас уходит на непредвиденные, незапланированные работы. Часть его окажется связана с требованиями руководства, когда вам приходилось отвлекаться от запланированных работ по требованию вышестоящих начальников, считавших нужным обратиться к вам в самое неподходящее для вас время дня (или недели, или месяца). Некоторые из непредвиденных работ неожиданно потребовали вашего внимания и съели то время, которое вы намеревались посвятить другим занятиям. Каковы бы ни были причины появления таких работ, какая-то часть вашего времени — может быть, 25%, а то и все 50% — с неизбежностью должна уходить на подобные поручения.

Вам приходится планировать свою рабочую неделю исходя из того, сколько в среднем времени у вас остается. Если половина вашего времени уходит на непредвиденные работы, продуктивно планировать свою предсказуемую работу исходя из того, что в вашем распоряжении останется 50% рабочего времени. Зарезервировав время на неожиданные, по сути, непредсказуемые работы, вы обеспечиваете себе гибкость графика и оставляете время на дела, которые, как вы уже знаете по опыту, непременно всплывут, несмотря на то что пока вам о них ничего не известно. В результате вы не запланируете себе на неделю такую работу, на которую на самом деле нужно полторы. Вы запланировали непланируемое и можете распоряжаться остатком недели по своему усмотрению.

Определение состава и порядка работ на неделю упрощает планирование работ на каждый день. Упорядочение их также упрощается. Все, что важно, найдет отражение в недельном плане, там нет ничего ненужного. Только один раз — во время составления недельного плана — вы должны принять решение о приоритетах. Преимущество такого планирования заключается в том, что, имея полную картину ситуации, вы можете правильно судить о том, сколько времени на какую работу потратить. Вам не приходится каждый раз, обдумывая какую-нибудь задачу, повторять весь процесс принятия решений, и это освобождает вас от множества волнений. Каждый день легче решать, что делать. Для этого нужно только посмотреть записи в календаре о намеченных на этот день встречах и о запланированной на предстоящую неделю работе. Затем вы выбираете из недельного плана ту работу, которой будете заниматься в этот день. Образец недельного плана представлен на рисунке 4. 2.

В конце недели нужно выделить время на составление плана работ на следующую неделю. Это время, когда следует решить не только что надо делать, но и как это делать. Не спешите, исходя из общей перспективы работы, как следует все продумайте. Прежде всего, представьте себе конечный результат каждой работы. Это поможет определить, что нужно сделать для успешного ее выполнения.

Решение вопроса о том, что должно быть сделано в первую, вторую, третью очередь, занимает очень мало времени. Расписав работу на неделю и рассмотрев ее в полном объеме, вы сможете на этой основе планировать работу на каждый день, не думая о том, что и как нужно делать. Это будет уже сделано в ходе планирования работ на неделю. Вы получите возможность сконцентрировать свое внимание на самой работе и, решив одну задачу, не раздумывая понапрасну, просто переходить к решению следующей.

 

 

Какой бы еженедельник вы ни выбрали, лучше, чтобы, глядя на него, можно было охватить все намеченные на неделю работы. Существует множество вариантов для планирования рабочего времени. Назову хотя бы еженедельники, различные программы для компьютера, карманные электронные органайзеры и т. п. Чем лучше все пункты вашего недельного плана отображаются в вашем еженедельнике, тем менее вероятно, что какие-нибудь важные вещи могут быть забыты. В таблице 4. 1 представлен образец формы плана работ на неделю.

Иногда оказывается полезным спланировать предстоящую работу на больший период времени. Месячное планирование формирует общее представление о предстоящей работе и повышает эффективность недельного планирования. Оно, как правило, сводится к простому перечислению ключевых событий предстоящего месяца. В таблице 4. 2 представлен образец формы месячного плана.

 

 

Итак, каковы задачи процесса недельного планирования? Оно способствует уяснению состава и характера работ, которые будут выполняться в течение предстоящей недели. Оно позволяет

Таблица 4. 2. Образец месячного плана

 

ФОРМА МЕСЯЧНОГО ПЛАНА

Календарь

 

Месячное планирование формирует общее представление о предстоящей работе и повышает эффективность недельного планирования. Оно, как правило, сводится к простому перечислению ключевых событий предстоящего месяца.

 

 

И позволяет подготовиться к этим работам и помогает организовать их выполнение. Оно дает возможность воплотить ваши цели, задачи и стремление к реальной действительности.

В своей книге «How I Raised Myself from Failure to Success in Selling» («Как я достиг успеха в торговле») (Simon & Shuster, 1947) Фрэнк Беттгер, один из самых влиятельных торговцев этого столетия, назвал время, отведенное на недельное планирование, «самоорганизацией». Он писал:

Поразительно, как много я могу сделать, если я уделяю достаточно времени планированию, и как мало мне удается без этого. Я предпочитаю работать по строгому графику четыре с половиной дня в неделю и выполнить что-либо, чем работать всю неделю и не добиться ничего.

Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников

 

Мой друг и партнер из Великобритании Джей Хервитц работал с руководителями высшего звена одной из крупнейших корпораций страны и предложил высокоэффективный метод планирования, который он назвал «Ведение ежедневника». Джей рекомендовал руководящим работникам формировать календарный план на следующий месяц один раз, обычно в середине текущего месяца. Месячное планирование больше всего необходимо руководителям высокого ранга, поскольку им приходится назначать важные встречи заранее. В то же время у них значительно меньше неожиданных повседневных дел.

Вот что он предложил делать каждому руководителю.

1. Взять чистый лист бумаги и начертить следующую таблицу:

 

 

2. Разбить в процентах, не более чем на восемь общих категорий, виды выполняемых операций так, чтобы в сумме получилось 100%. Например:

• совещания руководства;

• управление работой прямых подчиненных;

• кадровые вопросы;

• финансовые вопросы;

• посещение подразделений, филиалов, клиентов;

• работа с входящими документами;

• работа по темам;

• прочее.

3. После составления такой классификации определить (в процентах) время, затрачиваемое на каждую категорию, и занести эти данные в столбец «Сейчас». Цифра эта должна быть приблизительной. Не беда, если сначала у вас получится в сумме больше 100%. Пишите так, как вам представляется. После предварительного определения процентов откорректируйте данные, чтобы в сумме получилось 100%.

4. Задайтесь вопросом, нет ли какого-либо аспекта деятельности, который вы не выполняете или не занесли в свой список, но полагаете, что ему нужно уделить время (например, время на обдумывание, обзоры или планирование). Добавьте их в список.

5. Продумайте, как бы вы хотели в идеале распределять свое время в будущем.

• Если вы добавили какие-то операции, выполняя пункт 4, начните с него. Какой процент вашего времени вы намерены им посвятить? Зафиксируйте его в колонке «В будущем».

• Обдумайте все остальные действия, откорректируйте соответствующие проценты и занесите их в колонку «В будущем».

• Старайтесь смотреть на вещи реалистично. Если у вас сейчас уходит 25% времени на совещания у руководства, нереально предположить, что в будущем на эти совещания можно отвести 0%. Вероятнее всего, отказ от посещения этих совещаний не в вашей власти.

6. Отметьте на вашем календаре промежутки времени в предстоящем месяце (или в следующем за ним, если предстоящий уже полностью расписан) для тех действий, на которые вы отвели в колонке «В будущем» больший процент своего времени, чем в колонке «Сейчас». Это позволит вам убедиться, что вы выделили на эти виды работ время и внесли все необходимые изменения.

Не отводите точного времени на все операции, которые вам предстоит выполнить. Это сделает ваш календарь чересчур жестким и не позволит маневрировать в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

Планирование работ по теме

 

Мы уже обсудили процесс недельного планирования работ. Перейдем теперь к детальному рассмотрению другого типа планов, называемых планами работ по темам.

Касаясь вопросов, связанных с созданием рабочих файлов, мы обсуждали, как в этих файлах следует представлять основные задачи и темы, над которыми вы работаете. В каждом файле могут содержаться материалы, требующие сотни часов упорной работы.

Приходилось ли вам слышать вопрос: «Как съесть слона?» Один человек ответил: «Для этого понадобится очень много кетчупа». В этом шуточном ответе — один из секретов наращивания продуктивности любой деятельности. Если вы выберете время на то, чтобы разбить большую сложную работу на обозримые детальные задачи — как при стратегическом и тактическом планировании, — это даст вам возможность повысить свою персональную продуктивность независимо от того, идет ли речь о долгосрочной или краткосрочной работе или о сложных, многоплановых задачах. Трудно переоценить важность этого утверждения, когда речь идет о продуктивности работы и решении жизненно важных задач.