Загальні вимоги до мови документа

 

Об’єктивність змісту документа виявляється у фор­мах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміні­стративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колектив­ного розгляду. Службові папери оформляються пере­важно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фак­тів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інсти­тут просить… Міністерство не заперечує… Заводові по­трібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструк­ція: Просимо (Прошу)... та ін.).

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких доку­ментах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будо­ві та ін.).

Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (на­самперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорці­ями для кожного виду документів.

Логічна послідовність викладу особливо уви­разнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім ви­ключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єк­тивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздра­тування, незадоволення; привнесення особистого став­лення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного ре­чення, так і в межах усього документа, повним його тек­стом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна по­слідовність ділового документа може реалізуватися й ін­шими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчас­тіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, по­тім), мети (з цією метою, для цього, тому), результатив­ності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це кон­кретизація якогось місця в документі (наприклад, зокре­ма, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст доку­мента, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність ви­кладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, най­важливішого серед тих фактів, що повідомляються. Дося­гається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у спри­йманні основного, найважливішого.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхід­ні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збіга­лися, поєднувалися.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розгляда­ється.

Ясність викладу, точність опису — це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясні­шою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим доку­ментом. Ясність забезпечується насамперед точним до­бором потрібного слова, правильним користуванням тер­мінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулю­вання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у вибо­рі серед близьких між собою слів і словосполучень най­доцільнішого в цій конкретній ситуації.

Свобода від суперечностей — чине найваж­ливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точ­ність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері ви­являються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні сло­ва, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не від­повідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викла­дається в такій категоричній формі, що це вже не про­хання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи супере­чать один одному або взаємо виключаються).

Переконливість викладу забезпечується обґрун­туванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні дока­зи — поряд з логічними — мають неабияку силу переко­нання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистич­ні виклади, які розпорошують увагу одержувача доку­мента (це насамперед стосується ділового листування).

Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недоско­налі словесні формули. Так, зокрема, не надають ділово­му листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. То­му треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою діло­вих паперів: так, наприклад, переконливо, аргументова­но, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’я­зань та ін.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в по­лі зору того, хто укладає документ.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається та­кий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плу­танини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних по­значок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характери­зуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тек­сті документа й цим прискорюють процес читання. Як уже зазначалося, лаконізм досягається за рахунок пра­вильного добору і розміщення аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кіль­кістю даних).

Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, по­вторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен ас­пект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають за­кінчену думку).

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів — одна знайактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.

Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввес­ти її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мов­ні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі сло­весні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані зворо­ти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі по­треби.

Читання документа — це процес по­шуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключо­ві слова дозволяють насамперед визначити вид докумен­та (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті доку­мента (наприклад: гарантуємо — у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі тощо.).

Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових доку­ментів дає можливість скоротити кількість зайвої інфор­мації, а цим самим підвищити загальну культуру діло­водства.

Традиції ділового мовлення, наявні в різ­них сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І на­впаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладню­ють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.

Нормативність мовних засобів ділового стилю — обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відпо­відати нормам сучасної української літературної мови, які безпосе­редньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спіл­кування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загаль­новідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних тер­мінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.

У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності орга­нів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість ди­рективної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають доку­менти, в яких викладається прохання, запит, формулю­ються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та ін. Людина, що укладає їх, повинна добре воло­діти українською літературною мовою, її законами й нор­мами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і най­переконливіший мовний засіб.

Етикет ділових паперів

 

Ділова доку­ментація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя суспільства. Тому питання мовного етикету в ді­ловодстві набуває принципового, а не приватного, суб’єк­тивного, часткового значення. Найголовнішим виявом етикету є переконливість документа. Вичерпна перекон­ливість ділового папера досягається тоді, коли укладаче­ві його вдалося якнайповніше і якнайточніше висловити розуміння ним громадських, а не лише вузьковідомчих чи особистих інтересів.

Використання форм третьої особи. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що переважна біль­шість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи (така форма звертання, як Шановний… або Глибокошановний… зустрічається лише в деяких га­рантійних листах, а також у листах, які містять прохан­ня, звертання або пропозицію й адресовані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи як­раз і посилює громадський характер ділового документа.

Проте повністю відмовитись від будь-яких виявів форм ввічливості в діловому папері означало б відмови­тися від узвичаєних у суспільстві традицій. Цим і пояс­нюється така вимога: “Дав­но пора перебороти скептицизм стосовно до словесних “форм ввічливості” і ввести в ділове писемне мовлення аспект змісту, присвячений мовному етикету” (П.Веселов).

Мовний етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічли­вість; він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу тексту.

Так, наприклад, лист-відмову можна розпочати пря­мо з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулю­вати відмову, пояснити, чим вона викликана. Якщо перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також діло­ва порада, як вийти з ситуації, що склалась, або до кого слід звернутись адресатові, то тоді відмова не справить такого різкого враження й дасть можливість продовжу­вати ділові стосунки.

Питання мовного етикету набуває особливої актуаль­ності й гостроти під час складання рекламацій, листів-претензій та інших листів-вимог. Саме в цьому виді ділової кореспонденції укладачеві листа доводиться особливо ре­тельно вишукувати належну форму для викладу думки. Часто стриманий тон викладу заміню­ється відвертими, неприхованими виявами роздратування, злої насмішки і навіть грубощів. А за нормами етики службова особа, якій доручено укладання такого важливого документа, повинна в мак­симально стриманій формі висловити громадські інтере­си свого підприємства. Адже лист, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимо­му тоні, що знижує ефективність ділового писемного спіл­кування і створює нервові, напружені стосунки між підприємствами.

 

Великі можливості для вираження етичної оцінки дій іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії, як активний і пасивний звороти. Порівняйте такі конст­рукції:

· Ви не виконуєте мого розпоряджен­ня по здійсненню поточного ремонту мережі зовнішньо­го освітлення.

· Моє розпорядження про здійснен­ня поточного ремонту в мережі зовнішнього освітлення не виконується.

У першому випадку невиконання приписується як про­вина цілком конкретній особі. У другому увага концент­рується на факті невиконання, конкретний винуватець не називається.

У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на осо­бу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад:

Оплата гарантується …

Лист надіслано …

Ваша телеграма одержана …

Строки виконання робіт зриваються …

Вашу пропозицію схвалено … тощо.

Активна форма звичайно надає викладу динамізму і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій:

Завод не гарантує якос­ті виробів після 6-ти місяців з моменту відвантаження …

Головне управління не заперечує проти того, щоб …

 

Великі можливості в цьому плані містить відокрем­лення. Вдало застосоване відокремлення може знизити напруженість викладу, наприклад:

· Ваше прохання не мо­же бути задоволене.

· На жаль, Ваше прохання не мо­же бути задоволене з таких-то причин.

За допомогою відокремленого звороту можна вказати на зв’язок із попереднім листуванням, продемонстрував­ши цим свою добру обізнаність із питанням, що розгляда­ється, наприклад: Як Вам уже відомо, ми…

Відокремлений дієприслівниковий зворот може також виступити в цій ролі, порівняйте: Уважно розглянувши поданий на затвердження проект, бюро вважає…

Користуючись дієприслівниковим зворотом, можна сформулювати причини, які були підставою для прийнят­тя певного рішення (зворотом звичайно розпочинають речення), наприклад: Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... тощо.

 

Під час написання ділового листа слід пам’ятати, що очі­куваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав’язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги, яка припускає лише одне розв’язання проблеми.

У таких випадках доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання й винесення певного рішення.

Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість (вона обтяжує мову документа, а часом на­дає йому фальшивого звучання), особливо якщо враху­вати, що сучасній вітчизняній діловій кореспонденції ско­ріше властива сухість, ніж захоплення надмірною ввіч­ливістю.

Стриманий тон виявляється ще й у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо (до того ж су­б’єктивно), а дається в опосередкованій формі — через констатацію фактів, які мали місце (або повинні були мати місце).

Думка, що її не висловлено в прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів; це надає ще більшої си­ли й переконливості документу. Тут зовсім недоречне іронізування, вияви грубощів, багатослівні дорікання тощо. Ось як, наприклад, може бути сформульоване роз­порядження (зверніть увагу: це також своєрідна конста­тація певного факту):

¨ Ви повинні бути присутні на нараді.

¨ Ваша присутність на параді обов’язкова.

¨ Ваша присутність на нараді необхідна.

¨ Ваша присутність на цій нараді необхідна.

¨ Ваша присутність на цій нараді просто необхідна.

Перше речення звучить як категоричний наказ і мож­ливе лише в стосунку до підлеглих.

Друге речення, маючи той самий зміст, звучить більш стримано, хоч і не менш категорично.

Третє речення має дещо послаблену категоричність.

У четвертому реченні необхідність підкреслюється не безапеляційним повинні, а займенником на цій, який ви­діляє, наголошує те, якою важливою є саме ця нарада.

Останнє речення має відтінок розмовного мовлення, проте звучить значно ввічливіше, ніж усі попередні речен­ня. Воно свідчить про те, що обидві сторони добре зна­ють одна одну, зокрема знають і те, що лише щось над­звичайне може перешкодити цій людині прийти на на­раду.

Звичайно у листах-відповідях завжди вказується но­мер і дата отримання й тема того листа, на який дається відповідь. Включення теми листа ще й до його тексту (у формі розгорнутого речення) означає, що інша сторона надає винятково великого значення цьому питанню.

Етикет виявляється і в практиці підписання ділових паперів. Так, він вимагає дотримання службового рівня при підписанні листів-відповідей: відповідь на лист, під­писаний директором, має бути підписана також директо­ром, а не його заступником; проте відповідь на лист, підписаний заступником, може підписати й директор.

Етикет вимагає також неухильного дотримання прак­тики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Лист, який містить відмову, доречно закінчити слова­ми 3 повагою або 3 глибокою пошаною.

Займенник Ваш і всі його варіанти (Ви, Вас, Вами, на Вас, Вам) повинні писатися з великої літери.

Проте етикет не вимагає у листі-відповіді дотримува­тися тієї ж неправильної, вузьковідомчої лексики й тер­мінології, яка була в отриманому листі. Як зазначають дослідники, намагання не образити іншу сторону, “поправляючи” її, є однією з причин засміченості, невпоряд­кованості словника сучасної ділової кореспонденції.

Ситуацій, в яких виявляється службовий етикет, так багато, що неможливо їх усі передбачити й дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і об’єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, най­ефективніший спосіб висловлення, який сприятиме нала­годженню ділових контактів між організаціями, підпри­ємствами, установами.

Орієнтовні елементи мовного етикету, що виражають у листах подяку, вибачення, прохання:

Подяка

Наперед вдячні за…

Дякуємо Вам за згоду продовжити…

Висловлюємо щиру подяку…

Дозвольте висловити щиру вдячність…

Дозвольте подякувати Вам…

Прийміть нашу щиру подяку…

З Вашого боку було дуже люб’язно…

Ми дуже зобов’язані…

Хочу висловити Вам вдячність за те…

Велике спасибі Вам…

Вибачення

Перепрошуємо Вас…

Просимо вибачення за…

Вибачте за повторне нагадування…

Перепрошуємо за затримку…

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку…

Хочу щиро перепросити Вас…

Дуже шкода, що виникло таке прикре непорозуміння…

Вибачте, будь ласка…

Хочемо вибачитися за завдані Вам турботи…

Вибачте, що завдали Вам прикрощів…

Ще раз просимо вибачення і чекаємо відповіді…

Прохання

Просимо вас при нагоді надіслати…

Повідомте, будь ласка, про заходи…

Будемо раді, якщо Ви погодитеся…

Будь ласка, телеграфуйте нам свою згоду…

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите…

Повідомте, будь ласка, чи зацікавила Вас пропозиція…

Просимо Вашої допомоги…

Були б раді співпрацювати з Вами…

Будемо вдячні за допомогу…

Підтвердіть, будь ласка, свій приїзд…

Будемо дуже зобов’язані, якщо Ви…

Чи не були б Ви такі ласкаві повідомити…

 

Запитання та завдання для самоконтролю:

 

 

1.Дайте визначення терміна “документ”.

2.Доведіть, що документ має правове та господарське значення.

3.Проаналізуйте вимоги до документа.

4.Про що свідчить зовнішній вигляд документа?

5.За якими ознаками групуються документи?

6.Дайте визначення термінам “оригінал”, “дублікат”, “копія”.

7.Чи мають оригінал і копія однакову юридичну силу?

8.Що таке ЄДСД? Чи необхідна вона? У чому полягає її функція?

9.Що називається формуляром документа?

10.Які реквізити передбачає формуляр-зразок?

11.Від чого залежить склад реквізитів?

12.Що таке бланк? Які Ви знаєте способи виготовлення бланків?

13.Яку функцію виконує трафаретний текст?

14.У чому полягає різниця між назвою та заголовком документа?

15.Якими способами фіксується дата складання?

16.Як здійснюється візування та затвердження документів?

17.Чи є синонімічними слова “затвердження” і “засвідчення” (документа)?

18.Поясніть значення слів “адреса”, “адресат”, адресант”.

19.Якими способами записується адреса?

20.Як здійснюється візування документів, накладається резолюція?

21.Назвіть правила складання документів. Чи підлягають під ці правила всі документи? Чому?

22.Які синтаксичні конструкції надають стилістичної забарвленості тексту?

23.Визначте роль усталених словесних формул у текстах документів.

24.Чи можуть уживатися в текстах документів емоційно забарвлені слова й вислови?

25.Назвіть способи викладу матеріалу в документації.

26.Перекажіть правила оформлення сторінки документа. Чому слід дотримуватися цих правил?

27.Яка система рубрикації переважає в сучасному діловодстві? Чому?

28.Поясніть розстановку розділових знаків у рубрикованому документі.

29.Визначте найзагальніші принципи, яких слід дотримуватися під час укладання тексту документа. У чому полягає кожен із них?

30.Поясніть необхідність дотримання нормативності мови.

31.Визначте зміст поняття “мовний етикет”.

32.Обґрунтуйте використання в ділових паперах форм третьої особи.

33.З якою метою використовуються активний і пасивний звороти?

34.Поміркуйте над роллю відокремлень у тексті документа.

35.За допомогою яких мовних засобів досягається стриманий тон тексту документа?

36.Назвіть найпоширеніші форми ввічливості.