Документ. Вимоги до документа.

Класифікація документів. ЄДСД.

Формуляр документа.

Оформлення документа.

Текст документа.

Способи викладу матеріалу в документі.

Оформлення сторінки документа.

Загальні вимоги до мови документа.

Етикет ділових паперів.

Документ. Вимоги до документа

Документ (лат. “доказ”) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Має правове й господарське значення - може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (носій інформації).

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведено­му порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відо­мостей довідкового характеру.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магніт­ній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підпри­ємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

До документа ставляться такі вимоги:

· Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

· Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.

· Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.

· Повинен бути складений за формою.

· Бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці.

Класифікація документів

Види документів визначаються за багатьма ознаками.

v За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телегра­ми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

v За походженням документи поділяються на служ­бові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сфе­рою їх службової діяльності.

v За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, устано­ви чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх нале­жать ті документи, які є результатом спілкування устано­ви з іншими установами чи організаціями.

v За призначенням розрізняють документи орга­нізаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.

v За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.

v За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'яз­ковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

v За строками виконання документи є звичайні без­строкові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в по­рядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є тер­міновими за способом відправлення (телеграма, телефо­нограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".

v За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Сек­ретні документи мають угорі праворуч позначку "Секрет­но". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

v За стадіями створення серед документів розріз­няють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі пра­воруч. Листуючись із підприємствами, організаціями й ус­тановами, у справах завжди залишають потрібні для дові­док копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

v За складністю документи поділяються на прості (од­носкладові) та складні.

v За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 ро­ків) зберігання.

v За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.

За сферами використання:

1. Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.

2. Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.

3. Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.

4. Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.

 

Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. Державні стандарти (ГОСТи), які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо).

Основне завдання ЄДСД - сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.

 

Формуляр документа

 

Документи з високим рівнем стандартизації складають­ся за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовностіна бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок— це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організа­ційно-розпорядчих документах, як-от:

державний герб;

емблема організації чи підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);

повна назва організації, установи чи підприємст­ва - автора документа;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про виконання;

відмітка про перенесення даних на машинний носій;

відмітка про надходження.

Розрізняють два основних види формулярів — із поздов­жнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожно­му реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації дру­карським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма якогось доку­мента з реквізитами, що містять постійну інформацію. Блан­ки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постій­ної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків для складання документів підви­щує культуру ділового спілкування, надає інформації офі­ційного характеру.

Оформлення документа

Основні правила оформлення документів такі:

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлю­ються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил.

Наприклад:

252053, Київ-53,

вул. Ю. Коцюбинського, 15;

Тел. [phone], факс [phone]

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Залізничному УСБ м. Києва

МФО 322034.

Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які простав­ляються в одному рядку трьома парами арабських цифр.

Наприклад:

12.07.03 (тобто 12 липня 2003 р.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині доку­мента разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд із підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, дру­га — номер справи за номенклатурою, третя — порядко­вий номер за книгою обліку.

Наприклад: вхідний № 08-13/86, де 08 — шифр струк­турного підрозділу автора документа; 13 - номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 86 - реєстраційний номер документа за книгою обліку вхідних доку­ментів.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи. структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у на­зивному відмінку, а найменування посади й прізвища — у давальному.

Наприклад:

Херсонський державний аграрний університет

Відділ кадрів

Воліченку М.І.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її на­зва входить у найменування посади й пишеться у даваль­ному відмінку.

Наприклад:

Ректору

Херсонського державного аграрного університету

академіку УААН Ушкаренку В.О.

До реквізиту “адресат” може також входити поштова адреса. Слід пам’ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожен елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад:

Київський університет

імені Тараса Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О.П.

252060, Київ-60,

вул.Грінченка, 8/2

Якщо документ адресовано приватній особі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами.

Наприклад:

123086, м. Ніжин-86,

вул. М.Гоголя, 13, кв. 106,

Гордієнку М.І.

Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого доку­мента, він засвідчує його законність. Підписує документи як правило, керівник установи, його заступник чи керів­ник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постано­ви й рішення) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу.

Підписується, як правило, перший примірник докумен­та. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва (п і д п и с) Г.К. Стеценко

Проректор із наукової роботи (п і д п и с) В.В. Морозов

 

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ. Наприклад:

Директор видавництва “Освіта” (п і д п и с) І.І.Лукаш

 

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова зборів (п і д п и с) Г.К. Мусієнко

Секретар зборів (п і д п и с) В.А.Грищук

 

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останньо­го рядка посади.

Наприклад:

Проректор із науково-дослідної роботи

ХДАУ (підпис) В.П.Коваленко

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.

Наприклад:

Затверджую:

Директор Інституту змісту

та методів навчання Міністерства

освіти України (п і д п и с) О.А.Тименко

09.11.03.

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після за­твердження документ набуває юридичної сили.

Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвід­чення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Простими печатками засвідчують документи, які вихо­дять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чи­ном, щоб відбиток її захоплював частину слів назви поса­ди і підпису особи, що засвідчила документ.

Наприклад:

Ректор університету (підпис) В.О.Ушкаренко

Печатка

Резолюція — це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису ке­рівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'яз­ково зазначається особа, відповідальна за виконання доку­мента. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рі­шення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резо­люції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати ви­конавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Наприклад:

Про результати і вжиті заходи повідом­ити...;

Терміново відрядіть...;

Негайно підготуйте листа...;

Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так:

До виконання;

До керівництва;

До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (із лицевого боку) у верхній частині.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, не­залежно від його змісту, призначення й виду, має заголо­вок, який відбиває головну ідею документа (окрім повідом­лення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньо­му кутку під датою і номером документа. Заголовокмаєбути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад:

Про додаткове видання "Ро­сійсько-українського словника";

Про заходи щодо по­ліпшення використання відходів підприємства шкіря­но-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службо­вих осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом із нового рядка зазначається:

Д о д а т о к: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються, у цифровій послідовності:

Д о д а т о к:

1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів - 2 арк. в 1 пр.

2. Акт прийому нових будівельних матеріалів - 3 арк. у 2пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається:

Д о д а т о к: відповідно до списку на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його служ­бового телефону. Ці відомості проставляються на остан­ній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання документа та скерування його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

Ухвалено протоколом засідання

вченої ради інституту від 08.06.03 № 5

До справи №6/11 0. Міщенка.

05.07.03. (підпис)

Відмітка про виконання вміщується в лівій або централь­ній частині нижнього поля першої сторінки документа,

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: ско­рочену назву організації, що надіслала документ; реєстра­ційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньо­му полі першої сторінки документа за допомогою реєстра­ційного штампа.

При оформленні документів слід дотримуватися основ­них правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Текст документа

 

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, вис­новки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі за­значається причина написання документа. В основній час­тині викладається суть питання, наводяться докази, пояс­нення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Таблиця 5