Нормативные документы, регламентирующие разделение труда в организации

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работником.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: "Должностные обязанности", "Должен знать", "Требования к квалификации".

В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

Пример 1

Рассмотрим в качестве примера квалификационную характеристику машинистки.

Должностные обязанности. Выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем. Воспроизводит па пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку. Следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

Должен знать: машинопись; правила орфографии и пунктуации; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

 

Требования к квалификации.

Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.

Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании".

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов - должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Пример 2

В 2001 г. Издательство "Приор" выпустило серию отраслевых должностных инструкций:

Должностные инструкции в строительстве. М.: Приор, 2001. 208 с.

Должностные инструкции в торговле. М.: Приор, 2001. 176 с.

Должностные инструкции для издательских и полиграфических организаций. М.: Приор, 2001. 176 с.

Должностные инструкции для транспортных организаций. М.: Приор, 2001. 144 с.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам. Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия.

 

В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции.

Должностные инструкции позволяют:

· рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;

· повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;

· нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

· конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

· повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть Должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:

· Общие положения

· Функции

· Должностные обязанности

· Права

· Ответственность

· Связи.

В разделе "Общие положения" устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность сотрудника и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности.

В разделе "Функции" определяются основные направления деятельности сотрудника в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом).

В разделе "Должностные обязанности" перечисляются конкретные виды работ, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует и т.д.).

В разделе "Права" определяются полномочия, предоставленные сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по отношению к вышестоящему руководству, другим функциональным руководителям, подчиненным подразделениям и отдельным сотрудникам.

В разделе "Ответственность" устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение сотрудником своих должностных обязанностей.

В разделе "Связи" устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в официальные служебные взаимоотношения и обменивается информацией.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные разделы, такие как:

· Поощрения

· Порядок утверждения и изменения Должностной инструкции.

В разделе "Поощрения" указываются формы материального и морального стимулирования сотрудника за решение задач управления и достижение конкретных результатов.

В разделе "Порядок утверждения и изменения Должностной инструкции" рассматривается технология ее разработки и внесения в данный документ соответствующих корректив, связанных с организационными и технологическими изменениями в организации.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и являются логическим продолжением и развитием Положения об отделе.

Анализ должностных инструкций, разработанных в ряде российских организаций, показал, что типичной ошибкой менеджеров по персоналу является ограничение должностной инструкции формальным перечислением обязанностей и прав сотрудника, что обусловливает "типовой" характер инструкций.

Пример 3

На одном из крупных уральских предприятий после собрания молодых специалистов попросили пойти на свои рабочие места и принести должностные инструкции. Из 150 участников собрания вернулись только 40. Из 40 только 5 знали содержание инструкций и только один заявил, что он ей руководствуется.

Чтобы должностная инструкция стала реальным инструментом управления необходимо предварительное решение ряда задач:

· четко определить цель деятельности сотрудника;

· на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;

· выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из поставленных задач;

· наделить сотрудника реальными правами, адекватными сформулированным обязанностям;

· разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках конкретной должности;

· определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;

· установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

В качестве примера рассмотрим неформальную должностную инструкцию, разработанную В.Е. Леваковым.

Пример 4

УТВЕРЖДАЮ

ООО "_______________"

Генеральный директор

_____________________

"____"___________2001 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

менеджера отдела продаж

1. Общие положения

Основной сферой деятельности менеджера отдела продаж является осуществление процесса прямых продаж продуктов всей товарной линейки в рамках стратегии компании.

Менеджер отдела продаж назначается и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "____________". На время отсутствия замещается другим менеджером по продажам отдела по распоряжению начальника отдела продаж. Менеджер отдела продаж непосредственно подчиняется начальнику отдела продаж, директору по маркетингу и генеральному директору ООО "___________".

Квалификация

1	Образование	Высшее.
2	Возраст	До 30 лет.
3	Опыт работы	Не менее трех лет успешных прямых продаж в области consumer goods, напитков или продуктов питания.
4	Дополнительные требования	Знание рынка consumer goods, напитков, продуктов питания, понимание тенденций его развития, в т.ч. знание и понимание потребностей и нужд потребителей. Развитый деловой потенциал. Коммерческое мышление. Знание и понимание законов микроэкономики. Знание и понимание юридических аспектов коммерческой деятельности. Уверенное пользование Microsoft Office.

Менеджер отдела продаж обязан твердо знать (руководствоваться в своей работе):

- должностную инструкцию менеджера отдела продаж;

- положение о зарплате менеджера отдела продаж;

- положение о работе с клиентом.

2. Направления деятельности

Менеджер по продажам отвечает за поддержание и развитие оборота по продажам продуктов всей товарной линейки компании заданной группе клиентов.

В рамках обслуживания своей группы клиентов (своего географического региона) менеджер по продажам решает следующие основные задачи:

- осуществление продаж всех продуктов товарной линейки компании;

- поиск и привлечение новых клиентов;

- сбор и первичная обработка информации.

Менеджер по продажам обязан:

для осуществления продаж всех продуктов товарной линейки компании:

- досконально знать номенклатуру всех продуктов товарной линейки компании, их потребительские свойства, постоянно поддерживать качественный уровень этой информации;

- составлять и утверждать у начальника отдела продаж план по продажам продуктов всей товарной линейки компании своей группе клиентов на заданный временной интервал;

- консультировать клиентов по телефону и при личном общении по наличию и прогнозу наличия, цене, потребительским свойствам, условиям поставки и оплаты продуктов, доставке, особенностям работы склада, взаимодействию но рекламациям;

- в процессе коммуникаций доводить до клиентов информацию о продуктах всей товарной линейки компании;

- жестко отстаивать интересы компании при выборе варианта отпуска продуктов товарной линейки компании;

- в случае необходимости продажи товара ниже установленной цены запрашивать разрешение на данную операцию у начальника отдела продаж;

- контролировать своевременность оплаты заказа, в случае необходимости добиваться от должников немедленной ликвидации задолженности, достигать положительного результата;

- технически оформлять процесс продажи продуктов товарной линейки компании;

- контролировать правильность выдачи товара клиенту по выписанной накладной;

- в случае необходимости принимать решительные меры по ликвидации выявленного несоответствия;

- рассчитывать выгодность конкретного клиента для компании, по согласованию с начальником отдела продаж корректировать в зависимости от полученной информации взаимодействие с ним;

- постоянно отслеживать оборот своих клиентов, планировать и предпринимать действия по его увеличению и расширению ассортимента, добиваться положительного результата;

- привлекать клиентов компании к участию в маркетинговых программах и активно участвовать в них самому;

- управлять процессом реализации комплекса мерчандайзинга у клиентов компании, контролировать эффективность процесса рекламирования продуктов компании в местах их продаж;

- разбираться в причинах потери клиентов, по согласованию с начальником отдела вырабатывать и реализовывать меры по из "возврату" и добиваться положительного результата;

- оценивать потребность в данной информации и периодически (но не реже одного раза в год) самостоятельно или по поручению начальника отдела продаж проводить сверку задолженности клиентов;

для поиска и привлечения новых клиентов:

- постоянно отслеживать рыночные возможности в рамках своего сегмента продаж, находить и осуществлять коммуникации с перспективными (новыми или неохваченными ранее) клиентами, доводить до них информацию о компании, продуктах, тех выгодах, которые им принесет сотрудничество, добиваться положительного результата;

- вскрывать потребности клиента, предлагать возможности из удовлетворения, проводить презентации товара, добиваться положительного результата;

- информировать потенциальных клиентов о существующих и планируемых маркетинговых программах, инициировать их потребность в построении деловых отношений, добиваться положительного результата;

для сбора и первичной обработки информации:

- по запросу собирать информацию о ценах, продуктах, активности конкурентов, нереализованном спросе на своем сегменте и т.п., обрабатывать и предоставлять ее начальнику отдела продаж;

- в случае особой важности информации немедленно доводить ее до начальника отдела продаж;

- собирать любую первичную маркетинговую информацию по прямому указанию начальника отдела продаж.

3. Критерии эффективности деятельности и ответственность

Эффективность деятельности менеджера по продажам оценивается по следующим критериям:

№	Критерии эффективности	Шкала оценки	Ответственность (поощрения и наказания)
1	2	3	4
1.	Оборот: - общий - по бонусным продуктам - по высокоприбыльным продуктам	План	Материальная или административная
2.	Прибыль: - общая - место в общей прибыли от продаж	План Рейтинг	Материальная или административная
3.	Клиенты: - количество привлеченных клиентов (за период) - процент клиентов, сделавших закупки, от их общего числа - ассортимент продуктов, закупаемых клиентами	План План План	Материальная или административная
4.	Размер дебиторской задолженности по своим клиентам	План, наличие тенденции к снижению	Материальная или административная
5.	Отношение дебиторской задолженности к обороту	Личный рейтинг в отделе продаж	Материальная или административная
6.	Отношение просроченной дебиторской задолженности к обороту	Личный рейтинг в отделе продаж	Материальная или административная

4. Права

В целях полного и качественного выполнения возложенных на менеджера по продажам должностных обязанностей ему предоставляются следующие права:

- пользоваться всеми ресурсами, имеющимися в наличии у компании, для осуществления продаж и развития клиентской сети;

- получать любую информацию, имеющуюся у компании, необходимую для осуществления продаж и развития клиентской сети;

- аргументированно отстаивать перед начальником отдела продаж несоответствие продажной цены продукта рыночной ситуации, необходимость коррекции плана продаж, изменения ассортимента или условий работы с клиентом;

- аргументировано требовать от начальника отдела продаж наличия любых планируемых к продаже продуктов компании;

- требовать установленным порядком и в установленные сроки необходимую информацию и данные от должностных лиц фирмы, определенных настоящей инструкцией;

- приходить (обращаться за помощью) к начальнику отдела продаж, а в случае необходимости к директору по маркетингу с предложениями по любым вопросам, связанным с его служебной деятельностью и развитием компании.

Использование подобных должностных инструкций позволяет руководителю не только эффективно управлять персоналом, но и своевременно выявлять недостатки в деятельности организации.

Вывод: Распределение функциональных обязанностей между работниками организации регламентировано как внешними (общероссийскими), так и внутриорганизационными документами.

В общем виде схема распределения функциональных обязанностей может быть представлена в следующем виде:

Схема распределения функциональных обязанностей