Организационно-методические документы

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В Правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

При разработке текста данного документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 23 января 1996 года № 38-11.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

· общие положения;

· порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

· основные обязанности рабочих и служащих;

· основные обязанности администрации;

· рабочее время и его использование;

· поощрения за успехи в работе;

· ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

· Положение по формированию кадрового резерва в организации,

· Положение по организации адаптации работников,

· Рекомендации по организации подбора и отбора персонала,

· Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе,

· Положение по оплате и стимулированию труда,

· Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Представляются интересными рекомендации специалистов по составу Положения о персонале, приведенные в коллективном труде юристов России и Германии. Авторы сборника рекомендуют включить в текст Положения о персонале следующие разделы:

· общие положения;

· понятие персонала;

· принципы взаимоотношений администрации и персонала;

· программа развития персонала;

· контактная система найма персонала;

· повышение квалификации персонала;

· права персонала на выбор форм организации труда;

· гарантированность занятости персонала;

· социальные гарантии персонала;

· участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз;

· ответственность администрации и персонала;

· правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение содержит информацию о принятой в организации технологии работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

Организационно-методические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей.

Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур. Рассмотрим Регламент кадровых процедур, разработанный в Минтруде России.

Регламент включает в себя главную страницу, оглавление, законодательную основу, на которой базируются кадровые процедуры, а также задачи Департаментов и подробное описание каждой процедуры.

В качестве законодательной основы в Регламенте использованы Трудовой Кодекс и Федеральный Закон "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Перечень процедур, включенных в Регламент кадровых процедур в Минтруде РФ, приведен в таблице 4.

Табл. 4.

1.0. Прием на работу новых работников.

2.0. Перевод (перемещение) на другую работу, в т.ч. временное.

3.0. Увольнение с работы. 3.1. По соглашению сторон или по собственному желанию. 3.2. По истечении срока трудового договора (контракта). 3.3. По инициативе администрации. 3.3.1. По ликвидации предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штата сотрудников. 3.3.2. Прогул без уважительных причин. 3.4. Перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, в учреждение, организацию. 3.5. Отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

4.0. Назначение пенсий по возрасту (инвалидности и др.).

5.0. Оформление отпуска. 5.1. Предоставление очередного отпуска. 5.2. Предоставление учебного отпуска.

6.0. Поощрение и наложение взыскании.

7.0. Командирование. 7.1. Командирование в пределах Российской Федерации. 7.2. Командирование заграницу.

8.0. Оценка деятельности кадров.

Пример 1

Рассмотрим фрагмент Регламента кадровых процедур.

2.0. Перевод сотрудника

Законодательная основа: Трудовой Кодекс.

Процедура:

Шаг 1: Подготовка извещения о переводе.

Шаг 2: Ознакомление с извещением сотрудника под расписку.

Шаг 3: Сотрудник ДИиРП готовит проект трудового договора о новом назначении.

Шаг 4: Проект приказа визируется начальником отдела ДИиРП.

Шаг 5: Проект приказа визируется заместителем руководителя ДИиРП.

Шаг 6: Проект приказа визируется у руководителя Департамента, куда переводится сотрудник.

Шаг 7: Проект приказа визируется у руководителя Департамента, откуда переводится сотрудник.

Шаг 8: Проект приказа визируется в правовом Департаменте.

Шаг 9: Проект приказа визируется в Управлении бухучета.

Шаг 10: Приказ подписывает заместитель Министра.

Шаг 11: Трудовой договор подписывает сотрудник.

Шаг 12: Трудовой договор подписывает заместитель Министра.

Участвующие сотрудники:Департамент информатизации и работы с персоналом (ДИиРП).

Ответственное подразделение: отдел персонала центрального аппарата ДИиРП, Заместитель руководителя департамента - подпись.

· Департамент, откуда уходит сотрудник:

· Заявитель - подпись.

· Руководитель департамента - подпись.

· Департамент, куда переходит сотрудник:

· Начальник отдела - подпись.

· Руководитель департамента - подпись.

· Департамент бухучета

· Заместитель руководителя департамента - подпись.

· Правовой департамент:

· Заместитель руководителя департамента - подпись.

· Руководство Министерства:

Всего участвуют 9 человек, из них 6 руководителей и один заместитель Министра.

Используемая технология:

Шаг 1: Использование стандартного текста.

Шаг 2: Руководитель отдела лично знакомит с документом сотрудника под расписку.

Шаг 3: Использование типового договора.

Шаг 4: Исполнитель приказа получает визу начальника отдела.

Шаг 5: Начальник отдела лично визирует проект приказа у заместителя руководителя департамента.

Шаг 6: Начальник отдела лично визирует проект приказа у руководителя департамента (откуда переводится сотрудник).

Шаг 7: Начальник отдела лично визирует проект приказа у руководителя департамента (куда переводится сотрудник).

Шаг 8: Начальник отдела лично визирует проект приказа в Правовом департаменте.

Шаг 9: Начальник отдела лично визирует проект приказа в Управлении бухучета.

Шаг 10: Через секретаря департамента приказ и трудовой договор передаются на подпись заместителю Министра.

Шаг 11: Начальник отдела подписывает трудовой договор у переводимого сотрудника.

Шаг 12: Сотрудник отдела оформляет приказ и трудовой договор.

Шаг 13: Начальник отдела знакомит сотрудника с приказом о переводе и вручает ему экземпляр трудового договора.

Шаг 14: Сотрудник отдела ДИиРП подшивает копию приказа и трудового договора в личное дело сотрудника.

Количество человеко-часов на один приказ и трудовой договор, при отсутствии задержек - 45 минут.

Вывод: Внутренние организационно-методические документы регламентируют кадровые технологии в организации, обеспечивая их унифицированность, простоту, надежность.

Разработка и применение внутренних организационно- методических документов способствует повышению эффективности работы с персоналом руководителей и обеспечивает осведомленность и вовлеченность персонала в процесс управления.

Лекция 7. КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

"Лучший способ предсказывать будущее - создавать его самому."
Девиз Диамандиса

Образовательная задача

Формирование у студентов понимания места кадрового планирования, как составной части планирования развития организации.

Основные понятия

· Кадровое планирование

· Определение потребности в персонале

· Качественная потребность в персонале

· Количественная потребность в персонале

· Планирование численности персонала

· Общая потребность в персонале

· Дополнительная потребность в персонале

· Планирование использования персонала

· Планирование высвобождения персонала

· Планирование обучения персонала

· Методы расчета потребности в персонале

Содержание

1. Кадровое планирование: цели, задачи и виды.

2. Планирование потребности в персонале.

3. Методы расчета численности персонала.

1. Кадровое планирование: цели, задачи и виды

Кадровое планирование проводится для обеспечения соответствия персонала стратегическим и тактическим целям организации.

В литературе существует два подхода к определению предмета кадрового планирования.

Ряд авторов понимают под кадровым планированием "процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время".

Большинство отечественных специалистов рассматривают кадровое планирование как составную часть планирования на предприятии и определяют его как "направленную деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием".

Цели и задачи кадрового планирования укрупненно представлены на рис. 1.

Рис. 1. Цели и задачи кадрового планирования в организации.

Кадровое планирование осуществляется с учетом результатов планирования других функциональных сфер деятельности организации.

Содержание процесса кадрового планирования представлено на рис. 2.

Рис. 2. Содержание процесса кадрового планирования

Как видно из рис. 2 потребности в персонале прогнозируются путем составления прогнозов предложения и спроса и установления того недостатка или избытка работников, который может проявиться в будущем.

Различают несколько видов планов по персоналу: по найму, обучению, использованию, сохранению и др.

Определение потребности в персонале является первым этапом кадрового планирования, который включает определение качественной и количественной потребности.

Планирование использования кадров проводится с целью экономичного и справедливого по отношению к человеку распределения потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами.

Планирование высвобождения персонала призвано показать, кого следует сократить, где и когда. Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана.

Планирование обучения персонала призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда.

Планирование сохранения персонала выделяется как самостоятельный вид кадрового планирования, т.к. от него во многом зависят имидж организации и ее микроклимат.

В зависимости от горизонта планирования, т.е. длительности планового периода различают:

· Краткосрочные планы (на период до 12 месяцев).

· Среднесрочные планы (на период от одного до пяти лет).

· Долгосрочные планы (на 5-10 лет).

Процесс планирования включает в себя три этапа: оценка наличных ресурсов, оценка будущих потребностей, разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Для кадрового планирования необходимы количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и информация о соответствии всех рабочих мест на предприятии в настоящем и будущем.

Планирование потребности в персонале

Основной целью планирования потребности в персонале является определение численности и качества персонала для обеспечения выполнения задач предприятия.

Нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток его вызывает излишние расходы и ставит, таким образом, под угрозу существование самого предприятия.

Можно выделить два основных направления планирования потребности в персонале:

· количественное;

· качественное.

Планирование потребности ведется по категориям персонала: служащие и рабочие.

В свою очередь служащие группируются по видам деятельности в соответствии с функциями управления предприятием. Потребность же в рабочих планируется раздельно по основному и вспомогательному производству по профессиям, а затем, исходя из сложности работ - по квалификации.

Сопоставление плановой потребности и фактической численности работников позволяет определить изменение численности по профессиям и должностным группам (см. рис. 3).

Рис. 3.

При сравнении потребности в персонале и фактического наличия персонала возможны три варианта:

1. Плановая потребность в персонале и наличие персонала равны между собой. Это означает, что в рассматриваемый период общая численность персонала, необходимая для выполнения целей предприятия, полностью соответствует прогнозируемой численности персонала.

2. Потребность в персонале больше фактического наличия персонала. Это значит, что требуемая численность персонала больше, чем ожидаемая на будущее численность. В этом случаи потребность в персонале будет представлять собой положительную величину, которая говорит о нехватке персонала. Значит, предприятию необходимо принять меры по привлечению персонала.

3. Потребность в персонале меньше наличия персонала. Это значит, что в наличии персонала больше, чем требуется для выполнения целей производства. Такую ситуацию называют избытком персонала. Потребность в персонале является в этом случае отрицательной величиной. Для изменения этого положения необходимо принять меры по сокращению персонала.

Определение качественной потребности в персонале применительно к каждому рабочему месту включает в себя:

· анализ требований, выявление и дифференциацию тех знаний, способностей и стилей поведения сотрудников, которые необходимы для выполнения программы предприятия по производству и реализации товаров и услуг;

· анализ способностей, определение (исходя из требований, обусловленных содержанием поставленных перед сотрудником задач) тех способностей, которыми должны обладать сотрудники для успешного выполнения этих задач.